Жеке құрам бойынша құжаттардың құндылығын сараптау;

Уақытша мерзімі бар құжаттарды алу;

Жеке құрам бойынша уақытша мерзімнің құжаттарын алу;

Жеке құрам бойынша әрбір бұйрықты ғылыми техникалық өңдеу;

Әрбір істі ішкі тізімдеу;

Әрбір істі түптеу;

Әрбір істің сырты мен түбін рәсімдеу;

Уақытша белгілері бойынша істерді үнемі және уақытша сақтау үшін тізімдеу.

Сақтауға берілетін құжаттардың тізімін міндетті түрде рәсімдеу керек. Бұл кезеңді жіберіп алсаңыз мұрағаттан құжатты іздеп табу сізге оңай соқпайды. Егер, құжат мұрағаты үлкен болса, заманауи кәсіби есеп жүйесі болмаса, онда құжаттарды табу қиынға соғады.

№29 Дәріс. Мұрағатқа немесе жоюға ісқағаздарын тапсыру

Жоспар

1. 
   Құжаттарды мұрағатқа тапсыруға дайындау
   
2. 
   Сақтау мерзімі
   
3. 
   Құжатты сақтау мерзімі
   
4. 
   Сақтауға жатпайтын құжаттар
   
5. 
   Ұзақ мерзімді сақталатын істерді ресімдеу
   
6. 
   Қысқа мерзімді сақталатын істерді ресімдеу
   

1. Құжаттар ды мұрағатқа тапсыруға дайындау

Орындалған құжаттарды мұрағатқа сақтауға дайындау іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытынды кезеңі болып табылады. Құжаттарды мұрағатқа сақтауға не жоюға іріктеу іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталғаннан кейін жыл сайын жүргізіледі.

2. Сақтау мерзімі

Құжаттарды мұрағатқа тапсыруға дайындаудың бірінші кезеңі оларды сақтау мерзімін анықтаудан тұрады, ол құжаттың ғылыми және практикалық құндылығын сараптау барысында жүргізіледі.

Құжаттардың ғылыми және практикалық құндылығын сараптауды басшы тағайындаған мекеменің арнайы сараптау комиссиясы жүргізеді. Комиссияның мақсаты – құжаттарды сақтауға іріктеп алу және сақтау мерзімдерін белгілеу, сондай-ақ ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық маңызын жоғалтқан құжаттарды жоюға іріктеп алу. Комиссияның құрамына құрылымдық бөлімшенің іс қағаздары қызметінің және мұрағаттың білікті мамандары кіреді.

Сараптау комиссиясының негізгі басшылыққа алатын құжаты сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттар тізбесі. Құжаттар тізбесі – ұйымның, кәсіпорынның және мекемелердің құжаттарының жүйеленген тізімдері, құжаттарды сақтау мерзімдері туралы нормативтік нұсқауы болады. Құжаттар тізбесі типтік және ведомостволық болады.

Типтік – олардың мақсаты барлық мекеменің ведомостволық бағыныштылығына және саласына қарамастан қызметі барысында құралатын бір тектес типтік құжаттардың сақталу мерзімін бірегейлендіру. Мысалы, басшылық бұйрықтарының, жоспарлар мен есептердің, жеке құрам бойынша құжаттардың, бухгалтерлік құжаттардың және т.б. сақталу мерзімдері. Барлық осы және қалған типтік құжаттар деп аталатындар барлық мекемеде бірдей функция атқарады, сондықтан да бірдей сақталу мерзімі болуы тиіс.

---

Ведомостволық – қызметінің жеке саласы бойынша. Ол кәсіпорын айналысатын сала қызметінің бағыты бойынша құжаттардың барлық түрін мейлінше толық қамтуы керек.

3. Құжатты сақтау мерзімі

Комиссия құжаттарға мынадай сақтау мерзімдерін белгілеуі мүмкін:

- қысқа мерзімді сақтау мерзімдері – 10 жылдан аз (мысалы 1 жыл, 3 жыл немесе 5 жыл);

- ұзақ мерзімді сақтау мерзімдері – тұрақты сақтауды қосқанда 10 жылдан астам;

- бірқатар құжаттар сақталмайды – олар жойылады.

