Деятельность любой организации, будь то школа, коммерческая фирма, специализирующаяся на торговле или рекламе, или фабрика, производящая какой-либо продукт, а затем реализующая его, невозможна без деловой переписки. Информация в деловых письмах необходима для стабильной работы организации. Соответствующие решения принимаются на основании информации, поступающей из коммерческих писем.

---

ГЛАВА 2 ВНУТРЕННЯЯ ПЕРЕПИСКА

В настоящее время внутренняя переписка играет существенную роль

в деятельности любой организации.

В организациях в рамках производственного процесса сотрудники ведут между собой внутреннюю переписку. Пишут заявления, информируют друг друга уведомлениями о ходе проделанной работы или о том, как ее надо сделать. Такие документы часто имеют большое значение

и, следовательно, должны иметь юридическую силу.

Как правило, будет вестись внутренняя переписка, т.е переписка между структурными подразделениями организации и должностными лицами

с помощью официальных, докладных, аналитических записок, поэтому по инструкции по делопроизводству следует определить, какие документы

используется для внутреннего обмена информацией.

Внутренний документ – это официальный документ, который не выходит за рамки организации, его подготовившей. Эти документы используются для организации работы учреждения (организации), так как обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач внутри организации.

К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Независимые группы внутреннего документооборота готовят протоколы и мероприятия, плановые и отчетные документы,

документы по учету материально-денежного имущества, внутренней служебной переписки, личного состава и т.д.

Внутренние документы обычно публикуются или собираются в одном экземпляре, который после публикации или завершения работы над документом сохраняется в файле.

Работа с внутренними документами строится по той же схеме, что и работа с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка,

видение, подписание (одобрение) руководителя. Только в конце документ не отправляется из компании, а передается на исполнение ответственным сотрудникам.

Документы, затрагивающие права и интересы работников, а также административные документы рекомендуется согласовывать с юристом, а все финансовые документы – с бухгалтером. Виза для начальника отдела кадров требуется по приказу персонала.

---

Свою тему считаю особенно актуальной, т.к ни одна организация

без внутренняя переписка не обойтись, но мало кто знает, как правильно писать и оформлять такие документы, как обращаться официально в органы или к другому лицу в организации, которое

документ будет соответствовать той или иной ситуации.

1.1 Валидация документов

внутренняя переписка.

В разных организациях при разработке проекта или в процессе производства сотрудники переписываются друг с другом. Очень часто производственная переписка содержит достаточно важную информацию, так как сотрудники в ней описывают объем и качество выполненной работы или пишут, как она должна быть выполнена. Следовательно, такая переписка должна иметь юридическую силу.

Для придания документу юридической силы необходимо соблюдать следующие правила:

• Когда работодатель создает документ внутренней корреспонденции, он должен соблюдать применимые правовые нормы;

• сотрудник может выдать документ только в пределах своей компетенции;

• работодатель обязан соблюдать правила составления и оформления документов, а также знакомить с ними работников (при необходимости).

Правоприменение

документы внутренняя переписка

Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:

1. Выражает и оформляет письменное мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника либо носит характер информирования другой стороны.

2. Является неотъемлемой частью процедуры расторжения трудовых договоров, перевода работников, оформления отпусков и других кадровых процедур.

3. Служит необходимой документацией при рассмотрении трудового спора.

4. Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все вышеперечисленные задачи, необходимо выполнение следующих условий:

5. Документ должен быть правильно оформлен, со всеми необходимыми для него реквизитами.

---

6. Документ должен иметь регистрационный номер по реестру входящей и исходящей документации.

7. Этот документ должен быть официально подтвержден покупателем. Например, в виде резолюции.

8. Документ должен храниться в соответствии с установленными архивными требованиями.

Чаще всего сотрудник ведет внутреннюю переписку, используя заявления, служебные записки и служебные записки. Документы для внутренняя переписка готовятся не только при необходимости обмена служебными сообщениями между работниками, но и между начальниками отделов и работниками, начальниками одних отделов и другими и так далее

В настоящее время большая часть этой переписки осуществляется

в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте.

С такими сообщениями крайне сложно доказать, что это в электронном виде

документ создан этим конкретным сотрудником (даже при вводе пароля необходимо доказать, что никто, кроме этого конкретного сотрудника, не знал пароль для доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется подготовить документы в бумажном виде, заверить своей подписью и зарегистрировать через должностное лицо в компании, ответственное за регистрацию документа.

Придать такой переписке юридическую силу можно, если сотрудник распечатывает электронные сообщения, а должностное лицо регистрирует их. Кроме того, внутренние документы в компании (внутренние локальные нормативные акты) должны быть закреплены как рабочий механизм

общение – это именно такой способ обмена информацией, как и частота проверки сообщений.

1.2 особенности оформления и составления

Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение определенных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является информационным документом, содержит изложение каких-либо фактов, событий без мнения автора по существу затронутых вопросов. Внутренние справки не выходят за пределы организации и относятся к категории внутренних документов. Они выдаются на чистых листах бумаги формата А4 или А5.

---

Состав реквизитов, используемых при составлении внутреннего сертификата:

• адресат;

• название текста;

• текст;

• отметка о наличии приложения (если есть);

• отметка о спортсмене (при необходимости);

• виза;

• подпись;

• свидание;

• регистрационный индекс.

Составителем внутреннего справочника (структурного подразделения

организации) указывается в шапке документа слева вверху

угол. Название организации обычно включается в наименование должности руководителя организации при регистрации необходимых «адресов».

Поскольку внутренняя справка составляется не на бланке, наименование структурного подразделения - автора документа может быть указано не в шапке справки, а в атрибуте «подпись».

Согласно Примерному перечню сертификаты имеют постоянную и временную юридическую силу.

Резюме - документ, содержащий общую информацию по какому-либо вопросу (резюме предложений, резюме замечаний, требований).

Как правило, в сводке концентрируются данные из разных источников по определенным параметрам, относящимся к одному предмету. Резюме может содержать данные только из одного источника в случае систематизации, логической обработки, обобщения.

В аннотации допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и характеризовать фактический материал по одному или нескольким показателям.

В целом, резюме составляется по тем же правилам, что и справка.

Обязательными реквизитами в резюме являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (РЕЗЮМЕ), дата документа, регистрационный номер адресата, название текста, текст, подпись.

Текст резюме обычно оформляется в виде таблицы.

Резюме подписывается заведующим отделением или составителем.

Отчеты имеют временное, долгосрочное и постоянное время хранения (Типовой список).

---

Смотрите также файлы

• Рецензия на статью Наука и ее патенты.docx

• Рецензия на статью О. В. Ревинского Интеллектуальные права на технические решения Рассматривая статью Интеллектуальные права на технические решения.docx

• Конституционноеправосудие теория судебногоконституционного праваи практика судебного.pdf

• Юрчук, А. М. Расчеты в добыче нефти учеб. пособие.pdf

• Лекция Информационная безопасность в компьютерных системах. Компьютерная система как объект защиты информации. Понятие угрозы информационной безопасности в кс. Классификация и общий анализ угроз информационной безопасности в кс.doc