Файл: Зингер, И. С. Моделирование информационных процессов в системах управления предприятиями.pdf

Применение этой задачи для рационализации системы доку­ ментооборота может быть проиллюстрировано на примере форми­ рования документа «комплектовочная ведомость» (рис. 15).

В его формировании участвует документ «акт брака межцехо­ вой». Однако непосредственно в «комплектовочную ведомость» данные этого документа не попадают. Они переносятся первона­ чально в другой документ — «изменение в комплектовке», являю­ щийся промежуточным. Результатом анализа явилось выявление вершин, существенных по отношению к 1 и 9. Вследствие чего была предложена новая схема формирования (см. рис. 15). Таким образом, использование граф-модели позволяет провести рацио­ нализацию документооборота на предприятии.

Граф, отражающий информационную систему предприятия представляет собой сложную разветвленную сеть, которая не дает наглядного представления о всех функциона'льных и структурных связях. Кроме того, в нем чрезвычайно трудно выделить иерархи­ ческие уровни в образовании информации. В связи с этим целе­ сообразно представить граф формирования и граф движения ин­ формации в ярусно-параллельной форме.

Граф ярусно-параллельной формы (ЯПФ) без петель; в нем все вершины с ровными длинами цепей от исходных вершин рас­ положены в одном ярусе.

Удобство представления модели в виде графа ЯПФ заключа­ ется прежде всего в ее наглядности. Действительно, стандартиза­ ция и типизация отдельных алгоритмов формирования документов предполагает представление модели формирования в наглядной, поддающейся типизации форме, которую дает граф в ЯПФ.

Кроме наглядности, представление графа в ЯПФ дает и чисто аналитические выходы. Числовые характеристики этой формы могут служить некоторыми критериями рациональности выбран­ ного или анализируемого алгоритма.

Число элементов в каждом ярусе графа формирования показа­ телей может служить характеристикой степени их использования.

Разность номеров ярусов документов, связанных по формиро­ ванию, превышающая определенный предел, является сигналом

для перемещения в результате рационализации документов на более низкие уровни формирования.

Уровни формирования документации анализируются совмест­ но с иерархическими структурными уровнями должностей работ­ ников, которые обрабатывают документы данного уровня. Таким образом, мы можем^ сравнить структуру формирования документов с административной структурой управленческого аппарата пред­

52

ЯПФ. Припишем справа к столбцам матрицы вектор Х0=А + В + + C+ ... + N. Все компоненты этого вектора ( х ^ Х 0) х = 0) равны нулю, соответствуют множеству документов последнего, п-го слоя ЯПФ. Вычтем из вектора Х0 векторы, соответствующие вершинам н-го яруса. Получим вектор Xi = X0—Хп. Нулевые компоненты век­ тора Xi соответствуют множеству вершин (н—1)-го слоя ЯПФ. Постоянно вычитая из оставшейся суммы векторов векторы, соот­ ветствующие нулевым вершинам, получаем слои упорядоченного информационного графа (рис. 16). Те вершины, которые выпада­ ют при этом в остаток графа, отражают документы, в формирова­ нии которых наблюдаются циклы.

Поскольку в процессе формирования документация проходит через отдельные должности аппарата управления, модель должна отражать структурное движение, т. е. движение информации по элементам организационной структуры. Следует отметить, что движение структурное обязательно несет в себе движение функ­ циональное, движение по формированию. Однако последнее не обязательно совпадает со структурным. Действительно, если доку­ мент передается от одной должности к другой, то на второй долж­ ности он либо обрабатывается, либо используется как документоснование, который несет функциональное сообщение, либо явля­ ется тупиковым документом. При прохождении функциональных сообщений документ не обязательно перемещается от одной долж­ ности к другой. Наличие большого количества функциональных сообщений, не сопровождающихся структурным движением доку­ мента, служит основанием для анализа работы той должности, по которой такое положение имеет место.

Структурное движение документации также может быть отра­ жено с помощью некоторого графа G', вершинами которого слу­ жат отдельные должности аппарата управления. Две вершины будут соединены дугой, если между ними имеется документацион­ ная связь. Однако более рациональным в этом случае представ­ ляется построение графа V [24], который получается в результате наложения графа Gi на граф G'. В графе V все множество вершин

V i V j в этом мультиграфе соответствуют отношения иерархическо-

53

го структурного подчинения; ребрам Vи Vq— функциональные свя­

Идентификатор команды— это число, соответствующее порядко­ вому номеру команды во всей программе обработки документации данного наименования. Вся программа в целом представляет собой граф движения и формирования документа от момента его

его создания. Идентификатор команды представляет собой номер стадии обработки документа.

