Файл: Курсовая работа дисциплина Архивоведение (наименование) Тема особенности оформления и составления внутренней переписки (наименование) Шифр.docx
Добавлен: 17.10.2024
Просмотров: 28
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Языковые формулы являются результатом объединения языковых средств, которые используются в однотипных повторяющихся ситуациях. Помимо выражения типового содержания, языковые формулы часто являются юридически важными составляющими текста, без которых документ не имеет достаточной юридической силы, либо являются элементами, определяющими характер, например в письме-требовании:
"...иначе будешь наказан»;
"...В противном случае дело будет передано в арбитражный суд».
Владение деловым стилем – это во многом знание и умение пользоваться языковыми формулами. Языковые формулы, выражающие типовое содержание, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
Письмо конкретному лицу должно исходить от конкретного лица. Не увлекайтесь терминологией, аббревиатурами и сокращениями. При использовании терминов в коммерческой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Нередки случаи некорректного использования терминов в текстах документов - чаще всего с игнорированием смысла. Трудности в употреблении терминов объясняются также постоянным изменением терминосистемы: меняется содержание уже существующих терминов, возникают новые, часть терминов устаревает, а обозначаемые ими термины выходят из употребления; один и тот же термин может приобретать новое значение при сохранении старого, вызывая его многозначность (полисемию). Текст делового письма не должен быть двусмысленным. При использовании многозначных терминов следует учитывать, что в каждом отдельном случае термин употребляется только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, то это синонимия терминов. Синонимичные термины имеют разное звучание, но одинаковое значение (например, термины «вопросник» и «вопросник»). Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При использовании терминов-синонимов важно осознавать, какую сторону или какие характеристики понятия необходимо обозначать, подчеркивать в контексте.
Например, даже такие синонимичные термины, как «соглашение», «контракт», «соглашение» различаются по практике употребления; трудовое законодательство устанавливает трудовой договор (контракт); в гражданском праве двусторонние и многосторонние сделки называются договорами; в коммерческих сделках во внешнеэкономической деятельности преимущественно используется термин «контракт», а соглашения в ряде областей оговариваются в соглашениях («тарифное соглашение»; «договор о научно-техническом сотрудничестве» и др.).
Особенностью делового стиля является использование так называемых универсальных слов, т е слов с вычеркнутым, неопределенным значением. Универсальные слова неоднозначны, что позволяет использовать их в разных контекстах, а не в точных семантических определениях, например:
«На сегодняшний день плохо проведены подготовительные работы по реконструкции и ремонту инженерных сетей» (слово слабо означает, что работы ведутся медленно, нерегулярно, неорганизованно, некачественно).
«В протоколе слабо отражены позиции сторон по вопросу формирования парковой зоны на территории жилого массива Марьино» (слово «слабый» означает «неточный», а возможно, и «предвзятый»).
Если использование таких слов в других языковых стилях воспринимается как нежелательное явление, то в деловых текстах это норма. Они обычно используются в описательной части текста, цель которой — указать на события, дать общую оценку ситуации.
Следует помнить, что деловые письма формата А5 указывают на скупость или бедность автора.
2. Основные требования к тексту письма
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
ТЕКСТ является основным элементом любого документа, а значит, и делового письма. Достижение цели автором зависит от того, каким будет содержание письма, как будет преподнесена информация. Текст письма должен быть таким, чтобы он функционировал как средство коммуникации, мог побуждать к действию, помогать принимать правильные решения.
Особенности составления текстов деловых писем определяются условиями, в которых происходит деловое общение;
Участниками делового общения в основном являются юридические лица (различные организации) в лице должностных лиц, действующих от их имени;
Предметом переписки являются различные аспекты деятельности организации;
Информационные отношения обычно достаточно строго регламентированы. Их характеристики зависят от организационно-правового статуса и компетенции организации;
Ситуации, возникающие в деятельности организации, часто повторяются, т е являются типичными. Это влияет на их написание. Общие требования к содержанию всех управленческих документов, в том числе и писем, сведены к соблюдению следующих правил:
- достоверность и объективность информации;
- полная информация и разнообразие презентаций;
- актуальность информации;
- аргументация информации и доказательств;
- точность, рациональность построения текста;
- логическое изложение;
- простой стиль.
