Файл: 5. Инструкция пользователя 23.docx

Требование на поставку выписываются администратором ИВЦ и содержит информацию о вычислительной и офисной технике, а также расходно-комплектующих материалах, которые необходимо закупить. Требования скрепляют печатью организации.

Счет-фактура является сопроводительным документом, который содержит информацию о поступлении техники или расходно-комплектующих материалов, справочные данные о месте нахождения поставщика и покупателя, их расчетных счетах, отделениях банков, обслуживающих их, телефоны/факсы и т.д.

Счет-фактура состоит из следующих граф: ассортимент приобретенных товаров, единица измерения, количество, цена за единицу товара, стоимость товара без налога, НДС, стоимость товара с НДС, страна происхождения;

Заполняется ответственным лицом от поставщика и подписывается ответственным лицом от покупателя, главным бухгалтером. Счет-фактура выписывается в 3-х экземплярах: продавцу для списания товаров, покупателю для оприходования товаров, в банк на оплату за проданные товары.

Акт на списание. При составлении потерь от порчи расходно-комплектующих материалов и при окончании срока амортизации вычислительной и офисной техники составляется акт на списание. Акт составляется в двух экземплярах комиссией, назначенной руководителем организации с участием главного бухгалтера, при этом выясняются причины порчи расходно-комплектующих материалов, а также устанавливаются виновные в этом лица. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию организации , второй – остается у администратора.

Требование на выдачу расходно-комплектующих материалов составляется администратор и передается на склад при получении расходно-комплектующих материалов, необходимых для производства ремонта вышедшей из строя техники.

Журнал по расходу расходно-комплектующих материалов состоит из следующих граф:

• 
  наименование расходно-комплектующих материалов;
  
• 
  единица измерения;
  
• 
  количество;
  
• 
  дата расхода;
  
• 
  кому отпущено;
  
• 
  подпись того, кому отпущены расходно-комплектующие материалы;
  
• 
  подпись кладовщика.
  

Журнал заводится ежегодно, в конце каждого месяца сдается в бухгалтерию на проверку. После проверки бухгалтер возвращает журнал обратно кладовщику со своей подписью.

При перемещении организационной техники со склада в подразделение предприятия

---

, в бухгалтерию поступает распоряжение от генерального директора, и бухгалтер, согласно распоряжению, заполняет накладную внутреннего перемещения.

3. Характеристика выходной информации

В результате решения задачи появляются следующие выходные документы:

Таб. 2. Выходные документы

Наименование документа	Период получения	Получатель	Приложение
Вычислительная техника	по запросу	Администратор Бухгалтерия	7
Офисная техника	по запросу	Администратор Бухгалтерия	8
Расходно-комплектующие материалы. Приход	по запросу	Администратор Бухгалтерия	9
Расходно-комплектующие материалы. Расход	по запросу	Администратор Бухгалтерия	10
Динамика расходных материалов	по запросу	Администратор Бухгалтерия	11
Износ техники	по запросу	Администратор Бухгалтерия	12
Остатки расходно-комплектующих материалов на складе	по запросу	Администратор Бухгалтерия	13

Отчет «Вычислительная техника» содержит информацию о имеющейся в подразделениях организации вычислительной технике.

Отчет «Офисная техника» содержит информацию о имеющейся в подразделениях организации офисной технике.

Отчет «Расходно-комплектующие материалы» содержит информацию о имеющихся на складе расходно-комплектующих материалах.

Отчет «Динамика расходных материалов» содержит информацию об израсходованных расходно-комплектующих материалах.

---

Отчет «Износ техники» содержит информацию о технике, срок амортизации которой истек.

Отчет «Остатки расходно-комплектующих материалов на складе» содержит информацию об имеющихся на складе расходно-комплектующих материалах.

Результаты отчетов «Расходно-комплектующие материалы. Приход» («Расходно-комплектующие материалы.Расход») обеспечивают формирование информации о наличии (о расходах) расходно-комплектующих материалов в количественно-суммовом выражение, которая необходима для осуществления контроля за наличием (за расходами) расходно-комплектующих материалов. Ведомость остатков расходно-комплектующих материалов представляет собой сводный документ, обобщающий данные по движению расходно-комплектующих материалов в организации за определенный период времени, чаще всего за месяц.

Отчеты составляются ежемесячно в двух экземплярах: первый экземпляр предназначен для бухгалтерии, второй же остается у администратора для проведения итоговой отчетности по данной задаче, которая составляется в конце года на основание ежемесячных отчетов по движению расходно-комплектующих материалов.

