Файл: Среднее профессиональное образование.pdf

Этот режим очень наглядно показывает, не оторвался ли ваш заголовок от текста, правильно ли разделился текст на стра- ницы и не слишком ли пустая последняя страница. И вообще,
он позволяет оценить дизайн страницы или всего документа в целом.
И только теперь отправляйте документ на печать комбинаци- ей клавиш [Ctrl]-P (от слова print) или командой Файл/Печать
(рис. 4.20).
В диалоговом окне Печать можно задать, какие страницы пе- чатать — все или некоторые выборочные. Список страниц для пе- чати можно выбирать через запятую (5, 9, 13), а интервал через дефис (1-3), но можно и вместе — и списком и интервалом (1-3,
5-8, 12).
Это интересно
Возможна организация печати на двух сторонах листа, если
в списке «Вывести на печать» вместо «Все страницы диапазо-
на» задать сначала «Нечетные», а затем, перевернув пачку от-
печатанных страниц и вложив их в лоток принтера, — «Чет-
ные». Правда, желательно в окне «Параметры» поставить га-
лочку в строке «Обратный порядок», что позволит не пересор-
тировывать вручную отпечатанные с одной стороны листы бу-
маги.
Рис. 4.20. Окно Печать
4.7. СОХРАНЕНИЕ ТЕКСТОВОГО ДОКУМЕНТА
Если документ понадобится в будущем, его надо сохранить на лиске. Для этого выберем в меню Файл команду Сохранить или
нажмем клавишу [F12]. На экране появится диалоговое окно Со-
хранение документа (рис. 4.21).
В списке Имя файла введите имя документа, после чего на- жмите кнопку Сохранить Имена документов в компьютере имеют две части — собственно имя и расширение,
показывающее, в какой программе создан документ. Имя отде- ляется от расширения точкой. Как правило, пользователь не на- бирает расширение файла. И это не страшно, потому что ком- пьютер сам присвоит стандартный вид расширения той програм- мы, в которой вы работаете. Все документы, созданные в про- грамме Word, имеют расширение .doc — документ программы
Word.
После сохранения наш документ станет файлом. Файлом назы- вается поименованная область памяти на диске компьютера.
Это интересно
Имя файла может содержать до 255 символов, включая буквы
русского и латинского алфавитов, цифры от 0 до 9 и некоторые
символы пунктуации, скажем восклицательный знак (!), скобки (),
пробел. А вот двоеточие (:) использовать при задании имени
нельзя!
Рис. 4.21. Окно Сохранение документа
108 109

.
1
i
'!'•!
Обычно имя файла несет смысловую нагрузку. Программа Word предлагает пользователю первую строку сохраняемого документа в качестве имени, что не всегда удобно. Поэтому имя файла выбирают таким, чтобы по прошествии некоторого времени, едва взглянув на него, вы поняли, что за информация хранится в вашем файле.
4.8. РЕГУЛИРУЕМ ВИД ЭКРАНА
На первый взгляд экран программы Word, состоящий из мно- жества команд меню, пиктограмм и командных кнопок, может показаться таким же сложным, как пульт управления истребите- лем. Правда, экран программы можно изменять, в отличие от пуль- та истребителя.
MS Word позволяет отображать создаваемый документ различ- ными способами, изменяя его вид на экране. Проще всего это сде- лать одной из кнопок отображения режима, расположенных сле- ва от горизонтальной полосы прокрутки в нижней части экрана
(рис. 4.22). В Word-2000 существует четыре режима отображения: Обыч-
ный, Режим Web-документа, Разметка страницы и Структура.
Каждый режим хорош по-своему. Режим Обычный удобен при наборе и редактировании текста, но в этом режиме не видны поля документа, колонтитулы и номера страниц.
В режиме Разметка страницы вы увидите на экране документ точно в таком виде, в котором он будет напечатан. А режим
Структура пригодится в тот момент, когда вы не будете знать,
какое слово лучше написать и захотите посмотреть структуру до- кумента, чтобы привести свои мысли в порядок.
Отрегулировав вид экрана, можно открывать нужный документ.
