Файл: Подготовка и редактирование документов в ms word Запуск текстового процессора ms word.pdf

Подготовка и редактирование документов в MS Word
Запуск текстового процессора MS Word
Запустите текстовый процессор ​Microsoft Word с помощью команды ​Пуск / Программы / ... /
Microsoft Word.
После запуска процессора откроется окно программы, в котором появится окно документа с именем ​Документ1,
​
задаваемым по умолчанию. Ознакомьтесь с элементами окна процессора
MS Word :
Строка заголовка содержит название программы и документа, а также кнопки управления окном программы.
Панель Меню содержит заголовки групп команд, сгруппированных по функциональному признаку.
Кнопочные панели инструментов ​Стандартная и ​Форматирование содержат кнопки выполнения наиболее часто используемых команд.
Панель Рисование
​
содержит кнопки создания и форматирования графических объектов.
Строка статуса
​
содержит служебную информацию о документе.
Линейки
​
предназначены для просмотра границ печатной части листа и полей документа.
Кнопки прокрутки
​
предназначены для просмотра частей документа, не отображаемых в окне.
Режим разметки служит для установки режима просмотра документа. Рядом с кнопкой режима разметки находятся кнопки установки других режимов просмотра документа, назначение которых указывается всплывающей подсказкой.
Завершение работы с текстовым процессором MS Word
Для завершения работы необходимо выполнить одно из следующих действий:
● воспользоваться кнопкой ​Закрыть
​
в правом верхнем углу окна текстового процессора;
● выполнить команду главного меню редактора ​Файл / Выход;
● нажать комбинацию клавиш ​Alt+F4
​
Лабораторная работа № 1
Упражнение 1. Настройка текстового процессора MS Word
Цель упражнения:
Формирование первоначальных навыков подготовки текстового процессора MS Word к работе.
Задание
​
:
​
Настройте текстовый процессор ​MS Word
​
для работы.
Порядок выполнения:
1. Загрузите текстовый процессор.
2. Выполните команду Вид / Панели управления. Убедитесь в том, что включено отображение только двух панелей: Стандартная и Форматирование.
3. Установите в качестве режима отображения документа Режим разметки (команда Вид /
Разметка страницы или соответствующая кнопка в левом нижнем углу документа). Этот режим ввода предпочтительней, т.к. во время работы с документом позволяет видеть все его особенности и элементы.
4. Настройте масштаб отображения документа на экране командой Вид / Масштаб / По ширине страницы. Можно также использовать кнопку выпадающего списка Масштаб панели Стандартная.
1

5. Включите переключение раскладки клавиатуры командой Сервис / Параметры / вкладка
Правка / флажок Автоматическая смена клавиатуры. Эта функция удобна при редактировании двуязычных документов, т.к. при помещении курсора в английский или русский текст автоматически включается соответствующая раскладка клавиатуры.
6. Настройте функцию автосохранения командой Сервис / Параметры / вкладка
Сохранение/ флажок Автосохранение каждые … минут. При автосохранении данные записываются в специальный файл, который в аварийных ситуациях может быть однократно использован для восстановления несохраненных данных.
Упражнение 2. Настройка параметров документа, предназначенного для печати
Цель упражнения:
Документ, предназначенный для печати на принтере, жестко связан с физическим печатным листом. Поэтому начинать подготовку печатного документа в текстовом процессоре нужно не с ввода текста, а с установок параметров печатной страницы – размера листа бумаги, величины полей и колонтитулов. Данное упражнение предназначено для формирования навыков настройки параметров печатной страницы.
Задание
​
:
​
Настройте параметры печатной страницы.
Порядок выполнения:
1. Выполните команду Файл / Параметры страницы.
2. На вкладке Размер бумаги выберите формат А4, принятый в России в качестве стандарта
(210?297 мм). Задайте ориентацию бумаги – Книжная.
3. На вкладке Поля установите размеры всех полей страницы:
Верхнее поле – 2,0 см левое поле – 2,5 см правое поле – 1,5 см нижнее поле – 2,0 см
4. Задайте интервал от края до колонтитула 1,0 см.
5. Если предполагается двусторонняя печать, установите флажок Зеркальные поля.
6. Щелкните по кнопке OK .
7. Щелкните по кнопке выпадающего списка шрифтов панели Форматирование и выберите из списка нужный шрифт. Обычно используются пропорциональные шрифты Times New
Roman или Arial, а также моноширинный шрифт Courier New .
8. Щелкните по кнопке ниспадающего списка размеров шрифтов панели Форматирование и выберите нужное значение. Для официальных документов используются размеры шрифтов из диапазона 12-16 пунктов.
9. Щелкните по кнопке выравнивания По ширине панели Форматирование. При этом вводимый текст будет автоматически распределяться по всей ширине листа во всех строках абзаца кроме начала первой строки и последней строки абзаца.
Упражнение 3. Выполнение типовых операций по созданию документа
Цель упражнения:
Формирование навыков создания и сохранения текстовых документов на жестком диске компьютера.
Задание
​
:
Введите текст документа и сохраните документ на жестком диске компьютера.
2

