Файл: Среднее профессиональное образование.pdf

Рис. 6.2. Окно базы данных
В каждой базе данных имеется окно базы (рис. 6.2). В этом окне находится панель Объекты с кнопками Таблицы, Запросы, Фор-
мы, Отчеты, Страницы, Макросы и Модули. Окно базы также со- держит свою панель инструментов.
Следующий шаг — создание таблиц для хранения данных. К
основным объектам Access помимо таблиц относятся запросы, от- четы, формы, макросы и модули. Но надо помнить, что таблица —
основа базы данных, и все другие объекты зависят от данных таблиц.
Основные объекты базы данных Access можно создавать в ре- жиме Мастер и в режиме Конструктор.
6.4.1. Таблицы
Таблицы — это основные объекты любой базы данных, в кото- рых хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы и свойства). Все другие объекты (формы,
отчеты, запросы) зависят от данных таблиц.
Создание таблиц с помощью мастера производится путем вы- бора типовой таблицы («Сотрудники», «Заказы» и т.д.) и необхо- димых полей из типовой таблицы или нескольких типовых таблиц
(рис. 6.3). Выбранные имена полей можно редактировать. После ввода имени таблицы выбирается ключевое поле, позволяющее осуществлять связи между таблицами в базе данных.
При создании таблицы в режиме Конструктор выводится пус- тая структура таблицы, в которую необходимо ввести имена по-
168
Рис. 6.3. Создание таблицы базы данных в режиме Мастер создания таблиц
лей, указать типы данных в полях и задать размеры полей. В ниж- ней части бланка структуры таблицы задаются свойства полей таб- лицы, позволяющие изменять способы хранения и отображения данных (рис. 6.4).
Рис. 6.4. Создание таблицы базы данных в режиме Конструктор
169

Поля таблиц базы данных не просто определяют структуру базы — они еще определяют групповые свойства данных, запи- сываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже пе- речислены основные свойства полей таблиц баз данных на при- мере СУБД Microsoft Access.
Характеристики полей базы данных:
• имя поля определяет, как следует обращаться к данным это- го поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таб- лиц);
• тип поля определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;
• размер поля определяет предельную длину (в символах) дан- ных, которые могут размещаться в данном поле;
• формат поля определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;
• маска ввода определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);
• подпись определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля);
• значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);
• условие на значение — ограничение, используемое для про- верки правильности ввода данных (средство автоматизации вво- да, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты);
• сообщение об ошибке — текстовое сообщение, которое вы- дается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных дан- ных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение);
• обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;
• пустые строки — свойство, разрешающее ввод пустых стро- ковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, напри- мер к текстовым);
• индексированное поле — если поле обладает этим свойством,
то все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоря- ются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так,
что значения в записях будут проверяться по этому полю на нали- чие повторов, что позволяет автоматически исключить дублиро- вание данных.
Созданная таблица имеет вид, представленный на рис. 6.5. Па- нель инструментов позволяет производить ряд операций с данны-
170
Рис. 6.5. Таблица MS Access с данными ми таблицы, такими, как сохранение, печать, сортировка, филь- трация, поиск. Перед печатью таблицы необходимо установить параметры страницы и сделать предварительный просмотр.
6.4.2. Запросы
Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и пре- доставления их пользователю в удобном виде. С помощью запро- сов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию, а также преобразование данных по заданному ал- горитму, создание новых таблиц, автоматическое заполнение таб- лиц данными, импортированными из других источников, выпол- нение вычислений и многое другое. Для разных действий создают- ся запросы разных типов.
Запрос-выборка предназначен для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяет эти данные.
Запрос-изменение используется для изменения или перемеще- ния данных. К этому типу относятся: запрос на добавление запи- сей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы,
запрос на обновление.
Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.
Ряд запросов строятся с использованием мастеров. Возможно создание запросов следующих видов (рис. 6.6):
простой запрос, позволяющий выбирать поля из нескольких таблиц или запросов;
перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее значение, чис- ло элементов и значения других статистических функций, груп- пируя данные и выводя их в компактном виде;
повторяющиеся записи выполняют поиск одинаковых записей по какому-либо полю в таблице;
записи без подчиненных находят все записи, не имеющие соот- ветствующих записей в другой (связанной) таблице.
171