СОСТАВ ДЕТАЛИ В ПИСЬМЕ
ГОСТ Р 6.30-2003 «Единые системы документации. Комплексная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установлены реквизиты (отдельные элементы информации - подпись, печать, наименование вида документа и т д.) для всех видов документов, входящих в единую систему организационно-распорядительной документации оформленный на нем установленным образом документ составляет форму документа.Соблюдение требований стандарта обеспечивает правильное оформление документов, рациональное размещение реквизитов.
Система организационно-распорядительной документации включает единые формы и правила издания приказов, инструкций, решений, положений, инструкций и переписки (внешней и внутренней).
При написании писем используются следующие реквизиты:
1. Государственный герб Российской Федерации.
2. Герб субъекта Российской Федерации.
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
4. Код организации - автора письма.
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
6. ИНН, код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
7. Код формы документа.
8. Название организации - автора письма.
9. Справочные данные организации - автора письма.
10. Дата письма.
11. Регистрационный номер письма.
12. Ссылка на регистрационный указатель и дату получения документа (используется только при подготовке ответного письма).
13. Адресат.
14. Разрешение.
15. Название текста.
16. Контрольная отметка.
17. Текст.
18. Обратите внимание на наличие приложения.
19. Штамп одобрения и одобрение визы.
20. Подпись.
21. Печать.
22. Отметка о заверении копии.
23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
24. Заметка об исполнителе.
25. Отметка о получении документа организацией.
26. Идентификатор электронной копии документа.
Требования 1-9 используются при подготовке фирменного бланка.
Если документ создан не на бланке, а действие предполагается вне организации, эти реквизиты (кроме графических обозначений) воспроизводятся без ошибок.
Для документов, не выходящих за пределы организации (внутренние документы), также требуется фамилия автора, т.е наименование организации, ее структурного подразделения.
Пункты 10-26 включаются в форму письма и служат для оформления его юридической силы и закрепления в документе операций, совершаемых в специальном делопроизводстве.
Бланк документа представляет собой стандартный лист реквизитов, идентифицирующий автора официального документа. Использование бланков сокращает время на подготовку документа, повышает культуру документального обеспечения руководства.
В форме документа (письма) рекомендуется использовать шрифты Times New Roman 13, 14, 15 кегля или Arial 12, 13, 14 кегля. Текст в документе печатается через 1,2 или 1,5 межстрочного интервала. Если один атрибут занимает несколько строк, текст печатается через один пробел. Если текст документа занимает более одной страницы, страницы, начиная со второй, нумеруются арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номер страницы помещается посередине верхнего поля.
В соответствии с ГОСТ Р 630-97 бланки документов с изображением государственного герба, гербов субъектов Российской Федерации и гербов муниципальных образований являются полиграфической продукцией и подлежат учету. Изготовление штампованных форм осуществляется по заказу организаций. Контроль за изготовлением, использованием и хранением штампованных бланков осуществляет служба делопроизводства организации.
3. Виды деловых писем
Буквы разбиты на следующие группы:
1. Информационное письмо:
- письма-сообщения;
- рекламные письма;
- уведомительное письмо;
- уведомительное письмо;
- сопроводительное письмо.
2. Просьбы, просьбы, предложения.
3. Согласие, отказ, разъяснение.
4. Коммерческие письма:
- заключение договоров;
- запросы, предложения;
- поиск компромисса;
- выполнение контрактов;
- заказы;
- подтверждение заказа;
- сбор и исследование проб;
- оплата счетов.
5. Гарантийное письмо.
6. Письмо-требование, письмо-претензия.
7. Письмо об участии в выставках, ярмарках.
8. Приглашения, визиты.
9. Письма, содержащие выражения внимания, участия:
- Поздравления;
- Привет;
- соболезнования;
- уведомления о произошедших изменениях.
4. Функции делового письма
В практической работе над деловым текстом, при хорошем общем знании материала письма или другого документа, у автора часто возникает проблема «С чего начать?», «Как продолжить?», «Как перейти к другому вопрос?", "Как закончить документ?" и т д. При работе с деловым письмом важно использовать точные предложения, которые не только правильно передают суть проблемы, но и знакомы, узнаваемы и понятны адресатам. В противном случае недостаточная полнота сведений приводит к составлению повторных писем с дополнениями и разъяснениями содержания первого письма, а решение задач откладывается. Важно уметь кратко и точно изложить суть проблемы. Не обращайте внимания на несущественные факты или детали. Нельзя несколько раз повторять одно и то же, потому что, пытаясь привлечь внимание партнера к каким-то обстоятельствам и рассчитывая на большую убедительность, составитель письма добивается обратного результата, потому что повторение отвлекает внимание от главного.