Файл: Содержание Профессиональные компетенции 2 мдк 01. 01 Документационное обеспечение управления 4.docx

работе любых подразделений и работников, занимающихся документированием и делопроизводственным обслуживанием, а также в работе секретарей.

Нормы времени являются чрезвычайно важным документом для руководителей делопроизводственной службы, т.к. позволяют решить многие проблемы, связанные с организацией ее работы. Например, они могут быть использованы при аттестации для установления категории специалиста, при специализации работников делопроизводственной службы.

Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и видеодисплейных терминалов, устанавливаются исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных (трудоемких) из них в первой половине дня, когда у работников отмечается более высокая устойчивая работоспособность.

Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, должны устанавливаться в зависимости от вида и категории их трудовой деятельности.

Виды трудовой деятельности работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, разделяются на 3 группы:

группа А - работа по считыванию информации с экрана ВДТ с предварительным запросом;

группа Б - работа по вводу информации в ПЭВМ;

группа В - творческая работа в режиме диалога с ПЭВМ.

При выполнении в течение рабочего дня работ, относящихся к разным видам трудовой деятельности, за основную работу с ПЭВМ и ВДТ следует принимать такую, которая занимает не менее 50% времени в течение рабочего дня.

Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей ПЭВМ и ВДТ на протяжении рабочего дня должны устанавливаться регламентированные перерывы.

Время регламентированных перерывов в течение рабочего дня следует устанавливать в зависимости от его продолжительности, вида и категории трудовой деятельности.

Продолжительность непрерывной работы на ВДТ и ПЭВМ без регламентированного перерыва не должна превышать 2 часов.

При 8-часовом рабочем дне и работе на ВДТ и ПЭВМ регламентированные перерывы следует устанавливать:

для I группы работ - через 2 часа от начала рабочей смены и через 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый;

---

для II группы работ - через 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5 - 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый или продолжительностью 10 минут через каждый час работы;

для III группы работ - через 1,5 - 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5 - 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 20 минут каждый или продолжительностью 15 минут через каждый час работы.

С использованием норм времени определяется трудоемкость работ по документационному обеспечению деятельности управленческих структур федеральных органов исполнительной власти за год и рассчитывается нормативная численность работников, выполняющих эти виды работ.

Набор текста на персональном компьютере осуществляется с оригинала, который в Нормах времени подразделяется на три группы:

I группа - печатный или разборчивый рукописный оригинал;

II группа - печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50% текста;

III группа - неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографский или компьютерный текст.

Нормы времени на творческий вид деятельности по составлению документов можно взять из разделов, посвященных разработке текстов управленческих документов.

Например:

• 
  на служебное письмо (инициативное) - 1,25 часа;
  
• 
  на служебное письмо (ответное) - 1,2 часа;
  
• 
  на письмо-извещение - 0,45 часа;
  
• 
  на сопроводительное письмо - 0,1 часа;
  
• 
  на объяснительную записку - 0,15 часа и др.
  

При подготовке совещания любого коллегиального органа секретарю необходимо ознакомиться с разделом "Нормы времени на работы по подготовке и проведению заседания коллегии".

Фотография рабочего дня секретаря представлена в приложении 17.

---

4. Дать характеристику и указать особенности оформления документов о направлении в командировку.

Для выполнения этого задания необходимо проанализировать документы, которые оформляются в организации при направлении сотрудников в командировку.

В отчете необходимо отразить следующее:

- виды документов, оформляемые при направлении сотрудника в командировку;

- особенности оформления документов;

- соответствие оформляемых документов, требованиям нормативных документов.

В приложении необходимо представить копию приказа о направлении в командировку.
Виды документов, оформляемые при направлении сотрудника в командировку:

приказ – этот документ закрепляет сам факт командировки, содержит следующую информацию:

• 
  полное наименование организации;
  
• 
  ФИО сотрудника, его должность и код подразделения;
  
• 
  место назначения;
  
• 
  длительность командировки;
  
• 
  цель поездки и ее основание (служебное задание);
  
• 
  Служебное задание
  

Служебное задание – его подписывает руководитель сотрудника, в документе содержится информация о целях поездки и задачах командированного (эти данные можно внести в приказ и не заполнять отдельное задание);

Для этого документа существует унифицированная форма Т-10а. Заполнять ее нужно в два этапа. Первый из них осуществляется еще до старта командировки: в документ вносится информация об организации, бланку присваивается порядковый номер, данные о работнике и его отделе, параметры командировки. Обычно всю эту информацию заполняет сам сотрудник.

