ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 29.04.2024
Просмотров: 155
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Это интересно
Имена в Excel используются как абсолютные ссылки, т. е. яв-
ляются разновидностью абсолютной адресации, что удобно при
копировании формул.
Имена в Excel можно определять не только для отдельных яче- ек, но и для диапазонов (в том числе несмежных). Для присвое- ния имени достаточно выделить диапазон, а затем ввести назва- ние в поле имени. Кроме того, для задания имен диапазонов,
содержащих заголовки, удобно использовать специальную коман- ду Создать в меню Вставка/Имя.
Чтобы удалить имя, выберите его в списке и нажмите кнопку
Удалить.
5.10. РАБОТА СО СПИСКАМИ
При разработке таблиц данные удобно хранить в виде списка.
Список — это последовательность строк рабочего листа, содержа- щих данные. Все данные в столбце списка имеют одинаковый тип,
например текст в одном столбце и числа в другом.
Списки в терминах Excel часто называют базой данных. При этом столбцы в списке рассматриваются как поля базы данных,
заголовки столбцов являются именами полей, а каждая строка в списке представляет запись в базе данных. Конечно, таблицы Excel уступают по своим возможностям профессиональным системам управления базами данных, но для ведения небольших баз дан- ных (до нескольких тысяч строк) они вполне подойдут.
При организации списков в Microsoft Excel, как правило, не требуется каких-либо подготовительных операций по размещению данных, поскольку при выполнении таких операций, как поиск,
сортировка или подведение итогов, список обрабатывается как база данных автоматически. В некоторых случаях достаточно ука- зать на любую ячейку в списке.
Если же Excel не распознает вашу таблицу как список, исполь- зуйте следующие рекомендации по организации данных:
• не создавайте более одного списка на листе, поскольку неко- торые средства, такие, как фильтрация, при запуске обрабатывают один текущий список. При необходимости работать с несколькими списками размещайте каждый из них на отдельном рабочем листе;
• оставляйте по крайней мере один пустой столбец и одну пу- стую строку между списком и другими данными листа. Это необ- ходимо для автоматической идентификации списка при сорти- ровке, фильтрации и подведении итогов. Не стоит также разме- щать данные слева и справа от списка, поскольку они могут быть скрыты при фильтрации списка;
146
• заголовки столбцов следует создавать в первой строке списка.
Далее они будут использоваться в отчетах, а также для поиска и организации данных. Для выделения заголовков используйте
Шрифт, Выравнивание, Формат и Обрамление. Рекомендуется на- бирать заголовки столбцов прописными буквами;
• все ячейки столбца должны содержать однотипные данные.
С этой целью рекомендуется применять один формат для всех яче- ек столбца;
• не вводите пробелы перед содержимым ячейки, поскольку они влияют на порядок сортировки и результаты выполнения опе- рации поиска и фильтрации.
При работе со списками Excel предоставляет различные воз- можности и функции их обработки, которые становятся особен- но полезными при работе с большим количеством записей.
5.11. ПОИСК И СОРТИРОВКА ДАННЫХ
Для поиска данных воспользуйтесь командой Найти, которую можно вызвать из меню Правка или комбинацией клавиш [Ctrl]-[F].
В поле Что диалогового окна (рис. 5.15) необходимо ввести шаб- лон, по которому будет производиться поиск последовательности символов на рабочем листе. В шаблон поиска можно включать лю- бые буквы, цифры, знаки препинания. Кроме того, в шаблоне можно использовать символы подстановки «*» или «?». Символ «*»
означает, что на его месте в шаблоне поиска может находиться любая последовательность символов, а на месте «?» — любой еди- ничный символ. Например, если ввести в шаблоне «В*», то будут найдены все слова, начинающиеся на «В», а шаблону «Ию?ь»
соответствуют слова «Июнь» и «Июль».
