Файл: Кузнецов О.А. Информационные системы для руководителей.pdf

Все это позволило наладить регулярное снабжение всех предприятий и организаций страны необходимой им науч­ но-технической информацией.

В настоящее время эта сеть органов научно-техниче­ ской информации превращается в подсистему общегосудар­ ственной автоматизированной системы управления народ­ ным хозяйством, где каждая отраслевая автоматизирован­ ная система управления (ОАСУ) имеет подсистему научно-технической информации, которая призвана вы­ полнять многообразные функции в науке и технике. Основ­ ными ее задачами являются оптимизация условий даль­ нейшего развития самой науки, ускорение внедрения ее открытий в народное хозяйство.

Необходимость создания автоматизированной подсисте­ мы научно-технической информации объясняется тем, что существовавшие органы информации не обеспечивали растущих потребностей науки, техники, практики. Если до последнего времени каждый руководитель сам справлялся с отбором и переработкой научно-технической информации, необходимой ему для организационного управления, то в современных условиях с ростом производства росла и по­ требность в регулярном информационном обслуживании работников сферы управления.

Для системы НТИ такая задача является новой и особен­ но сложной. Опыта подобной работы у информационных служб пока еще очень мало. Информационные потребности руководителей почти совсем не исследованы. Да и сам ха­ рактер использования научно-технической информации в процессе управления далеко еще не ясен. Вот почему эта задача становится первостепенной.

Существующие формы научно-информационной дея­ тельности создавались в расчете на обслуживание главным образом ученых и инженеров. Они не учитывали специфи­ ческий характер и условия творческой работы руководите­ лей в процессе принятия организационных решений.

Нужно сказать, что сам факт создания подсистемы НТИ в структуре ОАСУ еще не решает задачи информаци­ онного обеспечения руководителей. Как отмечает профес­ сор А. И. Михайлов [43], о конкретных функциях такой подсистемы обычно говорится очень мало, хотя неустанно подчеркивается все более острая потребность в надлежа­ щем обеспечении научно-технической информацией процес­ сов принятия управляющих решений.

По-видимому, в таких случаях предполагается, что именно эта подсистема НТИ и должна обеспечивать руко­ водителей, принимающих управляющие решения, нужной им информацией. При этом обычно не разъясняется, какая именно информация нужна для принятия тех или иных управляющих решений. Создается впечатление, что эта научно-техническая информация в принципе ничем не от­ личается от той, которая требуется для решения научноисследовательских, проектно-конструкторских задач.

Такая точка зрения является глубоко ошибочной. Она служит одной из причин того, что созданные подсистемы НТИ в некоторых ОАСУ фактически не выполняют такой исключительно важной функции, как обеспечение научнотехнической информацией руководителей министерств, ведомств, объединений и предприятий.

При обсуждении структуры и функций ОАСУ и ее под­ системы НТИ определенную путаницу вносит также не­ четкость используемой терминологии. Часто термином «управление» обозначается как организационное управле-

хние, так и регулирование, автоматическое управление технологическими объектами. Нужно постоянно помнить,

''\< что когда мы говорим об ОАСУ, то мы имеем в виду орга- ;-Г низационное управление, осуществляемое людьми, руководителями, а не автоматическое управление, не регули­ рование. Организационное управление требует специфиче­ ского информационного обеспечения. Вычислительные машины в ОАСУ призваны лишь помогать руководителям принимать более обоснованные, более правильные реше­ ния. Но вычислительные машины не заменяют и никогда

не смогут заменить руководителей.

