Файл: Компьютерная система управления документооборотом предприятия Черниговгазмонтаж.doc

55

2.6 Диаграмма сервисов серверного приложения 56

2.7 Разработка WEB-компонента системы 59

2.7.1 Разработка эскиза интерфейса пользователя 60

2.7.2 Разработка сценария использования интерфейса 63

2.7.3 Разработка карты сайта 64

2.8 Разработка аппаратной подсистемы 65

2.8.1 Проектирование архитектуры ЛВС 65

2.8.2 Разделение сети на сегменты и размещение серверов 68

2.8.3 Выбор сетевого оборудования 70

2.8.4 Моделирование ЛВС 78

3 Реализация системы 89

3.1 Результат реализации базы данных 89

3.2 Диаграмма пакетов 91

3.3 Протоколы классов 92

3.4 Диаграмма развертывания ИКС 102

3.5 Реализация интерфейса пользователя 103

4 Охрана труда 108

4.1 Общие положения к организации работы с визуальными дисплеями и терминалами персональных компьютеров (ВДТПК) 108

4.2 Требования к производственным и лабораторным помещениям для эксплуатации ВДТ ПК 109

4.3 Гигиенические требования к параметрам производственной среды в помещениях с ВДТ ПК 110

4.4 Микроклимат 110

4.5 Освещение 111

4.6 Неионизирующие электромагнитные излучения 112

4.7 Пожарная безопасность 113

4.8 Санитарные требования к организации и оборудованию рабочих мест с ВДТ ПК 114

4.9 Требования к режимам работы и отдыха при работе с ВДТ ПК 115

4.10 Расчет инженерной задачи 116

Выводы 118

Перечень использованных источников

119

ВВЕДЕНИЕ

Автоматизация электронного документооборота является важным шагом в повышении конкурентоспособности любой компании. Внедрение СЭД позволяет компаниям существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота.

За время развития IT индустрии были созданы различные программы для работы с электронными документами[1]. Их основными функциями являются:

сохранение документов;
хранение версий;
интеграция с современными офисными пакетами;
генерация отчетов и ведение статистики.

Развитие Интернета, его доступность и дешевизна позволила пользоваться системами электронного документооборота, как на самом предприятии, так и удаленно от него. Внедрение корпоративных СУД дает преимущество сокращение затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов. Сюда же стоит отнести преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить.

Главный результат автоматизации документооборота – наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения компьютерной системы электронного документооборота руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.

На сегодняшний день автоматизация документооборота является важнейшей необходимостью больших предприятий. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может негативно повлиять на работу предприятия. Автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

Анализ Задачи создания системы. Электронный документооборот
1. Анализ предметной области
  1. Необходимость внедрения систем электронного документооборота

На сегодняшний день автоматизация документооборота необходима по нескольким причинам. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Во-вторых, информационные потоки не менее важны, чем материальные[2]. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом:

документы теряются;
накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
документы и информация, содержащаяся в них, попадают в чужие руки;
тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
вместо того, чтобы использовать уже имеющиеся документы, затрачивается время на их повторное создание;
много времени тратится на согласование, утверждение документов и их рассылку;
отсутствует контроль исполнительской дисциплины и мониторинг местонахождения документов.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить эти проблемы, а также:

обеспечит слаженную работу всех подразделений;
упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
повысит оперативность доступа к информации;
позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Следовательно, автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

Основные задачи СУД

Основными задачами систем управления документооборотом являются[3]:

эффективное управление документопотоками на предприятии;
централизованное хранение документов;
повышение контроля исполнения работ по документам;

увеличение продуктивности работы сотрудников;
облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;
информационная безопасность предприятия.

Внедрение корпоративных СУД дает организациям два типа преимуществ: тактические и стратегические[4].

Тактические преимущества:

физическое освобождение места;
уменьшение затрат на копирование;
уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;
уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование;
уменьшение затрат на бумагу;
повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями, возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по-другому.

Стратегические преимущества:

улучшение в доступе к информации;
улучшение в скорости реагирования;
улучшение в контролируемости процессов;
более быстрое и качественное принятие решений;
усиление степени контроля со стороны руководства.

Системы управления документооборотом

При проектировании системы электронного документооборота следует учитывать несколько важных моментов.

Современная система электронного документооборота должна быть:

гибкой: работать как в локальной сети, так и иметь возможность подключения удаленных рабочих мест через Интернет;
настраиваемой: если изменился порядок обработки документов, то перенастройка в соответствии с новой формой системы не должна занимать много времени;
функционально полной;
работающей с различными программно-аппаратными платформами и операционными системами.
поддерживать интеграцию с уже используемыми системами.

Построение базовой модели предметной области

В результате разработки концептуальной модели предметной области были выделены следующие сущности системы, изображенные на рисунке 1.1:

Сущность «Пользователь» – это сущность, содержащая информацию о пользователе системы: данные аутентификации (логин, пароль), имя и фамилия пользователя, адрес пользователя и телефон, подразделении, e-mail адрес, роль (пользователь, администратор).

Данные аутентификации удобно хранить в отдельной сущности. Таким образом, сущность будет содержать ссылки на сущности: данные аутентификации, роль, ФИО и адрес.

По роли пользователя определяются основные возможности взаимодействия в системе.

Сущность «Библиотека» – это сущность, содержащая всю необходимую информацию о пользовательской библиотеке: дата создания, название, описание библиотеки, владелец библиотеки.