Файл: Методическое пособие по дисциплине документационное обеспечение управления для студентов специальности 100701 Коммерция (по отраслям).doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 17.03.2024
Просмотров: 32
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Ряд законодательных актов («О языках народов РФ», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба и др.) содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы.
В Положении «О федеральной архивной службе России» определены главные задачи архивной службы России: развитие и совершенствование совместное федеральными органами государственной власти п органами государственной власти субъектов РФ делопроизводства, и том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ «О Государственном гербе», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ и Положения о Государственной архивной службе России», постановлений Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну», к различным степеням секретности, значение которых для функционирования делопроизводственной системы видно из самих названий этих документов.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 утверждены "Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".
Нормативные документы, имеющие для организации делопроизводственного процесса- это:
а) Государственная система документационного обеспечения управления. Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства. В рамках ЕГСД была разработана и внедрена унифицированная система организационно-распорядительной документации в составе государственных стандартов;
б) Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
в) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2005 г.). Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству каждым министерством и ведомством.
г) Основные правила работы ведомственных архивов. Правила детально освещают такие вопросы, как требования к номенклатуре дел, порядок проведения экспертизы ценности документа и передачи их в архив, работа с документами в архивах;
д) Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Кроме того, действуют нормы и правила работы бухгалтерской, кадровой и некоторых других видах документации.
Принципиальные положения ГСДОУ и Типовой инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на делопроизводство, основанное на компьютерных технологиях.
2. Нормативно-методические документы: стандарты, инструкции и методические рекомендации по оформлению документов
В 1991 г. Росархивом была разработана и предложена для внедрения Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). Этот документ носит рекомендательный характер и является наиболее полным межотраслевым документом в области организации документационного обеспечения управления.
ГСДОУ - это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.
ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники. Положения ГСДОУ внедряются в практику путем разработки и издания инструкций, правил, рекомендаций по организации делопроизводства.
Нормативы времени на работу с документами:
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. №72).-М., 1995.
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152). - М., 1993.
Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11-64). - М., 1988.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. - М., 1991.
1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов
1. Стандартизация. Государственные стандарты на документацию
2. Унифицированные системы документации (УСД)
3. Общероссийские классификаторы
4. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)
1. Стандартизация. Государственные стандарты на документацию
Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом". Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).
Государственные стандарты утверждаются Госстандартом России.
Все государственные стандарты, действующие на территории России, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС) - иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов.
Наиболее важные для делопроизводства государственные стандарты:
- ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
;
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2. Унифицированные системы документации (УСД)
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
При создании УСД используется метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.
В настоящее время действуют восемь унифицированных систем документации.
-
Унифицированная система организационно-распорядительной документации -
Унифицированная система банковской документации -
Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций -
Унифицированная система отчетно-статистической документации -
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий -
Унифицированная система документации по труду -
Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации -
Унифицированная система внешнеторговой документации
Все унифицированные системы включают в себя комплекты образцов бланков конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Почти все унифицированные формы документов приспособлены к двум вариантам использования в качестве образцов для:
-
создания компьютерных шаблонов; -
создания бланков на бумаге для их быстрого рукописного заполнения.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.
Для поддержания УСД в актуальном состоянии предусматривается внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
Применение документов, вошедших в УСД, в принципе обязательно, ответственность за это должны нести как руководители министерств и ведомств, так и руководители объединений, организаций и предприятий. Государственный надзор за соблюдением требований УСА в госсекторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе - на местные органы исполнительной власти, однако на сегодняшний день механизм этого контроля далек от совершенства.
Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
3. Общероссийские классификаторы
Классификация есть разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами.
Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.
В настоящее время действуют 31 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляет Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ).
В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
Все классификаторы в зависимости от содержания разделяются на три группы:
Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
