Файл: Среднее профессиональное образование.pdf

• отредактировать текст и проверить правописание;
• оформить текст соответствующим образом;
• напечатать текст или отправить его по электронной почте.
Как набирают текст более или менее понятно, главное — при- выкнуть к расположению клавиш на клавиатуре. Зачем сохранять текст на диске тоже понятно: чтобы можно было им воспользоваться еще раз. Печать тоже не вызывает особых вопросов.
А вот редактирование — что это такое? Ну конечно, это воз- можность вносить различные изменения и поправки любого рода в текст. Скажем, убирать или добавлять отдельные слова, или це- лые предложения, проверять орфографию встроенными програм- мами (такие программы называются спеллерами или спелл-чеке- рами), не выходя из редактора.
Ну, а что же понимается под оформлением текста? Это зада- ние на странице полей для печати текста, оформление каждого абзаца определенным образом, выбор шрифта для заголовков и основного текста, задание колонтитулов или колонок и многое другое.
Рассмотрим основные приемы работы в текстовом редакторе на примере MS Word-2000, предполагая, что у вас есть опреде- ленный опыт общения с текстовыми редакторами.
4.2. ОСНОВЫ РАБОТЫ ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРА
MS WORD-2000
Для работы с Microsoft Word нужна среда Windows, поскольку
Word является Windows-приложением. После запуска Word на эк- ране появится стандартное окно Windows-программы, имеющее строку меню, панели инструментов, строку состояния и другие основные элементы Windows-окна.
Для запуска текстового редактора можно воспользоваться ко- мандой Программы из главного меню Windows {Пуск/Программы/
Microsoft Word). В скобках мы будем указывать последовательность действий пользователя.
Хотя этот способ запуска программы является самым распро- страненным, существуют и другие способы: скажем, нажатие на кнопку из панели инструментов MS Office, если эта панель видна на вашем экране. Удобным средством запуска любой про- граммы является ее пиктограмма (ярлык) на рабочем столе.
Это интересно
Одна и та же операция в Word может выполняться, как пра-
вило, тремя-четырьмя способами. Ноу каждого пользователя обыч-
но есть один-два любимых приема работы.
94
Рис. 4.1. Окно текстового редактора MS Word
После запуска программы откроется окно с пустым текстовым полем, в котором можно немедленно набирать текст (рис. 4.1).
Если воспользоваться командой Создать меню Файл, то про- грамма предлагает другую возможность создания документов —
использование Шаблонов-образцов (рис. 4.2).
Рис. 4.2. Шаблоны-образцы для создания документов
95