Если вы знаете, в каких столбцах или строках находится нуж- ная информация, то процесс поиска можно значительно уско- рить. Для этого перед вызовом функции поиска выделите диапа- зон, например столбцы, в котором следует производить поиск данных. Если в книге отсутствует выделение ячеек или листов, то
Рис. 5.15. Окно поиска данных
147
выполняется просмотр всех ячеек текущего листа. Кроме того, в раскрывающемся списке Просматривать окна поиска можно за- дать направление поиска (по строкам или столбцам), а в поле
Область поиска указать элементы рабочего листа, в которых сле- дует искать данные: в формулах, значениях или примечаниях. Если при поиске необходимо различать строчные и прописные буквы,
установите соответствующий переключатель в окне поиска. Чтобы найти полную и точную копию содержимого поля Что, установи- те флажок Ячейка целиком.
Процесс поиска начинается после нажатия кнопки Найти да-
лее. Очередная ячейка, которая содержит удовлетворяющую шаб- лону последовательность символов, становится активной. Чтобы изменить направление поиска (например, вернуться к предыду- щей найденной ячейке), нажмите клавишу [Shift] и, не отпуская ее, кнопку Найти далее.
Если в окне поиска нажать кнопку Заменить, то произойдет переход в режим замены данных, который можно вызвать коман- дой Заменить в меню Правка или комбинацией клавиш [Ctrl]-[H].
Чтобы произвести замену данных, удовлетворяющих шаблону по- иска, заданному в поле Что диалогового окна замены, введите нужную последовательность в поле Заменить на. Для удаления ис- комых последовательностей нужно оставить поле Заменить на пус- тым. Непосредственная замена происходит при нажатии кнопки
Заменить. Если вы желаете выполнить замену в автоматическом ре- жиме по всему рабочему листу, используйте кнопку Заменить все.
Сортировка данных является достаточно частой операцией при работе со списками. С ее помощью можно поменять порядок строк в списке в соответствии с содержимым конкретных столбцов. Для упорядочения данных следует использовать команду Сортировка
из меню Данные. Сортировка вы- полняется на выделенном диапа- зоне данных, причем она может проводиться отдельно для каждой отмеченной области.
Поясним это на примере таб- лицы, содержащей фамилии со- трудников. Предположим, что стро- ки таблицы необходимо отсор- тировать по фамилиям сотрудни- ков. Установим курсор на любую ячейку списка и выполним коман- ду Данные/ Сортировка. В открыв- шемся диалоговом окне необходи- мо установить сортировку по воз- растанию для поля Фамилия И. О.
Рис. 5.16. Сортировка данных (рис. 5.16).
148
Рис. 5.17. Установка дополнительных параметров сортировки
После нажатия кнопки ОК выполняется сортировка выделен- ной области.
Как видно на рис. 5.16 в диалоговом окне сортировки можно указать до трех ключей, причем для каждого из них имеется воз- можность определить свой порядок сортировки. Кроме того, суще- ствуют дополнительные параметры сортировки, для установки ко- торых следует нажать соответствующую кнопку Параметры (рис. 5.17).
Можно указать специальный режим сортировки для первого клю- ча, а также установить режим сортировки не строк, а столбцов диапазона.
Это интересно
Полезно знать, что для сортировки данных предназначены кноп-
ки на панели инструментов. С их помощью задается поря-
док сортировки по возрастанию или убыванию значений. Ключом
сортировки в этом случае является столбец, в котором находит-
ся текущая ячейка.
5.12. АВТОВВОД ДАННЫХ
Для ускорения ввода данных в Excel, начиная с версии 7.0,
предусмотрен режим автоввода. При вводе текста в поле данных производится автоматическое сканирование значений ячеек, вве- денных в этот столбец ранее. Если соответствие найдено, то Excel предлагает автоматически поместить найденное содержимое ячейки в новую. Для подтверждения ввода достаточно просто нажать кла- вишу [Enter]. Кроме того, при вводе текстовых данных можно вос- пользоваться командой Выбор из списка, которая доступна из контекстного меню ячейки, вызываемого правой кнопкой мыши.
