Файл: Крулькевич, М. И. Основы систем производственно-экономической информации учеб. пособие.pdf

другие литеры, например — К, М, входят в многочисленные номенклатурные наименования; некоторые из них представ­ лены в табл. 6.

Таблица 6

Следствием большой функциональной нагрузки литер К и М является значительное снижение их информативности.

Различная степень информативности отдельных литер, используемых в терминологической системе горного машино­ строения для образования номенклатурных единиц, пред­ ставлена в габл. 7.

92

Как видно из таблицы, отсутствие единых классифика­ ционных норм приводит к использованию большого количе­ ства малоинформативных элементов, что вызывает необхо­ димость привлечения дополнительных средств для представ­ ления производственно-экономической информации (полных наименований, пояснений в скобках и т. д.), то есть значи­ тельно увеличивает ее избыточность.

Таким образом, основным резервом совершенствования алфавитной производственно-экономической информации являются:

1) устранение многозначности и синонимичности терми­

нов;

2)привлечение для образования номенклатурных еди­ ниц большего количества букв алфавита;

3)установление рационального соотношения между ал­ фавитными обозначениями и цифровыми индексами, то есть использование первых в качестве родовых наименований, вторых — в, качестве видовых. В случае же необходимости обозначения и единичных понятий использование комбина­ ций букв для наименования родовых и видовых понятий, а цифровых индексов — для обозначения единичных понятий.

93

Использование резервов совершенствования алфавитной производственно-экономической информации возможно лишь па основе совместных усилий специалистов-терминологов и языковедов, всестороннего системно-лингвистического и конкретно-исторического анализа факторов, влияющих на функционирование и развитие терминологических систем.

§ 6. Рациональное документирование

Под рациональным документированием понимается вы­ бор наиболее удобной формы и содержания документа. При­ чем выбор с учетом того, что документом пользуется не только человек, а и учитывает он требования ЭВМ.

С формальной точки зрения документ может рассмат­ риваться как набор единичных, векторных и табличных компонентов. В основу описания документов в связи с тем, что любой компонент может быть выражен с помощью таб­ лиц, кладется табличная форма. Таблица состоит из опре­ деленного количества строк и столбцов или, другими слова­ ми, из некоторого количества строко-граф.

Строко-графа может быть описана с помощью координат (номеров) строки и столбца и указания буквенного и число­ вого формата. Описание документа организуется таким об­ разом, чтобы постоянным элементам (типографским реквизи­ там) были противопоставлены некоторые переменные эле­ менты (показатели).

Наименование документа может рассматриваться как комментарий ко всем та'блицам, составляющим содержание документа. Соответственно наименование таблицы — ком­ ментарий ко всем строко-графам, входящим в состав таб­ лицы.

Разработанный однажды способ описания документа фиксируется в виде специальной формы.

Основой для обработки документов с использованием ЭВМ является однородность описания документов.

Позиции формы и способ записи информации в эти по­ зиции определяют непосредственный перевод содержимого формы на машинный носитель информации.

94

В качестве единиц информации, содержащейся в доку­ ментах, ЦЭМИ АН СССР предлагает использовать показа­ тели, выражаемые в алфавитно-цифровых символах.

Действительно, показатель позволяет, кроме количест­ венной стороны информационного потока, выявить принад­ лежность его к определенной функции управления, а также избежать искажений объемов потоков.

Адресный или координатный способ описания докумен­ та позволяет однозначно воссоздать его натуральную фор­ му и, следовательно, разработать универсальную программу вывода на печать произвольного документа. Тем самым со­ здается возможность автоматизировать процесс получения выходного документа на основе первичных документов. ■

Учитывая функции документа’ в современной системе уп­ равления производством, можно наметить некоторые реко­ мендации, которые направлены на рациональную организа­ цию информационного, обеспечения и повышение эффектив­

Размер бланка по горизонтали определяется соотноше­ нием

Rx = 24 + (3 А 4) ■(п ■к) + 0,5 1, + 2,212,

где п — максимальное число алфавитно-цифровых симво­ лов показателя;

к — количество граф; 1] — количество тонких линий;

12 — количество толстых линий.

Общий размер бланка по вертикали равен

Ry — 36 + 9S1-f 6Sj + 0,51, + 2,212,

где Si — количество строк в бланке, используемых для по­ казателей;

S2-— максимальное количество строк в заголовках таб­ лицы.

95

На основании полученного расчетным путем бланка под­ бирают подходящий стандарт.

Очень часто одна и та же форма документа использу­ ется в нескольких цехах, участках или отделах. В этом слу­ чае количество строк в бланке, используемых для показате­ лей, величина переменная, и выбор ее зависит от характера распределения количества заполняемых цехами, участками или отделами строк.

При этом возможны следующие случаи:

а) количество заполняемых строк примерно одинаково; б) одним или двумя из множества отделов, цехов или участков заполняется значительно больше строк, чем ос­

тальными.

В первом случае Si следует принимать по наибольшему количеству заполняемых строк, а во втором случае — также по наибольшему, но без учета одного или двух участков или отделов, резко отличающихся. В таком случае последним придется заполнять по два одинаковых документа.

