Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса Управление денежными потоками.pdf

Содержание:

Введение

Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия или учреждения. Такая система должна:

• обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;
• позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;
• обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;
• выполнять точный и полный анализ данных

Сегодня, когда скорость перехода организаций на электронный документооборот ограничивается, как правило, лишь их финансовыми возможностями, важность профессионального подхода к переводу корпоративной документации в электронный вид переоценить сложно. Одна из самых ответственных частей этого процесса — перевод в электронный вид не только текущих документов, но и уже накопленных документов, количество которых у многих компаний исчисляется сотнями тысяч. Особенно это касается таких организаций и их подразделений, как архивы, регистрирующие органы, библиотеки, кадровая служба и т. д. Одной только покупкой программных продуктов вопрос не решить — необходим системный подход и грамотные специалисты, компетентные как в документообороте, так и в современных компьютерных технологиях.

В настоящее время на рынке информационных продуктов и услуг существует множество программ, удовлетворяющих самым разным требованиям организаций к автоматизации документооборота. Особое значение придается разработке пакетов прикладных программ, реализующих автоматизированное решение всех типовых задач кадрового учета. Однако подобные информационные системы имеют достаточно высокую стоимость и требуют продолжительного времени на внедрение. Перед руководством предприятия встает проблема выбора

Важность построения эффективной системы документооборота связана с тем, что до 50% процентов информационных ресурсов отдела сосредоточено именно в документах. Поэтому эффективность работы сотрудников напрямую зависит от скорости работы с информацией, содержащейся в документах, варианта информационной системы в зависимости от функций, которые она автоматизирует. Кроме того необходимо решить, каким образом разрабатывать систему: купить готовый проект, заказать разработку системы сторонней организации или заниматься разработкой собственными силами. Предлагаемый в настоящей работе проект информационной системы представляет собой один из вариантов автоматизации учета предоставления услуг в отделе 1С: Франчайзи.

Актуальность темы настоящего курсового проекта определяется высокой трудоемкостью ручного варианта ведения учета предоставления услуг в отделе 1С: Франчайзи фирмы ООО «Предприятие ВТИ-Сервис» и, в связи с этим, необходимостью применения вычислительной техники для автоматизации функций отдела.

Объектом курсового проектирования является функционирование отдела 1С: Франчайзи на предприятии ООО «Предприятие ВТИ-Сервис».

Предмет исследования: автоматизация учета предоставления услуг и подготовка отчетности на основе компьютерных технологий.

Целью данного курсового проекта является создание единой системы, которая позволяла бы решать поставленные задачи в автоматизированном режиме.

Исходя из поставленной цели, решались следующие задачи:

1. Провести исследование и анализ функционирования объекта ООО «Предприятие ВТИ-Сервис» и отдела 1С: Франчайзи;
2. Выполнить технико-экономическое обоснование проектных решений;
3. Реализовать проектные решения в системе 1С: Предприятие 8.2.

Методами курсового исследования являются сравнительный анализ программ автоматизации учета предоставления услуг в отделе 1С: Франчайзи в Российской Федерации, методы сбора и обработки информации, системного анализа и системного синтеза, метод канонического проектирования информационных систем, структурно-функционального анализа и процессный подход, метод нормальных форм, классификации и кодирования информации, объектно-ориентированный подход при создании программного обеспечения.

Глава 1. Аналитическая часть

Выбор комплекса задач автоматизации

Отдел 1С: Франчайзи представляет собой структурное подразделение, которое занимается настройкой программного обеспечения под определенные условия использования, а также обучения пользователей работе с программным продуктом.

При внедрении программного обеспечения требуется действие в трех следующих плоскостях работ.

Первая из них – это выделение критических, с точки зрения общего результата, процедур в деятельности организации. Когда набор таких процедур определен, необходимо в первую очередь использовать ИТ-решение для автоматизации операций внутри именно этих процедур. Таким образом, разработанное ИТ-решение автоматически становится жизненно важным и востребованным для организации, а также будет обеспечена публичность процесса внедрения.