В результате под ячейкой ввода появляется список значений, ко- торые уже присутствуют в данном столбце. Этот прием также по- зволяет не тратить времени на ввод с клавиатуры текста, который был введен ранее.
149
Область поиска указать элементы рабочего листа, в которых сле- дует искать данные: в формулах, значениях или примечаниях. Если при поиске необходимо различать строчные и прописные буквы,
установите соответствующий переключатель в окне поиска. Чтобы найти полную и точную копию содержимого поля Что, установи- те флажок Ячейка целиком.
Процесс поиска начинается после нажатия кнопки Найти да-
лее. Очередная ячейка, которая содержит удовлетворяющую шаб- лону последовательность символов, становится активной. Чтобы изменить направление поиска (например, вернуться к предыду- щей найденной ячейке), нажмите клавишу [Shift] и, не отпуская ее, кнопку Найти далее.
Если в окне поиска нажать кнопку Заменить, то произойдет переход в режим замены данных, который можно вызвать коман- дой Заменить в меню Правка или комбинацией клавиш [Ctrl]-[H].
Чтобы произвести замену данных, удовлетворяющих шаблону по- иска, заданному в поле Что диалогового окна замены, введите нужную последовательность в поле Заменить на. Для удаления ис- комых последовательностей нужно оставить поле Заменить на пус- тым. Непосредственная замена происходит при нажатии кнопки
Заменить. Если вы желаете выполнить замену в автоматическом ре- жиме по всему рабочему листу, используйте кнопку Заменить все.
Сортировка данных является достаточно частой операцией при работе со списками. С ее помощью можно поменять порядок строк в списке в соответствии с содержимым конкретных столбцов. Для упорядочения данных следует использовать команду Сортировка
из меню Данные. Сортировка вы- полняется на выделенном диапа- зоне данных, причем она может проводиться отдельно для каждой отмеченной области.
Поясним это на примере таб- лицы, содержащей фамилии со- трудников. Предположим, что стро- ки таблицы необходимо отсор- тировать по фамилиям сотрудни- ков. Установим курсор на любую ячейку списка и выполним коман- ду Данные/ Сортировка. В открыв- шемся диалоговом окне необходи- мо установить сортировку по воз- растанию для поля Фамилия И. О.
Рис. 5.16. Сортировка данных (рис. 5.16).
148
Рис. 5.17. Установка дополнительных параметров сортировки
После нажатия кнопки ОК выполняется сортировка выделен- ной области.
Как видно на рис. 5.16 в диалоговом окне сортировки можно указать до трех ключей, причем для каждого из них имеется воз- можность определить свой порядок сортировки. Кроме того, суще- ствуют дополнительные параметры сортировки, для установки ко- торых следует нажать соответствующую кнопку Параметры (рис. 5.17).
Можно указать специальный режим сортировки для первого клю- ча, а также установить режим сортировки не строк, а столбцов диапазона.
Это интересно
Полезно знать, что для сортировки данных предназначены кноп-
ки на панели инструментов. С их помощью задается поря-
док сортировки по возрастанию или убыванию значений. Ключом
сортировки в этом случае является столбец, в котором находит-
ся текущая ячейка.
5.12. АВТОВВОД ДАННЫХ
Для ускорения ввода данных в Excel, начиная с версии 7.0,
предусмотрен режим автоввода. При вводе текста в поле данных производится автоматическое сканирование значений ячеек, вве- денных в этот столбец ранее. Если соответствие найдено, то Excel предлагает автоматически поместить найденное содержимое ячейки в новую. Для подтверждения ввода достаточно просто нажать кла- вишу [Enter]. Кроме того, при вводе текстовых данных можно вос- пользоваться командой Выбор из списка, которая доступна из контекстного меню ячейки, вызываемого правой кнопкой мыши.
В результате под ячейкой ввода появляется список значений, ко- торые уже присутствуют в данном столбце. Этот прием также по- зволяет не тратить времени на ввод с клавиатуры текста, который был введен ранее.
