Файл: Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо Ликоил.doc

Утверждаю Генеральный директор ООО «Ликоил» Алексей А.А. «21» марта 2023 г.

ИНСТРУКЦИЯ

по конфиденциальному делопроизводству в
ООО «Ликоил»

	Введена в действие приказом № 477 от 15.июня 2009 г.
	Введена взамен инструкции по конфиденциальному производству в ООО «Ликоил» от 23 декабря 2009 г.

Содержание

	Область применения ………………………………………………………….		5
	Нормативные ссылки …………………………………………………………		5
	Сокращения, условные обозначения ……………………………………..		5
	Термины и определения …………………………………………………….		5
	Общие положения …………………………………………………………….		7
	Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации …………………………….		8
	Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией …………………………………………………………….		11
	Группировка конфиденциальных документов в дела ……………………		13
	Хранение конфиденциальных документов ………………………………..		15
	Копирование конфиденциальных документов …………………………..		15
	Пересылка конфиденциальных документов ………………………………		16
	Уничтожение конфиденциальных документов ……………………………		16
	Контроль состояния конфиденциального делопроизводства …………		17
Приложение № 1		Образец оформления докладной записки с грифом КТ	18
Приложение № 2		Образец оформления докладной записки с грифом К	20
Приложение № 3		Журнал учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях …………………………………….	22
Приложение № 4		Журнал учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации ………………………………………………….	23
Приложение № 5		Реестр передачи конфиденциальных документов для доклада руководству подразделения (или для согласования в других подразделениях Общества) ……………	24
Приложение № 6		Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов ……………………………………………………….	25
Приложение № 7		Журнал регистрации исходящих конфиденциальных документов …………………………………………………….	26
Приложение № 8		Журнал учета конфиденциальных изданий ……………	27
Приложение № 9		Карточка учета конфиденциальных изданий в подразделении ………………………………………………………..	28
Приложение № 10		Образцы печати и штампов конфиденциального делопроизводств ……………………………………………………	29
Приложение № 11		Внутренняя опись документов, находящихся в деле ….	30
Приложение № 12		Акт приема-передачи документов (дел) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» …….	31
Приложение № 13		Карточка учета выдачи дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» …………………………	32
Приложение № 14		Реестр передачи конвертов (пакетов) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ……………	33
Приложение № 15		Список подразделений, организаций для рассылки документов с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ………………………………………………	34
Приложение № 16		Акт о выделении к уничтожению документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», не подлежащих хранению ……………………………	35
Приложение № 17		Акт проверки наличия и состояния документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ………………………………………………………………	36
Приложение № 18		Образец оформления внешнего конверта с корреспонденцией, отправляемой через «спецсвязь» (с грифом конфиденциальности) ………………………………………	37
Приложение № 19		Образец оформления внутреннего конверта с корреспонденцией, отправляемой через «спецсвязь» (с грифом конфиденциальности) …………………………………	38

---

1. 
   Область применения
   

1. 
   Настоящая инструкция устанавливает единую систему конфиденциального делопроизводства в организации.
   
2. 
   Настоящая инструкция обязательна для всех руководителей специалистов и служащих организации.
   

2. 
   Нормативные ссылки.
   

Инструкция разработана на основе требований следующих документов:

- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. (Постановления правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477).

- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти. (Приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. №76).

- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. (Приказ министерства культуру РФ от 25 августа 2010г. №558).

- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. (Постановления правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477).

- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. (Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. №76).

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указания сроков хранения. (Приказ министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. №558).

3. 
   Сокращения, условные обозначения
   

- ЭКЗ количество листов в каждом экземпляре,

- Регистрация документа присвоение документу регистрационного номера, внесение данных о документе в регистрационно-учётную форму

- Инструкция нормативный документ, в котором излагается порядок

осуществления какой-либо деятельности должностными лицами и порядок применения положений и других нормативных актов.

- Копия документа экземпляр документа, полностью воспроизводящий

информацию подлинника документа.

