Файл: Компьютерная система управления документооборотом предприятия Черниговгазмонтаж.doc

Библиотека будет хранить список пользователей, которые будут иметь доступ к ней.

Сущность «Папка» предназначена для представления пользовательских документов в упорядоченном виде.

Информация о папке: дата создания, название, описание папки, владелец папки, тип хранимого документа (либо документ, либо шаблон документа).

Данная сущность в зависимости от того, какие данные она хранит, имеет ссылки либо на список документов, либо на список шаблонов.

Сущность «Документ» содержит информацию о документе: название документа, дата создания, версия документа, описание, создатель документа.

Данная сущность имеет ссылку на объект Шаблон, так как все документы в разрабатываемой системе созданы на основе шаблонов. Данный объект содержит ссылку на сам документ, представленный в бинарном виде.

Сущность «Шаблон» содержит информацию о шаблоне создания документа: название шаблона, дата создания, описание, создатель документа.

У этого объекта имеется ссылка на сам шаблон, который в конечном счете и служит прототипом документа.

Как видно с рисунка 1.1 между сущностями присутствуют отношения «один к одному», «один ко многим» и «многие ко многим».

Пользователь может создавать множество документов по различным шаблонам и в различных каталогах, то между сущностями «Пользователь» и остальными сущностями реализовано отношение «один ко многим».

У пользователя может быть только одна роль и только одни личные данные, поэтому между сущностями «ФИО» и «Пользователь», «Роль» и «Пользователь», «Данные аутентификации» и «Пользователь», «Адресс» и «Пользователь» реализовано отношение «один к одному».

Между сущностями «Библиотека» и «Папка» организовано отношение «один ко многим».

Сущность «Папка» может хранить ссылки как на сущности «Документ», так и на «Шаблон», потому между ними реализованы связи «один ко многим».

Рисунок 1.1 – Концептуальная модель предметной области

Анализ существующих систем управления документооборотом

В данном разделе рассмотрены одни из самых современных систем управления документооборотом, а именно их основные особенности, такие как интеграция, расширяемость, масштабируемость и функциональность. Проведен их сравнительный анализ и сделан вывод о недостатках или наоборот о преимуществах тех или иных систем.

Система управления документооборотом (Document Management System)

Управление информационными ресурсами стало критически важным для любых организаций. Повышение эффективности работы и конкурентоспособности в сочетании с уменьшением количества физических и виртуальных барьеров на пути совместного использования информации, а также со снижением издержек, являются ключевыми факторами успешного внедрения систем управления документами. От электронных документов, сообщений электронной почты, файлов мультимедиа до бумажных документов и форм – все типы данных требуется поместить в защищенную, масштабируемую и гибкую среду, чтобы как внутренние, так и внешние пользователи организации могли заносить в каталог, находить и совместно использовать нужную им информацию.

Системы управления документооборотом (DMS) предназначены для управления, создания, оборота и хранения документов в разных отделах. Задачей систем является хранение документов в базе данных и связь информации с соответствующей ей документацией (метаданные). Системы также облегчают составление, публикацию и использование документов и часто используются в организациях, обрабатывающих большое количество документов: правительственных, страховых, здравоохранительных и других[5].

Hummingbird DM

Hummingbird DM представляет собой корпоративную систему управления документами, упрощающую извлечение, использование и распространение документированной информации[6]. Функциональность и гибкость системы позволяет организациям приумножить ценность имеющейся у них информации, дать сотрудникам возможность быстро реагировать на быстро изменяющуюся бизнес-среду и таким образом повысить не только собственную производительность, но и эффективность работы всей компании за счет использования знаний, содержащихся в репозиториях DM. Специальные компоненты помогают решать стандартные задачи и осуществляют интеграцию данных, что делает корпоративную информацию доступной из таких систем, как порталы и ERP.

Функциональный пользовательский интерфейс: Hummingbird DM обладает стандартным функциональным интерфейсом Windows, обеспечивая иерархическое представление содержимого и поддержку операций "drag and drop". Подключаемые модули Hummingbird DM Extensions позволяют максимально полно использовать возможности продукта без дополнительного обучения, т.к. предполагают работу с уже знакомыми интерфейсами: Windows Desktop, Windows Explorer, Microsoft Outlook и другими.

Масштабируемость DM Engine: Hummingbird DM Server – это высокопроизводительная, многопоточная платформа, которая соединяет репозитории DM с удаленными филиалами компании. Системные функции устойчивости к сбоям и балансировки нагрузки обеспечивают сохранность и доступность данных, а сжатие документов увеличивает производительность системы во время передачи данных.

Прогрессивная технология поиска: Индексирование и поиск по содержимому производится с помощью встроенного модуля Hummingbird SearchServer™, который упрощает обычный и сложный поиск. DM Indexer позволяет создавать множественные индексы на 15 различных языках для использования в тех случаях, когда первичный индекс недоступен, или для распределения загрузки на сервер. Существует возможность комбинации одновременного и глобального поиска по корпоративным файлам и метаданным SQL для получения списка интуитивно понятных и консолидированных результатов поиска.

Настраиваемая модель безопасности: конфигурация детальных прав доступа для внутренних и внешних пользователей организации позволяет контролировать создание, поиск и использование документов в репозиториях DM. Уникальные возможности защиты регулируют доступ к документам для пользователей и групп. Поддерживается создание 99 версий документа и 26 подверсий, причем "опубликованная" версия доступна читателям даже тогда, когда автор продолжает ее редактировать, а версии "только для чтения" позволяют защитить информацию от неправомерного использования.

