Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса Управление денежными потоками.pdf

Используя понятия диаграмм бизнес функций, можно говорить о функции как объекте диаграммы и декомпозиции функции. Функция – это некоторое действие информационной системы, необходимое для решения задачи, а декомпозиция функции – это разбиение ее на множество подфункций. В данном случае функцией будет являться организация системы анализа, при декомпозиции можно выделить следующие подфункции:

1. Предоставление данных учета;

2. Обработка данных;

3. Вывод данных в определенной форме.

Диаграмма бизнес – функций представлена ниже.

Организация системы анализа

Обработка

данных

Вывод данных в определенной форме

Предоставление услуг

Рис. 4. Диаграмма бизнес – функций.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В любой организации имеющуюся информацию разделяют на входящую, исходящую и условно-постоянную.

Среди информационных потоков данного предприятия различают:

1. Входящую информацию:
   1. данные о клиенте;
   2. данные о договоре;
   3. данные о рабочем месте;
   4. данные о комплектующих ПК;
   5. данные о программном обеспечении (ПО);
   6. данные о сотрудниках франчайзинговой фирмы.

2. Исходящую информацию (финансовые, статистические отчеты);

3. Условно – постоянную информацию (справочники).

Часть данных из договоров, заявок также переносится в компьютер, а сами документы - в архив. Учет строится на основании этих первичных документов.

Рассмотрим данный раздел, по следующим пунктам:

- изменения в функциях подразделения, связанных со сбором, обработкой и выдачей информации при внедрении и дальнейшем функционировании системы не произойдет;

- источники поступления оперативной и условно-постоянной информации и периодичность ее поступления останутся прежними, а скорость обработки этой информации увеличиться;

- этапы решения задачи, последовательность и временной регламент ее выполнения на ЭВМ, так же не претерпит принципиальных изменений по сравнению с «ручным» вариантом, так как что-то новое и оригинальное придумать практически не возможно;

- результирующие документы останутся прежними. Результатные файлы, которые представляют собой БД результирующих документов и соответствуют им по названию;

- требования защиты целостности и секретности выполняются посредствам системы паролей.

В основе диалогового режима обработки данных лежит динамическое взаимодействие человека и ЭВМ посредством передачи и приема сообщений через персональные компьютеры. Процесс решения задачи, во время которого осуществляется обмен сообщениями между человеком и ЭВМ, обусловленный последовательностью операций решения, называется технологией обработки информации в режиме диалога. Использование технологии диалогового режима необходимо, если ее применение приводит к наилучшему сочетанию возможностей человека и ЭВМ в процессе решения конкретной задачи. При такой технологии обеспечивается:

1. Непосредственное сопряжение человека и вычислительной системы через прием и выдачу сообщений с помощью локального терминала;

2. Поиск необходимых пользователю данных или программ;

3. Быстрая обработка вычислительной системой принятых сообщений и немедленная передача обработанных сообщений пользователю;

4. Активное воздействие пользователя на ход и порядок выполнения технологических операций обработки данных; возможность перебора различных комбинаций поисковых признаков в запросе;

5. Обеспечение более быстрого поиска информации;

6. Улучшение характеристик входных данных за счет оперативной коррекции запроса с терминала;

7. Возможность расширения, сужения или изменения направлений поиска сразу после получения результатов;

8. Быстрый доступ к редко используемой информации;

9. Оперативный анализ выходной информации.

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированной системы документации и информационной базы.

В состав информационного обеспечения включаются два комплекса: компоненты внемашинного информационного обеспечения (классификаторы технико-экономической информации и документы) и внутримашинного информационного обеспечения (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структура информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).

Основной компонентой внемашинного информационного обеспечения ЭИС является система документации, применяемая в процессе управления экономическим объектом. Под документом понимается определенная совокупность сведений, используемая при решении экономических задач, расположенная на материальном носителе в соответствии с установленной формой. В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, он должен отвечать следующим требованиям:

1. Полнота информации;

2. Своевременность предоставления информации управленческому персоналу;

3. Достоверность предоставляемой информации;

4. Хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов);

5. Отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности:

1. Определение полного реквизитного состава документа;

2. Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований – на первичные и результатные, а результатных оснований – по степеням итогов;

3. Выбор формы документа;

4. Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

При проектировании остальных документов должны быть учтены следующие требования: данные, отражаемые в отчетах должны быть достаточными для целей управления; данные должны быть достоверными и понятными пользователю: хорошая читаемость, логичность построения форм.