149
Рис. 5.18. Окно Автозамена
Как и Microsoft Word, Excel благодаря режиму автозамены мо- жет автоматически исправлять опечатки при наборе текста. На- пример, если ввести в ячейку текст «докмент», то Excel автомати- чески заменит его на «документ». Добавить или изменить элемен- ты и параметры автозамены можно с помощью команды Автоза-
мена в меню Сервис (рис. 5.18). Более того, автозамену можно так- же использовать для ускорения ввода часто встречающихся тек- стовых последовательностей.
5.13. ФОРМА ДАННЫХ
Для просмотра, изменения, добавления и удаления записей в списке удобно использовать форму базы данных. Такая форма соз- дается автоматически при обращении к команде Форма в меню
Данные. На рис. 5.19 показана форма ввода для таблицы. В каждый момент времени в окне формы можно увидеть содержимое теку- щей записи. Названия полей ввода в форме совпадает с заголовка- ми столбцов. Для ввода доступны только те поля, которые не яв- ляются расчетными.
При вводе и правке данных в форме сделанные изменения вносятся в ячейки листа, соответствующие полям текущей запи- си. Для перехода к следующей или предыдущей записи можно использовать кнопки Далее и Назад, а также полосу прокрутки,
150
которая находится в середине фор- мы. Для добавления новой записи нажмите кнопку Добавить и вве- дите значения полей. При повтор- ном нажатии на эту кнопку новая запись будет добавлена в конец списка. Для удаления записи из списка используйте кнопку Уда-
лить.
Форму удобно использовать для поиска записей, удовлетворяющих заданным критериям (условиям).
С этой целью нажмите кнопку Кри-
терии и задайте условия поиска или условия сравнения. Теперь при по- мощи кнопок Далее или Назад мож- Рис- 5.19. Ввод данных в форму но выполнять переход по записям,
которые соответствуют указанным критериям. Например, если вве- сти в поле Параметр условие > 1000, то переход будет осуществ- ляться только по тем записям, у которых в поле Параметр нахо- дится значение больше 1000.
5.14. ФИЛЬТРАЦИЯ ДАННЫХ
Фильтры позволяют просматривать только те записи в табли- це, которые удовлетворяют определенным условиям. При этом записи, которые не удовлетворяют условиям, скрыты во время работы фильтра. В Microsoft Excel возможны несколько способов фильтрации данных: автофильтр и расширенный фильтр.
Автофильтр следует применять для быстрой фильтрации дан- ных с одним или двумя условиями,
накладываемыми на ячейки отдель- ного столбца. Этот режим устанав- ливается командой Автофильтр в меню Данные. При этом в ячейках заголовка каждого столбца таблицы появляется кнопка со стрелкой
(рис. 5.20), которая служит для за- дания условий отбора.
Работать с автофильтром доволь- но просто. Например, чтобы ото- брать только те записи, в которых значение параметра больше 1000,
следует щелкнуть по кнопке у заго- ловка столбца, в открывшемся спис-
Рис. 5.20. Задание условия от- бора автофильтрации
151
ке выбрать Условие..., а затем в появившемся окне ввести крите- рий фильтрации (рис. 5.21). После нажатия кнопки (Жфильтр всту- пит в действие. Если автофильтр активен, то кнопка открытия списка окрашивается в синий цвет, а в строке состояния появля- ется соответствующее сообщение. Номера строк также окрашива- ются в синий цвет, причем номера не попавших в фильтр строк не отображаются.
Для одного столбца можно определить несколько условий по- иска. Чтобы отфильтровать заданное число строк с максимальны- ми или минимальными значениями ячеек текущего столбца, вос- пользуйтесь условием отбора «Первые 10...». Это особенно может пригодиться при составлении различного рода рейтингов. Нако- нец, записи можно отфильтровать просто по конкретному значе- нию, которое присутствует в столбце, а также по пустому или непустому значению.
Критерии поиска можно задавать одновременно для несколь- ких столбцов. В этом случае в фильтр попадут только те записи,
которые удовлетворяют условиям поиска для всех столбцов одно- временно, т.е. условия отбора для разных столбцов объединяются по принципу «И».
