ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 29.03.2024
Просмотров: 86
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Тіркеу нысандары
Тұрпатты ережелер мынадай тіркеу-есепке алу формаларын бекіткен:
1) журналдық;
2) карточкалық;
3) автоматтандырылған ақпараттық жүйедегі мәліметтер базасы.
Тіркеу-есепке алу формаларының журналдық нұсқасын жылдық құжат айналымы 500-600 құжаттан аспайтын ұйымдар қолданады. Журналдың барлық парақтарына оң жақ жоғарғы бұрышынан нөмір қойылып, түбі айрықша берік жіппен тігіледі. Жіптің ұштары нөмірленген соңғы парақтың теріс бетінен шығарылады. Шаршы қағаз қиындысын пайдалана отырып жіптің ұштары клейленеді де, оған ұйым мөрі басылып куәландырылады. Мөр шеті шаршы қағаз қиындысының бір бөлігін қамтуы тиіс. Шаршы қағаз қиындысының көлемі ұйым мөрі диаметрінен үлкен болуы шарт. Сол бетке куәлік-жазба түсіріледі.
Журнал толтырылған соң куәлік-жазбаның төменгі жағына тіркеуге алынған құжат саны туралы белгі соғылады.
Тіркеу журналдары кіріс және шығыс құжаттарына, азаматтардың өтініштері мен оларға берілген жауаптарға арналып жеке-жеке жасалады.
Тіркеу журналдарына ұйымның істер номенклатурасы бойынша міндетті түрде индекстері қойылады.
Журнал мұқабасында мынадай деректемелер болуы тиіс:
1) жоғары тұрған органның және ұйымның ресми атаулары;
2) журнал атауы;
3) ұйымның істер номенклатурасы бойынша журнал индексі;
4) журналдың іс қағаздарын жүргізу қызметіндегі басталған және аяқталған күндері.
Іс қағаздарын жүргізу қызметі бойынша журналдың басталған және аяқталған күндері журнал мұқабасының оң жақ төменгі бұрышына салынады. Басталу күні бірінші құжаттың, аяқталу датасы – соңғы құжаттың тіркелген күндері болып есептеледі. Журналға тіркеу жыл бойы жүргізіледі.
Тіркеу процесі барысында жыл аяқталмай журнал бітіп қалатын болса, жаңа журналға тіркеу жұмыстары жыл аяғына дейін алдыңғы журналдағы тіркеу нөмірлерін жалғастыра отырып жүргізіледі.
Кіріс құжаттарын тіркеу журналының негізгі бөлігінде мынадай бағандар болады:
1) кіріс құжатының реттік нөмірі;
2) кіріс құжатының келіп түскен күні және тіркеу нөмірі;
3) корреспондент, кіріс құжатының жіберілген күні және тіркеу нөмірі;
4) кіріс құжатының қысқаша мазмұны немесе тақырыбы;
5) бұрыштама немесе құжатты орындау міндеті кімге жүктелді;
6) құжаттың орындалғаны туралы белгі;
7) ескертпе.
Шығыс құжаттарын тіркеу журналының негізгі бөлігінде мынадай бағандар болады:
1) шығыс құжатының реттік нөмірі;
2) шығыс құжатының келіп түскен күні және тіркеу нөмірі;
3) корреспондент;
4) шығыс құжатының қысқаша мазмұны немесе тақырыбы;
5) шығыс құжаты көшірмесінің іске тіркеуге жіберілгені туралы белгі;
6) ескертпе.
Құжат айналымы көлемді ұйымдарда (жылына 600 құжаттан астам) тіркеу жұмыстары тіркеу-бақылау (электронды тіркеу-бақылау) карточкалары арқылы жүргізіледі. Тіркеу-бақылау (электронды тіркеу-бақылау) карточкаларына мынадай міндетті бағандар белгіленеді:
1) құжат авторы (корреспондент);
2) құжат түрі;
3) құжат күні;
4) құжат нөмірі;
5) келіп түскен уақыты;
6) түскен нөмірі;
7) құжат тақырыбы немесе қысқаша мазмұны;
8) бұрыштама;
9) орындалу мерзімі;
10) орындалғаны туралы белгі;
11) іске жіберілгені туралы белгі;
12) бақылау туралы белгі;
13) ескертпе.