Типтік басқару құжаттарының тізбесіне сәйкес бірқатар құжаттарға белгіленетін сақтау мерзімдері мынадай:

- өндірістегі қайғылы (кездейсоқ) оқиғаларды тіркеу журналы 75 жыл сақталады;

- қызметкерлердің жеке істеріне де 75 жыл сақтау мерзімі – қызметкердің жасы белгіленеді;

- мысалы, қаржыландыруға байланысты құжаттар (қаржыландыру жоспары, қаржыландыру сметалары, қаржылық есептер) тұрақты сақталады;

- кепілдік хат – 3 жыл;

- қаржы-шаруашылық қызметті тексеру актілері – 5 жыл;

- кассаны тексеру актілері – 3 жыл және т.б.

4. Құжаттарды сақтау мерзімі (қай күннен бастап)?

Құжаттарды сақтау мерзімі іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталғаннан кейінгі жылдың 1 қаңтарынан бастап есептеледі. Мысалы, егер құжат 2016 жылдың мамыр айында келген болса, онда оның сақтау мерзімі 2017 жылдың 1 қаңтарынан бастап есептеледі.

5. Сақтауға жатпайтын құжаттар

Комиссия іріктеп алған және жойылған құжаттар бойынша акті жасалады, онда жойылған құжаттардың атауы, индекстері және мәтінінің тақырыптары көрсетіледі. Жоюға іріктеп алынған құжаттарды шаруашылық қажеттіліктерге пайдалануға жол берілмейді. Оларды өртеуге де тыйым салынады. Құжаттар арнайы машинамен туралып, содан кейін макулатураға тапсырылады.

6. Ұзақ мерзімді сақталатын істерді ресімдеу

Ұзақ мерзімге сақталатын істерді ресімдеуге (10 жылдан астам және тұрақты сақталатын) мынадай жұмыстар кіреді:

- мұқабасына сипаттама – мекеменің атауы, істің нөмірі,іс номенклатурасына сәйкес істердің тақырыптары, жылы, парақтарының саны, сақтау мерзімі;

- құжаттардың атауы, олардың күні көрсетілген істердің тізімдемесін жасау, әрбір құжаттағы парақтардың саны көрсетіледі. Тізімдемеге сараптама комиссиясының мүшелері қол қояды және кәсіпорын басшысы бекітеді.

- брошюралау (кітапша жасау) – құжаттарды қатты мұқабаға тігу;

- парақтарды нөмірлеу;

- растау жазбасын жасау.

---

7. Қысқа мерзімде сақталатын істерді ресімдеу

Қысқа мерзімді сақталатын істер үшін (10 жылға дейін) істерді ресімдеу рәсімдері оңтайландырылған:

құжаттар істерде құжат тігілетін папкаларда (скоросшиватель) қала береді;

парақтары нөмірленбейді;

істерге тізімдемелер жасалмайды.

№30 Дәріс. Қызметтік этикет

Жоспар

1. 
   Этиканың негізгі категориялары
   
2. 
   Этиканың түрлері
   

Соңғы кездері қызметшінің этикасы мен имиджінет үлкен мән берілуде. Мемлекеттік билікке қатысатын тұлғалардың мінез-құлық нормалары мен принциптерін негіздеудің де мән маңызы зор. Мемлекеттік қызмет өткеру мемлекет пен қоғам тарапынан білдірілген зор сенім болып табылады және мемлекеттік қызметшінің моральдік бейнесі мен имиджіне жоғары талаптар қояды. Мемлекеттік қызметші этикасы маманданған ерекше топтың іс-әрекетінің нақты нормалары мен мінез-құлық стандарттарының белгіленген жүйесі. Мемлекеттік қызметші қызметінің негізін қалайтын принципі, негізгі міндеті қоғам мен мелекет мүддесі. Еңбек шеңберіндегі адамдар қарым-қатынас әр-түрлі нормативтік кодекстермен реттеледі. Өзін-өзі ұстаудың сыртқы түрлерін реттейтін мінез-құлықтың қалыптасқан ережелері мен тәртіптер жиынтығы этикет деп аталады.

Этикет француз сөзі қоғамда «өзін-өзі ұстай алу монерасы» деген мағынаны білдіреді. Қоғам өмірін зерттеген қазіргі заманғы зерттеушілер және тарихшылар пікірінше этикеттің отаны XIV ғасырдағы Италия болып есептеледі. Италияда сол кездері Англия, Германия, Францияға қарағанда тектілігімен бай және текті адамдар да қалыптасқан. Қоғамда өзін-өзі ұстай алу қабілеті болуы мен ерекшеленген. Этикет ережелері ең алғаш сарайларда туындаған және соған байланысты сарайлық және мемлекеттік деп аталады. Патшалардың кездесуі кезінде өзін-өзі ұстай алу нормалары дипломатиялық этикетті өмірге әкелді. Дипломаттар кездесу кезінде мемлекеттің көзқарасын білдірді. Дипломатиялық этикет пен бірге әскери этикет дамыды.