Для достижения рационального содержания документа необходимо, чтобы:

1. Количество буквенных и цифровых символов в заго­ ловках документа и таблиц было минимальным;

4. Среди показателей документа нормативные либо от­ сутствовали,'либо имелись в незначительном количестве.

Последнее обстоятельство связано с тем, что норматив­ ные данные целесообразнее хранить в памяти ЭВМ.

При высокой частоте работы с документом одним и тем же управленческим персоналом желательно в названии до­ кумента использовать универсальные алфавитно-цифровые символы, удобные как для персонала, так и для ЭВМ.

Во всех остальных же случаях желательно максимально упрятать цифровые коды документов в ЭВМ, а управленчес­ кому персоналу представлять в документах алфавитно-циф­ ровые символы, легко и быстро воспринимаемые.

96

§ 7. Совершенствование структуры потоков информации

Данный метод применим для упорядочения документо­ оборота. При этом решаются одновременно четыре задачи:

1.Установление групп пересекающихся документов;

2.Определение первичных и конечных документов;

3.Установление для любого конечного, наперед задан­ ного документа набора документов, участвующих в его фор­ мировании;

4Поиск целесообразного режима документооборота. Если обозначить через X множество всех документов,

сопровождающих процесс производства, то каждому отдель­

дования информационного потока на предприятии или в уч­ реждении, позволяет задать граф G=(Xi Гх ), который назо­ вем графом полного документооборота. Нетрудно предполо­ жить, что если, например, функционируют сотни различных форм документов, то граф Q будет распадаться на ряд компонентов связности

Gj = (Xj , rxj ); j = 1, 2.........n,

где n — число компонентов связности.

Документы, входящие в различные компоненты связно­ сти, образуют непересекающиеся группы документов. Это свойство графа позволяет перейти от рассмотрения графа полного документооборота к анализу отдельных его компо­ нентов.

Указанная процедура определяет принципы решения первой из задач совершенствования документооборота — ус­ тановление групп непересекающихся документов.

Реальный граф документооборота имеет множество пе­ ресечений дуг и хаотичное расположение вершин, что за­ трудняет проведение анализа потоков и массивов информа­ ции.

Устранение указанной трудности достигается дополни­ тельным построением плоского графа, то есть такого графа, в котором отсутствуют пересечения дуг.

В принципе может оказаться невозможным полностью свести граф G к плоскому графу. В таком случае, если даже удается свести хотя бы некоторые из компонентов связности к плоским, то и это в значительной мере облегчает после­ дующий анализ документооборота.

Компоненты связности графа G, которые не удается свести к плоским, рекомендуется упорядочивать, для чего вводится специальная порядковая функция.

Согласно теореме К. Бержа, порядковая функция опре­ деляется на всем множестве X в том и только в том случае, если граф Gj (Xj ,ЦХ) прогрессивно конечен, что означает от­ сутствие в графе путей бесконечной длины.

Xj (0) — {X, Гх = 0 ],

то есть множества вершин, из которых не исходят дуги, или множества конечных документов:

Xj (1) = {X ГхGXj (0)},

Xj (2) = {Х/Тх GXj (1)},

Xj (k) = {x;rs GXj (k - i)} .

Последнее множество представляет собой множество первичных документов.

Анализ графа может быть осуществлен как вручную, так и с применением ЭЦВМ. Например, для такого анализа

может использоваться специальная компиллируюгцая про­ грамма.

В результате анализа удается установить наличие дуб­ лирования как самих документов, так и отдельных показате­ лей, входящих в документы. В каждом таком случае произ­ водится перестройка графа и ликвидация на более высоком уровне иерархии управления избыточных связей между про­ изводственными подразделениями.

При подготовке к построению графа и проведению его анализа документы удобно разделить на следующие группы:

а) первичные, представляющие собой планы, фактиче­ ские данные, нормы, расценки и т. д.;

б) промежуточные, входящие составной частью и всеми показателями без переработки в другие документы;

98

в) промежуточные, входящие составной частью со все­

мероприятия и т. д., которые непосредственно для выработки и принятия решений по управлению не используются;

ж) конечные, представляющие собой различный цифро­ вой или текстовой материал, необходимый для выработки решения;

з) документы, представляющие собой предложения, ре­ комендации, советы и т. д. для принятия решений.

Группировка документов при анализе потоков информа­ ции на предприятии позволяет значительно эффективнее ор- 1анизовать поиск целесообразной структуры и режима до­ кументооборота. Целесообразную структуру при этом опре­ деляет такой ориентированный граф, связи в котором соот­ ветствуют заранее определенными целям, обусловленным необходимыми конечными документами. А целесообразный режим документооборота определяет такая динамика про­ цесса обмена информацией, при которой документы пред­ ставляются последующим звеньям обработки в сроки, увя­ занные с моментами их обработки, либо моментами приня­

§ 8. Комбинаторное сжатие

Образование комбинаций есть одна из форм кодирова­ ния информации.

Комбинаторное сжатие возможно в комплексах ч-исел с неодинаковыми элементами и разнообразными позициями. При этом оно совершенно не учитывает статистические свойства информационных данных.

Метод позволяет получить для определенных массивов информации практически выгодные коэффициенты сжатия без использования статистических характеристик, что отли­

99