Конечными пользователями выходных документов являются администратор и бухгалтер.

4. Требования к базам данных и приложению

Автоматизация данной задачи и внедрение базы данных должны сократить время на обработку данных, а также своевременно получать нужные документы, обеспечит освобождение учетного персонала от трудоемких работ, повышение качества получения выходных форм при минимальных затратах времени.

Автоматизированная система учета должна позволить с помощью технических средств обеспечить сбор, накопление, обработку информации, формирование оптимальной организации учета офисной техники. Применение современных технических средств (устройства вывода информации) позволит перенести формируемый программой отчет на бумажный носитель. Но главная первостепенная задача автоматизации – это уменьшение трудозатрат, то есть работа пользователя заключается только во вводе информации с первичных документов. Остальную же подавляющую часть работы выполнит представляемый программный продукт. Он позволит осуществлять контроль вводимой информации, будет практически лишена вероятность ввода некорректных данных, что делает программу приемлемой даже для пользователя с начальными навыками работы на ПК. Программа во многом облегчит обработку информации, позволяя осуществлять фильтрацию и поиск по большому количеству показателей. Пожалуй, одной из главных функциональных особенностей программы является начисление амортизации, а также формирование ряда отчетов, содержащих сведения – характеристики, использующиеся при учете организационной техники.

---

При автоматизированном учете администратору надо будет только вносить изменения в данные, а отчеты будут формироваться автоматически, по запросу.

Целью автоматизации является:

• 
  создание единой базы данных;
  
• 
  разработка многооконного приложения;
  
• 
  вычисление и заполнение расчетных полей таблицы;
  
• 
  формирование и просмотр отчетов.
  

На основание выше указанных положительных факторов в организации уменьшатся экономические затраты. Появится возможность получать отчеты в разрезах: техники и расходно-комплектующих материалов. Это позволит более детально и своевременно анализировать учет по ремонту и обслуживанию компьютерной и офисной техники.

2. Концептуальная модель БД

Проэктироуемая модель БД учет вычислительной техники и орг. техники в ненормалезованном виде представлена в табл. №3:

Оборудование	Заводской номер	Инвентарный номер	ОС	Наличие лицензии	Ответственное лицо	Отдел	Должность	Примечание
A1 A2 A3	B1 B2 B3	C1 C2 C3	D1 D2 D3	E1 E2 E3	X1	Y1	Z1	M1 M2 M3
A4	B4	C4	D4	E4	X2	Y2	Z2	M4
A5 A6	B5 B6	C5 C6	D5 D6	E5 E6	X3	Y3	Z3	M5 M6
A7	B7	C7	D7	E7	X4	Y4	Z4	M7

---

В табл. 4 представлена модель БД в нормализованном виде 1НФ:

Оборудование	Заводской номер	Инвентарный номер	ОС	Наличие лицензии	Ответственное лицо	Отдел	Должность	Примечание
A1 A2 A3	B1 B2 B3	C1 C2 C3	D1 D2 D3	E1 E2 E3	X1 X1 X1	Y1 Y1 Y1	Z1 Z1 Z1	M1 M2 M3
A4	B4	C4	D4	E4	X2	Y2	Z2	M4
A5 A6	B5 B6	C5 C6	D5 D6	E5 E6	X3 X3	Y3 Y3	Z3 Z3	M5 M6
A7	B7	C7	D7	E7	X4	Y4	Z4	M7

По результатам вышеперечисленной таблице получаются следующие отношения: A1,B1,C1,D1,E1,M1->X1,Y1,Z1; A2,B2,C2,D2,E2,M2->X1,Y1,Z1; A3,B3,C3,D3,E3,M3->X1,Y1,Z1; A14B4,C4,D4,E4,M4->X2,Y2,Z2; A5,B5,C5,D5,E5,M5->X3,Y3,Z3; A6,B6,C6,D6,E6,M6->X3,Y3,Z3; A7,B7,C7,D7,E7,M7->X3,Y3,Z3;

Далее в резульате приведения данных отношений получаем структуру БД в нормальной форме Бойса-Кодда: R1(X,Y,Z) и R2 (A,B,C,D,E,M).

3. Этапы проектирования базы данных

   1. Проектирование таблиц

На данном этапе спроектируем структуру таблиц будущей БД:

2. Проектирование отношений сущность-связь

На данном этапе спроектируем связи между таблицами:

---