Файл: Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в ооо Ликоил.doc

9.5. Запрещается выносить документы, дела и другие конфиденциальные материалы из служебных помещений для работы с ними  на дому, в гостинице и т.д.

В необходимых случаях руководитель подразделения может разрешить исполнителям или другим работникам вынос из здания конфиденциальных документов для их согласования, подписи и т.п. в организациях, находящихся в пределах одного населенного пункта. Резолюция, разрешающая вынос, ставится на  любом свободном месте лицевой стороны документа.

9.6. Командируемым работникам под их личную ответственность, с посменного разрешается иметь при себе в пути следования конфиденциальные материалы.

9.7. О фактах утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность исполнительный директор Общества

9.10. По факту утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов или разглашения сведений, содержащихся в этих материалах, Службой корпоративной защиты ООО проводится служебное расследование и составляется акт, который представляется руководству Общества для принятия решения.

6. 
   Копирование конфиденциальных документов
   

10.1. Копирование конфиденциальных документов осуществляется лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, в соответствии с письменной резолюцией руководителя подразделения, в которой указывается количество разрешенных к снятию копий и адресаты. Резолюция может быть проставлена в виде соответствующего штампа (приложение № 10 к настоящей Инструкции) с подписью лица, разрешившего копирование либо его подписи о разрешении копирования на мотивированной служебной записке. Резолюция генерального директора с указанием нескольких исполнителей (соисполнителей) конфиденциального документа является основанием для копирования конфиденциальных документов каждому из исполнителей .

10.2. После размножения документов вносится соответствующая отметка о количестве изготовленных копий в журналы регистрации конфиденциальных документов работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства: «Дополнительно размножено ___ экз.». Дополнительно размноженные документы учитываются за этим же номером. При этом запись дополнительно отпечатанных экземпляров производится отдельной строкой. Порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например: экз.№ 3/1, где  «3» – экземпляр размножаемого документа, а «1» – порядковый номер размноженной копии.

---

На оборотной стороне документа работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, проставляется штамп «Дополнительно размножено ___ экз.» с указанием номеров полученных копий.

10.3. В случае выполнения копировальных работ с использованием съемных электронных носителей информации электронные копии конфиденциальных материалов в компьютере уничтожаются  под наблюдением исполнителя.

6. 
   Пересылка конфиденциальных документов
   

11.1. Пересылка материалов с конфиденциальной информацией ООО в другие организации производится предприятиями ФГУП «Главный центр специальный связи» Федерального агентства связи, а также заказными либо ценными почтовыми отправлениями. При пересылке конфиденциальных документов почтовыми отправлениями они должны быть помещены в дополнительный конверт, на котором гриф конфиденциальности  не проставляется.

11.2. Доставка пакетов с конфиденциальными документами адресатам, расположенным на территории одного населенного пункта, может осуществляться лицами, ответственными за конфиденциальное делопроизводство, с передачей документов адресатам по реестру  (приложение № 14 к настоящей Инструкции), в котором, кроме подписи о получении пакетов, проставляется печать получателя.

Конфиденциальные документы запрещается передавать ь по каналам факсимильной связи, с использованием сетей Интернет, Интернет и другим без использования мер защиты.

11.3. При направлении конфиденциальных документов в несколько адресов составляется список рассылки экземпляров отправляемых документов (приложение № 15 к настоящей Инструкции). Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем Подразделения. Списки рассылки конфиденциальных материалов большого объема и изданий, направляемых в организации и органы государственной власти, согласуются со Службой корпоративной защиты Общества.

6. 
   Уничтожение конфиденциальных документов
   

12.1. Уничтожение материалов, содержащих конфиденциальную информацию, разработанных для внутреннего пользования, производится Комиссией по вопросам обеспечения защиты информации (далее – Комиссия), на основании  докладной записки руководителя структурного подразделения.

Уничтожение конфиденциальных документов, находящихся в ведении нескольких структурных подразделений Общества, производится по докладной записке подписанной руководителями подразделений, на имя генерального директора либо лица его замещающего, с последующим составлением соответствующего акта.

