Памятка представляет собой информационный документ, адресованный вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий подробное изложение какой-либо проблемы с выводами и предложениями составителя. Записки могут быть составлены по вопросам основной деятельности (о выполнении плановых задач, об автоматизации производства и т.п.), по кадрам (о переводе работника на другую работу, наложении дисциплинарного взыскания и т.п.), об административно-финансовых вопросы (о ремонте, об утере паспортов и удостоверений, об организации складских помещений и др.).

В зависимости от содержания и целевого назначения записки бывают инициативными (внесение предложений, изложение просьб, фактов, явлений) и отчетными (о ходе, состоянии, завершении какой-либо работы, распоряжений, планов, о результатах командировки, проверки, и так далее).

Внутренние записи готовятся на стандартных листах

бумага формата А4.

Бланки внутреннего меморандума имеют тот же состав реквизитов, порядок их размещения и правила оформления, что и акты.

Текст записки состоит из двух частей. Первая (вводная) часть описывает состояние проблемы, факты, послужившие причиной составления

документы и их анализ. Текст записки не должен начинаться со слов: «Обращаю ваше внимание». Предпочтительны следующие устойчивые обороты: «От вашего имени исполнено...», «По приказу...», «По плану...» и т.п.

Вторая (основная) часть записки содержит выводы, предложения, просьбы. Не рекомендуется заканчивать текст примечания словами: «Внесено в обработку», «Уведомлено о принятии

решения» и т д. В конце текста записки должно быть четко изложено предлагаемое предложение (просьба и т д.) или сделаны выводы. Полный текст

уместным со словами: «Считаю (необходимым, целесообразным и т д.)...», «Предлагаю...», «Прошу...» и т д.

Дата записки совпадает с датой подписания.

Доверенность представляет собой письменное полномочие, данное лицом (доверителем) другому лицу (доверительному управляющему) на представление интересов доверителя в отношениях с третьими лицами.

---

Основные детали:

• фамилия, имя и отчество уполномоченного лица;

• наименование должности администратора;

• тип действий, на которые уполномочен администратор;

• образец подписи уполномоченного лица;

• срок действия доверенности;

• подпись руководителя и бухгалтера;

• Герметизация.

При выдаче доверенности на физическое лицо документ должен содержать персональные данные о лице, выдающем доверенность (фамилия, имя, отчество, место жительства) и вид действий по доверенности. Имеет временный срок годности.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных задач, стоящих перед этой организацией. Основные задачи организации определяются ее уставом (положением о ней).

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести до сведения нижестоящих лиц и подведомственных организаций требования директивных документов, поступивших из вышестоящих органов, и наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки проведения этих мероприятий. Заказы по основной деятельности оформляются на общей форме формата А4 или на отдельной форме для заказов. Кроме

реквизиты формы при подготовке и оформлении заказа используются следующие реквизиты:

• - название текста;

• - текст;

• - виза;

• - подпись;

• - свидание;

• - регистрационный индекс.

Текст заказа обычно состоит из двух частей: указывает

и управленчески.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины оформления заказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается абзацем со словами «в связи с», «в порядке», «в соответствии с» и т д. Цели и задачи предусмотренных действий и основания для вынесения приказа порядок изложены в виде предложений

---

с отглагольными существительными, согласующимися с контрольным словом («в связи с», «чтобы») в роде, числе и падеже. Обычно существительные употребляются в творительном или родительном падеже.

Административная часть приказа по основному виду деятельности начинается со слова «ЗАКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с позиции табуляции 0 (от края до левого поля), без кавычек и без печати. Перед командным словом (в конце операторной части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.

Текст действий, прописанных в административной части приказа

начинается с новой строки и начинается с абзаца. Если выполнение заказа предполагает выполнение действий иного характера, планируемые мероприятия определяются постатейно.

Сроки хранения заказов различаются, они имеют временные, длительные и постоянные сроки хранения.