- Инструкция нормативный документ, в котором излагается порядок

осуществления какой-либо деятельности должностными лицами и порядок

применения положений и других нормативных актов.

---

- Документооборот движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

- Документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.

.

В рамках данного документа применяются иные термины и определения, значение которых раскрыто в Политике информационной безопасности Общества, и в Положении о режиме коммерческой тайны в Обществе.

4. 
   Термины и определения
   

- Обладатель информации лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам

- Доступ к информации возможность получения информации и ее использования.

- Предоставление информации действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц.

- Распространение информации действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц.

- Электронное сообщение информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети

- Документированная информация зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель

- Электронный документ документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах

- Делопроизводство деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

- Официальный документ документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

---

- Реквизит документа элемент оформления документа.

- Постоянная часть реквизита документа неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

- Переменная часть реквизита документа изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

- Бланк документа лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующих автора официального документа.

- Подпись реквизит содержащий собственноручную роспись полномочного должностного или физического лица.

- Гриф ограничения доступа к документу – реквизит, свидетельствующий об особом характере информации и ограничивающий доступ к нему.

- Гриф утверждения реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

- Дата документа реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа, или зафиксированного в нем события.

- Виза – реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

- Резолюция реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

- Печать устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица, посредством нанесения его оттиска на документ.

- Юридическая сила документа свойство официального документа вызывать правовые последствия.

- Юридическая значимость документа свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

5. 
   Общие положения
   

5.1 Инструкция по конфиденциальному делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования, предъявляемые к оформлению, регистрации, учету, тиражированию, хранению, использованию и уничтожению конфиденциальных документов и других материальных носителей конфиденциальной информации. Выполнение требований Инструкции является обязательным для работников ООО «Ликоил», получившим доступ к конфиденциальной информации и другим сведениям ограниченного доступа ООО «Ликоил».

5.2 Конфиденциальное делопроизводство ведется в отделе ООО «Ликоил», а также в филиалах ООО «Ликоил».
Обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в Обществе возлагается, как правило, на лиц, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства в ООО «Ликоил», закрепляются в их должностных инструкциях.

---

Ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства назначаются из числа сотрудников, имеющим доступ к конфиденциальной информации.

На работников, ведущих конфиденциальное делопроизводство, возлагается персональная ответственность за организацию работы с конфиденциальными документами в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Права и обязанности работников, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства в Обществе, закрепляются в их трудовых договорах и должностных инструкциях.

Ответственность за состояние конфиденциального делопроизводства в подразделениях Общества возлагается на Начальника отдела защиты информации.

3. 
   Организацию работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляет отдел защиты информации.
   

Контроль за организацией работы с конфиденциальными документами осуществляется Начальником отдела защиты информации.

6. 
   Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации
   

1. 
   Подготовка, оформление и согласование конфиденциальных документов осуществляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в ООО «Ликоил», с учётом требований настоящей Инструкции. .
   
2. 
   Конфиденциальная информация может содержаться  на бумажных, электронных, магнитных и оптических носителях, в кино и фотоматериалах.
   
3. 
   На документы, содержащие конфиденциальную информацию Общества, исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, в правом верхнем углу проставляются грифы конфиденциальности: «Конфиденциально» - на документах, содержащих конфиденциальную информацию в соответствии с Перечнем конфиденциальной информации Общества (далее - Перечень), по форме согласно приложению № 1 к настоящей инструкции.
   

Соответствующие грифы конфиденциальности проставляются на электронных версиях документов, содержащих конфиденциальную информацию.

4. 
   Проекты конфиденциальных документов (текстовых и чертежно-графических) на бумажных носителях, до подписания и присвоения исходящего регистрационного номера документу, учитываются в Журнале учета проектов на бумажных носителях конфиденциальной информации  (приложение № 2 к настоящей Инструкции) работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении – исполнителе документа.
   

---