Файл: Буравцева И.Н. Средства сбора, передачи данных и оргтехника учеб. пособие.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 17.07.2024
Просмотров: 123
Скачиваний: 0
быть положены различные классификационные признаки: эксплуата
ционные |
возможности, |
назначение, технические характеристики |
и |
т .д . |
|
|
|
Так, например, |
с точки зрения применения этих средств |
на |
|
отдельных участках управленческих работ можно выделить: |
|
||
- |
средства для руководящего персонала (внутренняя и внеш |
||
няя связь , сигнализация, средства составления документов: пи шущие машинки, диктофоны и прочие);
- оредстйа для механизации учета и плановых расчетов (средства сбора первичной информации, ее пересылки и обработ ки) ;
к - средства для рационализации делопроизводства (устрой ства составления, хранения и обработки документов,копироваль
но-множительное оборудование и т .д .) ; |
|
- архивно-библиотечную технику (картотеки, стеллажи |
и |
другие приспособления) ; |
|
- оборудование рабочих мест служащих. |
|
Приведенная классификация удобна тем, что позволяет |
де |
лать правильный выбор средств оргтехники для механизации |
и |
автоматизации определенных видов работ. Однако она страдает и рядом недостатков, заключающихся, во-первых, в том, что неко торые группы машин одновременно используются в нескольких р аз делах классификации, а во-вторых, тем, что отсутствует общая картина выпускаемых для нужд учреждений средств оргтехники.
Классификация может быть произведена и по степени замены ручного труда - ручные средства, механизированные,полуавтома
тические и автоматические. |
|
|
В другой классификации - по функциям в процессе |
преобра |
|
зования информации - технические средства управления |
подраз |
|
деляются на пять |
больших групп; |
|
- с р едства |
малой оргтехники, включающие устройства для |
|
изготовления документов, их обработки и хранения, для |
выпол |
|
нения чертежных |
и графических р абот; |
|
-средства сбора первичной информации ;
-копировально-множительная техника ;
-средства передачи информации, состоящие из устройств для внутриучрежденческой транспортировки документов, оредств оперативной связи и оборудования дистанционной передачи ' ин
формации ;
?
- вычислительные машины.
Кроме этого в средства механизации и автоматизации уп равленческого труда следует также включить отдельными группа-
ми носители |
информации в управление и |
оборудование |
админист |
|
ративных помещений (см . рис. I ) . Данная классификация |
пред |
|||
ставляется |
нам более удачной, так как |
она отражает |
|
основные |
процессы управления: сбор информации и ее регистрацию, состав
ление документов и их |
размножение, передачу данных на |
рас |
стояние, их обработку |
и анализ полученных результатов. |
К то |
му же она выделяет основные функции машин и устройств, |
спо |
|
собствуя более полному техническому оснащению предприятий |
||
средствами оргтехники |
и более четким пропорциям в их |
произ |
водстве . |
|
|
§ 3. Носители информации
Информация - это непременный элемент всех управленческих работ, играющий решающую роль в процессах управления. Ее ис точником являются общественная практика и деятельность людей. Эта информация выражает совокупность экономических сведений о материальном производстве, которые получают управляющие орга ны, взаимодействуя с предприятиями и организациями. Научной основой определения ее содержания и объемов служит экономичес
кая кибернетика, методы которой дают возможность определить |
|
состав и величину информации, необходимой для управления |
и |
суждения об управлении. |
|
Информацию можно классифицировать по: |
|
-месту возникновения и направлению движения (внутренняя
квнешняя) ;
- возможности использования в той или иной сфере |
(для |
составления перспективных планов, для принятия текущих решений, для работы с кадрами и т . д . ) ;
-степени постоянства, другими словами, по времени, в те чение которого информация сохраняет свое значение (постоянная, условно-постоянная, переменная) ;
-форме (письменная, устная) ;
•8
- |
способу представления (официальная, неофициальная) ; |
|
- |
периодичности возникновения (систематическая,разовая) |
|
- |
структуре (призначная, количественная) и по |
многим |
другим |
признакам. |
|
Приведенные классификации позволяют определить наиболее
существенные характеристики информации, выделить |
моменты |
ее |
|
возникновения и иметь исчерпывающие сведения о ее |
важнейших |
||
свойствах. |
|
|
|
Основными требованиями, предъявляемыми к информации,ис |
|||
пользуемой аппаратом управления, являются: |
|
|
|
- надлежащее качество информации, а именно: |
точность |
и |
|
ясн ость; |
достоверность, полнота и объективность; |
четкое |
вы |
деление |
основных положений ; |
|
|
-определенная скорость передачи;
-минимальный объем данных, необходимый для непрерывной деятельности и своевременного принятия решений.
