Файл: 5. Инструкция пользователя 23.docx

Тит. лист

Содержание

Введение

Автоматизированные системы являются неотъемлемой частью любого бизнеса и производства. Практически все управленческие и технологические процессы в той или иной степени используют средства вычислительной техники. Всего лишь один компьютер может заметно повысить эффективность управления предприятием, при этом не создавая дополнительных проблем. Сегодня персональные компьютеры устанавливают на каждом рабочем месте и уже, как правило, никто не сомневается в их необходимости. Значительные объемы средств вычислительной техники и их особая роль в функционировании любого предприятия ставят перед руководством целый ряд новых задач.

Новые для бизнеса и производства задачи, связанные с управлением средствами вычислительной техники, можно пытаться решать по-старому, пренебрегая теми выгодными особенностями, которые отличают компьютер от сверлильного станка или телевизора. Бухгалтер или экономист, помогающий руководителю управлять имуществом предприятия, склонен рассматривать вычислительную технику просто как вид основных средств, не зная о том, что незначительное (с его точки зрения) изменение характеристик этого вида основных средств может кардинально отразиться на прибыли предприятия. С другой стороны, специалист отдела информационных технологий, который знаком с техническими аспектами автоматизации, не всегда может подготовить необходимую для управленческих целей отчетность по средствам вычислительной техники. Причина этой неспособности может заключаться не в халатности или незнании основ бухгалтерии, а в сложности или даже невозможности проведения полного аудита вычислительной техники в соответствии с динамикой ее изменения и модернизации. Конфигурация компьютеров изменяется на современном предприятии почти каждый день и проведение “вручную“ ежедневной ревизии требует немыслимых накладных расходов. Поэтому эффективное управление средствами вычислительной техники может быть только автоматизированным.

---

В основе управления средствами вычислительной техники лежит автоматический учет. Автоматический учет средств вычислительной техники заключается в диагностике, сборе и хранении информации о характеристиках компьютеров и периферии.

Это значит, что компьютеры должны автоматически определять свои основные характеристики, и в соответствии с определенным регламентом передавать их в базу данных. На основании данных автоматического аудита, сведений о предприятии и сотрудниках формируется хранилище сведений о вычислительной технике (хранилище СВТ). Целесообразно рассматривать хранилище СВТ как составную часть единого информационного хранилища предприятия.

Используя хранилище СВТ, различные структурные подразделения предприятия (бухгалтерия, экономисты, отдел ИТ) могут проводить анализ, планирование и прогнозирование показателей эксплуатации вычислительной техники. Аналитическая работа этих отделов должна быть организована таким образом, чтобы с одной стороны отделы могли выполнять возложенные на них функции контроля, а с другой - подготавливать актуальную сводную информацию для руководства.

Мониторинг аналитических сводок различного уровня детализации не должен ограничиваться просмотром бумажных отчетов. Эффективной формой представления оперативных данных является интерактивное информационное табло, на котором сведения об эксплуатации вычислительной техники наглядно представлены в виде таблиц, графиков и на различных схемах (организационной структуры предприятия, производственного процесса и т. д.).

На основании актуальной сводной информации, представленной в различных разрезах, руководство может принимать взвешенные и обоснованные решения по компьютеризации их предприятия.

1. ОПИСАНИЕ ЗАДАЧИ

   1. Описание предметной области

Любая вычислительная или офисная техника определяется сроком службы, нуждается в ремонте, пересмотре, замене каких либо деталей, обновлением и весь этот учёт, из-за большого количества компьютерной и офисной техники, трудно вести вручную, так как это занимает более длительное время и требует конкретного и точного внимания. Поэтому в рамках данного курсового проекта была поставлена задача автоматизации учёта по ремонту и обслуживанию компьютерной и офисной техники организации.

Программа учет вычислительной техники и орг. техники организации предназначена для автоматизации процесса диагностики, сбора и хранении информации о характеристиках компьютеров и периферийных устройств.

---

Решение данной задачи должно обеспечить:

• 
  систематизацию информации по организационной технике;
  
• 
  осуществление расчета амортизации организационной технике;
  
• 
  сбор статистической информации;
  
• 
  осуществление контроля по внутреннему перемещению техники.
  
• 
  формирование необходимых выходных ведомостей;
  
• 
  оперативное получение развернутой информации по выполненным работам за конкретный период;
  
• 
  надежное хранение данных.
  

Предметом исследования является ручная обработка данных о движении вычислительной и организационной техники организации.

Ход решения задачи выглядит следующим образом:

Администратор информационно-вычислительного центра является непосредственным исполнителем ряда работ, в ходе которых обязательно образуются самые разные документы (требования на поставку офисной техники и расходно-комплектующих материалов, акт на списание и журналы учета офисной техники и расходно-комплектующих материалов, и т. п.).