Вторая плоскость работ – это по своей сути расширение нормативной базы организации путем включения в нее регламентов, описывающих порядок выполнения процедур автоматизируемых процессов. В противном случае есть опасность возникновения рассогласования между автоматизированными процедурами и остальными процессами организации.

Третья – это выполнение работ по общей стандартизации существующей деятельности организации, когда выделяются лучшие практики выполнения процедур и включаются в ИТ-решение по принципу наибольшей полезности для большинства участников. Процент таких процедур относительно общего объема автоматизации может быть невелик, но это придает процессу построения решения вес в организации за счет увеличения его «полезности».

Генеральный директор

Отдел внедрения ПО

Начальник отдела

Специалисты

Программисты

Рис. 2. Организационная структура отдела.

Основные направления деятельности отдела:

1. Демонстрация – представление наличия функционала и концепции его построения в предлагаемом программном продукте на демонстрационной базе типовой конфигурации, обмен информацией между Заказчиком и Исполнителем об идеологии и подходах к вопросам автоматизации предприятия. В ходе демонстрации предоставляется возможность:

• ознакомиться с основными возможностями и механизмами системы;
• оценить удобство интерфейса;
• просмотреть все отчеты и графики;
• оценить возможность пользования различными фильтрами и отборами;
• получить ответы на интересующие вопросы по работе в программе, а также рекомендации по ее применению на предприятии;
• узнать требования к программно-аппаратному обеспечению для работы с конфигурацией "1С: Предприятие 8.2";

1. Услуги комплексной автоматизации:

• автоматизация предприятий:
  • обследование предприятия (на предприятии совместно с сотрудниками Заказчика проводятся работы по обследованию);
  • оптимизация процессов. Разработка схем итоговых процессов (Проведение работ по выявлению недостатков в существующих бизнес-процессах и определение путей их устранения. Описание бизнес-процессов «как будет». Разработка схем итоговых процессов с учетом предложений по их оптимизации);
  • анализ требований к корпоративной информационной системе (сбор и анализ требований к корпоративной информационной системе(КИС). Составление перечня работ);
  • уточнение состава КИС (Уточнение состава и функциональности корпоративной информационной системы);
  • проектирование системы (Разработка технического задания на КИС);
  • экспертное тестирование (Экспертное тестирование программного продукта с целью проверки соответствия функций ПП требованиям пользователей, формализованным в Техническом задании, создание плана и методики опытной эксплуатации);
  • разработка документации (Разработка пользовательской документации);
  • консультирование сотрудников (Консультирование сотрудников. Проведение семинаров, индивидуальных и групповых занятий);
  • обучение пользователей КИС (Обучение пользователей (в группах и индивидуально) работе с КИС);
  • опытная эксплуатация КИС (Проведение опытной эксплуатации в соответствии с планом и согласно методике испытаний. Устранение замечаний пользователей);
  • ввод КИС в эксплуатацию (Окончательный переход предприятия на работу в КИС. Проведение методической и технической поддержки);
  • сопровождение (Гарантийное и авторское сопровождение – послепроектная поддержка разработанной КИС);
• текущее сопровождение: в рамках договора на текущее сопровождение клиенты получают весь комплекс услуг по сопровождению 1С: Предприятие: обновление программ 1С, консультационная поддержка программ 1С, установка 1С: Предприятие, услуги по настройке конфигураций 1С под нужды компании-заказчика, программирование в 1С: Предприятие необходимых инструментов для учета на предприятии и управления бизнес-процессами. Заключив договор на абонентское обслуживание программного обеспечения 1С: Предприятие, клиенту предоставляются особые условия сотрудничества.

Характеристика существующих бизнес – процессов

Принцип хранения и доступа к которым и является предметом рассмотрения в данном курсовом проекте.