Существует несколько весьма известных способов открытия соз- данного документа:
• нажать комбинацию клавиш [Ctrl]-О (в сочетаниях клавиш используются буквы латинского алфавита);
• щелкнуть по кнопке Открыть стандартной панели инстру- ментов ;
• выбрать команду Файл/ Открыть и выбрать Имя файла;
• выбрать один из четырех сохраненных последними файлов,
имена которых находятся в нижней части меню Файл.
Последний вариант удобно использовать, когда документ недав- но использовался и сохранялся. Прав- да, зачастую желательно отображать в нижней части меню не четыре докумен- та, а скажем, шесть-семь. Это можно просто изменить, увеличив число ви- димых, недавно сохраненных файлов.
Рис. 4.22. Кнопки переключе- ния режимов отображения
ПО
Рис. 4.23. Установка числа файлов, отображаемых в нижней части меню Файл
Чтобы увеличить число файлов, отображаемых в нижней части меню Файл, откройте любой документ, выберите команду Сервис/
Параметры и щелкните на корешке Общие. Рядом с флажком По-
мнить список из... установите число файлов, но не более девяти,
имена которых будут видны в нижней части меню (рис. 4.23).
4.9. ЭКОНОМИМ ВРЕМЯ, РАБОТАЯ ЭФФЕКТИВНО
Для того чтобы заменить текст новым, совсем не обязательно сначала удалять текст, а потом вводить новый. Можно сделать удале- ние и замену одновременно: выделите текст, который хотите заме- нить, и начните набирать новый, при этом старый текст удалится.
Кстати, существуют приемы быстрого выделения текста:
• для выделения строки текста выполните щелчок левой кноп- кой мыши слева от строки (курсор при этом примет вид накло- ненной в правую сторону стрелки);
• двойной щелчок слева от абзаца или тройной щелчок внутри абзаца выделят весь абзац текста;
• тройной щелчок слева от текста выделит весь текст полностью.
Все мы когда-либо меняем свои намерения. И если возникает необходимость восстановить фрагмент текста, который перед этим был удален, можно воспользоваться одним из трех способов:
111

• нажмите комбинацию клавиш [Alt]-[Backspace];
• выберите команду Правка/Отменить ввод;
• щелкните по кнопке Отменить ввод
Это интересно
При наборе текста старайтесь избегать случайного нажатия
клавиши [Insert] ([Ins]), регулирующей режимы «Вставка/Замена».
В текстовом редакторе режим «Вставка» является основный и уста-
новлен по умолчанию. В этом режиме набираемый текст как бы
раздвигает слова уже существующего текста. Случайное нажатие
клавиши [Insert] приводит к смене режима «Вставка» на режим
«Замена», в котором Word не раздвигает текст, а вводит новый,
удаляя при этом букву за буквой старого текста. Такие действия
программы могут запросто поставить вас в тупик.
Начать новую страницу можно несколькими способами. Удоб- но использовать вставку жесткого разделителя страниц. Это мож- но выполнить командами Вставка/Разрыв или одновременным нажатием клавиш [Ctrl]-[Enter].
Вставка жесткого разделителя работает так же, как обычная разбивка на страницы, но с одним исключением: вы сами реша- ете, в каком месте будет начата новая страница. Нажатие клавиш
[Ctrl]-[Enter] вводит в ваш документ символ перехода к новой странице, который с этого момента все время находится на этом месте, создавая переход к новой странице независимо от того,
как вы измените текст предыдущих страниц. Удаляется жесткий разделитель нажатием клавиш [Delete] или [Backspace].
4.10. АВТОКОРРЕКЦИЯ ОШИБОК, РАСШИФРОВКА
СОКРАЩЕНИЙ И ПОИСК В СЛОВАРЯХ
В текстовом редакторе существует режим автозамены (AutoCorrect),
позволяющий экономить время. Этот режим включает в себя спи- сок самых распространенных ошибок или опечаток с правильны- '
ми вариантами написания слов. Если в набираемом тексте встре- чается слово из такого списка ошибок, Word автоматически ис- правит это слово на правильное, создавая иллюзию безошибоч- ного набора текста. Например, если наберем слово «итти», ком- пьютер автоматически его поменяет на слово «идти». А набор сим- волов :| заменится на значок ©.