Порядок выполнения:
1. Введите следующий текст, нажимая в указанных местах клавишу Enter :
Уважаемый Иван Петрович! <​ Enter
​
, ​Enter
​
, ​Tab
​
>
Извещаю Вас, что 10 марта в 10.00 в конференц-зале департамента образования и науки состоится очередное собрание руководителей МОО с повесткой дня: <​ Enter
​
, ​Tab
​
>
Организация проведения Региональной межвузовской конференции. <​Enter
​
, ​Tab
​
>
О профилизации ОУ области . <​Enter
​
, ​Tab
​
>
Разное . <​Enter
​
, ​Enter
​
, ​Tab
​
>
При себе необходимо иметь: <​ Enter
​
, ​Enter
​
, ​Tab
​
> командировочное удостоверение; <​ Enter
​
, ​Tab
​
> приказ на командирование; <​ Enter
​
, ​Tab
​
> список вузов, входящих в образовательные округа, с фамилиями ректоров. < Enter , ​Enter ,
Enter , Enter
​
, ​Tab
​
>
Руководитель департамента науки и образования <​ Tab
​
, ​Tab
​
, ​Tab
​
> И.И.Иванов
Внимание!
​
Переключение клавиатуры с латинского алфавита на русский и обратно
производится при помощи клавишной комбинации ​Ctrl +Shift ( Alt + Shift ) или с использованием
индикатора переключения клавиатуры в правой части ​Панели задач
​
.
Наиболее часто используемые клавиши:
Enter
​
– переход к новому абзацу, создание пустой строки;
BackSpace
​
– удаление символа слева от курсора;
Delete
​
– удаление символа справа от курсора или выделенного фрагмента;
Caps Lock
​
– ввод прописных или строчных букв;
Shift – переключение текущего регистра клавиатуры на противоположный на время
удержания клавиши, а также ввод спецсимволов, обозначенных в верхней части некоторых
клавиш;
Home (End)
​
– быстрая установка курсора текста в начало (конец) строки;
Page U p (Page Down)
​
– клавиши пролистывания текста к началу (концу) документа.
2. После ввода документа выполните его сохранение на диске. Для этого под руководством преподавателя создайте собственную папку на рабочем диске компьютера (например, ​С:\Public
\Ivanov
​
). Выполните команду ​Файл / Сохранить как... и сохраните созданный документ в своей папке под именем Собрание.doc .
3. Закончите работу в программе MS Word .
4. Снова запустите текстовый процессор MS Word и распахните окно программы во весь экран,
если оно раскрыто не полностью.
5. Щелкните по разделу главного меню Файл, а затем по имени файла ​Собрание. doc в нижней части ниспадающего меню.
Упражнение 4. Правка и форматирование абзацев текста
Цель упражнения:
Формирование навыков правки текстового документа, использование простейших приемов форматирования.
Форматирование абзацев
Под ​форматированием ​абзаца будем понимать определение следующих характеристик данного объекта:
3

