Файл: Крулькевич, М. И. Основы систем производственно-экономической информации учеб. пособие.pdf

Таким образом, в указанных случаях имеют место два вида несовершенных взаимоотношений:

1. Ситуация, когда потребитель подает неточно сформу­ лированный запрос, или информационные потребности за­ казчика неточно интерпретируются лицом, осуществляющим поиск;

2. Ситуация, в которой потребитель четко определил, что ему надо найти, но при этом не представляет себе суще­ ствующего типа документа, который он хотел бы получить. В данной ситуации наиболее эффективен итеративный поиск.

При использовании технических средств в ИПС воз­ можны четыре формы общения их с потребителями;

1. Личное взаимодействие, при котором потребитель приходит в информационный центр, обсуждает свой запрос с членами персонала центра, и они совместно намечают стра­ тегию поиска;

2. Взаимодействие с посредником предполагает поступ­ ление запросов в информационный центр по почте. Его пред­ варительно рассматривает специалист по информатике, ко­ торый, связавшись с потребителем, оказывает определенное влияние на формулировку запроса до его поступления в си­ стему;

3. Непосредственное взаимодействие, при котором зап­ рос поступает по почте в информационный центр от потре­ бителя без какого-либо его предварительного рассмотре­ ния;

4. Взаимодействие в реальном масштабе времени пред­ полагает непрерывную связь потребителей с ЭВМ информа­ ционного центра, работающей в реальном масштабе вре­ мени.

Решающее значение при всех формах общения имеет предъявление потребителю требования точно излагать свои информационные потребности на естественном языке. Это достигается, как правило, в том случае, когда потребитель излагает содержание запроса в письменной форме, так как при этом он вынужден задуматься над тем, чтобы точно сформулировать, что ему необходимо найти.

Гораздо меньший эффект поиска обеспечивается, когда запрос описывается лицом, осуществляющим поиск. Наихуд­ шим из запросов является тот, который сформулирован по­

124

требителем через комбинации терминов, которые, по его мне­ нию, должны использоваться при поиске. В этом случае весьма трудно разработать оптимальную стратегию поиска.

При взаимодействии в реальном масштабе времени наи­ более удобен итеративный личный, непоручаемый беспоря­ дочный поиск, при котором потребитель имеет возможность быстрого просмотра весьма значительных по объему мас­ сивов данных, используя известные ему подобные документы и ассиативные поисковые схемы.

большое значение отводится контролю исполнения управлен­ ческих решений.

Организация четкого контроля исполнения позволяет лицу, отдающему распоряжение, в любое время проверить, как выполнены его приказы.

В самом простейшем случае руководитель, выдав зада­ ние нескольким подчиненным, фиксирует в записной книжке либо в специальном блокноте содержание задания, срок ис­ полнения и исполнителя.

Недостатком такого метода является то, что приходится хранить значительный объем фактически избыточной инфор­ мации. К тому же при увеличении объема знаний, количе­ ства исполнителей и значительном различии сроков исполне­ ния процесс контроля затрудняется.

Предпочтительным в этом случае может оказаться при­ менение карточной системы, которая в какой-то мере может устранить недостатки предыдущего метода контроля.

Каждое распоряжение заносится на карточку и ставится в картотеке в порядке сроков выполнения задания. После получения сообщения исполнителя о завершении работы со­ ответствующая карточка уничтожается. В свою очередь, и такому методу присущи недостатки, связанные с появлением операций сортировки и поиска нужной информации.

125

Механизация поиска достигается при использовании перфокарт-решеток. Такой тип перфокарт'применяют обычно в тех случаях, когда необходим одноаспектный поиск с контролем наличия.

В картах-решетках используется негативный принцип кодирования, который состоит в том, что на матрице проби­ ваются все отверстия, кроме одного, относящегося к данно­ му конкретному заданию. Количество ячеек соответствует всему возможному количеству перфокарт данной библиоте­ ки, и если вся колода собрана, то не будет сквозных каналов с отверстиями.

Процесс организации контроля с помощью перфокартрешеток осуществляется следующим образом. Руководитель, выдав задание исполнителю, вынимает из основной колоды перфокарту на интересующего его исполнителя, делает на ней соответствующую запись и помещает ее в библиотеку контрольных сроков исполнителя. И .только после того, как выполнено задание, карта возвращается в основную колоду. Этот метод позволяет рационально распределять задания между подчиненными, однако и он имеет некоторые недо­ статки. Например, требуется выполнить целый ряд хотя и стандартных, но излишних операций по организации перфокартного хозяйства.