Список AutoCorrect можно легко расширить, добавив ошиб- ки, свойственные именно вам. Можно также ввести список сокра- щений, свойственных вашей организации. Скажем, если название организации звучит как финансовая группа «Омега», в список
112
AutoCorrect удобно ввести сокращение фго. И вся- кий раз, когда в тексте вы наберете фго, оно будет автоматически заменено на фразу финансо-
вая группа «Омега».
Чтобы добавить слово в словарь AutoCorrect,
выполните следующие действия. *
Выберите команду Сервис/Автозамена (рис. 4.24).
На экране появится диалоговое окно Авто- ^
и с
- 4-24. Выбор
замена (AutoCorrect), как на рис. 4.25. команды Автоза-
В поле Заменить введите те символы, кото-
м е ш
рые вы часто вводите неправильно, или аббревиатуру, например
фго;
В поле На введите правильное слово или расшифровку аббре- виатуры — финансовая группа «Омега»;
Щелкните по кнопке Добавить и ОК.
Иногда бывает трудно сразу подобрать подходящее слово. Вме- сто того чтобы прерывать работу для поиска в словаре, можно воспользоваться встроенным в программу словарем синонимов
(Thesaurus). Чтобы начать работу со словарем синонимов, устано- вите курсор на слове, которое вы хотите заменить, нажмите комби- нацию клавиш [Shift]-[F7] или выберите команду Сервис/Язык/Теза-
урус ... На экране появится окно Тезаурус (рис. 4.26).
Рис. 4.25. Диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect)
113

Рис. 4.26. Диалоговое окно Тезаурус (Thesaurus)
В списке Значения щелкните на самом близком значении ваше- го слова. Для замены текущего слова на одно из предложенных выберите в списке Заменить синонимом нужное слово и щелкни- те по кнопке Заменить.
4.11. НАДПИСИ В ТЕКСТЕ
Надписи в тексте могут оформляться не только обычным фор- матированием, но и с применением специальных приемов. При задании команды Вставка/Надпись на экране появляется рамка, в которую можно вставить любой текст в виде надписи и оформить
Рис. 4.27. Окно форматирования надписи
114
Рис. 4.28. Изменение направления текста в надписи его. Можно произвести разнообразное обтекание введенной над- писи текстом (Формат/Надпись) (рис. 4.27).
Текст надписи можно поворачивать вправо и влево, для чего предусмотрена команда Формат/Направление текста, доступная тогда, когда выбрана рамка с надписью (рис. 4.28).
4.12. ВСТАВКА ОБЪЕКТОВ В ТЕКСТ
Рисунки, формулы, диаграммы и другие нетекстовые объекты вставляются в документ командами Рисунок и Объект в меню
Вставка (рис. 4.29). По этим командам программа предложит вы- брать формат рисунка или тип объекта и найти его на диске. В число фирменных объектов входят формулы редактора Microsoft Equation,
фигурный текст из редактора WordArt, графики и диаграммы из
Microsoft Graph.
Рис. 4.29. Окно вставки объекта
115

4.13. ВСТАВКА РИСУНКОВ В ДОКУМЕНТ
Все объекты вставляются из меню Вставка. Последовательность действий следующая:
• для ввода символов — Вставка/Символ;
• для ввода автофигур — Вставка/Рисунок/Автофигуры;
• для ввода рисунка — Вставка/Рисунок/Картинки.
Во всех случаях в открывающемся окне надо выбрать нужный символ, автофигуру или рисунок и дать компьютеру подтвержда- ющую команду. Форматирование вставленных объектов произво- дится аналогично форматированию надписи. Символы формати- руются как шрифты (Формат/Шрифт).
Файл документа, содержащего рисунок, занимает много места.
Уменьшить размер файла можно при помощи создания связи доку- мента с рисунком без сохранения копии рисунка в документе. В этом случае для отображения рисунка в документе Word каждый раз при открытии документа обращается к файлу рисунка.
Связанный объект. В случае со связанным объектом обновле- ние данных происходит только при изменении исходного фай- ла. Связанные данные хранятся в исходном файле. Конечный файл хранит только сведения о местоположении исходного файла и отображает представление связанных данных. Рекомен- дуется использовать связанные объекты, если важен размер файла.
Связь создается командой Правка/ Специальная вставка/Связать,
а удаление связей командой Правка/Связи.