Разработка и использование унифицированных форм документов не решают всех проблем, связанных с увеличением эффективности обработки данных, хранящихся в этих документах, необходимых для принятия своевременных управленческих решений. Для этой цели служат электронные формы документов.

Электронная форма документа – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора.

Проектирование форм электронных документов включает в себя следующие этапы:

1. Создание структуры электронного документа.

2. Определение содержания формы электронного документа, т.е. выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных.

При построении структур макетов для первичных документов с оперативной информацией используем комбинированную форму документа, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей - в соответствии с логической структурой документа и файлами с оперативной информацией, сокращающими трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.

В основе выбора формы макета лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности результатной информации, выводимой на экран, и максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.

Информационные файлы формируются на основе исходной информации, содержащейся в вышеуказанных первичных документах - основных носителях первичной экономической информации в системах машинной обработки данных. К ним предъявляется ряд требований:

1) Достаточная полнота информации для решения задачи;

2) Исключение избыточности информации;

3) Достоверность и своевременность информации;

4) Согласованность форм первичных документов с макетами размещения информации на машинном носителе;

5) Логичность построения документа;

6) Отсутствие дублирующих показателей в разных видах документов;

7) Определенное размещение разных типов реквизитов (справочные, группировочные, основания);

8) Вынесение нормативных, расценочных и других данных, что позволяет отказаться от лишних записей в документе.

Всю экономическую информацию можно разделить на переменную и постоянную. Переменная информация отражает качественные и количественные характеристики каждой хозяйственной операции, осуществляемой на объекте управления. Переменная информация используется в одном цикле решения соответствующей задачи, после чего она больше не используется (удаляется или помещается в архив).

Постоянная информация характеризует объекты учета и планирования и остается неизменной в течение длительного промежутка времени, соизмеримого с несколькими циклами решения задачи, в которой она используется.

Использование вычислительной техники для решения задачи невозможно без рациональной организации информационной базы и обеспечения эффективного доступа к ней пользователя. Она формируется на основе следующих принципов:

1) Принцип однократной фиксации данных (реализуется через запрет дублирования данных);

2) Использование для фиксирования информации исключительно первичной документации (именно в такой документации содержатся самые точные для обработки данные);

3) Полноты информации, то есть информационный фонд должен содержать всю информацию для решения задач, для ответов на нерегламентированные запросы и для принятия управленческих решений;

4) Целостности информации, то есть в информационном фонде должны быть разработаны средства обеспечения достоверности хранимой информации, средства поддержки непротиворечивости данных, обеспечения своевременности актуализации данных, обеспечения защиты данных от технических поломок машины;

5) Гибкости хранения данных, то есть в информационном фонде должны быть средства увеличения и уменьшения хранимого количества данных;

6) Доступности информации за счет развитых средств диалога пользователя с базой, оперативности выдачи ответа на запрос.

В данном курсовом проекте используется реляционная модель, так как со структурной точки зрения реляционные модели являются более простыми и однородными, чем сетевые и иерархические модели. Реляционные модели являются наиболее распространенными и более подходят для решения подобных задач.

Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение – это совокупность программ на носителях данных и программных документов, предназначенная для отладки, функционирования и проверки работоспособности ИС.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные продукты, а также техническая документация.

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.

К общесистемному ПО в нашем случае относятся:

- операционная система;

- система управления базами данных (СУБД).

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.

Установку автоматизированной системы учета можно произвести на хостинг сервере. Такой подход позволит увеличить надежность работы сервера за счет привлечения опытного персонала провайдера, и сократить расходы на администрирование.

Сопровождение аппаратного и программного обеспечения рабочих станций, установленных в офисе компании ООО «Предприятие ВТИ-Сервис» выполняется специалистами технического отдела.

Глава 2. Проектная часть

Информационная модель и её описание

В задаче анализа не существует каких-либо документов для занесения данных или регистрации какой-то информации, заполнения справочников, баз данных.

Всю необходимую информацию для дальнейшей обработки модуль берет из таблиц базы данных. Основная задача – проанализировать имеющиеся данные, сделать определенные выводы и предоставить эти результаты в выходных формах и документах - отчетах.

Информационная модель разработана в виде диаграммы «сущность – связь» (ER –модель), сгенерированной с помощью CASE – средства ER-win. Структура сущностей аналогична таблицам базовой программы. ER –модель для задачи анализа деятельности представлена на рисунке 5.