Файл: Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо Ликоил.doc

Конфиденциальные документы, поступившие непосредственно в структурное подразделение из другого структурного подразделения на имя руководителя Подразделения, учитываются в Журнале  регистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 6 к настоящей Инструкции), ведущемся в структурном подразделении.

7.2.6. Конверты (пакеты) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», содержащие дополнительную отметку «Лично», регистрируются как документы и передаются непосредственно адресату под роспись в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов . Конверты (пакеты) вскрываются лично адресатом, на первый лист документа переносится номер и дата регистрации конверта (пакета) . Записи о ходе исполнения таких документов осуществляются по поручению адресата лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства.

7.2.7. Документы, поступившие в адрес ООО от сторонних организаций, заключивших с Обществом Соглашения о конфиденциальности, не имеющие грифов конфиденциальности, но конфиденциальные по своему содержанию, регистрируются  в отделе документационного обеспечения. Решение о присвоении таким документам грифа конфиденциальности при его поступлении в адрес руководства ООО принимается руководителем Общества.

При поступлении документов из органов государственной власти с пометкой «Для служебного пользования» или ДСП, к регистрационному номеру документа добавляется индекс «ДСП» (например АБВ-123ДСП). Сканирование таких документов и присоединение файлов к электронным карточкам запрещено.

7.2.8. Документы учитываются по количеству листов, издания – по количеству экземпляров, а дискеты, CD-диски, и другие внешние электронные накопители, аудио- и видеокассеты – поштучно.

7.3. Особенности при работе с исходящей конфиденциальной корреспонденцией:

7.3.1. Конфиденциальные документы, адресуемые в органы государственной власти и другие сторонние организации, направляются работником, ответственным за конфиденциальное делопроизводство для подписи руководителем или уполномоченным лицом в приемную Общества.

7.3.2. Документы, подписанные руководителем или уполномоченным лицом , регистрируются отделом документационного обеспечения в АС «Дело» и Журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов (приложение № 7 к настоящей Инструкции).

В электронных регистрационных карточках делается отметка о конфиденциальности и присоединяются сопроводительные письма (при их наличии) без приложений.

---

Сканирование конфиденциальных документов и присоединение файлов к электронным карточкам запрещается.

7.3.3.Все экземпляры конфиденциальных документов, подписанные генеральным директором или уполномоченным лицом и зарегистрированные в отделе документационного обеспечения, возвращаются работнику, ответственному за конфиденциальное делопроизводство подразделения-исполнителя документа, для последующей отправки первого экземпляра адресату. Вторые экземпляры документов остаются в  отделе документационного обеспечения и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Общества.

Ответственный за конфиденциальное делопроизводство в подразделении – исполнителе документа вносит в графу 8 Журнала учета конфиденциальных изданий  регистрационный номер документа, присвоенный в отделе документационного обеспечения, и регистрирует документ под этим же номером в Журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов (приложение № 7 к настоящей Инструкции), ведущемся в подразделении.

7.3.4. При отправке конфиденциальных документов заказными, ценными почтовыми отправлениями или через предприятия ФГУП «Главный центр специальной связи» Федерального агентства связи, а также нарочными подразделений – исполнителей, ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства проверяют  правильность соответствия адреса, указанного на пакете, адресу в письме и в реестре на отправляемую корреспонденцию, наличие всех экземпляров и приложений к ним с пересчетом листов, а также имеется ли в экземпляре, остающемся в деле, список рассылки и отметка исполнителя документа в какое дело его следует подшить в присутствии исполнителя, после чего помещают конфиденциальные документы в два конверта, оформленные в соответствии с образцами (приложение №№ 18 к настоящей Инструкции). Конверты опечатывают печатью «Для пакетов».

О направлении документа адресату делается отметка в графе «Примечание» Журнала  регистрации исходящих конфиденциальных документов  (приложение № 7 ), ведущегося в подразделении, с указанием номера реестра.

7.4. Особенности при работе с внутренней конфиденциальной корреспонденцией:

7.4.1. Конфиденциальные документы, разработанные в Обществе и предназначенные для внутреннего использования, регистрируются в Журналах регистрации входящих конфиденциальных документов  (приложение № 6) и подшиваются в дела в соответствии с Номенклатурой дел.

---

7.4.2. Издания с грифами конфиденциальности (книги, брошюры) учитываются в Журнале учета конфиденциальных изданий  (приложение № 8 к настоящей Инструкции). Издания выдаются работникам Общества лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства подразделения, в котором находится издание, по резолюции руководителя с подписью (приложение № 13).

При этом, если издание необходимо для ознакомления в другом подразделении, оно выдается по посменному разрешению руководителя подразделения, в чьем ведении находится издание, на имя руководителя заинтересованного подразделения.