На уровне высокой информационной культуры управ­ ленческого труда автоматизация контроля выполнения зада­ ний может быть организована с использованием ЭВМ и средств оргтехники.

В данном случае каждому заданию, выданному руково­ дителем, присваивается порядковый номер. ■

Фиксация исходной информации может быть осущест­ влена двумя способами:

— на обычном унифицированном бланке записывается дата, номер задания, срок исполнения и краткое содержание задания;

— на магнитной ленте с помощью диктофона.

Код задачи, код руководителя, месяц, число, номер за­ дания и дата выполнения переносится на перфорационную ленту.

126

Примерная форма записи выглядит так:

которая означает: тринадцатая задача АСУ, второй руково­ дитель предприятия, март месяц, четырнадцатое число, шес­ тое задание, срок исполнения — апрель, второго.

С помощью перфорационной ленты в определенное вре­ мя осуществляется считывание записанной информации и ввод ее в ЭВМ.

После выполнения задания каждый исполнитель обя­ зан сообщить об этом ЭВМ. Для этого он записывает на пер­ фоленту следующие сведения:

которые вводятся в машину.

Получив сведения о выполнении того или иного зада­ ния, ЭВМ исключает запись в соответствующей ячейке па­ мяти. Задания, которые остались невыполненными в срок, ежедневно утром к моменту проведения оперативок переда­ ются руководителем либо на бумажном бланке, либо на све­

что означает: шестое задание, выданное четырнадцатого мар­ та, срок выполнения которого сегодня, осталось не выпол­ ненным.

Руководителю следует обратиться к бланку либо к маг­ нитной ленте, где было записано соответствующее задание.

Приведенный алгоритм контроля исполнения управлен­ ческих решений с помощью ЭВМ и оргтехники может быть дополнен при необходимости блоком контроля работ, выпол­ няемых досрочно.

Кроме того, на основании основного алгоритма можно организовать непрерывный статистический анализ организа­ ции выполнения заданий на предприятии исполнителями, а также - осуществить самоконтроль для руководителей, выда­ ющих задания.

127

§ 7. Эффективность информационно-поисковых систем

Известны три основных' аспекта оценки эффективности ИПС:

а) у потребителей системы; б) у операторов и. административного аппарата, обслу­

живающего систему; в) у руководства системы.

Потребители, естественно, оценивают систему по тому, насколько хорошо она удовлетворяет их личные потребности в информации. В одних случаях для потребителя достаточно одного документа, в других — ему требуется несколько ос­ новных документов, а в некоторых ситуациях он стремится получить как можно больше данных по предмету своего за­ проса. Очевидно', полнота информации является наиболее важным требованием потребителя, поскольку единственная цель его обращения к системе состоит в получении неболь­ шого числа документов, полезных с точки зрения его инфор­ мационной потребности.

Показатель полноты ИПС количественно выражается коэффициентом полноты, определяемого формулой

к„ = - Щ- -100,

где Cr — число существенных документов, находимых в про­ цессе поиска по каждому запросу в указателе к фонду;

С — общее число документов, о которых известно, что они существенны относительно определенного за­ проса.

Коэффициент полноты выражается в процентах и пред­ ставляет собой м-еру способности фильтра пропускать жела­ тельные документы. Одного его для оценки эффективности недостаточно. Необходимо еще располагать каким-то допол­ няющим его коэффициентом, который бы являлся мерой способности .фильтра (указателя документов) задерживать ненужные документы. Таким показателем может быть коэффициент точности, равный

128

Совместное использование коэффициентов полноты и точности позволяет получить удовлетворительный способ из­ мерения рабочей эффективности системы, то есть эффектив­ ности по отношению к требованиям потребителей.

Числовые значения полноты и точности являются удоб­ ными показателями также аппарата сравнения документов и запросов. В этом случае они определяются по выдаче до­ кументов из указателя без соответствующего их просмотра.

В свою очередь, коэффициент точности отражает объем трудозатрат, расходуемых потребителем на просмотр выдан­ ных материалов или непосредственно на проведение поиска путем просмотра указателя вручную.

Затраты труда потребителя складываются из затрат времени и усилий на уточнение формулировки своей потреб­ ности в информации, на анализ предложенной ему формули­ ровки поискового предписания и некорректированной машин­ ной выдачи по указателю, а также на итеративный поиск. .

В определенных поисковых ситуациях решающее значе­ ние может приобретать время ответа на запрос, которое, ес­ тественно, связано с полнотой и точностью системы.