4.14. ОФОРМЛЕНИЕ ФИГУРНОГО ТЕКСТА
Для создания художественного текста в Word встроена специ- альная программа WordArt, для вызова которой на панели инст- рументов Рисование предназначена кнопка Добавить объект
WordArt I. Можно также вызвать эту встроенную программу че- рез меню Вставка {Вставка/Рисунок/Объект WordArt). При этом открывается окно Коллекция WordArt (рис. 4.30).
В окне Коллекция WordArt выберем нужный стиль нашей надпи- си и нажмем кнопку ОК, после этого в открывшемся окне Изме-
нение текста WordArt введем текст самой надписи (рис. 4.31).
Если вы решили изменить набранный заголовок, дважды щелк- ните по нему, измените текст и нажмите кнопку ОК.
Для форматирования заголовка сделаем его активным (щелч- ком по нему левой кнопкой мыши), при этом по углам надписи и серединам сторон появятся маркеры в виде квадратиков. Прихва- тив мышью за эти маркеры, можно изменять ширину и высоту нашей надписи.
116
Рис. 4.30. Окно Коллекция WordArt
Рис. 4.31. Ввод текста надписи в WordArt
4.15. ВСТРОЕННЫЙ ВЕКТОРНЫЙ ГРАФИЧЕСКИЙ РЕДАКТОР
Панель Рисование (рис. 4.32) вызывает встроенный векторный графический редактор.
Главные особенности векторных графических редакторов хо- рошо видны при выборе кнопки со стрелкой Щ — Выбор объектов.
Этот инструмент позволяет выбрать любой элемент рисунка —
подвести курсор и щелкнуть мышью. Векторные «рисовалки» тем
117

Рис. 4.32. Панель Рисование
и отличаются, что каждый элемент доступен изменению в любой момент времени — удалению, увеличению, повороту, перетаски- ванию.
При выделении выбранного элемента у линий и стрелок по- явится по квадратику (маркеру) на концах; у овалов, квадратов,
текста или кривых — четыре квадратика (маркера) по углам ус- ловной области, в которую они заключены. Для выделения не- скольких элементов щелкайте по ним мышью при нажатой кла- више [Shift], а для снятия выделения с элемента надо щелкнуть мышью где-нибудь в стороне от него.
Операции редактирования в меню Правка применимы и к эле- ментам рисунка. Фигуры и линии можно перетаскивать, взяв за середину, а также изменять — сжимать или растягивать, взяв за любой узелок.
У всех линий и автофигур (рис. 4.33) имеется контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши, в котором самая важ- ная строка — «Формат автофигуры», позволяющая изменять свой- ства объекта.
Кнопка Свободное вращение позволит повернуть выделенную фигуру или линию на произвольный угол. При этом ее узелки, за которые производится поворот фигуры, окрасятся в зеленый цвет.
Другие повороты (зеркальные, повороты по вертикали и гори- зонтали) находятся в меню Действия/Повернуть/Отразить. И, что важно, повороты не искажают формы фигуры.
А вот кнопки Тень и Объем позволяют добавить третье измере- ние и сделают фигуру объемной.
Кнопка меню Действия фактически является главной в меню операций рисования. Верхняя ее секция занимается группировкой объектов, позволяющей объединить несколько фафических объек- тов в один. Благодаря группировке сложный рисунок можно пере-..
Рис. 4.33. Меню Автофигуры
118
носить по странице как единое целое, поворачивать или дефор- мировать его целиком. Команда Разгруппировать разделяет фуппу на отдельные элементы.
Встроенный фафический редактор позволяет выполнять еще целый ряд других операций.
4.16. КОЛОНКИ
В программе заложена возможность быстро оформить текст на странице в несколько колонок. Нажав на кнопку Столбцы в панели инструментов и выбрав нужное число колонок, можно сразу расположить текст в виде нескольких колонок.
Это интересно
Помните, что в обычном режиме просмотра никаких колонок
вы не увидите — они видны только в режиме разметки и при
предварительном просмотре.
Дополнительные возможности многоколонного размещения текста доступны с помощью команды Формат/Колонки (рис. 4.34).