Шаблоны-образцы представляют собой пустые заготовки доку- ментов с заданными стилями оформления либо подобия бланков,
имеющие расширение dot. По умолчанию используется шаблон normal.dot. Кроме того, имеются особые шаблоны, имеющие рас- ширение wiz (от слова wizard — колдун, чародей, мастер). Запус- тив такой шаблон можно создать довольно сложный документ —
календарь, резюме (рис. 4.3). В итоге получится образец, в котором каждый элемент уже стоит на своем месте, остается только запол- нить пустые поля.
В Word-XP для создания нового документа справа от текстово- го поля открывается дополнительная панель, где видны все воз- можные способы создания и открытия нового документа: по фай- лу, шаблону или иным способом.
В программе Word-2000 можно использовать новую возможность
«свободного ввода»: I-образный курсор мыши приобретает осо- бенные формы при перемещении над свободным пространством в документе.
Если в Word-97 для ввода данных на свободном месте страни- цы документа нужно предварительно позиционировать курсор та- буляцией или клавишей [Enter] (ввод), то в Word-2000 достаточно подвести к нужному месту I-образный указатель мыши и выпол- нить двойной щелчок. В зависимости от местоположения указате-
:н» г.** ст г коя i
Рис. 4.3. Календарь, созданный при помощи Шаблона-образца ля на странице рядом с ним отображается подсказка о том, какой из стилей форматирования будет применен — по центру, по ле- вому или правому краям.
Таким образом, свободный ввод, реализованный по типу Click and Type («щелкни и печатай»), позволяет значительно упростить процесс подготовки документов с желаемой компоновкой их ча- стей. Средство свободного ввода доступно только в режиме Раз-
метка страницы.
4.3. СОЗДАНИЕ НОВОГО ДОКУМЕНТА
Приступая к созданию документа желательно иметь открыты- ми две панели инструментов — Стандартная и Форматирование.
Обычно их открывает программа сама — по умолчанию. Для от- крытия дополнительных панелей инструментов нажмите правой кнопкой мыши на верхней панели с пунктами меню и левой кноп- кой выберите нужные панели инструментов.
Зададим режим представления документа — Обычный или Раз-
метка страницы (через пункт меню Вид), установим масштаб изображения — «По ширине страницы» (Вид/Масштаб или на- жатием кнопки на панели инструментов), установим курсор на первую строку страницы, перейдем, если нужно, на русский язык переключателем En/Ru и начнем набирать текст на клавиатуре.
На новую строку Word переносит курсор сам. В конце абзаца и только там нажимается клавиша [Enter]. Если нужен обрыв стро- ки внутри абзаца, нажмите комбинацию клавиш [Shift]-[Enter].
Принудительный конец страницы ставится комбинацией [Ctrl]-
[Enter].
Это интересно
Неразрывный пробел (к примеру, между инициалами и фамили-
ей, между знаком номера и самим номером) ставится комбинаци-
ей fShiftJ-fCtrlj-пробел. Включение режима фиксированных про-
писных букв производится нажатием клавиши [CapsLock], при этом
загорится индикатор CapsLock. Внимание! Не путайте с клави-
шей NumLock, включающей цифровую клавиатуру!
Если вы хотите набрать текст сразу каким-либо определенным типом и размером шрифта, выберите в окне Шрифт (Формат/
Шрифт) нужную гарнитуру и подходящий кегль (размер) шриф- та (рис. 4.4).
Если нужно вводить текст курсивом, нажмите клавиши [Ctrl]-I
(в сочетаниях клавиш используются буквы латинского алфавита),
Для полужирного шрифта [Ctrl]-B (bold — полужирный) или для подчеркивания [Ctrl]-U (underline — подчеркнутый). Возврат к нор-
96 97

Рис. 4.4. Окно форматирования шрифта мальному шрифту производится повторным нажатием этих же со- четаний клавиш на панели инструментов или клавишами
[CtrlJ-пробел.
Красную строку (абзацный отступ) можно выполнить нажати- ем клавиши [Tab] в начале строки.
Перед набором текста установим абзацный отступ и межстроч- ное расстояние. Для этого обратимся к меню Формат/Абзац. В от- крывшемся окне (рис. 4.5) устанавливаются параметры выравни- вания, первой строки, межстрочного расстояния и межабзацного интервала.
Это интересно • •*
Все это можно не делать перед набором текста: вы успеете
это сделать при форматировании набранного текста. А с другой
стороны, почему бы это ни сделать сразу, вдруг что-нибудь забу-
дется ?
Напомним, что при наборе текста переход с одной строки на другую производится компьютером автоматически без каких-либо специальных действий пользователя. Те разделы текста, которые надо пронумеровать, обязательно заканчиваем нажатием клави- ши [Enter].
98
Рис. 4.5. Окно форматирования абзаца
4.4. СОЗДАНИЕ И ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ
Для того чтобы систематизировать разнородную информацию,
удобно представить ее в виде таблицы. Таблицы используются для организации и представления информации в виде строк и столбцов.
В программе Word нет особой необходимости сначала вводить данные, а затем превращать их в таблицу, хотя и имеется такая возможность (Таблица/Преобразовать).
Проще сразу создать таблицу, щелкнув по кнопке Добавить
таблицу^\, после чего выбрать мышкой нужное количество строк и столбцов (рис. 4.6), правда, в зависимости от версии программы имеются определенные огра- ничения у этого способа.
Другой способ задания таблицы — командой
Таблица/Добавить/ Таблица (рис. 4.7).
Можно рисовать таблицы и карандашом из панели инструментов Таблицы и Границы.
После задания вида таблицы начинаем ее за- полнять. Для ввода информации в ячейки табли- цы щелкните на любой ячейке и начинайте вво- дить текст или числа. Для перехода на одну ячей-
Рис. 4.6. Выбор параметров таб- лицы
99

