Файл: 1. таырып Кіріспе. Іс ааздарын жргізу пні.docx

Ал басқа құжаттарға арналған бланкілерде құжат түрінің атауы, жасау

немесе шығару орны жазылуға орын қалдырылады. Ұйымда құжаттарды жіктеу үшін жіктегіш құрастырылады.

Іс қағаздарын жүргізудің негізгі элементтерінің бірі – құжат жасау болып табылады. Құжат жасау дегеніміз – ақпаратты қағазға немесе басқа тасымалдаушыға жазу (түсіру) болып табылады. Ол бекітілген нормативтік-құқықтық актілердің ережелері бойынша жүзеге асырылады және заңдық күші болады.

Заңдық күш құжаттың қолданыстағы заңнамаға, оны шығарған органның құзыретіне, ресімдеудің бекітілген тәртібіне байланысты болады.

Басқару құжаттары мекеме құжаттарының негізін құрайды және ісқағаздарын жүргізудің нысаны болып табылады.

Іс қағаздарын жүргізудің негізгі элементтерінің бірі – құжат жасау болып табылады. Құжат жасау дегеніміз – ақпаратты қағазға немесе басқа тасымалдаушыға жазу (түсіру) болып табылады. Ол бекітілген нормативтік-құқықтық актілердің ережелері бойынша жүзеге асырылады және заңдық күші болады.

Құжаттау дегеніміз кез- келген мекеменің қызметін, әрекететін көрсететін құжаттарды жасау, толтыру .Бұған дайын құжаттармен да жұмыста, мекеме ішінде дайындалған құжаттармен жұмыс та, сондайақ оларды қабылдау, тіркеу, ол бойынша жқмыс істеу, орындалун бақалау, құжаттарды қолдануға дайындау, архивке дайындау сияқты толып жатқан жұмыстар кіреді.

Бақылау сұрақтары
1.Құжаттау жүйесі туралы ұғым.

2. Құжаттау жүйесінің қалыптасуы.

3. Құжаттаудың мемлекеттік жүйе

5. тақырып «Құжаттау жүйесінің бірізділігі»


Құжаттарды бір ізге түсіру құжаттардың тұрпатты нысандары мен дайын үлгілері мәтіндерін, оларды құрастыру және ресімдеу ережелерін әзірлеу болып табылады.

Кез-келген фирманың басқару аппаратының тиімді қызметі құжаттармен жұмысты дұрыс ұйымдастыруға байланысты. Іс жүзінде ақппарат көздеріне, шешімдер дайындау мен қабылдауға байланысты бір де бір технологиялық басқару функциясы құжаттарды жасау, орындау және ресімндеу процесі- құжаттаусыз әске асырылмайды.

Кәсіпорындардың күнделікті жұмысында өндірістік, шаруашылық және қоғамдық қызметтің сан қилы мәселелері бойынша құжаттар жасалады. Ол бұйрықтар, шешімдер, хаттар, актілер, келісім-шарттар, хаттамалар, өтініштер, жеделхаттар, анықтамалар және т.б. Кәсіпорындарда жасалатын құжаттар әдетте хат-хабар деп аталады.

Ұйымдар қызметін құжаттау ережелерінің бірлігі құжаттаманың бір ізге түсірілген жүйесін қолдану арқылы жүзеге асырылады.

---

6.10.1 – 88 Мемлекеттік стандарттың «Құжаттаманың бір ізге түсірілген жүйелері. Негізгі ережелер» құжаттардың бір ізге түсірілген 16 жүйесін белгілейді. Олар: жоспарлық, есеп – статистикалық, бастапқы есеп, қаржы мен бухгалтерлік – есеп жүргізу, ақшалай есеп айырысу, ұйымдық - өкімдік, баға белгілеу жөніндегі, материалдық – техникалық жабдықтау және өткізу жөніндегі, сауда жөніндегі, сыртқы сауда жөніндегі, құрылысқа арналған жобалау жөніндегі, өнертабыстар мен жаңалықтар ашу жөніндегі, әлеуметтік қамсыздандыру жөніндегі, еңбек және әлеуметтік мәселелер жөніндегі жедел жоспарлау және көлік торабының жұмысын басқару жөніндегі халықтың тұрмыс қажетін өтеу жөніндегі жүйелер.