а) вид абзаца настраивается командой меню «Формат – Абзац»:
- задание отступов левого и правого краев абзаца от границы области текста;
- определение отступа красной строки от границы области текста;
- задание межстрочных интервалов;
- выравнивание текста абзаца;
- дополнительное оформление абзаца: цвета, границы, списочные метки и др. б) определение свойств, описывающих положение абзаца относительно других объектов
(страницы, соседних абзацев).
Перечисленные характеристики можно задавать как для уже готового абзаца, так и для
набираемого.
Выравнивание, отступы и интервалы
Основные отступы и интервалы для абзацев, предусмотренные в редакторе MS Word,
приведены на Рис. 1.
Рис. 1. Абзацные отступы и интервалы
Для задания отступов чаще всего используются маркеры Линейки (Рис. 2). Сам процесс задания отступов реализуется следующим образом: а) курсор устанавливается на любую строчку ​форматируемого абзаца; б) задаются все отступы с помощью перетаскивания соответствующих маркеров.
Рис. 2. Абзацные отступы и интервалы
Практическое задание ​Наберите следующий текст абзаца:
Абзац в MS Word представляет собой последовательность символов, заканчивающаяся символом
«конец абзаца» ( ). Этот символ устанавливается по нажатию на клавишу (). Абзац может
4

размещаться в одной или нескольких строках. Разбивку на строки редактор делает автоматически в зависимости от ширины листа, на котором размещается текст.
Выполните форматирование выбранного абзаца текста:
Сначала выровняйте этот абзац по левому краю. Затем задайте отступ красной строки в 2 см. Для этого маркер отступа красной строки передвиньте в позицию
2
​
см. Левому краю абзаца задайте отступ в 0,5 см, для чего маркер отступа слева перетащите в позицию ​0.5 см.
​
Отступ справа определите в 5 см, для чего перетащите маркер правого отступа в позицию ​13
​
см (на 5 см левее). Задайте полуторный межстрочный интервал и интервал перед абзацем в 12 пунктов.
Этот абзац отформатируйте следующим образом: сделайте правый отступ в 3 см и выровняйте текст по правому краю. Задайте межстрочный интервал двойной, 3 пункта перед абзацем и 9 пт – после.
Данный абзац отформатируйте так, чтобы отступ красной строки был равен ​1
​
см, левый отступ -​ 3
​
см, отступ справа - 3​ см
​
и текст был выровнен по левому краю.
Обратите внимание, что первая строка в этом абзаце выступает влево от границы абзаца - это иногда бывает нужно для более наглядного оформления документа. Такие абзацы называют ​
абзацами с выступом
​
. Для этого величина левого отступа должна быть больше, чем величина отступа красной строки.
Задайте двойной межстрочный интервал и по 6 пт перед и после абзаца.
Здесь задайте отступ слева в ​4
​
см для ​всего​ абзаца. Для этого следует маркер левого отступа всех строк абзаца перенести в позицию ​4
​
см. Маркер отступа справа должен стоять в положении
15 см. Выровняйте абзац по центру и задайте минимальный межстрочный интервал. Перед абзацем задайте интервал в 21 пт, после абзаца – 12 пт.
Этот абзац отформатируйте так: сделайте правый отступ в 8 см, левый – 2 см, отступ перед абзацем 3 пункта, выровняйте текст по ширине. Задайте межстрочный интервал Множитель – значение 1,5.
Упражнение 5. Правка и форматирование текста
Задание
​
:
​
Проверьте орфографию документа и отформатируйте его по образцу.
Порядок выполнения:
Проверьте орфографию документа, используя кнопку ​Правописание
​
на панели ​Стандартная
или команду меню ​Сервис / Правописание
​
.
5