Как же должны строиться системы информационного обеспечения для руководителей? Прежде чем ответить на этот вопрос, необходимо найти ответ на вопрос: какова специфика научно-технической информации, в которой нуждаются руководящие кадры для Принятия организа­ ционных решений? Накопленный опыт позволяет считать, что к такой научно-технической информации должны предъявляться следующие основные требования: высокая степень анализа и синтеза, которым должна быть под­ вергнута информация; минимальный объем и максималь­ ная полнота информации; ее надежность и достоверность; прогностический характер информации; ее поступление в нужные моменты времени. V ^ -

Необходимо признать, что подсистемы НТИ, существу­ ющие в ОАСУ, еще не в полной мере учитывают специфи­ ку научно-технической информации, в которой нуждаются органы управления отраслями народного хозяйства. Ве­ домство соединяется с подсистемой НТИ одним или не­ сколькими каналами связи, которым придаются наивысшие приоритеты срочности обслуживания. Это дает возмож­ ность руководителям ведомства получать нужную им на­ учно-техническую информацию в кратчайшие сроки. Но часто ли пользуются такие руководители предоставлен­ ными им возможностями? К сожалению, это происходит отнюдь не часто. По-видимому, руководителям данного ведомства нужна совсем не та или не совсем та научнотехническая информация, которой обычно располагает в готовом виде подсистема НТИ ОАСУ. В связи с этим в последние годы в нашей стране предпринимаются попытки расширения функций систем информационного обеспече­

создаваемые для решения конкретных задач немногочис­ ленные группы специалистов высокой квалификации, ко­ торые работают в соответствующих головных научно-ис­ следовательских или проектно-конструкторских организа­ циях данной отрасли. Такие специалисты сами занимаются исследованиями и разработками и поэтому наилучшим образом осведомлены об особенностях той или иной про­ блемы, тенденциях ее развития и т. д. Задачи подсистемы НТИ ОАСУ должны заключаться лишь в организации такой работы и в исчерпывающем обеспечении каждой задачи нужными исходными документами [43].

Одним из интересных направлений развития научнотехнической информации является разработка и внедрение интегральных информационных систем (ИИС). Появление их вызвано особенностями развития современной науки и техники [56].

Определение «интегральный» означает, что в автомати­ зированную информационную систему вводится всесторон­ няя информация о каком-либо документе, дающая целост­ ное (интегральное) описание его содержания. На основе данного описания автоматизированная информационная

система подготавливает все виды информационных изданий и осуществляет все виды информационного обслуживания. Таким образом, ИИС — это многофункциональная система, тогда как все другие информационные системы, как прави­ ло, предназначены для выполнения какой-то одной функции.

В основу построения ИИС положен принцип однократ­ ной исчерпывающей аналитико-синтетической обработки

ввода результатов такой обработки в вычислительную ма­ шину и многократного использования этих результатов в дальнейшем.

Таким образом, ИИС осуществляет избирательное рас­ пространение информации, подготовку различных инфор­ мационных изданий и ретроспективный поиск документов и информации. Иначе говоря, ИИС производит «расфасов­ ку» информационных материалов в зависимости от типа потребностей.

В ИИС находит свое воплощение принципиально новый подход к созданию автоматизированных информационных систем, который имеет целью обеспечить максимальную экономию интеллектуального труда, затрачиваемого на обработку научных документов, за счет исключения всех повторных операций. Это достигается путем создания воз­ можности многократно использовать в различных сочета­ ниях одни и те же элементы информации, однократно введенные в ЭЦВМ и постоянно сохраняемые в ней для автоматической подготовки разных информационных изда­ ний и для осуществления разных видов информационного обслуживания.

Создание ИИС предполагает гораздо более совершен­ ную организацию труда в органах научно-технической информации. На входе в систему максимально концентруются высококвалифицированные кадры научных работ­ ников и выполняется весь творческий труд по реферирова­ нию, аннотированию и индексированию научных докумен­ тов. В настоящее время ИИС разрабатываются в нашей стране — в ВИНИТИ — по всем основным отраслям точ­ ных, естественных и технических наук, а также в ряде центральных отраслевых институтов научно-технической информации.

