Файл: Кузнецов О.А. Информационные системы для руководителей.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 06.07.2024
Просмотров: 84
Скачиваний: 1
оо&е +33c
К Ml
О. А. КУЗНЕЦОВ, A. H. ЛЯХ
Информационные
системы
ОЛЯ оуипнпантелрй
!
I
ИЗДАТЕЛЬСТВО «ЭКОНОМИКА»
М о с к в е — 1973
33G
К89
Настоящая |
работа |
посвящена |
проблемам |
|
создания |
|||||||||
систем |
информационного |
обеспечения руководящих |
ра |
|||||||||||
ботников |
|
министерств, |
ведомств, |
объединений |
и |
|||||||||
предприятий. |
|
В |
ней |
освещаются |
роль |
информации |
в |
|||||||
работе |
руководителя, |
|
различные |
методы |
|
выявления |
||||||||
потребностей |
|
в |
информации, |
а танжв |
формы |
ее |
пред |
|||||||
ставления. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
В |
книге |
|
анализируются |
отечественные |
|
системы |
||||||||
информационного |
обеспечения, |
дается |
обзор |
|
зарубеж |
|||||||||
ных |
систем, |
|
рассматриваются |
вопросы |
повышения |
|
эф |
|||||||
фективности |
|
научно-информационной |
деятельности: |
|||||||||||
обучение |
быстрому |
чтению, |
использование |
|
магнито |
|||||||||
фонной |
техники. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
Ннига рассчитана |
на |
специалистов |
служб |
научно- |
||||||||||
технической |
информации |
и научно-технических |
|
библио |
||||||||||
тек, |
а также |
руководителей предприятий |
и |
объединений. |
||||||||||
Отзывы |
и |
пожелания |
просьба |
направлять |
по |
адресу: |
||||||||
121864, Москва, Г-59, Бережковская |
набережная, |
6, |
||||||||||||
издательство |
|
|
„Экономика". |
|
|
|
|
|
|
|
РЕДАКЦИЯ ЛИТЕРАТУРЫ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И УПРАВЛЕНИЮ НАРОДНЫМ ХОЗЯЙСТВОМ
0183—275 К 011(01)—73 52—73
Введение
X X I V съезд вооружил советский народ вдохновляющей программой дальнейшего продвижения советского общества по пути к коммунизму, строительства его мате риально-технической базы, укрепления экономической и оборонной мощи страны. Партия поставила задачи истори ческой важности — органически соединить достижения на учно-технической революции с преимуществами социали стической системы хозяйства, шире развивать свои, присущие социализму формы соединения науки с произ водством.
Главная |
задача |
девятой пятилетки — обеспечить зна |
чительный |
подъем |
материального и культурного уровня |
жизни народа на основе высоких темпов развития социали стического производства, повышения его эффективности, научно-технического прогресса и ускорения роста произво дительности труда. «Решающим условием повышения эф фективности общественного производства, — говорится в Резолюции X X I V съезда по Отчетному докладу Централь ного Комитета КПСС, — является ускорение научно-тех нического прогресса. Следует расширять фундаменталь ные научные исследования, полнее использовать достиже ния науки и техники, неуклонно и планомерно осуществлять перевооружение всех отраслей народного хозяйства на основе современной, высокопроизводительной техники, всемерно сокращать сроки создания и освоения новой техники и прогрессивной технологии, активнее при
менять передовой отечественный |
и зарубежный опыт» 1 |
|
П, 2]. |
|
|
1 |
Материалы XXIV съезда |
КПСС. М., Политиздат, 1971, |
с. |
201. |
|
Для решения столь большого и сложного комплекса за дач необходимо прежде всего повысить эффективность
науки, интенсифицировать |
процесс |
научного творчества, |
|
с тем чтобы поток оригинальных |
научных |
идей во все |
|
большей степени питал |
производство, |
общественную |
|
жизнь. |
|
|
|
Эффективность научного творчества зависит от многих факторов. Важнейшим из них является совершенствование научно-информационной деятельности.
Научной информации принадлежит большая роль в раз витии производства, в совершенствовании методов управ ления народным хозяйством.
Основатель Советского государства В. И. Ленин прида вал большое значение изучению руководящими работника ми отечественного и зарубежного опыта. «Нужно взять, —
писал он, — всю науку, технику, |
все знания, |
искусство. |
||
Без этого |
мы жизнь коммунистического общества |
по |
||
строить не можем» '. |
|
|
|
|
«Чтобы |
управлять, — говорил |
он, — нужно |
быть |
ком |
петентным, |
нужно полностью и до точности |
знать |
все |
условия производства, нужно знать технику этого произ водства на ее современной высоте, нужно иметь известное научное образование» 2 .