Приказ - правовой акт, издаваемый исключительно руководителем, в основном, коллегиального органа государственного управления для решения оперативных вопросов. Как правило, он имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Порядок составления и издания приказов в целом аналогичен порядку издания приказов по результатам деятельности организации. Отличия заключаются в следующем: административная часть отделяется от изложенной частью словом «ПРЕДЛОЖЕНИЕ» или «ОБЯЗАТЕЛЬНО», что тождественно

в приказах печатается на отдельной строке от поля прописными буквами, либо без слова, т.е сразу после указанной части

после двоеточия.

Приказы оформляются на бланке приказа (форма на конкретный вид документа).

Обязательными реквизитами для заказа являются:

• название компании,

• наименование вида документа (ЗАКАЗ);

• свидание;

• регистрационный номер документа;

• место составления или публикации;

• название текста;

• подпись;

• документ об утверждении визы.

---

Заказы имеют постоянный срок хранения.

Протокол - документ, определяющий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Протокол отражает совместную деятельность по принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Они готовятся на основе черновых заметок, сделанных в ходе собрания, стенограмм заседания или аудиозаписи, а также материалов, подготовленных к собранию.

Ответственность за составление протокола возлагается на секретаря (ответственного секретаря) коллегиального органа или секретаря руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность протоколов.

Существует два типа протоколов: полный и короткий. Полный протокол содержит обзор всех выступлений на собрании, краткий – только имена выступавших и краткую заметку по теме выступления. Решение о том, какой формы протокол вести на собрании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол составляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специальной форме протокола.

Обязательными реквизитами протокола являются:

◦ название организации;

◦ название типа документа;

◦ дата и номер протокола;

◦ название текста ;

◦ Подписи.

В названии протокола должно быть указано наименование коллегиального органа или собрания. Заголовок грамматически соответствует названию типа документа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной части. Вступительная часть составляется одинаково в полной и краткой форме протокола. В нем указываются: фамилии председательствующего и секретаря, фамилии или общее количество участников собрания и приглашенных лиц, повестка дня.

Фамилии присутствующих заносятся в протокол в алфавитном порядке

последовательность с указанием места работы и должности. В протоколах очередных заседаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Сроки хранения протоколов варьируются от временных до постоянных.

---

1.3 перемещение документов внутри организации

Внутренний документооборот состоит из документов, создаваемых и используемых внутри самого аппарата управления, и не выходит за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Интерьер

поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в рамках одного учреждения, организации.

К внутренним документам относятся организационные документы, определяющие

задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенция, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения

отдельных видов деятельности - положений, уставов, учредительных договоров, должностных инструкций, положений, правил, штатных расписаний и др. функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, инструкции, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документооборота готовят протоколы и мероприятия, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и финансовых ресурсов, оборудования, персонала

и др. фе рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями аппарата управления, вместо этого следует использовать бездокументарные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике широко распространена внутренняя переписка. Подготавливается отчетная (служебная) и объяснительная

заметки, отчеты.

Каждый документооборот имеет достаточно устойчивый маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и принятой в организации технологии работы с документами.

Наиболее нерегулируемыми являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение управленческих документов обычно упорядочено, а подготовка всех остальных документов

не имеют регламентированных маршрутов и влекут за собой наиболее значительные потери времени на прохождение документов.

---

Смотрите также файлы

• Рецензия на статью Наука и ее патенты.docx

• Рецензия на статью О. В. Ревинского Интеллектуальные права на технические решения Рассматривая статью Интеллектуальные права на технические решения.docx

• Конституционноеправосудие теория судебногоконституционного праваи практика судебного.pdf

• Юрчук, А. М. Расчеты в добыче нефти учеб. пособие.pdf

• Лекция Информационная безопасность в компьютерных системах. Компьютерная система как объект защиты информации. Понятие угрозы информационной безопасности в кс. Классификация и общий анализ угроз информационной безопасности в кс.doc