Идентификатор операнда представляет собой шифр документа и номер экземпляра документа.

Адрес нахождения документа — шифр подразделения и долж­ ности, которая обрабатывает документ.

Так, обработка документа, обозначенного на рис. 17, будет опи­ сана следующими операциями:

1) V " . V'2 , t/ 3 ;

2)v" . о' . v'a ■

Последняя операция означает, что маршрут движения доку­ мента закончен.

Ребра, отражающие функциональное прохождение информа-

ы

Гл а в а Ш. АНАЛИЗ ПРОИЗВОДСТВЕННО-

**ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

■

§ 1. ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ АНАЛИЗА ИНФОРМАЦИОННЫХ МОДЕЛЕЙ

Рассмотренные информационные модели позволяют изучить сущность процессов планово-экономической деятельности аппарата управления и выявить потоки информации, циркулирую­ щей на предприятии. Это достигается путем проведения их ана­ лиза, который дает возможность:

определить роль каждого подразделения в комплексе работ, выполняемых системой управления и зафиксированных в схеме обработки данных;

построить схему информационных связей функциональных подразделений предприятия, в том числе и с внешней средой, В схеме содержатся сведения об информационных связях и указы­ ваются их количественные и временные характеристики, а также определяются необходимые каналы связи;

рассмотреть последовательность обработки информации, от по­ ступления исходных данных, дальнейшего их преобразования, включая поступление конечных данных;

выявить первичные (исходные) для предприятия данные; выявить перечень всех производных данных, возникающих в

результате обработки первичных (исходных) документов и показа­ телей. При этом строится логическая схема, характеризующая последовательные этапы обработки данных;

определить целесообразность имеющихся повторений некото­ рых элементов в системе обработки данных, для чего необходимо

56

сделать выводы об объеме информации, выявить перечень пла­ ново-нормативных показателей в учетно-отчетных документах и фактических показателей в плановых документах;

■ выявить маршруты движения показателей, процессы их форми­ рования, степень использования и структуру документов.

~ Выделить перечень показателей, поступающих и не используе­ мых в функциональных подразделениях.

Таким образом, анализ информационных моделей позволяет получить материал, который может быть использован для совер­ шенствования системы управления производством.

Однако анализ информационных моделей не исчерпывает все вопросы анализа информационных потоков, так как необходимо получить более полные сведения об используемых документах и показателях. Так, например, необходимо получить группировку документов по назначению и объему, определить число докумен­ тов, разрабатываемых на предприятии за год, а также число опе­ раций над показателями, осуществляемыми на предприятии за год и т. д. Ответ на эти вопросы дается в работе по исследованию информационных потоков на предприятиях [5], в которой рассмат­ ривается процесс анализа схемы потоков информации, позволяю­ щей прослеживать маршруты документов, благодаря чему можно выявить моменты их образования и операции, которые с ними осу­ ществляются, а также порядок, в котором документы объединяют­ ся или расчленяются в процессе прохождения.

В результате анализа схемы потока можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации; осуществление контроля за работой или полное отсутствие его; применение различных документов вместо одного, составленного в нескольких экземплярах; излишне дли­ тельное хранение документов; неоправданные задержки в обра­ ботке документов; а также ненужные передачи документов, вы­ званные нерациональным распределением обязанностей между различными подразделениями и отдельными исполнителями.

Для проведения полного анализа потоков информации недо­ статочно исследовать процедуры формирования показателей, так как при создании нескольких экземпляров форм документов в су­ ществующих условиях возникает необходимость перенесения одних и тех же показателей из одних документов в другие.

Анализ процесса образования и использования документов показывает, что часть из них употребляется только для формиро­ вания производных документов; другая часть является конечными документами; остальные документы формируются и использу­

ются.

Процесс образования конечных документов обусловлен исполь­ зованием первичных и промежуточных документов. В результате этого различные формы документов в процессе их движения ^на­ ходятся на разных уровнях иерархической схемы взаимосвязей (подчиненности). Поэтому анализ структуры документооборота

57