В условиях современной научно-технической револю ции с каждым годом возрастает роль научно-технической информации. От ее полноты, оперативности, действенности во многом зависят ускорение темпов научно-технического прогресса, неуклонное повышение эффективности произ водства. В нашей стране создана общегосударственная сис
тема органов |
научно-технической информации — неотъ |
|||
емлемое звено |
управления |
экономикой, |
развитием |
науки |
и техники [3]. Эта система |
включает |
сеть всесоюзных, |
||
отраслевых и межотраслевых территориальных |
органов |
информации, в которых систематизированы сведения о но вейших научно-технических достижениях, прогрессивной технологии, а также передовом производственно-техниче ском опыте.
Однако новые сложные задачи развития народного хо зяйства, науки и культуры требуют дальнейшего улучше ния информационного дела в стране, создания и развития
1 |
Л е в а я |
В. И. Поли. собр. соч. Изд. |
5-е, т. 38, |
с. |
55. |
2 |
Л е н и н |
В. И. Поли. собр. соч. Изд. |
5-е, т. 40, |
с. |
215. |
новых специализированных информационных систем [20, 23]. В условиях социалистического ^хозяйства автоматизи рованные и механизированные системы информации от крывают поистине огромные возможности для научно обоснованного управления экономикой, ускорения техни ческого прогресса. Газета «Правда» в передовой статье «Индустрия информации» отметила: «Исключительно важ но, чтобы и руководители министерств и ведомств, плани рующие органы в своей практической деятельности больше и смелее опирались на научно-техническую информацию»1 .
Интенсификация общественного производства и повы шение его эффективности неразрывно связаны с совершен ствованием системы управления. В любом случае непосред ственной целью управления являются оптимальные реше ния, принимаемые на основе изучения информации, связанной с управляемыми объектами и событиями. Одна ко действующая в стране информационная система, сло жившиеся методы и форма информационной деятельности еще не всегда способствуют успешному развитию этого важнейшего направления работы.
Некоторые информационные службы сосредоточили свою деятельность только на удовлетворении информаци онных потребностей непосредственных исполнителей на учно-исследовательских и конструкторских работ. Между тем руководители различных уровней, чьи решения оказы вают наибольшее влияние на технический прогресс, иногда составляют наименее информируемую категорию работ ников. Существуют субъективные и объективные причины создавшегося положения [57].
Субъективная причина состоит в недооценке роли ин формации при принятии руководящих решений, в развитии системы управления. Многие информаторы объясняют свое «информационное невмешательство» в процессы руковод ства тем, что руководитель сам знает, какие принимать решения.
Немаловажным субъективным фактором, сдерживаю щим развитие информации, является то, что в некоторых методических документах смысловая переработка материа лов исключается из сферы информационной деятельности. А без этого нельзя серьезно думать об участии информа ционных органов в системе управления.
1 «Правда», 1970, 31 января.
Объективной причиной отставания в развитии этой ра боты является существующая система публикаций, ориен тированная на специалистов, непосредственно занятых научными исследованиями. В силу сужения специализации отдельных ученых и научных коллективов сужаются и те матические рамки публикаций, отражающих результаты их деятельности. Источников информации, специально рассчитанных на профессиональные потребности руково дителей, практически нет. Информацию для руководства приходится создавать путем переработки уже существую щей информации. Кроме того, отсутствуют организацион но-методические принципы ведения этой работы. Информа ционные органы не имеют для этого специалистов необхо димой квалификации.
Цель настоящей работы рассмотреть отдельные вопросы организации и построения информационных систем для ру ководителей. При этом уровень руководителей ограничи вается рамками отрасли (министерства, госкомитета).
В Советском Союзе накоплен некоторый опыт организа ции работ информационного обеспечения руководителей. В связи с этим в книге анализируются функционирование ряда систем и даются рекомендации для их построения. В работе рассматриваются также некоторые зарубежные информационные системы. Книга показывает необходи мость перехода от «стихийных» методов изучения научнотехнической информации руководящими работниками к организационным системам, обеспечивающим большую эффективность доведения и использования информации для принятия решений. Организация систем информационного обеспечения руководителей — дело не только соответствую щих информационных органов, но и самих потребителей информации — руководящих работников. Повышение эф
фективности научно-информационной деятельности дости |
|
гается не только созданием информационной системы, но |
|
и совершенствованием некоторых информационных |
про |
цессов. Поэтому в книге рассматриваются средства, |
повы |
шающие эффективность информационной деятельности: обучение быстрому чтению, использование магнитофонной техники.