---

12.2. Отобранные к уничтожению материалы измельчаются  механическим способом до степени, исключающей возможность прочтения текста. Издания и брошюры уничтожаются на специальном оборудовании. Все конфиденциальные документы уничтожаются в присутствии  лица, ответственного за конфиденциальное делопроизводство.

Конфиденциальная информация, хранящаяся на магнитных носителях, подлежит обязательному удалению путем полного форматирования носителя.

12.3. Для гарантированного уничтожения файлов и затирания остаточной информации на магнитном носителе либо уничтожения носителей механическим способом они передаются в Службу корпоративной защиты, работники которой производят уничтожение в присутствии лица, ответственного за конфиденциальное делопроизводство Подразделения - владельца указанного носителя.

12.4. Факт уничтожения конфиденциальных материалов оформляется соответствующим актом  (приложение № 16 к настоящей Инструкции). Первый экземпляр акта направляется ответственному лицу за ведение конфиденциального делопроизводства, второй – в Службу корпоративной защиты ООО.

12.5. После уничтожения материалов в журналах регистрации конфиденциальных документов и изданий, в номенклатурах и описях дел, а также в журналах учета внешних электронных и других накопителей конфиденциальной информации проставляется отметка «Уничтожено. Акт № __ от ___ (дата)».

Акты об уничтожении конфиденциальных материалов хранятся в отдельном томе номенклатурного дела.

6. 
   Контроль состояния конфиденциального делопроизводства
   

13.1. По окончании календарного года проводится внутренняя проверка наличия конфиденциальных документов  в Обществе. В состав Комиссии в обязательном порядке включаются работники, ответственные за конфиденциальное делопроизводство.

Комиссия проверяет выполнение требований  настоящей Инструкции, наличие текущих дел и дел с временными сроками хранения, наличие конфиденциальных документов, не подшитых в дела. Проверка наличия документов производится путем сверки журналов учета с фактическим наличием документов, а также с отметок об уничтожении или отправке документов в этих журналах с актами и реестрами.

В журналах учета, переходящих из года в год, все произведенные отметки об отправке, уничтожении и переучете конфиденциальных документов заверяются проставлением записи «Проверено» с датой и  подписью председателя Комиссии.

---

13.2. К началу работы Комиссии все исполненные конфиденциальные документы, как правило, должны быть учтены в конфиденциальном делопроизводстве, приобщены к делам или перерегистрированы в журналах учета нового года, в старых производится отметка об их перерегистрации с указанием новых учетных номеров.

13.3. По результатам работы Комиссии составляется акт проверки  (приложение № 17 к настоящей Инструкции), который утверждается исполнительным директором Общества. В акте указываются результаты проверки конфиденциального делопроизводства, отмеченные недостатки и предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации. Копия акта направляется  председателю комиссии по вопросам обеспечения защиты информации.

Приложение № 1

(п.2.3.)

Управление предпроектных работ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА .11.20013

Коммерческая тайна Общество с ограниченной ответственностью Экз. № Адресат

---

текст

Приложение: План …, коммерческая тайна, № …, экз. № 1, на 12 л.

(если приложение не остается у исполнителя, после количества листов указываются слова «только адресату»).

Начальник Управления ___________________ ___________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

Уч. № …

(№ по Журналу учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях)

(оборотная сторона)



Уч. № … (№ по Журналу учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях)

Отп. 2 экз., на 5 л. каждый

Экз. № 1 – в адрес

Экз. № 2 – в дело

И.И. Иванов

8 (4212) 00-00-00 (доб. 3333)

18.11.20013



Приложение № 3

(п. 2.4, 2.6)

Журнал учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях

Учетный №	Дата регистрации	Наименование и краткое содержание проекта документа	Количество листов	Ф.И.О. лица, получившего носитель	Расписка в получении и дата	Отметка о возврате (Ф.И.О. ответственного лица, расписка и дата)	Отметка об уничтожении или переводе на учет документов ограниченного доступа
1	2	3	4	5	6	7	8

---