Файл: Методическое пособие по дисциплине документационное обеспечение управления для студентов специальности 100701 Коммерция (по отраслям).doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 17.03.2024
Просмотров: 30
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Негосударственное образовательное учреждение
Среднего профессионального образования
«Тольяттинский экономико-технологический колледж»
МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ
По дисциплине: ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Для студентов специальности: 100701 «Коммерция» (по отраслям)
Разработал: Е.А. Шапаренко
г.о. Тольятти, 2012
Методическая разработка рассмотрена на заседании цикловой комиссии «Коммерция».
Рекомендована к использованию студентам специальности 100701 «Коммерция»
Протокол от «____»__________20___г. №______
Председатель комиссии __________________________
Согласовано
Методист _____________ И.О. Житомирова
Введение
1. Предмет, цели и задачи дисциплины.
2. Основные понятия: документ, документационное обеспечение управления (ДОУ), информация.
1. Актуальность, предмет, цели и задачи дисциплины.
В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90% своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации. Более того, некоторые известные в области менеджмента авторы, например, Г. Минцберг, вообще представляют руководителя как систему обработки информации. Мы тоже полагаем, что управление имеет информационную природу, по крайней мере, в той его части, которая касается отношений между людьми. Трудно представить какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, хранением или генерацией информации.
Таким образом, понятия управление, информация, делопроизводство, документ органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отсчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о законах Шумера и о коммерческих сделках, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в Древнем мире.
В современный период решение проблемы управления документацией в развитых странах претерпело два основных этапа*. Первый этап — 1970—1980 гг. В это время большинство авторов считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Публикации шли под девизом «Управление в XX веке». Однако в середине 80-х годов выяснилось, что, несмотря на обилие компьютеров, «бумажный» поток увеличивается, и был сделан вывод, что сосуществование традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным. В США, например, рекомендуется сохранять на неопределенный срок письменный бумажный документ наряду с машинным носителем.
Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.
В связи с этим мы будем изучать документационное обеспечение управления, иначе делопроизводство.
Цель курса – дать студентам представление о системе делопроизводства и ознакомить с теорией и практикой организации современного документационного обеспечения на основе научно обоснованных принципов и методов его совершенствования.
Задачи курса:
-
формирование рациональных подходов к организации работы документами; -
изучение современной технологии выполнения делопроизводственных операций; -
определить место делопроизводства в процессах управления; -
ознакомить студентов с современными типовыми структурами служб ДОУ.
Предметом дисциплины является делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается процессом документирования, т.е. составления, оформления документов и их обработкой и хранением. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.
Слово "дело - производство" появилось несколько веков назад и означало "дело производить" (делать дело), т.е. решать вопрос. В процессе решения любого вопроса возникают документы, закрепляющие достигнутую договоренность, принятое решение.
Термин делопроизводство характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием документ определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования своей деятельности.
Делопроизводство изучается во взаимосвязи с такими дисциплинами как «Правоведение», «Менеджмент», «Управление персоналом», «Теория управления», «Информационное обеспечение управления».
2. Основные понятия: документ, документационное обеспечение управления (ДОУ) (по ГОСТ Р 51141-98).
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.
В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских, кадровых, первичных учетных, распорядительных документов и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
Рассмотрим данный термин подробнее.
Документ (от лат. dokument) – доказательство.
В Вебстерском словаре и Британской энциклопедии записано:
Документ – это то, что может быть использовано как свидетельство.
В международном сотрудничестве используется следующее определение документа:
Документ: любой источник информации в материальной форме, способной для ссылки или изучения, или обладающий юридической силой.
В широком понимании (ИСО /FDIS 5127-2001):
Документ – записанная информация или материальный объект, которые могут рассматриваться как единица документационного процесса.
В более узком понимании, в отечественном делопроизводстве (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения):
документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - изданием распорядительных документов; организация -организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Но, создав документ, с ним надо еще много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нем можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д.
Организация делопроизводства условно делится на две части:
- организация и обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления документов (документирование);
- организация работы с документами: получение - передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.
Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десятилетия используется термин "документационное обеспечение управления". Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области делопроизводства, аналогично стал использоваться термин "документационное обеспечение управления", который, по существу, является синонимом термина "делопроизводство".
В ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения дано следующее определение:
делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" определяет:
информацию как сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
а документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.
ТЕМА 1. Документирование управленческой деятельности
1.1. Государственная система ДОУ
1. Нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами в современных условиях
2. Виды нормативно-методических документов: стандарты, инструкции и методические рекомендации по оформлению документов
1. Нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами в современных условиях
Как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами.
1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации.
2. Подзаконные акты: указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти.
Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов РФ, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
Сегодня обязательность документирования информации определена Федеральным законом "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27.07.2006 № 149-ФЗ, Федеральным законом "О бухгалтерском учете", Гражданским кодексом Российской Федерации.
Гражданский кодекс установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.
Законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Основ законодательства об Архивном фонде РФ и архивах, согласно которым многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении установленного срока должны предоставляться на хранение в государственные архивы.