Тіркеу-бақылау карточкасына қосымша бағандар ендіруге болады. Мысалы: парақ саны, қосымшалар туралы, құжаттың алынғандығы туралы белгі және т.б.
Құжаттарды жедел іздестіру мақсатында тіркеу-бақылау карточкаларынан анықтамалық, бақылау-анықтамалық, ақпараттық-анықтамалық картотекалар, азаматтар өтініштері бойынша картотекалар, нормативтік құқықтық актілердің, өкімдік құжаттардың т.б.-дың тақырыптық картотекалары жасалады. Картотекалар жасау оларды пайдалану мақсатына байланысты белгілі бір схемамен жүзеге асырылады. Мәселен, Қазақстан Республикасы Үкіметі құжаттарына, азаматтар өтініштеріне арналған картотекалар – корреспонденттер бойынша, өкімдік құжаттарға арналған картотекалар – ұйымдардың құрылымдық бөлімшелері бойынша жасалады. Карточкалар әр тараудың өз ішінде хронологиялық тәртіппен жүйеленеді. Тек азаматтар өтініштеріне арналған карточкаларды жүйелеу – алфавиттік ретпен жүргізіледі.
Орындалмаған құжаттардың анықтамалық картотекасы корреспонденттер, құрылымдық бөлімшелер, орындаушылар немесе орындау мерзімдері бойынша жүйеленеді. Бұл картотека құжаттарды орындау процесінде оларды жедел іздеп табу үшін жасалады.
Электрондық тіркеу карточкалары компьютер бойынша ақпараттық-іздестіру жұмыстарының негізі болып табылады. Электрондық анықтама қызметі нақты бір құжат немесе нақты бір құжаттар тобы бойынша олардың орындаушылары жайлы, географиясы туралы, корреспонденті, құжат күні т.б. жөнінде кез келген сұраққа жауап беретіндей болуы тиіс. Электрондық ақпарат орындалған құжаттар бойынша да, жұмыс үстіндегі құжаттар жөнінде де, мұрағаттық мәліметтер базасында сақтаулы құжаттар туралы да деректер алуды қамтамасыз етуі шарт.
№25 Дәріс. Тіркелмейтін құжаттар тізбесі
Жоспар
-
Тіркеуге жатпайтын құжаттар
Құжаттардың барлығы бірдей тіркеле бермейді. Әрбір ұйымда осындай құжаттар тізбесі арнайы жасалады және басшы бекіткен іс қағаздарын жүргізу нұсқаулығына не ережесіне енгізіледі.
Тіркеуге жатпайтын құжаттардың болжамды үлгісі
1. Мәлімет үшін жіберілген хат (көшірмесі).
2. Телеграмма және кезекті еңбек демалысына және іссапарға рұқсат берген хат.
3. Мамандарды шетелге іссапарға жіберу туралы техникалық тапсырма және іссапар сметасы.
4. Мәжілістер, жиналыстар және күн тәртібі туралы хабарламалар.
5. Кестелер, өтінімдер, т.б.
6. Танысу үшін жіберілген ақпараттар.
7. Оқу жоспарлары, бағдарламалар.
8. Жарнамалық хабарландырулар, плакаттар, жиналыс, конференция бағдарламалары.
9. Прейскуранттар.
10. Техникалық талаптар.
11. Талап-шағымдар.
12. Материалдар шығысының нормалары мен нормативтері.
13. Құттықтау хаттар.
14. Шақыру билеттері.
15. Ұжымдық шарт жасау туралы құжаттар.
16. Бухгалтерлік құжаттар.
17. Жоспарлық-қаржылық құжаттар.
18. Баспа басылымдары (кітаптар, журналдар, бюллетендер).
19. Статистикалық есеп нысандары.
20. Кәсіпорын қызметкерлеріне «жеке өзіне» деген белгімен келген хат-хабарлар.
21. Түсініктемелер.
22. Төрелік және шағым-талап құжаттары.
№26 Дәріс. Компьютер арқылы ісқағаздарын жүргізу
Жоспар
-
Электронды құжатты жасау тәртібі -
Электрондық қолтаңба -
Дербес компьютерді пайдаланып құжат айналымын ұйымдастыру
Кәсіпорын жұмысының табысты болуы көбінесе оның басқару процесін автоматтандыру деңгейіне де байланысты. Компьютер іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыруда айрықша қажетті құралға айналып кетті. Ол құжаттарды жасауда, сондай-ақ жалпы ұйым жұмысын тиімді ұйымдастыруда таптырмас және ажырамас құрал.
Электронды құжатты жасау тәртібі
Қазіргі кезде құжаттарды жасау үшін қолданылатын компьютер бағдарламалары жеткілікті. Бұндай бағдарламалар мәтіндік редакторлар деп аталады.
Электрондық құжаттың ақпараттық табиғатына тән бір ерекшелік – ол қағаз құжаттарға қарағанда әлдеқайда ұзақ сақталады және одан гөрі сенімдірек. Мұнда ақпарат сақталатын негізге емес, сол ақпараттың өзіне баса назар аударылады. Оның материалдық негізін сақтауға байланысты жұмыстар қосалқы мәнге ие болады. Әйтсе де, бұл құжаттарға қатысты нәрселердің бәрін: ақпаратты (мазмұнды), материалдық негізді, деректемелер мен құжат түзу технологиясын және оны қолдану тәсілдерін тұтас бірлікте алып қарау қажет. Ақпарат жазылатын қандай да бір негіз болмаса, құжат та болмайды. Электрондық құжат та сол сияқты. Электрондық құжаттарды сәйкестендірудің, ең бастысы түпнұсқаландырудың мәні зор. Электрондық құжаттарды сәйкестендіру мен түпнұсқаландырудың үйлесімді әдістемесін жасау – алыс болашақта да олардың түпнұсқалық қасиетін сақтауға кепіл бола алады.
Электрондық құжатқа байланысты мынадай терминдер мен анықтамалар қолданылады.
Электрондық құжат дегеніміз ақпараты электрондық-цифрлық нысанда (формада) беріліп, электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат. Электрондық құжат жеке файлдың бір немесе бірнеше бөлімдерінен, бүтін бір файлдан немесе жеке-жеке бірнеше файлдан тұруы мүмкін. Мұның бәрінде де файлдардағы құжаттың түпнұсқалық сипатын куәландырып, тұтастығына кепілдік беретін деректемелер ортақ болады. Электрондық құжат деректемелері электрондық-цифрлық нысанда да (электрондық-цифрлық қолтаңба, түпнұсқаландырудың электрондық кодтары т.б.), қағаз құжаттағы куәландырылған парақ түрінде де болуы мүмкін.
Ақпараттық ресурс – қор жасаушының ақпараттық жүйесіндегі мәні мен технологиялық белгілеріне сәйкес топталған (басқару, ғылыми-техникалық, жеке құрам бойынша, мерзімді басылымдар, интернет-басылымдар т.б.) электрондық құжаттар кешені. Бағдарламалық ортаның (ОС, СУБД, қолданбалы бағдарлама немесе оның қосымшалары) өзіндік сипаттары, мәліметтер базасының немесе ақпарат жүйесінің өзіндік құрылымы, олардағы техникалық құжаттаманың саны – ақпараттық ресурстың технологиялық белгілері болып табылады.
Электрондық құжаттарды сақтау бірлігі – мұрағатта есептік нөмірі бар дербес электрондық негіз.
Электрондық құжаттарды есепке алу бірлігі – мұрағатта есептік нөмірі бар дербес көріністі файлдық обьект, реляциялық немесе өзге де компьютерлік деректер (компьютерлік папка, компьютерлік файл, мәліметтер базасының кестесі, электрондық кесте парағы).
Электрондық құжаттардың көшірмеленуі – электрондық құжаттарды бір технологиялық платформадан екіншісіне ауыстыру; көшірмелеу процесінде компьтерлік файлдар форматы өзгереді, яғни қайта форматталады. Кейде мәліметтер құрылымы не формат үлгісі өзгеріске түседі (мәтіндік құжаттар графикалық құжатқа немесе керісінше ауысады).
Электрондық құжаттың қолданысқа арналған данасы – бұл құжат пайдалануды ұйымдастыру кезінде сақтау бірлігі берілген электрондық құжаттың бір данасы.
Электрондық құжаттың резервтегі данасы – құжаттың қолданысқа арналған жаңа сақтау бірлігіндегі данасын жасау үшін немесе оны қалпына келтіру үшін әзірленген данасы.
Сақтық форматындағы электрондық құжат – бағдарламалық тұрғыдан тәуелсіз форматта немесе кең таралған компьютерлік форматта сақтаулы электрондық құжат.
Тұтыну форматындағы электрондық құжат
– ағымдағы мұрағаттық ақпарат жүйесінің немесе оқу залының, болмаса аулақтағы тұтынушының қолдауында тұрған форматтағы электрондық құжат.
Электрондық қолтаңба
Электрондық құжат үшін құжаттың түпнұсқа екендігін растауға мүмкіндік беретін құрал қажет. Яғни, ол электрондық құжатқа бөгде адамның қандай-да бір өзгеріс енгізбегендігін және құжатты нақты сол ұйымның жіберіп отырғанын дәлелдеуі керек. Бұл үшін электрондық қ қолтаңба пайдаланылады.
Электрондық құжат айналымы мен электрондық цифрлық қолтаңба жүйесінің тәртібі Қазақстан Республикасының «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Заңында реттелген. Заңда электрондық цифрлық қолтаңбаға былайша анықтама берілген: «электрондық цифрлық қолтаңба - электрондық цифрлық қолтаңба құралдарымен жасалған және электрондық құжаттың дұрыстығын, оның тиесiлiлiгiн және мазмұнының өзгермейтiндiгiн растайтын электрондық цифрлық нышандар терiмi».
Электрондық құжатты рұқсат етілмеген кіруден сақтау үшін ақпаратты криптографиялық өңдеу немесе шифрлау әдістері қолданылады.
Электрондық қолды криптографиялау екі түрге бөлінеді: симметриялық кілт және ашық кілт.
Симметриялық кілтпен криптографиялағанда электронды хабарламаны жөнелтуші де, алушы да шифрлау үшін де, ашу үшін де бірдей ортақ кілтті пайдаланады.
Ашық кілтпен криптографиялағанда екі кілт пайдаланылады: ашық кілт және өз иесіне ғана мәлім құпия кілт.
Дербес компьютерді пайдаланып құжат айналымын ұйымдастыру
Іс қағаздарын жүргізуде компьютерді қолданудың арқасында құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастырудың тиімділігі мен жылдамдығы артты.
Құжаттарды қабылдау-жіберу рәсімдері де елеулі өзгерістерге ұшырады. Бұған дейін бұл үшін почта және фелъдъегер байланысы пайдаланылып келсе, бүгінгі күні факсимильді байланысы немесе компьютері мен модемі бар кез-келген адресатқа құжат сол сәтінде жіберілетін болды. Құжаттар жергілікті желі арқылы, сондай-ақ электрондық почта мен Интернет желісі арқылы да компьютерден компьютерге электронды түрде беріледі.
Компьютер желісі біртектес құжаттарды өңдейтін бірнеше компьютерді тиімді пайдалану үшін керек.
Басқару қызметінде икемді, ықшам және әртүрлі жұмысқа оңай бейімделетін ақпараттық технологияларды пайдалану басқару қызметінің тиімділігін арттырудың қолайлы тәсілі болып табылады. Басқару қызметінің құрамдас бөлігі болып табылатын іс қағаздарын жүргізудің тиімділігі іс құжаттарын компьютерлік өңдеуге ауысуға орай едәуір артады.