В окне Колонки можно задать вертикальную разделительную ли- нию (разделитель) между колонками, а также сделать колонки различными по ширине.
Строка-список Применить в окне Колонки позволит оформить колонками не весь документ, а только выделенную часть либо текст от курсора до конца документа.
Рис. 4.34. Окно оформления текста в виде колонок
119

4.17. СНОСКИ
;
По команде Сноска в меню Вставка в текст помещается именно сноска — пояснения к тексту (рис. 4.35). Можно задать концевую снос- ку, при которой текст сноски будет располагаться в конце документа,
или обычную, когда сноска появится в конце текущей страницы.
После ввода текста сноски для возврата в исходное место текста необходимо сделать двойной щелчок по метке сноски.
Рис. 4.35. Задание сносок в тексте
С помощью концевых сносок создаются примечания, коммен- тарии и библиография к курсовым или дипломным проектам, а также научным работам.
4.18. БУКВИЦА
Для оформления первой буквы текста используется команда
Формат/Буквица (рис. 4.36). Эта команда забирает первую букву абзаца в рамку, для которой можно задать шрифт, размер и рас-
Рис. 4.36. Оформление первой буквы текста Буквицей
120
стояние до текста, а также позволяет выбрать положение буквицы в тексте — будет ли буквица стоять в тексте или же располагаться левее текста.
4.19. ЭЛЕКТРОННОЕ ПИСЬМО
Созданный текст можно отправить в виде электронного письма по электронной почте кнопкой Сообщение на панели инструментов.
Рис. 4.37. Отправка электронного письма из окна Word
Вы пишете письмо, оформляете его, вcтaвляeтe рисунки, про- веряете опечатки, а затем вводите команду Файл/'Отправить/'Со-
общение, и к панели инструментов прибавляются три строки для ввода адреса получателя (поле Кому), адреса для отправки копии и темы письма (рис. 4.37).
4.20. СТАТИСТИКА
Размер файла в байтах или килобайтах, как правило, ничего не говорит пользователю о размерах документа, поскольку боль- шую часть физического объема текстового файла программы Word может занимать оформление. Как же узнать размеры текста?
В программе Word есть две команды, способные нам это сообщить.
Во-первых, можно посмотреть, сколько слов содержит ваш до- кумент. Для этого выберите команду Сервис/Статистика и в от- крывшемся диалоговом окне вы увидите число строк, страниц,
слов и символов документа (рис. 4.38).
121

Рис. 4.38. Диалоговое окно Статистика
Рис. 4.39. Свойства текстового файла
Во-вторых, команда Свойства меню Файл вызывает многостра- ничное окно (рис. 4.39), которое дает более детальную информа- цию о текстовом файле: когда создан и изменен, каков его раз- мер, сколько времени затрачено, какова статистика документа.
4.21. АВТОСОХРАНЕНИЕ ТЕКСТА
На случай внезапного сбоя работы компьютера желательно за- дать автосохранение текста. Режим автосохранения задается ко-
122
Рис. 4.40. Задание времени автосохранения текста мандами Сервис/Параметры/Сохранение (рис. 4.40) с указанием временного интервала, скажем производить автосохранение тек- ста каждые 10 мин.
В этом же окне можно задать параметры доступа к файлу (пароли).
4.22. ЭЛЕКТРОННЫЕ ЗАКЛАДКИ
Находясь в середине длинного документа и решив взглянуть на
13-ю страницу, вы можете быстро «перепрыгнуть» туда, правда вам придется запоминать номер текущей страницы. В этом случае вам помогут электронные закладки. Точно так же, как вы исполь- зуете закладки в книге, чтобы переходить на нужное место, вы можете расставить невидимые (или видимые) электронные за- кладки в текстовый документ. Для постановки электронной зак- ладки необходимо установить курсор в нужном месте документа и выбрать команду Вставка/Закладка. На экране появится диалого- вое окно, как на рис. 4.41.
В поле Имя закладки вводится имя новой закладки, причем при наборе имени нельзя использовать пробел. Далее нажимается кноп- ка Добавить.
Из этого же окна можно перейти на поставленную закладку.
Чтобы попасть в отмеченное закладкой место документа, необ- ходимо выбрать команду Правка/Перейти или нажать клавишу [F5].
123