IS

Однако следует отметить, что интегральные информаци­ онные системы удовлетворяют только часть информацион­ ных потребностей руководителей. Системы этого типа не дают руководителю обзорно-аналитическую и прогностиче­ скую информацию. Поэтому нам представляется целесооб­ разным следующее структурное построение систем инфор­ мационного обеспечения руководителей. Напоминаем читателям, что мы ограничиваемся рассмотрением руковод­ ства на уровне предприятия, промышленного объединения, отрасли. Рассмотрение вопросов информационного обеспе­ чения высших руководителей выходят за рамки настоящей работы.

Как известно, в Советском Союзе принят отраслевой принцип построения системы НТИ. В соответствии с этим можно считать целесообразным создание в рамках отрас­ левой системы НТИ подсистемы информационного обеспе­ чения руководителей (ПИОР).

ПИОР связана со всеми другими подсистемами НТИ своей отрасли, а также с системами НТИ других отраслей и всесоюзных информационных центров (ВИНИТИ, ВТИЦ, Г П Т Б СССР и др.).

Можно сформулировать следующие основные принципы построения подсистемы информационного обеспечения руководителей.

1.ПИОР должна помогать руководителям принимать решения по определению: научной и научно-технической политики в масштабе отрасли, подотрасли, объединения, предприятия; направлений исследования и разработок; комплекса организационно-технических мероприятий для повышения эффективности производства и эксплуатации.

2.ПИОР обеспечивает поиск, оперативное и полное доведение до потребителей научно-технической информа­ ции в виде: первичных документов; вторичных документов (рефератов, аннотаций, библиографических описаний); сведений (фактов), извлеченных из первичных докумен­ тов: синтезированной научно-технической информации (обзоры, экспресс-информации, справки, а также доклады

ит. д . ) .

Основной базой, на которой строится содержательная переработка документов и фактов, должна являться отрас­ левая интегральная информационная система.

3. В подсистеме информационного обеспечения руково­ дящих работников должна существовать горизонтальная

и вертикальная интеграция обработки информации с раз­ личной степенью ее обобщения.

Горизонтальная интеграция обработки позволяет рас­ ширить поток информации, прошедшей первичную ступень обобщений (библиографическая карточка с аннотацией или кратким рефератом, подборка рефератов или рефера­ тивная справка, указатели новых поступлений и другая сигнальная информация). При этом у потребителя инфор­ мации создается общее систематизированное представле­ ние о потоке информации по теме, потребитель побуждает­ ся к обращению к тем или иным первоисточникам, содер­ жащим необходимую ему детализированную информацию. Информационные потребности в данном случае носят ста­ тический характер и не выходят за рамки нескольких по­ стоянно интересующих абонента тем. Задача информаци­

При вертикальной интеграции обеспечивается степень обобщения вплоть до высших ее форм (аналитико-сопоста- вительный обзор, экспресс-информация с критической оценкой, доклад с различной степенью детализации дан­ ных) . Высшие формы обобщения представляют собой само­ стоятельные в информационном отношении законченные документы с выводами и рекомендациями. Такая исследо­ вательская работа имеет глубоко научный характер. Толь­ ко при вертикальной интеграции обработки информации возможно удовлетворение информационных потребностей, носящих часто меняющийся, динамический характер. Основной принцип отбора — поиск документов и науковедческий анализ каждого запроса потребителя.

Организационное оформление ПЙОР может иметь раз­ личные формы в зависимости от конкретных условий и возможностей той или иной организации. Можно рекомен­ довать следующую примерную схему построения сети информационных служб, участвующих в ПИОР. В цент­ ральном отраслевом информационном органе — сектор или группа информационного обеспечения руководителей (ИОР). В задачи этого подразделения входит организация отраслевой ПИОР и непосредственное обеспечение инфор­ мацией руководителей аппарата министерства, ведомства и ведущих специалистов отрасли. В головном научно-ис­ следовательском или опытно-конструкторском учреждении, промышленном объединении — группа ИОР. Она обеспечи-