Уникальный инструмент для дизайна форм: Hummingbird DM Designer позволяет быстро настраивать структуру и формы баз данных, упрощая дизайн репозиториев для загрузки метаданных. Администратор может создавать конфигурации форм для сохранения, поиска и просмотра данных в соответствии с требованиями различных групп пользователей и учетом корпоративных стандартов и репликации форм.

Полностью интегрированное решение для управления жизненным циклом информации: Hummingbird DM служит платформой для Hummingbird RM, интегрированного решения для создания безопасного пространства для контроля и защиты всего жизненного цикла корпоративной информации от создания до полного уничтожения, и соответствует современным международным и российским стандартам в области управления архивными записями.

Гладкая интеграция с другими решениями Hummingbird: Репозитории Hummingbird DM могут быть проиндексированы и категоризированы с помощью Hummingbird KM, что позволит находить как структурированные, так и неструктурированные данные. Hummingbird Portal предоставляет доступ ко всем корпоративным ресурсам и приложениям через настраиваемую с учетом пожеланий пользователя среду. Кроме того,

заказчикам предлагается пакет решений, расширяющий и дополняющий систему управления документами Hummingbird DM: Hummingbird Collaboration, Hummingbird Web Publishing, Hummingbird DM WorkFlow, Hummingbird Imaging и Hummingbird AutoCAD Extention.

NetDocuments

NetDocuments позволяет совершать свободный доступ и работу над документами в любом месте: создавать, редактировать и обмениваться ними с другими пользователями, совершать поиск Word-, Excel-, PowerPoint- и PDF-документов и электронных писем. Все данные хранятся в защищенных датацентрах[7].

Включает в себя все основные особенности DMS: глобальный доступ с любого места, подключенного к Интернету, включая мобильные устройства. Доступны In-Out параллельный контроль, контроль версий, настраиваемое профилирование, истории, права, поиск по всему тексту и поиск по профилю, навигационные папки, недавно открытые / редактируемые / добавленные списки и т.д.

Matter-Centric Workspaces – поддержка автоматической иерархической струтуры папок на основе шаблонов: доступен поиск в папках, открытие доступа другим пользователям, Drag and drop поддержка содержимого папок.

Уведомления по электронной почте, обсуждения, возможность ведения личного календаря, возможность открыть доступ к ресурсам, система управления паролями, отслеживание изменений, внешнее управление хранимыми документами и настройки пользователя. Удобный доступ к большим хранилищам документов.

Возможность настроить собственную страничку, на которой можно разместить ссылки на нужные документы, а так же интернет-ресурсы

Управление электронной почтой – возможна настройка MS Outlook для отображения папок и их содержимого. Электронная почта NetDocuments поддерживает MS Outlook, Lotus Notes и Novell GroupWise.

Мобильный доступ – доступ: просмотр, поиск и добавление своих документов используя КПК и смартфоны.

Особенности NetDocuments, связанные с администрированием:

поддержка Active Directory аутентификации;
интеграция в MS Office;
управление правами доступа к ресурсам;
управление правами доступа пользователей;
поддержка SOAP-based веб-сервисов, это упрощает работу разработчиков, занимающихся интеграцией NetDocs в свих приложениях;
возможность установить свою Policy при работе с документами, например, добавить исключения.

Inforouter

Ниже будут рассмотрены основные особенности Inforouter DMS

Библиотеки – изолированные окружения, в которых группы пользователей могут работать, сотрудничать и создавать документы. Доступ к библиотекам зависит уровня доступа. Только члены библиотеки могут их использовать. Статус «Член библиотеки» присваивается пользователям и группам пользователей администратором.

Папки служат для хранения и иерархической организации документов. Могут содержать в себе любое количество документов различных форматов. Подобно библиотекам, доступ к папкам зависит от security permissions, то есть пользователю может быть открыт либо закрыт доступ к какой-либо папке.

Документы – любые файл, хранимый в Inforouter. Это может быть документ Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint , WordPerfect, Visio либо документ другого формата, вплоть до медиа-файлов. InfoRouter управляет всеми типами электронных документов в исходном формате.

Набор пользовательских свойств это информация, которая может быть присоединена к документам, папкам и самим пользователям. Используется для дальнейшего определения документа или папки. Еще один плюс: поиск не по содержимому и названию документа, а по метаданных.

Порталы – персонализированные веб-странички, способные отображать контент Inforouter`а. Используются, чтоб создавать странички для любых пользователей, например для сотрудников предприятия. В этом случае содержимое будет отображаться не как простой список папок, а так, как этого пожелает пользователь.

InfoRouter способен выполнять поиск по документам и папкам на основе их содержимого. Различные распространенные форматы файлов индексируются InfoRouter, давая пользователям возможность поиска документов по их содержимому. Можно использовать различные сторонние плагины, так называемые "ifilters", чтобы расширить диапазон форматов файлов, которые могут быть проиндексированы.

Контроль версий – InfoRouter способен хранить несколько версий одного документа. Всякий раз, когда документ извлекается, редактируется и закачивается обратно – InfoRouter создает новую копию этого документа, в то же время хранит все предыдущие версии, которые доступны до того времени, пока пользователь сам не решит их почистить. Всякий раз открывая документ, InfoRouter предоставляет последнюю версию, но есть возможность скачать и более раннюю версию[8].

Сравнительный анализ существующих систем

Для того, чтобы провести сравнительный анализ, необходимо выделить базовые требования к разрабатываемой системе – критерии, по которым собственно и будет проводиться сравнение таких систем.

Базовые требования: