ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 12.04.2024
Просмотров: 55
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
1.тақырып « Кіріспе. Іс қағаздарын жүргізу пәні»
Құжаттардың жасалуына, олардың тіркелуіне, жіктелуіне, қозғалысына, есепке алынуы мен сақталуына байланысты жұмыстардың жиынтығы іс қағаздарын жүргізу деп аталады.
Адам өмірі құжаттармен тікелей байланысты. Адам дүниеге келгенде оған алғашқы құжат- туу туралы куәлік жазады. 16 жасқа келгенде жеке басын растайтын құжат жеке куәлік алады. Мектепті бітіргендігі-орта білім туралы аттестатпен расталады. Жұмысқа орналасу барысында да арыз, резюме, жеке іс парағы т.б. іс қағаздарын жазады. Ал еңбек жолын бастағандығы еңбек кітапшасына жазылады. Өмірдің түрлі жағдайында сенімхат, қолхат жазуға, еңбек келімісін жасауға, өмірбаян мен мінездеме жазуға, жеделхат, телефонхат, факс жіберуге тура келеді.
Іс қағаздарын жүргізу – бұл құжаттар дайындау және кеңсе құжаттарымен жұмыс жүргізуді қамтамасыз ететін қызмет саласы. Соңғы кездері басқаруды құжаттандырумен қамтамасыз ету (БҚҚ) деген термин жиі қолданыла бастады. Бұл термин іс жүргізудің ұйымдастыру-техникалық негізін жетілдіруге байланысты, құжаттармен жұмыс жасау саласына есептеуіш техника құралдарын, ақпарат жинау, өңдеу, сақтау және пайдаланудың қазіргі заманғы ақпараттық технологияларын енгізуге байланысты пайда болды.
Іс қағаздары- басқару қызметіндегі негізгі бір сала.Ұйымдар мен мекемелердің, кәсіпорындардың қызмет етуі барысында шығарған түрлі шешімдерді, басқару істері атқарған қызметі іс қағаздарынан айқын көрінеді. Сондықтан халық шаруашылығын басқаруды жетілдіруді, оны ұйымдастыру деңгейін көтеру онда құжаттармен жұмыс істеудің қаншалықты ғылыми негізделгеніне тікелей байланысты. Іс қағаздарын жүргізу- басқару процесінің ажырамас бөлігінің бірі болып табылады. Үкметтің басқару істері жарғы, қаулы, нұсқау, ереже, бұрық сияқты құжаттар арқылы жүргізіледі.Іс қағаздарын жүргізу- мекеме жұмысының нақты құжаттармен, деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі.
Іс қағаздарын қазақша жүргізудің мемлекеттік құндылығын, әлуметтік маңыздылығын, оның қазақ тілінің мемлекетік тіл ретінде қызмет етуінің алғы шарттарының бірі екендігін ұғындыру. Іс қағаздарын жүргізудің дербес ғылым екендігін таныту. Іс қағаздарын жургізудің тарих, саясаттану, архив ісі, тіл білімі, педагогика сияақты ғылым салалармен байланысын көрсету.
Мемлекетіміздің арқа сүйер болашақ мамандық иелерін іс қағаздарын толтырудың мемлекеттік стандарттары мен толтыру әдістері, жазылу стилі, қызметі, мақсаты сияқты білім негіздерімен қаруландырып, қазақ тілінің қоғам дамуындағы рөлінің күшеюіне олардың өз септігін тигізуін қамтамасыз ету. Құжат - іс жүргізудің материалдық объектісі.
Іс қағаздары қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс қағаздарының саяси, тарихи, құқықтық, экономикалық маңызы өте зор. Мемлекет, республика, қала, кәсіпорын, ұйым, мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттың табылыс қайнар көзі бола алады. Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін де атқарады.
Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу пәнін оқуда алдына мақсат қояды: Іс жүргізу саласындағы сөздіктерді; құжаттау мен құжатпен қамтамасыз ету мәселелері бойынша маңызды нормативті - әдістемелік құжаттарды; құжаттардың ресімделу ережелерін; машинамен оқылатын құжаттарды;- іс қағаздары қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады.
1 –кесте Жалпы осы төрт пәннің оқытылу тізбегі
| Қазақстан тарихы | Қазақстан тарихы, Қазақ тілі, информа-тика, мемлекет-тік тілде іс қағаздарын жүргізу | Нысан – тарих | Пәнге қажетті нысан – тарих, қазақ тілі, компью-тер, құжат | = | Ақпараттық технология арқылы іс қағазадарын жүргізуге оқыту |
| + | + | ||||
| Қазақ тілі | Нысан – қазақ тілі | ||||
| + | + | ||||
| Информатика | Нысан - компьютер | ||||
| + | + | ||||
| Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу | Нысан –құжат |
+
Пәндердің өзара байланысы
Бақылау сұрақтары
-
Курстың пәні, мазмұны мен міндеттерін атаңыз -
Іс қағаздарын жүргізу және басқару – реттеу жүйесінің дамуы не? -
Құжат – іс жүргізудің қандай обьектісі болып табылады? -
Құжаттың қоғамдағы рөлі қандай? -
Пәнаралық байланысқа нені жатқызар едіңіз?
2. тақырып «Құжат, оның қолданылуы мен құжаттаудың әдістері»
“Ақпарат” және “құжат” ұғымдары деген не? Осы сұраққа жауап беру үшін құжаттың ақпаратпен байланысын білуіміз қажет. Ақпарат – құжаттың ең маңызды жүйесі ретінде. Ақпараттық құжаттарға қазіргі кезде резюме, хабарлама немесе жазбаша ескерту, жұмысқа қабылдау туралы немесе жұмыстан шығару туралы бұйрық, өтініш оның ішінде талап арыз жатады.
Құжат латын тілінде куәлік, дәлелдеудің тәсілі деген ұғымды білдіреді.Бүгінгі қолданыста оныңнегізгі үш мағынасы бар:
-
қандай да бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты, мысалы, жол жүруге растайтын іс қағазы -
жеке басты ресми түрде куәландыратын құжат, яғни төлқұжат -
бір нәрсе туралы жазбаша куәлік, мысалы ескі грамоталар
Кез келген ұйым, мекеме, кәсіпорын, адам іс әрекеттерінің, қызметтерінің барысында құжат пайда болады. Құжат болған іс әрекеттерді, адам мен ұйым арасындағы ақпаратты байланыстарды көрсетеді немесе бейнелейді. «Құжат: құжатталған ақпарат: Ақпараттың дәлме дәлдігін растайтын материалдың жеткізушіде жазылған ақпарат» құжаттарда ақпараттар әр түрлі әдістермен жазылып берілуі мүмкін: жазбаша, фото, сурет сызу түрінде, дыбысты түрде жазу көмегі арқылы. Құжаттың атқаратың функциялары:
-
ақпараттық функция; -
ақпараттарды белгілі қалыпқашықтарға тасымалдау; -
ақпараттарды жинақтау, сақтау; -
ақпараттарды дәлелдеу, есебін жүргізу;
Ұйым қызметі басқару құжаттамасымен қамтамасыз етіледі. Басқару құжаттамасының құрамы ұйымның өкілеттік құзырына, мәселелерді шешудің тәртібіне жеке , дара, өкімдік қызмет арқылы немесе алқа арқылы шешу қағидаларына, басқа ұйымдармен байланыс көлеміне және олардың сипатына қарай анықталады.
Ұйымда әкімшілік және ұйымдастырушылық мәселелерін, басқару, өзара іс әрекет жасау және қызметті реттеу мәселелерін шешу мақсатында жасалады. Олар:
Ұйымдастырушылық- құқықтық – жарғылар, ережелер, регламенттер, нұсқаулар, штат кестелері және басқалар
Өкімдік- қаулылар, бұйрықтар, өкімдер, шешімдер және басқалар
Анықтамалы – ақпараттық – актілер, шарттар, баяндау және түсініктемелік хаттар, қорытындылар, пікірлер, тізбелер, хаттар , мәліметтер, келісімдер, тізімдер, анықтамалар
жоспарлы – есепті- жылдық, тоқсандық, айлық, басқа да жеке жоспалар мен есептер
қызметкерлердің еңбек қызметін және оларды зейнетақымен қамтамасыз етуге аударылған ақша туралы мәліметтерді растайтын құжаттар.
Бақылау сұрақтары
1. “Ақпарат” және “құжат” ұғымдары деген не?
2. Құжаттың қалыптасуы, оның мақсаты неде?
3. Мемлекеттік стандарттау.
4. Құжаттаманың әдістері туралы не білесіз?
3. тақырып «Қағидаларға байланысты құжаттарды топтастыру»
Іс қағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрлерінің мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына т.б ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады. Ұйымдар мен мекемелердің іс жүргізу барысында негізгі орын алатын құжаттарды жалпы мақсатына қарай үлкен екі топқа бөлуге болады.
Бірінші – бұл әкімшілік сұрақтары мен жалпы сұрақтар бойынша құжаттар. Яғни ұйым әкімшілігі мен оның өндірістік іс-әрекеттері бойынша жалпы сұрақтар барысында туындайтын құжаттар. Бұл құжаттар ұйымның барлық құрлымдық бөлімше қызметкерлері құрастыра алады.