В одних случаях потребитель готов пожертвовать вре­ менем ради получения большей полноты и точности, в дру­ гих — может ограничить себя меньшей полнотой и точностью, но ускорить процесс поиска.'

Важным представляется для потребителя и такой фак­ тор, как форма представления результата поиска, который может быть в виде библиографического описания, реферата или полного текста. Форма выдачи существенно влияет на требования к точности, которые могут быть компенсированы быстрым просмотром, например, выданных рефератов. Полу­ чение только номеров документов может быть признано эф­ фективной формой, если имеется техническое оборудование, что позволяет немедленно получить микроскопии -соответ­ ствующих документов или их заменителей.

К наиболее важным факторам для потребителя можно отнести также алгоритм отбора материалов, вводимых в по­ исковую систему, ц полученный на его основе состав фонда материалов.

Для потребителя имеет значение полнота охвата источ­ ников по интересующим его предметным областям и каче­ ство документов, вводимых в систему.

Эффективность ИПС в значительной мере снижается при вводе в нее документов, представляющих незначитель­ ную ценность для обслуживаемой группы потребителей.

С позиций операторов и административных работников информационного центра главной целью системы должно быть максимальное удовлетворение нужд потребителей.

Для руководства системы не менее важно, во сколько об­ ходится удовлетворение нужд потребителей и какими аль­ тернативными способами может решаться каждая задача поиска. Другими словами, руководство производит оценку системы по экономической оправданности ее существования.

В связи с тем, что ИПС обслуживает различных потре­ бителей с разными характерами запросов, произвести оценку ее эффективности в целом проблема довольно сложная. Для этого необходим специальный статистический материал, по­ лученный на основе предварительно разработанной програм­ мы испытаний по проверке эффективности.

Вопросы, которые должны быть отражены в программе, могут быть примерно следующие.

1.Обще,е качество функционирования системы по отно­ шению к требованиям потребителей.

2.Широта охвата источников при индексировании.

3.Качество индексирования.

4.Характер специфичности языка.

5.Соответствие стратегии поиска требованиям высокой

полноты и точности.

6. Влияние форм взаимодействия системы с потребите­ лем на время получения ответа достаточной полноты и Точ­ ности.

7. Качество машинных программ, оцениваемое по, пра­ вильности и времени ответов, гибкости работы и контролю технических ошибок.

Выяснив требования большинства потребителей и. оце­ нив технические средства с позиций* их возможностей и стои­ мости, а также установив ориентировочно необходимые за­ траты на обслуживание, можно приступать к разработке си­ стемы, которая была бы способна наиболее экономично удов­

130

летворять всем требованиям как потребителей, так и' руко­ водство и обслуживающий персонал ИПС.

В этой связи проанализируем график, приведенный на рис. 7. Требования потребителей определяют участок кривой, в пределах которого должна функционировать система. В случае, когда используется высокоспецифичный язык ин­ дексирования, а само индексирование. осуществляется с большой полнотой, и, кроме того, принимаются меры по по­ вышению точности поиска, то, изменяя стратегии поиска, можно добиться функционирования системы на самом длин­ ном отрезке АД. Когда язык индексирования менее специ­ фичен и меньшая полнота, диапазон работы системы будет равен, например, отрезку ВС.

Сравнивая оба случая, можно отметить, что более огра­ ниченная область функционирования системы, если она в достаточной степени удовлетворяет информационные' нужды потребителей, экономичнее, чем система с более широким диапазоном.

Другими словами, ИПС должна быть во всех случаях адекватной предъявляемым к ней требованиям потребителей.

Весьма важным для повышения эффективности системы является установление критерия отбора документов для ин­ дексирования. Действительно, можно заметно снизить эф­ фективность поисковой системы, введя в массив документы, имеющие малую ценность, или устаревшие документы.

Для повышения экономической эффективности ИПС оп­ ределенные возможности представляет процесс управления индексированием, в частности, выбор уровня полноты индек­ сирования. С последним тесно связано среднее время, допус­ тимое для индексирования одного документа.

Например, может оказаться, что 90% наиболее ценных поисковых терминов приписываются в течение первых десяти минут индексирования, а для того, чтобы выбрать оставшиеся 10% потребуется изучать содержание документа еще в те­ чение 30 минут. Здесь возникает вопрос, окупаются ли тре­ бующиеся для этого затраты труда и времени? Во многих случаях будет целесообразным понизить уровень полноты.

Значительное влияние на экономические показатели оказывает выбор языка индексирования, Тащ разработка и

131