Роль информации в работе руководителя
* Г Л А В А 1
Управление производством возникает на основе разделения и специализации труда и по своей сущности относится к труду умственному, который определяет, ка ким должен быть продукт материального производства, ка кие технологические процессы и орудия труда нужно при менять и как будет организован производственный процесс. Из этого вытекает, что управление требует от руководите ля таких качеств, как умение собирать информацию, ана лизировать ее, рассчитывать пути и методы развития материального производства. Предметом труда управлен ческих работников является информация.
Руководитель предприятия в процессе подготовки уп равленческого решения выполняет следующие информа ционные функции:
сбор директивной информации, информации о положе нии на предприятии, о достижениях науки, техники и эко номики;
освоение информации, т. е. чтение документов, слуша ние сообщений и т. д.;
переработку или трансформацию информации, т. е. оценку положения, разработку вариантов решения;
выдачу новой информации.
Итак, для принятия каждого решения необходимо зара нее осуществить информационную подготовку. Информа ция должна быть своевременной, точной, исчерпывающей, краткой и легко усваиваемой.
Процесс поиска управленческого решения можно услов но представить состоящим из нескольких этапов, как это показано на рис. 1.
Как видно из приведенной на рисунке схемы, этапы поиска решения так или иначе связаны с информационны-
Проблема, которая |
Определить про |
|
не может |
быть |
блему, сірормупи- |
решена сразу |
ровать цепь |
|
инкубация |
решении, |
Проанализировать |
возникает возмож |
{проблему, создать |
|
ное решение |
гипотезу |
Нет
Собрать исходные банные, допол нить их другой информацией, составить себе превстабление о решаемой проблеме
Уточнить цепь. Определить образ действий, рабочий план
и срони
, Критическая проверка^ |
Осуществить или |
\явпяется лирешение * |
представить для |
соответствующим |
решения |
проблеме ? |
|
существенным? |
|
кущестдимрт? |
|
оптимальным! |
|
Рис. 1. Схема процесса поиска |
управленческого решения |
ми процессами, которые оказывают существенное влияние на все стадии управления. Поэтому совершенствование си стемы управления теснейшим образом связано с задачей улучшения деятельности информационных органов.
Однако было бы ошибочны» сводить всю работу по ин формационному обеспечению руководителя к оказанию ему помощи в принятии управленческого решения, поскольку, во-первых, деятельность руководителя не заключается только в принятии решений, а, во-вторых, принятие реше ния зависит не только от руководителя. Зависимость, кото рая возникает между процессом принятия решения и ин формацией, можно охарактеризовать следующим образом: каждое решение должно приниматься в результате серии предварительных действий. Сюда относится как сбор, пе реработка и использование информации в интересах уп равления, так и выработка новой информации и передача ее управляемым объектам. Поэтому не следует считать, что информация необходима только на этапе непосред ственной подготовки решений, так как это означало бы, что предварительная подготовка решения не требует ни какой информации.
При решении, практических задач управления одна из трудностей заключается в том, что очень сложно опреде лить объем информации, необходимый для принятия решения.
В обществе циркулирует большое количество информа ционных потоков. Но не вся эта информация поступает в органы управления. При сборе информации совершается ее селекция и отбор на основе определенных ограничений. Последние определяются программой и воспринимающими возможностями органа управления.
И недостаточность и избыток информации мешают опе ративному и компетентному управлению. Понятие «избы точность» помогает понять, какая информация является оптимальной. Под избыточностью понимается часть сооб щения, которая не несет новой информации, повторяет принятое уже сообщение. Однако при самых простых свя
зях (телефонный разговор, устные сообщения, |
лекции |
и др.) часто необходимо повторять одни и те же |
сведения |
в целях их более точной передачи приемнику информации. Скорость и темпы усвоения научно-технической инфор мации, ее значение для творческой деятельности зависят от тех этапов, которые ей предстоит пройти от начала своего
появления до выявления |
возможностей |
ее использования, |
|
|
|
|
Т а б л и ц а і |
Результаты обследования |
достаточности |
поступающей |
|
к |
ИТР |
информации |
|
(в процентах |
к количеству обследованных) |
Категория ИТР
Начальники и заместители начальни ков отделов, начальники лаборато-
Начальники и заместители начальни-
Начальники участков, мастера . . . .
Инженеры-технологи отделов
Инженеры-конструкторы, исследогате-
Удельный вес |
Удельный вес |
ИТР, отме |
отметивших |
тивших дос |
своевремен |
таточность |
ность |
поступления |
поступления |
информации |
информации |
13 |
— |
|
|
||
42 |
37 |
|
26 |
16 |
|
37 |
37 |
|
22 |
30 |
|
50 |
52 |
|
33 |
34 |
|
8 |
— |
|
55 |
||
— |
||
— |
63 |
|
47 |
70 |