Бір ізге келтірілеген жүйелер, өз тарапынан құжаттардың көмекші жүйелеріне, түрлеріне, өзгеше түрлеріне бөлінеді. Мысалы, ұйымдық - өкімділік құжаттама жүйесінде өкімдік құжаттарды (қаулылыр, өкімдер, шешімдер, бұйрықтар); ұйымдық (жарғылар, ережелер, нұсқаулар) хаттамаларды; ақпарат – анықтама құжаттардың (анықтамалар, баяндама хаттар, түсінік хаттар, актілер, қызмет бабындағы хаттар, жолдама хаттар, шақыру хаттары, ақпарат хаттар, жарнамалық хаттар, қуаттаушы хаттар, еске салатын хаттар, кепілдеме хаттар, инициативалық хаттар, жауап хаттар, жеделхаттар, шарттар және еңбек келісімдерін) бөліп көрсетуге болады.

Іс қағаздарын жүргізу қарапайым және жедел болу тиіс, оның жұмысы фирма ішіндегі құжат – ҚР-ның мәдиниет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті Төрағасының 2003 жылғы 29сәуірдегі №33 бұйрығының талаптарына сәйкес жасалған және үйымның жоғарғы лауазымды тұлғасы бекіткен «Іс қағаздарын жүргізу туралы» нұсқаулықпен белгіленеді.

Іс қағаздарын жүргізуге жауапкершілік басшының бірінші орынбасарына немесе бойынша құрылымға сәйкес нақты орындаушыға жүктеледі және жеке еңбек шартында белгіленеді.

Мемлекеттік стандарттар.Ұйым, мекеме, кәсіпорын қызметінің іс әрекеттері, әртүрлі құжаттаманың жүйелерде бейнеленеді, бірақ оның ішінде жалпы кең тараған жүйесі болып Ұйымдастырушылық - өкімдік құжаттаматабылады. Құжаттаманың бұл жүйесі мемлекеттік, мемлекеттік емес органдардардың барлығында ҚР мемлекеттік стандарт 1042-2001 ҚР мемлекеттік стандарты «Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» негізінде сәйкес жүргізіледі.

---

ҚР СТ1042-2001

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ МЕМЛЕКЕТТІК СТАНДАРТЫ

---

ҰЙЫМДАСТЫРУШЫЛЫҚ-ӨКІМДІК ҚҰЖАТТАМА

1.5. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар
Енгізілген күні 2002.01.01.

1 Қолдану саласы

1. 
   Осы стандарт ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттаманың жіктеу жүйесінде ескерілген ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттарға таралады: әкімшілік және ұйымдастырушылық мәселелердің, сонымен қатар ұйымдардың қызметін басқару, әрекеттестік, қамтамасыздандыру және реттеу мәселелерінің шешімін бекітетін қаулылар, өкімдер, бұйрықтар, шешімдер, хаттамалар, актілер, хаттар және басқалар (ілгеріде – құжаттар).
   
2. 
   Стандарт:
   

• 
  құжаттардың деректемелерінің құрамын;
  
• 
  құжаттардың деректемелерін ресімдеуге қойылатын талаптарды;
  
• 
  бланкілерге және құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптарды;
  

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген бланкілерді дайындау, есепке алу, пайдалану және сақтауға қойылатын талаптарды белгілейді.