Екінші – ол басқару функциялары бойынша құжаттар.
Бұл құжаттар қаржы, бухгалтерлік, жоспарлау бөлімі және т.б. функциональды бөлімшелер қызметкерлері құрастырады.
Құжаттарды жалпы және жеке белгілері бойынша кластарға бөлуге болады. Құжаттар төмендегі белгілер бойынша класталады.
Құжаттарды топтастыру – оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.
1.Белгілеу тәсіліне қарай:
* жазба
* графикалық
* акустикалық
2. Мазмұнына қарай:
* ұйымдық - өкімдік,
* қаржы – есеп,
*жабдықтау - өткізу
3. Атауына қарай көптеген жанрларға бөлінеді:
* өтініш
* бұйрық
* хаттама
4. Түріне қарай :
*типтік,
* үлгілік,
*жекелік ,
*қалыпты,
*жалпыға бірдей
5. Толтыру орнына:
* ішкі және
* сыртқы
6. Орындалу мерзімі бойынша:
жедел және жедел емес
7. Шығу тегіне қарай
қызметтік және ресми – жекелік
8. Жариялылық дәрежесіне қарай
* қарапайым,
* күнделікті қызметте қолдану
*құпия
9. Заңдылық күшіне қарай
шын және жалған
10. Жасалу сатысына қарай:
* түпнұсқа,
*көшірме. Ал көшірме өзі үшке бөлінеді: отпуск, выписка, дубликат
11. Сақталу мерзіміне қарай:
*тұрақты
*Уақытша 10 жылға дейін,
*уақытша 10жылдан астам
12.Қызметтік ерекшелігіне қарай
*құжат толтырудың бірыңғай жүйесі
*негізгі ережелер
Бақылау сұрақтары
-
Топтастыру туралы ұғым -
Мазмұны, даярлау, мақсаты мен шығару орнына қарай, заңдылық күшіне қарай құжаттарды топтастыруды атаңыз
-
тақырып «Құжаттау жүйесінің сипаттамасы»
Техникалық орындаушылардын бастап барлық буындағы басшыларға дейінгі басқару аппаратының бүкіл қызметкерлерінің қызметі құжаттаумен байланысты. Біреулері құжаттарды жасайды, басқалары олардың рәсімделуін және беруілін қамтамыз етеді, үшіншілері сол құжаттарды басшылыққа алып, олардың негізінде шешімдер қабылдайды.
Құжат басқарма іс әрекеттерінің барлық түрдегі нысандарымен тығыз байланыста, себебі ол басқарма жұмысын ақпараттармен қамтамасыздандырады. Бір ғана актінің құжаттарды ол – бөлек бір құжат. Ал ұйым, кәсіпорын, мекемелердің қызметтік іс әрекеттері құжаттардың жиынтықтарында бейнеленеді, яғни олар қандай жағдайда өзара байланысты және бірге қызмет етуші құжаттау жүйесін құрайды.Мемлекеттік стандарт «Бір ізге түсірілген құжаттама жүйесі. Негізгі ережелер». Бұл стандарт белгілі бір құзметтік іс ерекеттер саласында қолданылатын, өзара байланысты құжаттар жиынтығының құжатталу жүйесін анықтайды. Құжаттау жүйенің мақсаты:
-
құжаттау мен құжаттамаларды басқару процессін жетілдеру, басқару еңбегінің сапасын арттыру және Қазақстан Республикасының кәсіпорындарында, мекемелері мен ұйымдарында құжаттармен жұмыс істеу бірыңғай көзқарасты қалыптастыру.
Барлық хат – хабар жарғының және іс қағаздарын жүргізу туралы
нұсқаулықтың талаптарын ескере отыра өздері әзірлеген субъектінің
фирмалық бланкілерінде ресімделеді.
А0
А1
А2
А3
А4
А5
А6
А7
А8
А9
А10
841×1189
594 × 841
420 × 594
297 × 420
210 × 297
148 × 210
105 × 148
74 × 105
52 × 74
37 × 52
26 × 37
Бланк дегеніміз А4 пен А5 форматта әзірленген заңды тұлғаның –
құжат шығаратын автордың аты жазылған таза қағаз. Әрбір субъект
бланкінің екі түрін дайындайды: хаттар үшін және басқа құжаттар үшін
Арасындағы айырмашылық: хаттарда:
-
байланыс кәсіпорнының индексі -
телеграфтың мекен – жайы -
сілтеме