Чтобы отменить фильтрацию столбца, нажмите кнопку со стрел- кой и выберите в развернувшемся списке строку Все. Стрелка на кнопке при этом опять станет черного цвета. Для отказа от режи- ма автофильтрации повторите команду Данные/Фильтр/Авто-
фильтр.
Расширенный фильтр следует применять в тех случаях, когда требуется отфильтровать данные с более сложным условием, на- пример с тремя или более условиями, накладываемыми на ячей- ки отдельного столбца, либо с условием, которое использует воз- вращаемое формулой значение. В полном фильтре кнопки со стрел- ками недоступны, а условия отбора вводятся в специальный диа- пазон условий, который состоит из строки заголовков и по край-
Рис. 5.21. Задание условия автофильтра ней мере одного условия отбора. Более подробные сведения об использовании расширенного фильтра можно найти в справоч- ной системе Excel.
При работе со списками часто требуется подвести проме- жуточные итоги для тех или иных групп данных. В Excel сущест- вует процедура автоматического подсчитывания итогов (Данные/
Итоги).
5.15. ПРОСМОТР И ПЕЧАТЬ СПИСКОВ
В заключение обзора приемов и методов работы со списками рассмотрим возможности Excel для просмотра и печати списков.
Например, при прокрутке окна Таблицы с помощью «бегунка» на полосе прокрутки появляется номер текущей строки, помогаю- щий сориентироваться.
Если вы работали с длинными таблицами, то знаете, как уто- мительно прокручивать таблицу вверх-вниз или влево-вправо,
чтобы найти нужную ячейку. В таких случаях целесообразно вы- полнить разделение окна Таблицы на несколько фрагментов. Это можно сделать при помощи команды Разделить в меню Окно. Пер- воначально разделение окна происходит на четыре части, каждая из которых имеет свою полосу прокрутки. Теперь можно прокру- чивать каждый фрагмент таблицы независимо друг от друга, но помните, что все эти фрагменты принадлежат одной таблице. Пе- ремещаться между окнами-фрагментами можно с помощью мыши
Рис. 5.22. Окно Параметры страницы с активной вкладкой Лист
152 153
Для одного столбца можно определить несколько условий по- иска. Чтобы отфильтровать заданное число строк с максимальны- ми или минимальными значениями ячеек текущего столбца, вос- пользуйтесь условием отбора «Первые 10...». Это особенно может пригодиться при составлении различного рода рейтингов. Нако- нец, записи можно отфильтровать просто по конкретному значе- нию, которое присутствует в столбце, а также по пустому или непустому значению.
Критерии поиска можно задавать одновременно для несколь- ких столбцов. В этом случае в фильтр попадут только те записи,
которые удовлетворяют условиям поиска для всех столбцов одно- временно, т.е. условия отбора для разных столбцов объединяются по принципу «И».
Чтобы отменить фильтрацию столбца, нажмите кнопку со стрел- кой и выберите в развернувшемся списке строку Все. Стрелка на кнопке при этом опять станет черного цвета. Для отказа от режи- ма автофильтрации повторите команду Данные/Фильтр/Авто-
фильтр.
Расширенный фильтр следует применять в тех случаях, когда требуется отфильтровать данные с более сложным условием, на- пример с тремя или более условиями, накладываемыми на ячей- ки отдельного столбца, либо с условием, которое использует воз- вращаемое формулой значение. В полном фильтре кнопки со стрел- ками недоступны, а условия отбора вводятся в специальный диа- пазон условий, который состоит из строки заголовков и по край-
Рис. 5.21. Задание условия автофильтра ней мере одного условия отбора. Более подробные сведения об использовании расширенного фильтра можно найти в справоч- ной системе Excel.
При работе со списками часто требуется подвести проме- жуточные итоги для тех или иных групп данных. В Excel сущест- вует процедура автоматического подсчитывания итогов (Данные/
Итоги).