3. 
   Осы стандарттың ережелері:
   

• 
  Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдары мен ұйымдарында;
  
• 
  Қазақстан Республикасы барлық меншік нысанды және ұйымдастырушылық –құқықтық нысанды, кәсіпорындары мен ұйымдарында соның ішінде шетелдік қатысы бар заңды тұлғаларында қолдануға жатады.
  

Ресми басылым
ҚР СТ 1042-2001

2 Нормативтік сілтемелер

2.1 Осы стандартта келесі стандарттарға сілтемелер қолданылған ҚР СТ 989-96 Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы. Техникалық талаптар

МЕМСТ 9327-60 Қағаз бен қағаз бұйымдары. Тұтынушылар форматы.

3 Анықтамалар

Бұл стандартта 1037 ҚР СТ сәйкес терминдер мен анықтамалар қолданылады.


Бақылау сұрақтары

1. 
   ҚБЖ туралы түсінік
   
2. 
   Құжаттардың бірыңғай жүйесі және стандарттау
   
3. 
   ҚБЖ мемлекеттік үлгіқалыптар
   

6. тақырып «Формуляр – үлгі және оның негізгі бөліктері»

Құжаттардың деректемелерінің құрамы:бланкілердегі деректемелердің орналасуы Қазақстан Республикасының мәдениет, ақпарат, және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі 33 бұйрығымен белгіленген. Реквизит латын тілінен аударғанда талап етілген , қажет етілген деген мағынаны білдіреді. Қазақстан Республикасынла қазір ең жоғарғы жиынтық 27. Олар мыналар:

1. 
   Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасы;
   
2. 
   ұйым нышаны немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі);
   

---

3. 
   жоғары тұрған органның ресми атауы;
   
4. 
   ұйымның ресми атауы;
   
5. 
   ұйым туралы анықтамалық деректер;
   
6. 
   құжат түрінің атауы;
   
7. 
   құжаттың күні;
   
8. 
   құжаттың тіркеу нөмері;
   
9. 
   кіріс құжатының тіркеу нөмірі мен күніне сілтеме;
   
10. 
    құжаттың құрылған немесе басылып шығарылған жері;
    
11. 
    құжатқа қолжеткізуді шектеу белгісі;
    
12. 
    хат алушы;
    
13. 
    құжатты бекіту белгісі;
    
14. 
    бұрыштама;
    
15. 
    мәтіннің тақырыбы;
    
16. 
    бақылау туралы белгі;
    
17. 
    құжаттын мәтіні;
    
18. 
    қосымшасы бары туралы белгі;
    
19. 
    қойылған қол;
    
20. 
    құжаттың келісілу белгісі;
    
21. 
    құжаттың келісілу рұқсатнамасы;
    
22. 
    мөр;
    
23. 
    көшірменің куәландырылғаны туралы белгі;
    
24. 
    орындаушы туралы белгі;
    
25. 
    құжаттың орындалуы және іске бағытталуы туралы белгі;
    
26. 
    құжаттың ұйымға келіп түскен туралы белгі;
    
27. 
    құжаттың электронды көшірмесін сәйкестендіргіш.
    

1. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы құжат бланкісінде Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері туралы заңдарына және Қазақстан Республикасы Мемлекеттік ҚР СТ 989 – 96

« Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы. Техникалық талаптары. Стандартының талаптарына сәйкес орналастырылады.

3. 
   Эмблема, логотип немесе тауар белгісі ( қызмет көрсету белгісі)
   

4. 
   бланкіге ұйымның құрылтайшылық құжаттарына сәйкес көшіріліп салынады. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген бланкіге эмблема т.б. салынбайды.
   

3. Жоғары тұрған органның ресми атауы

4. Ұйымның ресми атауы, ұйымның қысқартылған атауы тиісті нормативтік құқықтық актілерде және толық атауынан төмен жақша ішінде жазылады. Ұйым филиалының, бөлімшелерінің атаулары, олар құжаттың авторы болған жағдайда ғана келтіріледі және толық атауынан тмен жақша ішінде жазылады.

---