ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 27.04.2024
Просмотров: 27
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
4. При получении обращения посредством I-net – приемная вводится номер, присвоенный при регистрации на сайте.
5. Фиксируется дата создания документа.
6. Кому передано обращение для определения отдела дальнейшего рассмотрения.
7. Графа «Краткое содержание документа» - изучается текст обращения и фиксируется основной вопрос, в решении которого заявитель просит предоставить ему помощь.
8. В графе «Примечание», при желании заявителя, может ставиться отметка о получении ответа в какой-либо форме – на электронную почту, на почтовый адрес, указанный в тексте и т.д.
9. Проставляется дата получения документа.
10. Производится прикрепление к РК электронной версии документа.
При получении обращения посредством пересылки из других организаций осуществляется заполнение карточки сопроводительного документа. В него входит:
-
наименование организации, передавшей обращение; -
краткое содержание сопроводительного письма; -
номер сопроводительного письма; -
дата документа; -
кто подписал; -
количество листов.
Также, в РК существуют изменяемые реквизиты, которые заполняются автоматически – это дата создания документа и номер документа, присвоенный ему при регистрации в принимающей организации.
После заполнения реквизитов, на самом документе распечатывается штамп из системы с его уникальным номером.
Следующим этапом, после распределения документов по отделам, является проставление резолюции, в которой указывается фамилия и инициалы начальника и помощника прокурора отдела из предложенного списка, которые будут осуществлять рассмотрение обращения.
По контрольным обращениям граждан, заводятся надзорные производства (НП).
При создании НП, в регистрационной карточке обращения, создается электронная версия НП, начиная с номера 101. Также, он включает в себя номер отдела, в котором заведено и будет храниться данное надзорное производство, и год создания – «09-101-2019». В начале года, при регистрации новых НП, нумерация начинается сначала. В случае если на одного корреспондента заведено два или более НП, то по решению прокурорского работника и с согласия начальника подразделения, ему присваивается номер, заведенный ранее других. При подшивке данного НП документы располагаются в хронологической последовательности
, листы пронумеровываются заново. Также, существует журнал, в котором фиксируется номера созданных надзорных производств в хронологическом порядке, дата создания, физическое или юридическое лицо, в отношении которого оно заведено.12
При рассмотрении обращения, создается новая РК для исходящего документа. Она включает:
-
Кто создал документ; -
Краткое содержание документа; -
Кто подписал документ; -
Состав – количество страниц; -
Дата создания документа; -
Номер документа, присвоенный ему в системе АИК «Надзор»; -
Электронная версия документа; -
Вложение в НП; -
Связка с основным обращением, на который дается ответ или уведомление.
Таким образом, система АИК «Надзор» является главным помощником работников органов прокуратуры, позволяющая экономить время, производить работу с электронными версиями документов, осуществлять поиск документа по заданным критериям, осуществлять контроль движения документа в организации, получать отчеты по документам, стоящих на контроле, и справку об объеме документооборота за нужный период.
2.4 АРМ «Статистика» (для статистической отчетности)
Целью формирования ведомственной статотчетности в органах прокуратуры РФ является представление в установленном порядке Генпрокурору РФ, руководителям и работникам органов прокуратуры РФ достоверных статистических данных о результатах деятельности органов прокуратуры, а также последующее использование этих данных для совершенствования деятельности органов прокуратуры, повышения качества информационно-аналитической работы.
Показатели отчетности формируются на основании инструкций по составлению отчетности, дополнений и изменений к ним. Каждый показатель может быть использован в последующей статобработке. Многие показатели рассчитываются на основе значения показателя за предыдущий период, в связи с этим большая часть показателей дается нарастающим итогом. Технология обработки статинформации рассматривается как совокупность технологических операций, выполняемых в определенной последовательности различными субъектами ведомственной статистики, над характеризующими объекты статистики данными, содержащимися в отчетных статформах или сведенными в базы данных статпоказателей.
13
Типичной для современного состояния организации статистики в органах прокуратуры является ручной способ внесения первичной статотчетности в персональный компьютер с использованием специализированного программного средства. Автоматизация деятельности субъектов статистики на этом технологическом этапе обеспечивает процесс вычислений, контроль вводимых данных и других рутинных операций, повышая эффективность работы и производительность труда, минимизирует вероятность появления ошибок и долю рутинной составляющей в деятельности сотрудников органов прокуратуры.
Накопленная статинформация является необходимой исходной информацией для формирования регламентных форм отчетности или регламентной выдачи - форм, содержащих укрупненные статпоказатели в тех или иных разрезах. Форма и способы формирования регламентных выдач определяются соответствующими организационно-распорядительными документами и инструкциями. На базе собранной и накопленной в специализированном хранилище статинформации осуществляется аналитическая работа различной направленности. Для этого используются те же механизмы, что и для формирования регламентных выдач.
Основными механизмами, используемыми для организации контроля полноты, достоверности и целостности статинформации, являются: форматный контроль данных и логический контроль данных. Форматный контроль вводимых данных обеспечивает проверку соответствия формата представленных статданных по конкретной форме статотчетности утвержденному шаблону. Кроме того, проверяется формат представления данных по каждому показателю. Логический контроль вводимых данных связан с каждой формой статотчетности и имеет собственную логику контроля показателей. Процесс выполнения логического контроля выполняется на всех стадиях обработки статданных: при ручном вводе значений показателей и при загрузке данных из файлов с данными.