Рис. 6.6. Выбор вида запроса при создании нового запроса
После выбора Конструктора при создании запроса Access пред- лагается использовать бланк запроса по примеру QBE (рис. 6.7).
Для формирования условий отбора полезным является исполь- зование Построителя выражений, который запускается из контекст- ного меню, связанного со строкой Поле или Условие отбора на бланке запроса QBE (рис. 6.8). Особенно удобно пользоваться По-
строителем выражений при конкатенации текста — объединении в форме или отчете текстовых значений из нескольких полей.
При составлении выражений используется несколько простых правил. Во-первых, выражение имеет всегда логический тип, т.е.
его значение должно быть Да или Нет. В бланке запроса опускает- ся часть выражения, содержащая имя поля, потому что оно зада- но в той же колонке. Во-вторых, существуют определенные тре- бования к синтаксису выражения: имена полей заключаются в квадратные скобки, а символьные константы — в кавычки. Имя
Рис. 6.7. Бланк создания запроса QBE при создании запроса в Конструкторе
172 173

объекта базы данных (таблицы, формы или запроса) отделяется от имени поля восклицательным знаком. /
Окно построителя имеет четыре области со своими полосами прокрутки. В верхней области располагается создаваемое выраже- ние. Три нижние используются для выбора элементов. Они запол- няются по иерархическому принципу. Левая область содержит спи- сок всех источников данных для запроса. Средний список служит для показа элементов, входящих в выбранный объект из левого списка. На рисунке в левом списке указаны имя запроса (Запрос 1)
и имена таблиц и других объектов базы, а в средней части —
имена полей, входящих в этот запрос или таблицу (Фамилия, Имя).
Правый список служит для выбора объектов. Кнопки с символами математических операций позволяют быстро вводить соответству- ющие символы в выражение.
Кроме традиционных математических действий существует еще несколько специальных операторов.
BETWEEN AND заменяет знаки «больше или равно» и «мень- ше или равно». Например, условие BETWEEN 1981 AND 1984 эк- вивалентно условию >=1981 AND <=1984.
Знак «
А
» определяет возведение в степень.
Знак «&» используется для сложения данных символьного типа.
Для соединения можно использовать и более привычный знак «+».
Например, эквивалентны следующие три выражения: «Петров»,
«Петр» & «ов», «Петр» + «ов».
Оператор LIKE используется для создания масок при опреде- лении строк с неизвестными символами и требует дополнитель- ных специальных символов:
? — обозначает любой одиночный символ;
* — обозначает любую последовательность символов;
# — обозначает любую цифру;
[ ] — обозначает символ из определенного набора в квадрат- ных скобках, например [a-d] обозначает одну из четырех букв:
а, Ь, с или d. Восклицательный знак инвертирует смысл выраже- ния, заключенного в квадратные скобки: [!1-5] — исключает цифры от 1 до 5.
Также для построения условий отбора могут использоваться логические операторы: AND, EQV, OR.
6.4.3. Формы
Формы — это средства для ввода данных. Назначение форм —
предоставлять пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему нужно заполнять. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счет- чики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и т.п.)
для автоматизации ввода.
174
£
айл П:^ека Вид [ставка Формат Г^ПЕ-ИС
Tinre '.-< Roman I ч - .".' - Ж К Н. ^" =- 3 <3* * А, - щ* -
Рис. 6.9. Создание формы в режиме Конструктор
Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторя- ла оформление бланка, — это заметно упрощает работу наборщи- ка, снижает его утомляемость и предотвращает появление печат- ных ошибок. Формы могут содержать графики и диаграммы и иметь специальные поля с функциями. В Access существует несколько режимов создания формы: Автоформа, Мастер форм, Конструк-
тор форм.
Окно программы при работе в режиме Конструктор форм пред- ставлено на рис. 6.9. Причем самый простой способ создания фор- мы — Автоформа.
Форма позволяет вводить, просматривать, редактировать и печатать данные.
6.4.4. Отчеты
По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер).
В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специ- альные меры для группировки выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц,
служебная информация о времени создания отчета). Отчеты могут содержать данные из нескольких таблиц или запросов.
175