Выделите первую строку текста и выполните выравнивание ​По центру
​
при помощи кнопки на панели ​Форматирование
​
или команды меню ​Формат / Абзац / Отступы и интервалы /
Выравнивание
​
Не снимая выделения с первой строки, щелкните по кнопке ​Полужирный
​
панели
Форматирование
​
Выделите фразу "При себе необходимо иметь:" и щелкните по кнопке ​Подчеркнутый
​
на панели
Форматирование
​
Не снимая выделения, щелкните по кнопке Курсив панели Форматирование. Документ будет выглядеть так:
Сохраните документ при помощи команды ​Файл / Сохранить
​
Упражнение 6. Списки
Цель упражнения:
Формирование навыков работы с нумерованными и маркированными списками.
Задание:
Оформите перечни в документе ​Собрание. doc
​
в виде списков:
Порядок выполнения:
1. Выделите строки: o " Организация проведения Региональной межвузовской конференции. o О профилизации ОУ области. o Разное."
2. Оформите их в виде списка при помощи кнопки Нумерация панели ​Форматирование
​
3. Выделите строки: o "командировочное удостоверение; o приказ на командирование; o список СШ, входящих в образовательные округа, с фамилиями директоров".
4. Выполните команду меню ​Формат / Список / Маркированный
​
5. Выберите любой тип маркера и щелкните по кнопке ​ОК
​
6. Для изменения типа маркера снова выделите указанные строки, выполните команду меню ​Формат / Список / Маркированный / Изменить
​
7. В открывшемся окне ​Изменение
​
маркированного списка щелкните по кнопке ​Маркер
​
и в открывшемся диалоговом окне выберите любой значок.
8. Сохраните документ при помощи команды ​Файл / Сохранить
​
.
Внимание!
​
Для отказа от нумерации необходимо выделить список и
щелкнуть по кнопке ​Нумерация
​
на панели ​Форматирование
​
.
Упражнение 7. Форматирование документа
Цель упражнения:
​
Формирование навыков форматирования документов, предназначенных для печати.
Задание
​
:
​
Создайте и отформатируйте заявление по образцу:
Порядок выполнения:
1. Создайте новый документ MS Word при помощи команды меню Файл / Создать / Новый документ или кнопки Создать на панели Стандартная.
6

2. Установите параметры страницы (команда Файл / Параметры страницы): размер бумаги –
А4; все поля по 2,5 см; ориентация – Книжная.
3. Введите следующий текст заявления:
Директору МОУ школы № 3 <​ Enter
​
>
Промышленного района <​ Enter
​
>
Т.Ю. Смирновой <​ Enter
​
> учителя физкультуры <​Enter
​
>
А . Н . Иванова <​Enter
​
, ​Enter
​
, ​Enter
​
, ​Enter
​
>
ЗАЯВЛЕНИЕ <​Enter
​
, ​Enter,Enter, Tab
​
>
Прошу выделить средства на приобретение спортивного инвентаря, необходимого для проведения уроков физкультуры. <​ Enter , Enter , Enter , Enter , Tab
​
>
И .И.Иванов
4. Сохраните документ в своей папке под именем Заявление. doc .
5. Выделите "шапку" заявления и щелкните по кнопке По правому краю панели
Форматирование.
6. Выделите фразу "ЗАЯВЛЕНИЕ", отцентрируйте её и сделайте шрифт полужирным.
7. Установите курсор текста в начале последней строки И.И.Иванов и выполните команду
Вставка / Дата и время.
8. Проследите, чтобы в списке Язык был указан Русский.
9. В левом окне Форматы выберите подходящий формат даты и щелкните по кнопке ОК.
10. Нажмите несколько раз на клавишу < Tab > для создания пробела между датой и фамилией заявителя.
11. Сохраните документ после внесенных изменений.
Упражнение 8. Оформление объяснительной записки
Цель упражнения:
Освоение приемов оформления документов на примере создания объяснительной записки.
Задание:
​
Составить объяснительную записку по прилагаемому образцу:
Порядок выполнения:
Создайте новый документ
Задайте следующие параметры страницы: размер бумаги – А4; верхнее поле – 2,5 см; левое поле – 3,0 см; правое поле – 1,0 см; нижнее поле – 2,0 см; ориентация – книжная.
Вставьте таблицу, состоящую из одной строки и двух столбцов (команда ​Таблица / Добавить /
Таблица
​
) для создания "шапки" документа, состоящей из двух частей.
В левый столбец введите текст:
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА <​ Enter
​
>
01.12.2007 г. <​ Enter
​
> о срыве занятий по гражданской обороне
7