5.15. ПРОСМОТР И ПЕЧАТЬ СПИСКОВ
В заключение обзора приемов и методов работы со списками рассмотрим возможности Excel для просмотра и печати списков.
Например, при прокрутке окна Таблицы с помощью «бегунка» на полосе прокрутки появляется номер текущей строки, помогаю- щий сориентироваться.
Если вы работали с длинными таблицами, то знаете, как уто- мительно прокручивать таблицу вверх-вниз или влево-вправо,
чтобы найти нужную ячейку. В таких случаях целесообразно вы- полнить разделение окна Таблицы на несколько фрагментов. Это можно сделать при помощи команды Разделить в меню Окно. Пер- воначально разделение окна происходит на четыре части, каждая из которых имеет свою полосу прокрутки. Теперь можно прокру- чивать каждый фрагмент таблицы независимо друг от друга, но помните, что все эти фрагменты принадлежат одной таблице. Пе- ремещаться между окнами-фрагментами можно с помощью мыши
Рис. 5.22. Окно Параметры страницы с активной вкладкой Лист
152 153
или клавиши [F6]. С помощью мыши перемещается граница меж- ду окнами-фрагментами. Разделение окон можно убрать, если выполнить команду Окно/Снять разделение или дважды щелкнуть мышью по линии разбивки.
Заголовки столбцов и строк могут уходить за пределы экрана.
Чтобы этого на происходило, их следует зафиксировать с помо- щью команды Окно/Закрепить области. К примеру, если зафик- сировать шапку таблицы, то при просмотре списка по вертикали на экране всегда присутствуют заголовки столбцов. Для отмены фиксирования окна выполните команду Окно/Снять закрепление
областей.
При печати списков чаще всего требуется, чтобы заголовки строк или столбцов были одинаковыми на каждой печатной стра- нице. Для этого выполните команду Файл/Параметры страницы, а затем на вкладке Лист диалогового окна укажите адреса заголов- ков строк (столбцов) в поле Сквозные строки {столбцы) в группе
Печатать на каждой странице (рис. 5.22). Чтобы шапка нашей таб- лицы печаталась на каждой странице, откройте вкладку Лист,
щелкните на поле Сквозные строки, а затем выделите строку с номером, содержащую шапку.
5.16. СВЯЗЫВАНИЕ ДАННЫХ
При работе с большими таблицами может потребоваться уста- новить связь между данными разных рабочих листов, а также све- сти данные с нескольких листов на один итоговый лист. Для ре- шения подобных задач в Excel предусмотрено много способов свя- зывания данных.
При связывании рабочих листов в ссылке на ячейку (по срав- нению с обычной записью) дополнительно указано имя рабочего листа, на котором она находится. Имя листа и адрес ячейки раз- деляются при этом символом «!» (восклицательный знак). Таким образом, чтобы использовать в формулах ссылки на ячейки (или диапазоны ячеек), находящиеся на другом рабочем листе, необ- ходимо указать в ссылке дополнительно имя листа.
Это интересно
При изменении содержимого ячеек Excel автоматически пере-
считывает формулы в зависимых ячейках. Например, если изме-
нить исходные данные на одном листе, то расчетное значение в
итоговом листе будет автоматически пересчитано. Если одно-
временно отобразить на экране указанные листы, то можно убе-
диться в том, что Excel выполняет такое обновление практичес-
ки мгновенно.
154
5.17. ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ
Большую помощь при обработке и анализе информации ока- зывает ее графическое представление. Это неудивительно, посколь- ку графики и диаграммы воспринимаются намного легче, чем столбцы сухих цифр. Excel предоставляет пользователю мощные средства построения диаграмм.
В Excel используются два типа диаграмм: внедренная диаграм- ма и диаграммные листы. Внедренная диаграмма применяется,
когда исходные данные и диаграмму необходимо отобразить на одном листе. Соответственно диаграммные листы используются,
когда графическое представление данных требуется расположить на отдельном листе рабочей книги.