Рис. 4.7. Диалоговое окно Вставка таблицы
ку вправо пользуйтесь клавишей [Tab], для перемещения на одну ячейку влево — комбинацией [Shift]-[Tab]. С помощью клавиш управ- ления курсором или мыши тоже можно перемещаться по ячейкам.
К тексту таблицы применим любой тип форматирования. Со- держимое каждой ячейки рассматривается как отдельный абзац.
Для изменения расположения текста в ячейках щелкните по кноп- кам Выровнять по верхнему краю, Центрировать по вертикали, Вы-
ровнять по нижнему краю, расположенным на панели инструмен- тов Таблицы и границы (рис. 4.8).
Это интересно
Добавление новых строк в таблицу можно производить с ис-
пользованием соответствующих команд меню «Таблица», но про-
ще это сделать следующим образом: установите курсор в правую
нижнюю ячейку таблицы и нажмите клавишу [Tab] —- таблица
увеличится на одну строку. Таким образом, не надо
заранее задумываться о числе строк — сколько
надо, столько в ней и будет.
В случае, когда остались лишние строки —
удалите их, для чего выделите строки, которые надо удалить, и выберите команду Таблица/Уда-
лить/Строки. Можно воспользоваться ножни- цами из панели инструментов.
Для наложения цветного фона необходимо установить курсор в таблицу или выделить часть ячеек, затем в меню Формат выбрать команду
Границы и заливка, вкладку Заливка, устано- вить нужный цвет фона и нажать на кнопку
ОК (рис. 4.9).
Рис. 4.8. Панель форматирования текста таблицы
100
Рис. 4.9. Вкладка Заливка окна Границы и заливка
Если вы решили сделать линии таблицы невидимыми, то сразу после задания цвета фона, не нажимая кнопку ОК, перейдите на вкладку Граница и задайте тип границы Нет (рис. 4.10), и потом
Рис. 4.10. Задание параметров границ в таблице
101

Рис. 4.11. Выбор варианта автоформата таблицы уже нажимайте ОК. Этим вы сразу наложите цветной фон и сниме- те линии с таблицы.
Создание таблиц обычно не вызывает вопросов, а вот некото- рые приемы позволят работать эффективнее.
При создании таблицы удобно использовать режим задания ав- тоформата, вызываемый кнопкой Автоформат... в диалоговом окне
Вставка таблицы (рис. 4.11). Программа предлагает целый набор форматов таблиц, выбрать который поможет образец.
Таблицы могут отображаться на экране с линиями раздели- тельной сетки, от которых рябит в глазах, или без них. Чтобы спрятать линии сетки выберите команду Таблица/Скрыть сетку.
Для поворота текста внутри ячейки таблицы щелкните по кнопке Изменить направление текста [щП, которая расположена на панели инструментов Таблицы и границы (рис. 4.12) или в меню
Формат/Направление текста. Кстати, из этой же панели можно производить сортировку и выравнивать ширину и высоту строк.
Если навести курсор на таблицу, то в левом ее углу за конту- ром появится значок И, позволяющий мышью перемещать таб- лицу на новое место. Левый клик мыши по этому значку произво-
Рис. 4.12. Панель инструментов Таблицы и границы
Рис. 4.13. Контекстное меню таблицы дит выделение таблицы, а правый клик вызывает контекстное меню таблицы, позволяющее выполнять основные операции с табли- цами — Вырезать, Копировать, Вставить (рис. 4.13).
Для удаления содержимого таблицы (ее начинки) надо произве- сти выделение таблицы и нажать клавишу [Delete], при этом сама таблица не удаляется. Удаление таблицы целиком производится из меню Таблица/Удалить или командой Вырезать контекстного меню,
вызываемого правой кнопкой мыши.
4.5. СОЗДАНИЕ СПИСКОВ
Многие сведения, содержащиеся в документах, часто носят однотипный характер. Такие сведения целесообразно представлять в виде нумерованных или маркированных списков.
Для создания списка необходимо установить курсор в предпо- лагаемое место начала списка и вызвать диалоговое окно Список
из меню Формат или из контекстного меню (рис. 4.14).
Можно выбрать маркированный список, дающий маркиров- ку текста различными символами. В Word-97 перечень доступных значков для маркеров ограничен таблицей символов. В Word-2000
появились расширенные возможности оформления маркиро- ванных списков, позволяющие создавать списки с рисованными маркерами. В качестве маркера списка допускается использова- ние любого графического объекта или рисунка. Чтобы добавить в
список рисованные маркеры, достаточно выполнить команду
103 102