Можно создать отчеты следующих видов:
• простая распечатка из режима Таблицы или Формы, исполь- зуемая как черновой вариант отчета;
• детальный отчет — хорошо подготовленный отчет в наглн}д- ном удобном виде, включающий ряд дополнительных элементов;
• специальный отчет, позволяющий подготавливать, к приме- ру, почтовые наклейки и формы писем.
6.4.5. Макросы и модули
Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и явля- ются одним из средств автоматизации работы с базой.
Модули создаются средствами внешнего языка программиро- вания, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить функциональные нестандартные возможности, удовлет- ворить специфические требования заказчика, повысить быстро- действие системы управления, а также уровень ее защищенности.
Контрольные вопросы
1. Дайте определение СУБД.
2. Охарактеризуйте основные информационно-логические модели баз данных.
3. Дайте определение и характеристику реляционной базе данных.
4. Перечислите этапы обобщенной технологии работы с БД.
5. На какие категории делятся современные СУБД?
6. Перечислите возможности, достоинства и недостатки MS Access.
7. Назовите основные объекты СУБД MS Access.
8. В чем состоит особенность создания объектов баз данных MS Access в режиме Конструктор!
9. Каким образом производятся расчеты в базе данных MS Access?
10. Перечислите современные СУБД для корпоративного применения.
Глава 7
ЭЛЕКТРОННЫЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Для грамотного специалиста мало только хорошо работать —
нужно уметь наглядно представить результаты своего труда колле- гам, начальству, деловым партнерам. Это и предполагает созда- ние презентации, когда при выступлении используются различ- ные иллюстративные материалы.
7.1. СОВРЕМЕННЫЕ СПОСОБЫ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРЕЗЕНТАЦИЙ
Под презентацией подразумевается передача или представле- ние аудитории новой для нее информации, т. е. в общепринятом понимании презентация — это демонстрационные материалы для публичного выступления. Всем известно, что перспектива публич- ного выступления на многих просто наводит парализующий ужас,
а компьютерная программа создания презентации как раз и поз- волит не заучивать все выступление назубок, да и слайды презен- тации будут канвой вашего выступления.
Это интересно
praesento (лат.) — передаю, вручаю; "
present (англ.) — представлять.
Компьютерная презентация — это файл, в который собраны материалы выступления, подготовленные в виде компьютерных слайдов. При наличии проектора эти слайды можно проецировать на экран в увеличенном виде.
К достоинствам слайдовой презентации можно отнести:
• последовательность изложения. При помощи сменяющихся слайдов легко удержать внимание аудитории;
• возможность воспользоваться официальными шпаргалками. Презен- тация это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего — как расставить акценты, о чем не забыть;
177

• мультимедийные эффекты. Слайд презентации — это не про- сто изображение, в нем могут быть элементы анимации, аудио- и видеофрагменты;
• копируемостъ. Копии презентации создаются мгновенно, по- этому каждый желающий может получить материалы презента- ции на руки;
• транспортабельность. Дискета с презентацией гораздо ком- пактнее рулона плакатов, при этом файл презентации можно легко переслать по электронной почте или опубликовать в Ин- тернете.
Программы создания презентации по принципам работы на- ходятся где-то посередине между текстовыми редакторами и ре- дакторами векторной графики.
Основными инструментами для подготовки и показа презента- ций в мировой практике являются программы PowerPoint компа- нии Microsoft, CorelPresentations фирмы Corel и пакет StarOffice компании SterDivision GMBH.
Презентация представляет собой серию независимых страниц:
если текст и иллюстрации не помещаются на одной странице, то избыток не переносится на новую страницу, а теряется. Распреде- ление информации по страницам презентации производит пользо- ватель, при этом в его распоряжении имеется обширный набор готовых объектов. Самое важное в программе подготовки презен- тации — это не число необычных возможностей, а простота вы- полнения и степень автоматизации тех операций, которые прихо- дится выполнять чаще всего.
В пакет офисных программ MS Office фирмы Microsoft, наибо- лее популярный среди пользователей, входит программа созда- ния презентаций MS PowerPoint, позволяющая достойно подго- товиться к выступлению. С ее помощью можно создавать презен- тации различных типов: на экране, на слайдах и на бумаге.
•'• 7.2. ЗАПУСК ПРИЛОЖЕНИЯ MS POWERPOINT-2000
Запуск программы MS PowerPoint-2000 ничем не отличается от запуска любого Windows-приложения и осуществляется нажа- тием кнопок Пуск/Программы/MS PowerPoint или двойным щелч- ком мышью по ярлыку MS PowerPoint.
При запуске на экране появляется окно с предложением соз- дать презентацию разными способами (рис. 7.1) — с помощью мастера автосодержания, шаблона или на основе пустой презен- тации.
Несомненно, удобство всех приложений MS Office заключает- ся в единообразии представления пользовательского интерфей- са, поэтому интерфейс PowerPoint стандартен для операцион-
178
ной системы Windows. Для каж- дой создаваемой презентации открывается отдельное окно с меню и панелями инструментов
(рис. 7.2). Конкретный вид окна зависит от режима отображения документа, применяемого в дан- ный момент.
При стандартных настройках окно PowerPoint состоит из сле- дующих элементов: заголовок,
строка меню, панели инстру- ментов, рабочая область и стро- ка состояния.
В списке панелей инстру- ментов их насчитывается три- надцать. Внутри панелей ин- струментов собраны элементы управления, представляющие операции, выполнение которых
Рис. 7.1. Окно запуска PowerPoint необходимо при работе с презентациями. Управление отображе- нием панелей инструментов осуществляется в меню Вид/Панели
инструментов.
Рис. 7.2. Экранный интерфейс приложения PowerPoint
179