Построение графического изображения производится на осно- ве ряда данных — группы ячеек с данными в пределах одного столбца или строки таблицы. Для диаграммы можно использовать несколько рядов данных.
Перед запуском Мастера диаграмм для создания внедренной диаграммы выделим диапазон данных. Тип диаграммы задается при выполнении команды Диаграмма в меню Вставка (рис. 5.23).
На втором шаге (рис. 5.24) необходимо указать диапазон, со- держащий данные для построения диаграммы. Поскольку диапа- зон данных был предварительно выделен, мастер предлагает ис- пользовать его в качестве диапазона данных для диаграммы.
Рис. 5.23. Выбор типа диаграммы
155
Заголовки столбцов и строк могут уходить за пределы экрана.
Чтобы этого на происходило, их следует зафиксировать с помо- щью команды Окно/Закрепить области. К примеру, если зафик- сировать шапку таблицы, то при просмотре списка по вертикали на экране всегда присутствуют заголовки столбцов. Для отмены фиксирования окна выполните команду Окно/Снять закрепление
областей.
При печати списков чаще всего требуется, чтобы заголовки строк или столбцов были одинаковыми на каждой печатной стра- нице. Для этого выполните команду Файл/Параметры страницы, а затем на вкладке Лист диалогового окна укажите адреса заголов- ков строк (столбцов) в поле Сквозные строки {столбцы) в группе
Печатать на каждой странице (рис. 5.22). Чтобы шапка нашей таб- лицы печаталась на каждой странице, откройте вкладку Лист,
щелкните на поле Сквозные строки, а затем выделите строку с номером, содержащую шапку.
5.16. СВЯЗЫВАНИЕ ДАННЫХ
При работе с большими таблицами может потребоваться уста- новить связь между данными разных рабочих листов, а также све- сти данные с нескольких листов на один итоговый лист. Для ре- шения подобных задач в Excel предусмотрено много способов свя- зывания данных.
При связывании рабочих листов в ссылке на ячейку (по срав- нению с обычной записью) дополнительно указано имя рабочего листа, на котором она находится. Имя листа и адрес ячейки раз- деляются при этом символом «!» (восклицательный знак). Таким образом, чтобы использовать в формулах ссылки на ячейки (или диапазоны ячеек), находящиеся на другом рабочем листе, необ- ходимо указать в ссылке дополнительно имя листа.
Это интересно
При изменении содержимого ячеек Excel автоматически пере-
считывает формулы в зависимых ячейках. Например, если изме-
нить исходные данные на одном листе, то расчетное значение в
итоговом листе будет автоматически пересчитано. Если одно-
временно отобразить на экране указанные листы, то можно убе-
диться в том, что Excel выполняет такое обновление практичес-
ки мгновенно.
154
5.17. ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ
Большую помощь при обработке и анализе информации ока- зывает ее графическое представление. Это неудивительно, посколь- ку графики и диаграммы воспринимаются намного легче, чем столбцы сухих цифр. Excel предоставляет пользователю мощные средства построения диаграмм.
В Excel используются два типа диаграмм: внедренная диаграм- ма и диаграммные листы. Внедренная диаграмма применяется,
когда исходные данные и диаграмму необходимо отобразить на одном листе. Соответственно диаграммные листы используются,
когда графическое представление данных требуется расположить на отдельном листе рабочей книги.
Построение графического изображения производится на осно- ве ряда данных — группы ячеек с данными в пределах одного столбца или строки таблицы. Для диаграммы можно использовать несколько рядов данных.
Перед запуском Мастера диаграмм для создания внедренной диаграммы выделим диапазон данных. Тип диаграммы задается при выполнении команды Диаграмма в меню Вставка (рис. 5.23).
На втором шаге (рис. 5.24) необходимо указать диапазон, со- держащий данные для построения диаграммы. Поскольку диапа- зон данных был предварительно выделен, мастер предлагает ис- пользовать его в качестве диапазона данных для диаграммы.
Рис. 5.23. Выбор типа диаграммы
155