Не менее важна четкая работа с документами в ходе исполнения конкретных действий на предприятий. Правильное оформленное и сохраняемое требование на поставку, грамотно составленный акт списания и т.д. - все это неотъемлемая составляющая часть работы, за которую отвечает администратор.

В обязанность администратора входит обеспечение организации необходимыми расходно-комплектующими материалами, единицами вычислительной и офисной техники. Кроме того, он осуществляет контроль за работоспособностью и использованием техники, так как этого требует внутрифирменная техника безопасности.

Важным условием обеспечения структурного подразделения техникой и расходно-комплектующими материалами является правильное определение потребности в них. Администратор совместно с бухгалтером составляет заявку на поставку.

Экспедитор принимает груз от поставщика, особое внимание уделяется состоянию тары, пломбы, а в случае их повреждения требует проверки и сдачи груза. Администратор принимает технику по наличию документов, таких как требование и счет-фактура, подписанные генеральным директором и утвержденным главным бухгалтером. По счет фактуре администратор сверяет количественные данные по документам с наличием техники при приеме. В получение техники и расходно-комплектующих материалов администратор расписывается в требовании (счет - фактуре).

---

Счет-фактура используется в том случае, если количественные данные отпущенных единиц товара поставщиками не сходятся с количественными данными из требования администратора организации. Вся полученная техника и расходно-комплектующие материалы приходуются на склад организации.

9

При перемещении организационной техники со склада в одно из подразделений учреждения, в бухгалтерию поступает распоряжение от генерального директора, где бухгалтер, согласно распоряжению, заполняет накладную внутреннего перемещения. Администратор информационно - вычислительного центра получает распоряжение от бухгалтера на установку и введение в эксплуатацию указанной техники и осуществляет установку и оборудование данной техники.

В случае неполадок и выхода из строя вычислительной или офисной техники, администратору поступает заявка на ремонт от материально - ответственного лица из подразделения организации. Сотрудник ИВЦ, по заданию администратора, проводит осмотр неисправной техники и устанавливает причину неполадки и сообщает администратору о той или иной форме поломки. Администратор выписывает на склад требование на выдачу необходимого количества расходно-комплектующих материалов для проведения ремонта с данной техникой. На основании этого требования, выданные со склада расходно-комплектующие материалы, списываются со склада. Количество выданных расходно-комплектующих материалов заносится в журнал по расходу расходно-комплектующих материалов.

Далее работа администратора заключается в обработке информации, полученной из первичных документов. Вся обработка осуществляется ручным способом, что не рационально, и требует более чёткого контроля над оформлением документов. После этого администратор может составлять необходимые отчеты.

Отчет «Вычислительная техника» содержит информацию о имеющейся в подразделениях организации вычислительной техники.

Отчет «Офисная техника» содержит информацию о имеющейся в подразделениях организации офисной техники.

Отчет «Расходно-комплектующие материалы» содержит информацию об имеющихся на складе расходно-комплектующих материалах.

Отчет «Динамика расходных материалов» представляет собой результатный документ, содержащий сведения об израсходованных расходно-комплектующих материалах.

---

Отчет «Износ техники» содержит информацию о технике, срок амортизации которой истек.

Отчет «Остатки расходно-комплектующих материалов на складе» содержит информацию об имеющихся на складе расходно-комплектующих материалах.

Отчеты составляются ежемесячно в двух экземплярах: первый экземпляр предназначен для бухгалтерии, второй же остается у администратора для проведения итоговой отчетности по данной задаче, которая составляется в конце года на основание ежемесячных отчетов по движению расходно-комплектующих материалов.

Конечными пользователями выходных документов являются администратор и бухгалтер.

2. Характеристика входной информации

Как носитель информации первичный документ представляет собой бланк установленной формы, заполненный необходимыми данными и подписанный должностными лицами, что придает ему юридическую силу. Информация заносится в первичный документ, как вручную, так и с использованием технических средств.

Носителем первичной информации в задаче «Автоматизация учёта по ремонту и обслуживанию компьютерной и офисной техники» являются следующие первичные документы:

Таб. 1. Входные документы

Наименование первичного документа	Период поступления	Приложение
Требование на поставку	При поступлении	1
Счет-фактура	При поступлении	2
Акт на списание	При поступлении	3
Требование на выдачу расходно-комплектующих материалов	При поступлении	4

Наименование первичного документа	Период поступления	Приложение
Журнал по расходу расходно-комплектующих материалов	При поступлении	5
Накладная внутреннего перемещения	При поступлении	6

---