Әскери этикет әскерде тәртіптің болуы үшін қалыптасқан ережелердің жиынтығын құрады. Ал этикет түрлерінің (ең жасы) қызметтік этикет.

Қызметтік этикетке қойылатын талаптар: уақыт өткен сайын және қоғамдағы әр-түрлі факторлардың әсер етуінен өзгереді. Өзін-өзі ұстау монерасы адамның ішкі мәдениетін, ой-өрісін көрсетеді. Сонымен бірге қызметтік этикет адамның мәдениеті мен ішкі құндылықтарының сыртқы көрінісі.

Қызметтік этикет төменденгідей принциптерге негізделеді:

---

1. 
   Ақыл парасат-қызметтік этикетке қарсы келмеуі тиіс және қызметтік этикет тәртіпті сақтауға, ұйымдастыруға, уақытты үнемдеуге және басқа да мақсаттарға бағытталғанын көрсетеді. Қарым-қатынаста қалыптасқан ережелерді бұзатын этикет нормалар ақыл парасатқа негізделмеген деп есептейді.
   
2. 
   Еркіндік қызметтік этикеттік этикеттің нормалары мен ережелеріне қатысты болады. Қызметтік этикеттегі еркіндік бизнестегі әріптестерін таңдаудағы және талаптардың келісімдерді орындайтын әдістерді таңдауындағы еркіндікпен сипатталады. Қызметтік этикеттегі еркіндік принципі мынадай факторлармен шектелген: 1. Ақыл парасат; 2. климаттық жағдайлар; 3. салт-дәстүр; 4. ұлттық ерекшеліктер; 5. саяси режимдер т.б.
   
3. 
   Этика қызметтік этикет нормалары әріптестерге салынған кісендегі болжауы тиіс және қызметтің дамуына кері әсерін тигізбеуі керек. Қызметкерге отырған бөлмесінен бастап, киген киімі, жұмыс үстелі, т.б. ыңғайлы болуы тиіс. Бұл ыңғайлы болуы тиіс. Бұл ыңғайлылықпен қызметтік қарым-қатынаста жүрген барлық мамандар қамтылуы тиіс.
   
4. 
   Мақсаттылық. Бұл принципке сәйкес қызметтік қарым-қатынас этикеті белгілі бір мақсатқа жетуге қызмет етуі тиіс. Қызметтік қарым-қатынастың түрлері: презентация, келіссөздер жүргізу, қызметтік әңгімелесу т.б. әр-түрлі мақсатқа негізделген қызметтік қарым-қатынас аспектілері осы мақсаттарға сәйкес келуі тиіс.
   
5. 
   Үнемділік. Қызметтік қарым-қатынас этикеті өте қымбатқа түспеуі тиіс. Қымбатқа түсетін ерекшеліктер этикет нормалары болып есептелмейді.
   
6. 
   Консерватизм. Қызметкердің жүзіндегі өзін-өзі ұстаудағы консерватизмі басқа әртіптестерінің көңіліне сенімділік ұялатуы тиіс.
   
7. 
   Өзін еркін ұстай алу. Қызметтік қарым-қатынас этикеті нормаларын сақтау психологиялық тұрғыдан қиындақтар, кері әсерлер тудырмау керек.
   
8. 
   Әмбебаптық. Бұл принципке сәйкес қызметтік қарым-қатынас этикетінің әрбір нормалары қызметтік қарым-қатынастың әр саласын қамтуы тиіс.
   
9. 
   Тиімділік. Бұл принцип қызметтік қарым-қатынас стандарттары қызметтік қарым-қатынастағы келісім шарттар мерзімінің ұжымдарға жан-жалдардың санының азаюға негізделген.
   

№31 Дәріс. Қызметтік этикеттің түрлері және оны сақтау

Жоспар

1. 
   Этикеттің түрлері.
   
2. 
   Этикет аталптары.
   

Этикеттің бірнеше түрі болады:

• 
  сарайлық – монархтар сарайында бекітілген тәртіп пен қызмет көрсету түрлері;
  
• 
  дипломатиялық – түрлі кездесулер, сөйлесулер кезінде қызметкерлер мен ресми тұлғалардың өздерін ұстау ережесі;
  
• 
  әскери – әскерде тәртіп құратын жалпы ережелер мен нормалар жиынтығы;
  
• 
  жалпы азаматтық (кеңестік) – азаматтар бір-бірімен қарым-қатынас жасау кезінде сақтайтын ережелер, дәстүрлер және шарттылықтар;
  
• 
  іскерлік – іскерлік, қызметтік қарым-қатынас кезінде ережелер жиынтығы. Ол іскер адамның кәсіби мінез-құлық моралінің ең маңызды жағы болып саналады.
  

