Передача документов в организациях между структурными подразделениями осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы

переносится с соответствующей отметкой в ​​регистрационной форме.

Обращение отдельных видов внутренних документов имеет функции: проекты распорядительных документов после подготовки и утверждения

с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу для проверки правильности оформления и соответствия подготовительных документов действующему законодательству.

При составлении и составлении протоколов, фиксирующих ход совещаний, совещаний, исключается стадия разработки проекта и его утверждения.

Сложите документы (сложите) и вложите в конверты.

Протоколы, содержащие указания отдельным должностным лицам или подразделениям учреждения, передаются адресатам в виде выписок из протокола.

Меморандумы на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, справки и другие внутренние документы оперативного характера оцениваются должностным лицом, которому они направляются, после чего обычно передаются для исполнения (использования) в соответствующие структурные подразделения или размещаются в файле.

1.4 система регистрации документов

внутренняя переписка

Система для регистрации в компании необходима для:

• учитывает наличие документов и отслеживание их движения;

• придать юридическую силу документам компании;

• оптимальная организация внутреннего документооборота в компании;

• для защиты интересов работодателя в случае правового конфликта. В этом случае система регистрации журнала подтвердит факт создания документа на конкретную дату.

Внутренние документы регистрируются в РКК1 или в реестрах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения). При небольшом документообороте внутренние документы могут быть зарегистрированы в реестре исходящих документов.

---

Оформление распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов. Распорядительные документы об основной деятельности, о кадрах, об административно-финансовых вопросах оформляются отдельно. Распорядительные документы по личному составу, для которых в законодательстве Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно. Регистрационный индекс распорядительного документа, протокола

серийный регистрационный номер, присвоенный ему в течение хозяйственного года. Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, инструкции) по личному составу является порядковый номер, присвоенный ему в течение служебного года,

дополняется буквой «к» (для документов со сроком хранения 75 лет) или «л» (для документов со сроком хранения 3 года).

Совместные распорядительные документы, протоколы совместных заседаний имеют сводные индексы, в том числе порядковые номера, присвоенные им организациями, их составившими.

Регистрационные указатели банкнот, сертификатов и др

справочно-справочным документам присваиваются порядковые номера в пределах канцелярского года, которые могут дополняться журналами дел по номенклатуре дел.

Документы, требующие контроля исполнения, передаются в службу контроля для завершения РСК. Контрольно-справочные файлы создаются из РКК для внутренних документов.

Количество журналов (бухгалтерских книг), которые необходимо вести, напрямую зависит от особенностей деятельности организации. Необходимо соблюдать следующие правила ведения учета.

Журналы должны:

• иметь твердую обложку (для соблюдения прочности);

• провести склейку (для доказательства невозможности или

сложность удаления листа или добавления листа в существующий журнал);

• иметь пронумерованные страницы от начала до конца:

• быть прошитым;

• содержать примечание о сертификации. Он состоит из указания наименования журнала, количества прошитых, нумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и распечатки подписи руководителя организации и даты выхода журнала. Удостоверяющая подпись крепится на оборотной стороне журнала снаружи или снаружи;

---

• заверяться печатью юридического лица и подписью руководителя организации.

Внутренний вид журналов, где можно регистрировать документы для внутренняя переписка, разработан самими организациями, так как единых журналов не существует.

1.5 систематизация документов.

Номенклатура дел

систематизация означает распределение элементов объекта (документальной информации) по признакам родства, т е классификацию и классификацию их. На практике наиболее простой классификацией документов является их группировка в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировки информации документа: именной, тематический, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экспертный

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Целью данной работы была оценка деловых писем, особенно внутренней корреспонденции.

Так что документы для внутренняя переписка нельзя недооценивать — зачастую от правильного оформления и оформления зависит признание законности процедуры. Но именно с этими документами работодатели часто не знают, как с ними обращаться. Такие бумаги не регистрируются, не учитываются, не согласовываются, что влияет не только на юридическую силу документа, но и на проводимые в компании управленческие процедуры. Зачастую из-за этого работодатель не может доказать вину конкретного работника и не может использовать законные методы для применения дисциплинарного взыскания или расторжения трудового договора с работником. Многие компании начинают строить систему работы с документами уже на своих ошибках, но все же лучше предотвратить негативные последствия, чем бороться с результатами.

В заключение своей работы хотелось бы отметить, что изучение особенностей написания деловых писем является крайне важным навыком для современного человека, так как без него невозможно полноценно работать и общаться с другими людьми.

В то же время следует отметить, что деловая переписка сегодня более личная и динамичная.

Умение четко изложить положение дел, суть дела, однозначно сформулировать требование, предложение, просьбу, убедительно обосновать свою позицию не приходит само собой. Для умелого составления деловых писем требуется практика и знание большого количества средств речи.

---

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1.  http://www.5ka.ru/103/51206/1.html

2.  http://www.hr-portal.ru/article/delovoe-pismo-osobennosti-oformleniya.html

3.  http://www.delopis.ru/html

4.  http://www.ref.by/refs/104/24653/1.html

5.  ГОСТ Р6.30-2003

6.  С.П. Кушнерук «Документная лингвистка», В., 1999

7.  В.В. Паневчик «Деловое письмо»

8.  А.А.Жданов, И.Ф.Жданова «Деловые письма и контракты»

9.  М.Ю.Рогожин «Деловые документы в примерах и образцах», М., 2003

10.   Е.С.Игнатьева «Международный этикет. Особенности делового этикета», Ростов н/Д, 2008

---

Смотрите также файлы

• Рецензия на статью Наука и ее патенты.docx

• Рецензия на статью О. В. Ревинского Интеллектуальные права на технические решения Рассматривая статью Интеллектуальные права на технические решения.docx

• Конституционноеправосудие теория судебногоконституционного праваи практика судебного.pdf

• Юрчук, А. М. Расчеты в добыче нефти учеб. пособие.pdf

• Лекция Информационная безопасность в компьютерных системах. Компьютерная система как объект защиты информации. Понятие угрозы информационной безопасности в кс. Классификация и общий анализ угроз информационной безопасности в кс.doc