После его возвращения из поездки уже его руководитель завершает заполнение служебного задания. Он перечисляет выполненные в ходе поездки задачи и вносит резюме об итогах в специальную графу.

Расходный кассовый ордер – на основании приказа работник получает аванс для покрытия расходов, эту выплату нужно оформить. В расходном кассовом ордере должна содержаться информация об операции (строка «Основание») и список прилагаемых документов (строка «Приложение»). Также в документе должны быть данные компании (код по ОКПО), дата ордера, подписи главного бухгалтера и сотрудника, получающего аванс.

---

Согласие на работу в выходные – если вы знаете, что сотрудник будет выполнять служебное задание в том числе и в выходные, понадобится его письменное согласие (если работа будет идти в обычное время, эта бумага не нужна);

Авансовый отчет – по возвращению работника из командировки он должен сдать авансовый отчет, к которому прикладываются все документы, подтверждающие затраты.

Для авансового отчета существует унифицированная форма N АО-1.

Этот документ должен содержать следующие сведения:

• 
  название компании;
  
• 
  дату и номер отчета;
  
• 
  отдел и должность командированного сотрудника;
  
• 
  причину поездки;
  
• 
  сумму аванса.
  

К документы прикладываются различные подтверждения затрат.

Для составления приказа на командировку можно использовать форму Т-9, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ № 1, или разработать свой вариант документа и правильно оформить документ, то есть включить в него все обязательные реквизиты:

• Ф.И.О. и должность сотрудника;

• место поездки;

• сроки нахождения в командировке.

Приказ можно составить на одного или нескольких сотрудников.

Если проездка будет осуществлена на служебном автомобиле или на личном транспорте сотрудника, решение о выборе такого способа проезда должно быть зафиксировано письменно. Поэтому его можно включить в приказ о направлении в командировку (п. 7 положения с учетом разъяснений, данных в письме Минфина РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Приказ подписывает руководитель организации или другое уполномоченное им лицо. С документом необходимо ознакомить сотрудника под подпись, так как при отсутствии доказательств того, что работник знал о командировке, привлечение его к дисциплинарной ответственности за неисполнение приказа может быть признано неправомерным.

Оформить командировку сотруднику можно, выполнив следующие действия.

1. Составить приказ о направлении в командировку и другие документы в случае необходимости (согласие на поездку, служебную записку и так далее).

2. Выдать аванс на оплату проезда, проживания, дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, – суточные (п. 10 положения). Размер суточных может быть любым. Он должен быть определен в коллективном

---

договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено другими нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 положения). Предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 1 ст. 217 НК РФ):

• не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;

• не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

3. Внести сведения в журнал командировок, если локальным актом предприятия предусмотрено его ведение.

4. Отразить нахождение сотрудника в командировке в табеле учета рабочего времени. Дни, приходящиеся на период поездки, следует отметить буквенным (К) или цифровым (06) кодом. Продолжительность отработанного времени не указывают (абз. 7 указаний по заполнению форм, утвержденных постановлением Госкомстата № 1).

Служебная командировка — это поездка работника на определенный срок для выполнения поручения руководителя вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 2, 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749, далее — Положение). Приступайте к оформлению документов только в том случае, если: Работа сотрудника не носит постоянный разъездной характер или время нахождения в пути; Поездка носит разовый характер. Если в компании работает курьер, проводник и т.д., то командировку оформлять не стоит. В таком случае у сотрудников нет определенного рабочего места, и постоянные поездки входят в их трудовую функцию (ст. 168.1 ТК, письмо Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ). В остальных случаях — оформите поездку в соответствии с Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Это основной документ, который определяет порядок и особенности направления сотрудников в командировку, а также закрепляет способы оплаты расходов в период поездки.

Копия приказа о направлении в командировку представлена в приложении 18.

---