Приступая к созданию презентации, следует знать режимы просмотра редактора. PowerPoint предлагает шесть режимов ото- бражения документов, переключение между которыми произво- дится в меню Вид либо пятью кнопками в левой части горизон- тальной полосы прокрутки.
Обычный режим является основным рабочим режимом в про- цессе создания презентации (см. рис. 7.2). Удобство его заключает- ся в том, что он трехпанельный: в одной из панелей (слева) ре- дактируется текст слайдов и отображается их список; вторая па- нель служит для показа макета слайда (справа вверху); а третья панель позволяет вводить комментарии к нему и заметки (справа внизу).
Режим структуры является в некотором роде трансформацией обычного режима с утрированным выделением структуры пре- зентации. Им удобно пользоваться, когда докладчик надумает пе- реорганизовать порядок слайдов в презентации.
Режим слайдов концентрирует внимание докладчика на внеш- нем виде самого слайда. Им имеет смысл воспользоваться при корректировке размещения текста и графики для обеспечения наибольшей наглядности.
Режим сортировщика слайдов позволяет оценить вид презента- ции в целом. В нем на экране в миниатюре отображаются все слай- ды, следующие один за другим в нужном порядке.
Режим показа слайдов используется для предварительного про- смотра, репетиции готовой презентации, а также для реального показа готовой презентации.
В режиме страницы заметок утрированно выделена панель окна,
отвечающая за внесение заметок докладчика. Этот режим отлича- ется от прочих тем, что для него нет соответствующей кнопки в полосе прокрутки в правом нижнем углу рабочего экрана про- граммы.
7.3. СОЗДАНИЕ НОВОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Существуют следующие способы создания новой презента- ции:
• с помощью мастера автосодержания, предлагающего выб- рать в качестве исходного материала презентацию с определен- ным типовым содержанием и оформлением. Мастер автосодер- жания предоставляет несколько образцов презентаций на раз- личные темы;
• на основе предлагаемого шаблона оформления, определяю- щего его композицию, но не включающего содержание;
• используя пустую презентацию, или, иначе говоря, создавая документ с «нуля». .- .,.
:
,........ , ..<,
180 7.3.1. Создание презентации при помощи Мастера автосодержания
Этот способ создания презентации можно считать самым лег- ким, но самым стандартизованным. Мастер, как и большинство мастеров, задает вам вопросы, собирает тем самым необходимую информацию и предлагает на ее основе набор слайдов по указан- ной теме. Запуск мастера автосодержания производится из меню
Файл/Создать, затем на вкладке Общие следует выбрать Мастер
автосодержания и, следуя его указаниям, создавать презентацию
(рис. 7.3).
Рис. 7.3. Мастер автосодержания создания презентации
На первом этапе мастер предлагает выбрать вид презентации,
затем ее стиль, а потом производится оформление титульного листа.
PowerPoint создает образец презентации, в который затем можно добавить собственные слова и рисунки, и отображает его в режи- ме структуры.
7.3.2. Создание презентации на основе Шаблона оформления
Создание презентации на основе шаблона отличается от ис- пользования шаблонов в других приложениях офисного пакета,
скажем в Word. PowerPoint предлагает два вида шаблонов — Шаб-
лоны презентаций и Шаблоны оформления.
Шаблоны презентаций похожи на стандартные шаблоны в Word:
они носят названия «Бизнес-план», «Общее собрание», «Диплом»,
Эти шаблоны также содержат наиболее подходящие и принятые
181