Вопросы повышения эффективности обработки ведомственной статотчетности отражены в распоряжении первого заместителя Генпрокурора РФ от 15.11.2007 N 183/85р "О порядке использования специального программного обеспечения при подготовке и представлении статистических отчетов в электронном виде", которым предписывалось внедрение программного обеспечения "АРМ-Статистика" в центральном аппарате Генпрокуратуры РФ и в прокуратурах регионального звена.
С целью дальнейшего внедрения "АРМ-Статистика" в прокуратурах районного звена издано распоряжение первого заместителя Генпрокурора РФ от 05.02.2010 N 47-85р, которым утверждено Положение по использованию специального программного обеспечения "Автоматизированное рабочее место "Статистика Генеральной прокуратуры Российской Федерации" при подготовке и представлении статотчетов в электронном виде.
С использованием АРМ готовятся статотчеты: государственного статнаблюдения - формы статотчетности, утвержденные Росстатом; ведомственного статнаблюдения и дополнительно вводимые формы статотчетности, утверждаемые Генпрокурором РФ; межведомственного статнаблюдения - вводимые в соответствии с формами статотчетности, утверждаемыми совместными приказами Генпрокурора РФ и руководителей правоохранительных органов.
Статотчеты представляются подразделениями центрального аппарата Генпрокуратуры РФ, прокуратурами регионального звена в порядке и сроки, установленные действующими нормативными правовыми документами. На всех этапах обработки программно контролируется допустимость значения каждого показателя.
Направления аналитической обработки статистической информации связаны с процессами получения аналитической информации из базы данных и подсистемами формирования запросов различного вида.
Во многих прокуратурах субъектов РФ сформированные с помощью "АРМ-Статистика" выходные данные в электронном виде размещаются в локальной сети на диске общего доступа и дают возможность работникам аппарата прокуратур использовать их в практической работе при анализе различных направлений деятельности органов прокуратуры. Выходные данные, сформированные в электронном виде с помощью "АРМ-Статистика", размещаются также в сети Генпрокуратуры РФ ИСОП, регулярно записываются на электронные носители информации и направляются для использования в работе в прокуратуры регионального звена.
2.5 АИС «Архивное дело ОП» (автоматизация архивного хранения)
АИС «Архивное дело ОП», предназначенная для автоматизации процессов делопроизводства по ведению номенклатуры дел, формированию, оформлению дел, систематизации и приему дел на архивное хранение.
Система охватывает архивное хранение номенклатурных дел и организационно-распорядительных, кадровых и бухгалтерских документов. Разработка подсистемы базируется на концепции функционирования единого хранилища документов, единства системы учета и отчетности. Подсистема автоматизирует деятельность прокуроров, сотрудников архивных отделов и делопроизводственных отделов прокуратур.
Информатизация архивного дела - многосторонний процесс, включающий методические и нормативные разработки, экспериментальные работы, создание программного обеспечения, обучение, внедрение, планирование работ и т.д. сердцевиной информатизации являются информационные технологии (ИТ). В свою очередь информационная технология не сводится только к наличию в компьютере программного обеспечения. Это - также и весь комплекс вопросов, связанных с его эффективным использованием: способы и режимы работы с программами, определение и подбор специалистов (их квалификация, специализация и полномочия), организационные формы разнообразного применения ПО, его сопровождение (поддержка в рабочем состоянии, модернизация), планирование ввода информации (последовательность, полнота), эффективное использование результатов машинной обработки данных.
На современном этапе информатизация архивов должна способствовать расширению доступа (в том числе удаленного, то есть через глобальные компьютерные сети) к документной информации, появлению дополнительных возможностей научного анализа информационных богатств архивов, созданию нового инструментария архивной эвристики, новых форм издания документов и справочников на нетрадиционных носителях (прежде всего СD-ROM и DVD), интеграции информационных ресурсов архивов в мировые глобальные сети.
К объектам информатизации работы государственного архива относятся:
-
информатизация комплектования архива и экспертиза ценности документов; -
создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива с целью совершенствования процесса поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.); -
комплектование, хранение и поиск документов на машиночитаемых носителях, создаваемых в учреждениях-источниках комплектования государственного архива; -
учет документов архива и контроль обеспечения сохранности документов; -
информационно-справочная работа, контроль исполнения запросов, поступающих в архив от учреждений, исследователей и граждан; -
контроль внедрения автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях-источниках комплектования государственного архива.14
Достаточно сложной задачей является разработка программного обеспечения для архивов. Система архивных учреждений в России в силу своей малочисленности и зависимости от государственного бюджета (то есть бедности) не является рынком. Архивное дело является централизованным, и, следовательно, программное обеспечение должно обеспечивать высокий уровень форматной совместимости, что приводит разработку специализированных программ в индивидуальный заказ.
Исходя из этих объективных условий, можно определить два варианта решения проблемы программного обеспечения:
Использование промышленным образом произведенного продукта.
Создание собственных программных разработок.
В силу перечисленных выше причин, второй вариант получил наиболее широкое распространение. Практически одновременно с приобретением техники в архивных учреждениях начинают создаваться программы по основным направлениям деятельности государственных архивов, прежде всего по учету документов на уровне фонда.
