Файл: Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо Ликоил.doc

Учетный номер проекта конфиденциального документа на бумажном носителе состоит из делопроизводственного индекса по Классификатору делопроизводственных индексов структурных подразделений ООО «Ликоил», введенному приказом Общества, от 21 03 2023. № 1, буквенного обозначения «А» (для коммерческой тайны) или «Б» (для иной конфиденциальной информации) и порядкового номера по Журналу учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации, записываемых через косую черту (например, 01/КТ-Б/4, где 01 индекс , КТ – признак конфиденциальной информации, Б- бумажный носитель, 4 – порядковый номер носителя).

5. 
   Внешние электронные накопители (дискеты, CD-диски) и другие накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации, подлежат учету в Журнале -  внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации  (приложение № 3 к настоящей Инструкции). При хранении конфиденциальной информации на дискетах грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» и учетный номер носителя информации указываются на бумажной наклейке. Указанные реквизиты должны быть нанесены также на CD-диски, а также другие внешние электронные накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации. Гриф конфиденциальности и учетный номер носителя наносятся специальным маркером предназначенным для работы на поверхностях, структуры которых изготовлены из пластиковых материалов..
   

Учетный номер электронного носителя конфиденциальной информации состоит из делопроизводственного индекса подразделения по Классификатору делопроизводственных индексов структурных подразделений ООО «Ликоил», буквенного обозначения «КТ-Э» или «КИ-Э» и порядкового номера по Журналу учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации, которые записываются через косую черту (например, 01/КИ-Э/7, где 01 индекс, КИ признак конфиденциальной информации, Э- внешний электронный носитель, 7 порядковый номер по журналу ). Для обозначения конфиденциальной информации, размещенной на аудио, видео, кино- и фотоматериалах, используются буквы «КТ-Н» или «КИ-Н». Для обозначения конфиденциальной информации, размещенной на аудио, видео, кино- и фотоматериалах, используются буквы «КТ-Н» или «КИ-Н».

На конверте, в который вкладывается внешний электронный накопитель, должен вестись перечень файлов с конфиденциальной информацией. Запрещается записывать на внешние электронные накопители, имеющие грифы «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», файлы, файлы, не содержащие конфиденциальную информацию.

---

6. 
   Гриф конфиденциальности проставляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к конфиденциальным материалам.
   

На документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра, например:

---

Конфиденциально ООО «Ликоил»

Адрес учреждения Экз. № __ Адресат
На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу указывается учетный номер носителя информации по Журналу учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях (приложение № 3 к настоящей Инструкции), количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресаты, фамилия исполнителя, его телефон и дата подготовки документа, например:

а документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра и адресат. Пример: Конфиденциально «Название учреждения» Адрес учреждения Экз. № __ Адресат: Отметка об исполнителе документа проставляется на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу, где указывается: учетный номер носителя информации, количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресаты, фамилия исполнителя, его телефон и дата подготовки документа, учетный номер носителя информации указывается также в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа (печатается шрифтом № 12).


Если документ рассылается в несколько адресов, то на оборотной стороне последнего листа документа напротив соответствующих номеров экземпляров указываются в скобках слова «согласно списку рассылки», например:

Уч. № … (№ по Журналу учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации)

Учетный номер носителя информации указывается также в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа (печатается шрифтом № 12).

6. 
   Если к конфиденциальному документу прилагаются другие материалы (документы), то они перечисляются в конце текста письма в «Приложении» с указанием: краткого наименования, грифа «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», номера документа, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не конфиденциальному), например:
   

Приложение: 1. Сведения о запасах ..., коммерческая тайна, № ___, экз. № 1, на 4 л.

2. Справка ..., на 3 л.
В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в делах отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: «только в адрес», а если адресатов несколько, указывается какому адресату, например: «то указывается, какому адресату: первому, второму и т.д. ».

---

Гриф конфиденциальности необходимо проставлять и на сопроводительном письме к конфиденциальным материалам (документам).

Если в сопроводительном письме не содержится конфиденциальных сведений, то на нем под грифом конфиденциальности указывается: «Без приложения не конфиденциально».

6. 
   Разработанные в подразделении проекты конфиденциальных документов представляются исполнителями руководителям своих подразделений на визирование или подпись, а также направляются для согласования в другие подразделения по Реестру (приложение № 5 к настоящей Инструкции).
   

6.9 Подготовка предложений о снятии грифа конфиденциальности с документа по истечении указанного в Перечне срока действия режима ограничения доступа в отношении информации, содержащейся в документе, или в связи с исключением информации из перечня, возлагается на, комиссию по вопросам обеспечения защиты информации, создаваемую в подразделении в соответствии с требованиями Положения о режиме снятии грифа конфиденциальности. В комиссию в обязательном порядке включается работник, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства . Заключение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, утверждаемым председателем Комиссии. При этом на документе делается письменная отметка о снятии грифа «Гриф снят», заверенная подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и печатью «Для пакетов № (ненашёл)» Общества, выдаваемой лицам, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства (№ печати присваивается по Журналу учета печатей и штампов конфиденциального делопроизводства, ведущемуся в Службе корпоративной защиты). Аналогичные отметки о снятии грифа вносятся в описи дел.

6. 
   Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией
   

1. 
   Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией в подразделениях Общества организуется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству с учётом требований настоящей Инструкции.
   
2. 
   Особенности при работе с входящей конфиденциальной корреспонденцией:
   

7.2.1. Вся адресованная руководству Общества конфиденциальная корреспонденция, включая документы, доставляемые спецсвязью, принимаются сотрудниками Концелярия (далее - отдел документационного обеспечения).

---

Конверты (пакеты) с грифом конфиденциальности, поступившие в отдел документационного обеспечения, вскрываются (кроме указанных в п. 3.2.6.). При этом проверяется правильность адресации и целостность упаковки документов.

Корреспонденция, поступившая в упаковке, целостность которой не обеспечена надлежащим образом, составляется акт об обнаруженных повреждениях.

При недостаче документов или приложений к ним, составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у один из которых остается в Обществе , второй приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю.

7.2.2. На каждый документ в отделе документационного обеспечения заполняется электронная регистрационная карточка в автоматизированной системе «Дело» и осуществляется его регистрация.

В электронных регистрационных карточках входящих конфиденциальных документов, делается соответствующая отметка, свидетельствующая об их принадлежности к документам, содержащим конфиденциальную информацию. В поле «содержание» электронной регистрационной карточки переносится гриф конфиденциальности, проставленный на документе, при этом текст документа не переносится.

Сканирование конфиденциальных документов и присоединение файлов к электронным карточкам запрещается.

После регистрации документы передаются под роспись в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 6) работникам, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурных подразделениях. Одновременно исполнителю направляется электронная карточка документа.

7.2.3. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

7.2.4. В случае необходимости направления конфиденциальных документов в подразделение Общества, находящееся в другом населенном пункте, документы направляются в соответствии с требованиями раздела 11 настоящей Инструкции, а в графе 15 (примечание) приложения № 6 к настоящей Инструкции делается отметка с указанием даты отправления, номера реестра, по которому передан документ, и номера номенклатурного дела, в которое помещается реестр (графа 13).

7.2.5. В структурных подразделениях зарегистрированные конфиденциальные документы, поступившие из отдела документационного обеспечения, учитываются в Журналерегистрации входящих конфиденциальных документов (приложение № 6 к настоящей Инструкции) под регистрационным номером, присвоенным в отделе документационного обеспечения.

---