7.5. Все виды журналов, предназначенные для учета документов, содержащих конфиденциальную информацию, должны быть прошнурованы и все листы в них пронумерованными. На последней странице журнала цифрами и прописью указывается   количество содержащихся в нём листов, которое заверяется подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью «Для пакетов № ___» Общества, оформленной в соответствии с приложением № 10 к настоящей Инструкции. Регистрация документов в таких журналах ежегодно начинается с первого номера, а по окончании календарного года делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество зарегистрированных за год документов; запись заверяется ответственным лицом и печатью.

В журналах учета отражаются данные о движении документов с момента их получения (изготовления) до завершения исполнения и подшивки в дела, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации.

Журналы заполняются аккуратным, разборчивым почерком с расшифровкой подписей всех лиц, кому был передан документ. Исправления в журналах заверяются  подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью «Для пакетов № ___» Общества.

6. 
   Группировка конфиденциальных документов в дела
   

8.1. В номенклатуру дел Общества в обязательном порядке включаются дела с грифом «Конфиденциально» и журналы учета конфиденциальных документов.

---

8.2. После исполнения документы подшиваются в дело. Конфиденциальные документы группируются в дела отдельно от документов открытого характера ..

8.3. Делу с конфиденциальными документами присваивается гриф конфиденциальности. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к номеру дела добавляется отметка «К» или «Кт».

8.4. Дата начала дела должна соответствовать дате  первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела - дате последнего конфиденциального документа, подшитого в нём Эта дата проставляется на обложке дела после того, как в него будет подшит последний документ.

Обложки дел оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению управления в ООО.

8.5. Все подшитые в дело (том) конфиденциальные документы нумеруются полистно, номера проставляются простым карандашом в правом верхнем углу листа документа. На подшитые конфиденциальные документы составляется  внутренняя опись (приложение № 11 к настоящей Инструкции), которая заполняется по мере подшивки в дело документов.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. В случае оформления листов ознакомления с конфиденциальными документами они подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.

По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указывается  (цифрами и прописью) количество внесенных в неё документов, а также должность и фамилия работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства В каждом деле (томе) должно быть подшито не более 250 листов.

8.6. Законченное дело (том) с документами прошивается, опечатывается и заверяется работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в подразделении. Опечатывание дела (тома) производится с помощью  бумажной наклейки с оттиском печати «Для пакетов № ___», которая наклеивается так, чтобы захватывались нити шнурка прошивки дела (тома).

8.7. Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов комиссией, специально создаваемой по распоряжению начальника подразделения (далее – Комиссия), делается итоговая запись о количестве подшитых в деле листов по состоянию на 31 декабря каждого года, которая заверяется подписью  председателя Комиссии. Нумерация листов дела после итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года.

8.8. Подготовка дел для сдачи в архив или уничтожения осуществляется в соответствии с требованиями  о длительности хранения документов  и управления в ООО и с правилами Федерального архивного агентства (Росархив).

---

По окончании календарного года дело с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» просматривается полистно Комиссией и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в этом деле документы, постоянное хранение которых вызывается служебной необходимостью, группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.

Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может  не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов.

8.9. Прием дел с грифом конфиденциальности на постоянное хранение в архив оформляется актом приема-передачи (приложение № 1 к настоящей Инструкции). Дела передаются в архив Общества с обязательной полистной проверкой включенных в них документов.

8.10. Дела выдаются только тем исполнителям, которые имеют к ним прямое отношение для исполнения своих служебных обязанностей. Выдача дел осуществляется под расписку в карточке учёта выдачи дел (приложение № 13 к настоящей Инструкции). Основанием для выдачи дела является письмо с резолюцией руководителя с разрешением выдачи либо – оформителя дела на указанной карточке либо резолюция руководителя с подписью.

6. 
   Хранение конфиденциальных документов
   

9.1. Документы, дела и другие конфиденциальные материалы должны храниться в служебных помещениях и (или) в сейфах, запираемых шкафах (ящиках).

9.2. За сохранность конкретного конфиденциального документа отвечает работник, получивший этот документ в пользование под расписку.

9.3. Передача конфиденциальных документов от одного работника другому в подразделении производится по решению руководителя подразделения через лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, с обязательной отметкой в журнале, или по реестру.

9.4. При смене или увольнении работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется акт приема-передачи конфиденциальных документов, утверждаемый руководителем подразделения (приложение № 12 к настоящей Инструкции). При уходе в отпуск лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства в подразделении, номенклатурные дела с конфиденциальными документами, штампы и печати конфиденциального делопроизводства передаются замещающему лицу, согласно приказа о временном исполнении обязанностей.

---