|
Среди особенностей данного вида |
информации |
необходимо |
|
отметить большую массовость исходных |
сведений, ее |
динамич |
||
ность |
и многоступенчатость прохождения, различную |
периодич |
||
ность |
поступления и срочность обработки. Известно, |
что |
эта |
|
информация отражает реальную ситуацию, имеющую место в |
опре |
|||
деленный период времени. Запаздывание с получением, обработ кой' и выдачей обесценивает информацию и делает ее бесполез
ной. Поэтому, чем раньше |
после ее |
появления будет |
получен |
результат обработки, тем |
быстрее его можно будет |
использо |
|
в а т ь . В этом заключается |
ценность |
управленческой |
информации. |
Информацию нужно обрабатывать там, |
где это наиболее целесо |
||
образно и где ее быстрее всего можно подготовить для исполь зования органами, принимающими решения.
К информации управления относятся документы, книги, мо нографии и периодика, а также информация, полученная на со вещаниях и беседах, в результате личных наблюдений руководи телей, то есть неоформленная в виде документов.
Однако большая часть этой информации выражается в виде тех или иных документов. По своему характеру такого рода ин формация является дискретной и представляет собой некоторую
9
совокупность символов (букв, цифр), имеюяцгю определенное зна чение и называемую словом. Ряд слов, связанных между собой по
смыслу, составляет сообщение, а количество информации, |
содер |
|
жащееся в определенном сообщении, принимается за единицу |
из |
|
мерения информации. В качестве такой единицы может быть |
ис |
|
пользована совокупность сведений, относящихся к одному |
|
доку |
менту. |
|
|
По отношении к человеку как основному элементу |
системы |
|
управления все носители информации, применяемые в управлении, можно, разделить на две группы: на носители, доступные восприя тии органами чувств человека, и на машинные носители.
Внутри первой группы выделяются нефиксированные носители - звук , свет и носители, имеющие фиксированный характер и обла дающие определенной устойчивостью во времени. Это ткани, ме талл, дерево, отекло (например, стеклянные вывески с названием отделов, гравировка марки завода-изготовитедя, лозунги на ма терии) и бумага. Кроме обычной бумаги выпускаются чертежная бумага, бумага с особым покрытием (фото- и светокопировальная), калька, миллиметровка и бумага специального назначения, из ко
торой изготавливаются документы, деньги, этикетки. |
|
Развитие науки и техники привело к созданию новых |
носи |
телей, применяемых в вычислительных, типографских и |
прочих |
устройствах, - машинных носителей информации. Носителем |
ин |
формации в технике называется физическая среда, используемая для накопления иі^ормации. Основными показателями машинных но сителей, к которым относятся перфокарты, трафареты, микрофиль мы, магнитные ленты, клише и т .д ., считаются стоимость, габа риты, долговечность, возможность многократного применения, на дежность записи и ее нестираемость при длительном хранении.
Наиболее многочисленными, разнообразными и достаточно из вестными являются носители, используемые в вычислительной тех нике. Вопросы их выбора и эффективного применения широко осве щены в различного рода литературе,в связи с чем в данном посо
бии не будет |
произведен их детальный разбор. Здесь мы |
лишь |
отметим, что |
существуют перфоносители (перфокарты и перфоленты) |
|
и магнитные |
носители. Последние отличаются друг от друга |
при- |
10