Рис. 4.14. Окно выбора вида списка
Формат/Список и на вкладке Маркированный нажать кнопку Рису-
нок, а затем на вкладке Рисунок выбрать один из вариантов рисо- ванного маркера (рис. 4.15).
Рис. 4.15. Выбор рисованного маркера в Word-2000 104
4.6. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕЧАТИ ДОКУМЕНТА
Нумерация страниц. Чтобы пронумеровать страницы докумен- та следует применить команду Номера страниц меню Вставка (рис.
4.16). Здесь выбираем, где будет стоять номер страницы — внизу или вверху страницы, а также как он будет располагаться по стро- ке. Номера могут быть помещены у наружного или внутреннего краев страницы, сверху или внизу.
Рис. 4.16. Окно нумерации страниц документа
Кнопка Формат переводит нас в следующее диалоговое окно —
Формат номера страницы (рис. 4.17). Для сквозной нумерации боль- ших документов, состоящих из нескольких файлов, предназначе- на секция Нумерация страниц (строка начать с...).
Это интересно
Нумерация страниц производится автоматически, значит, если
вы добавили в документ несколько страниц или удалили, можно не
беспокоиться о нумерации страниц.
Рис. 4.17. Формат номера страницы
105

Вставив номер в документ и не обнаружив его в тексте, не следует удивляться — в обычном режиме просмотра номера не видны. Чтобы их увидеть, надо перейти в режим разметки страни- цы. Тогда номера страниц будут видны в документе бледным се- рым цветом (как колонтитул), хотя при печати цвет номера будет нормальным черным.
Колонтитулы. Казалось бы, колонцифра (номер страницы) и колонтитул вещи родственные, тем не менее, для вставки колон- титулов следует использовать не меню Вставка, а меню Вид/Ко-
лонтитулы. Программа переносит нас в специальное окно колон- титулов, и открывается специальная панель Колонтитулы (рис. 4.18).
При этом цвет основного текста документа побледнеет, и текст станет недоступным.
Рис. 4.18. Добавление колонтитула в документ
В пунктирной рамке вводится содержание колонтитула, ска- жем, название документа, и форматируется набранный текст.
Переключение колонтитула с верхнего на нижний производится из панели Колонтитулы.
Если в колонтитуле должна находиться картинка, она встав- ляется командами Вставка/Рисунок. После окончания оформле- ния колонтитула не забудьте нажать кнопку Закрыть панели Ко-
лонтитулы, при этом восстанавливается активность основного текста.
Чтобы поменять колонтитул или колонцифру, дважды щелк- ните по ним мышью, а для удаления текста колонтитула просто удалите текст или номер страницы.
Задание параметров страницы. Установку полей страницы быс- трей всего задавать движками на координатной линейке в режиме
Разметки страницы или в режиме Предварительный просмотр.
Более точное задание параметров страницы производится из меню Файл командой Параметры страницы, при этом вызывается многостраничное окно установки параметров с несколькими вклад- ками (рис. 4.19)
106
Рис. 4.19. Установка параметров страницы
На первой вкладке Поля задается расстояние текста от краев страницы, а также поле для переплета и расстояние от края до колонтитула. В рамке Образец сразу видно, как будет выглядеть страница.
Это интересно
В случае, когда вы хотите напечатать текст на обеих сторо-
нах стандартной бумажной страницы, не забудьте поставить
галочку в строке «Зеркальные поля».
Альбомная (горизонтальная) ориентация листа устанавливает- ся на вкладке Размер бумаги.
Подгонка страниц. Наверное, вы замечали, что иногда после- дняя строка документа или, что еще хуже, подпись оказываются на отдельной странице документа. Чтобы справиться с этой про- блемой, выберите команду Файл/Предварительный просмотр и
Щелкните по кнопке Подгонка страниц панели инструментов режима Предварительный просмотр. Word просмотрит весь доку- мент и немного изменит параметры текста (уменьшит размер шрифта) с тем, чтобы несколько непоместившихся строк текста или подпись оказались на предыдущей странице.
Печать документа. Не спешите отправлять документ на печать без предварительного просмотра, запускаемого одноименной кнопкой |___ или из меню Файл (Файл/Предварительный просмотр).
107