В настоящее время, система документооборота отдела организована по старым принципам делопроизводства, т. е. учет и регистрация документов ведется полностью в бумажном виде и частично в виде электронных документов. На основе любого документа в процессе работы создается один или несколько внутренних, а далее исходящих документов. Внутренние и исходящие документы перед тем, как они обретут свой окончательный вид, зачастую по несколько раз выводятся на печать для согласования с начальником или другими отделами, реже с той же целью происходит передача файла с документом по локальной сети. В итоге они так же вручную регистрируются в журнале и отправляются уже по назначению.

Следующая диаграмма потоков данных позволяет проследить все операции бизнес-процесса «Исполнение заявки» и сопровождающие их документы.

Рис 3. DFD-диаграмма бизнес-процесса «Исполнение заявки»

Данная технология имеет следующие недостатки:

1. Низкая оперативность доступа к информации, содержащейся в документах, как бумажных, так и электронных;
2. Большой расход бумаги и ресурсов устройств печати вследствие многократного вывода на печать временных документов;
3. Непрозрачность работы сотрудников;
4. Несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю;
5. Большие временные затраты, связанные с работой бумажных носителей информации.

Автоматизация документооборота по средствам создания системы позволит избавиться или, по крайней мере, уменьшить значение вышеописанных факторов, негативно влияющих на систему управления отделом.

Создание и внедрение системы позволит:

1. Улучшить такие показатели как время обработки документов, эффективность и скорость принятия управленческих решений;
2. Сократить непроизводительные затраты рабочего времени сотрудников;
3. Упростить и удешевить хранение бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
4. Сократить затраты на бумажные документы;
5. Сократить количество ошибок, допускаемых из-за человеческого фактора (например невнимательность);
6. Сократить время поиска необходимых документов, а значит и время принятия необходимых управленческих решений.

Данные не заносятся в базу данных полностью, а хранятся и обрабатываются в виде заявок. Сами же бумажные документы подшиваются в папку – файл.

Часть данных из договоров, заявок также переносится в компьютер, а сами документы - в архив. Учет строится на основании этих первичных документов.

Недостатки существующих методов обработки информации:

1. Ручная технология заполнения, обработки и расчета;

2. Излишнее количество звеньев в цепи документооборота;

3. Значительное время на обработку информации;

4. Поиск и аналитическая проверка нужного документа затруднены в связи с бумажными носителями информации.

Ручные расчеты и многократное переписывание данных не исключают возможность ошибки либо описки. Новая технология решения задачи призвана устранить перечисленные выше неудобства и, соответственно, исключить возможность возникновения ошибки.

Таким образом, для того, чтобы динамично развивающаяся перспективная организация, имеющая далекоидущие амбициозные планы, подкреплённые наличием квалифицированного персонала, научно-технической базы, талантливых хорошо обученных управленцев и серьёзными материальными возможностями, имела ресурс аналитики, отчётности и конкурентоспособные затраты на персонал, расходные материалы и внутренние бизнес-процессы, необходимо создать инструмент для обработки, хранения и систематизации информации в рамках системы.

Декомпозиция решения задачи

Задача данного проекта – это создание системы автоматизированного учета предоставления услуг, которое должно упрощать и автоматизировать работу, связанную с:

• учетом клиентов;
• учетом сотрудников;
• ведением договоров;
• вводом и хранением информации о наличие и состояние аппаратного и программного обеспечения клиента;
• учетом начисления зарплаты сотрудникам;
• учетом планирования и выполнения этапов работ;
• контролем оплаты данных работ;
• определением заработной платы сотрудников как процента от выполненных работ;
• создание стандартных документов (например «Наряд» представленная в Приложении 2) с применением шаблонных форм;
• поиск документов по их реквизитам.

Необходимо отметить, что решение вышеописанных подзадач будет происходить как поэтапно, то есть друг за другом, так и параллельно. Это обусловлено характером отдельных подзадач, а также тем фактом, что в совокупности они образуют хотя и многоцелевую, но, все же, единую подсистему. Все компоненты будут тесно связаны друг с другом, что и является одним из важнейших аспектов построения подобных систем.