---

Қызметтік этикет мінез-құлық нормалары мен ережелерін ұзақ уақыт бойы іріктеу нәтижесі болып табылады, ол іскерлік қарым-қатынастардың табысты болуын қамтамасыз етеді. Іскерлік этикет ережелері, өзін ұстай білу мәдениеті әлемдегі барлық бизнесмендердің экономикалық және қаржылық мүдделерінің жақындасуына ықпал етеді.

Эитикет талаптары:

Бостандық: іскерлік этикет ережелері мен нормалары болып, орындалып жатса да, олар бизнесте серіктестік таңдау еркіндігіне, тараптар арасындағы келісімнің орындалу әдісін таңдау еркіндігіне кедергі болмауы керек. Еркіндік, бостандық дегеніміз - ұлттық ерекшеліктер мен дәстүрлерге, түрлі пікірлер мен көзқарастарға сабырлықпен қарау.

• 
  Әдептілік : іскерлік этикет мейірімділікке бағытталған және адал, әділ болуы керек.
  
• 
  Жайлылық: іскерлік этикет нормалары мен ережелері бизнестегі серіктестер үшін ыңғайлылық, жайлықты қамтамасыз етеді; олар іскер адамдарды ыңғайсыз жағдайда қалдырмауы керек, іскерлік қарым-қатынастардың дамуына кедергі болмауы қажет. Барлығы да – қызметтік кабинеттің жабдықталуы, киімдері, сөйлесулер жүргізу ережелері ыңғайлы болуы керек, яғни барлық қатысушылар да бірдей деңгейде жайлы жағдаймен қамтамасыз етіледі.
  
• 
  Мақсаттылық: іскерлік этикеттің әрбір алғышарттары мақсаттарға қызмет етеді.Себебі іскерлік қарым-қатынастар (ашылу рәсімі, сөйлесулер, іскерлік әңгімелесулер және т.б.) түрлерінің нақты мақсаттары болады.
  
• 
  Консерватизм: сенімділік, тұрақтылық, төзімділік – іскерлік әлеміндегі тартымды сипаттар. Киім киісіндегі, мінезіндегі консерватизм, дәстүрлерді ұстанушылық тиянақтылық және ұзақ мерзімділікті білдіреді.
  
• 
  Өзін еркін ұстау: этикет нормалары шынайы, онда қобалжу, алаңдаушылық болмайды, оңай қолданылады. Оларды сақтау үшін ешкімге қысым көрсетілмей, психологиялық мәжбүрлеу болмауы керек.
  
• 
  Жан-жақты болу: этикет нормалары іскерлік қатынастардың әр тараптарына бағытталады.
  
• 
  Тиімділік: іскерлік қарым-қатынастар стандарттары келісшарттардың орындалу мерзімінің қысқаруына, ұйымдағы дау-жанжалдардың азаюына ықпал етеді.
  

Өндірісті басқару үрдісі тек техника, технология, экономикамен ғана емес, сонымен қатар еңбек үрдісіндегі адамдардың моральдік-эстетикалық қарым-қатынас саласымен де байланысты болады.

Басқару этикасы – басқару жүйесі қызметкерінің басқару үрдісінде адамдармен қарым-қатынасындағы өзін ұстай білу ережелерінің жиынтығы.

Этика нормаларының қатыстық сипаты бар, яғни адамдардың қалыпты қылықтарының жағымды, жағымсыз жақтарын білу

---

Смотрите также файлы

• Методические рекомендации по выполнению контрольной работы по дисциплине Технология анализа информации о персонале.docx

• Общие вопросы физической подготовки и меры безопасности на занятиях Сдача зачетов по мерам безопасности на занятиях.docx

• 4. Классификация стран по форме правления и форме атд.docx

• Название политическая экономия было введено в научный оборот французским меркантилистом А. Монкретьеном, который в 1615 г опубликовал в Руане труд Трактат политической экономии. Термин политика от греческого слова politike.doc

• Задания по суммативному оцениванию за 3 четверть задания по суммативному оцениванию за раздел Казахстан в xiii первой половине xv веках Задание Соотнесите даты и события.docx