Файл: Блоксхема документооборота с указанием входного и выходного потоков.doc
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 08.02.2024
Просмотров: 26
Скачиваний: 0
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
достоверности подписи, применение специальной программы «электронной подписи» и заключение специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.
Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
• проставление номера на документе;
Организация контроля над исполнением документов
Контроль за исполнением порученного задания является одной из функций управления. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.
Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.
Все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения — это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.
Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2—3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки
с просроченным сроком исполнения. Они находятся здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.
Зарегистрировав полностью документы, секретарь расставляет карточки по срокам исполнения, т.е. ставит каждую карточку на то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства.
Таким образом, используя сроковую картотеку, секретарь легко может узнать, что и на какой день должно быть исполнено.
Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого он берет карточки на задания, срок исполнения которых истекает через три дня, и предупреждает об этом каждого исполнителя.
Документ считается исполненным в том случае, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, это также фиксируется на оборотной стороне карточки.
После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.
Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на ПЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок.
Оформление и индексация дел
1.Номенклатура дел
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка документов в дела.
Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов вдела, служит номенклатура дел.
Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Иначе говоря, номенклатура дел — это простейший классификатор, поз
воляющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.
Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные, или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); типовые и примерные. Индивидуальная номенклатура дел может быть составлена для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура как классификационный справочник имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) являются наименования структурных подразделений.
Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале с тем, чтобы она была завершена не позднее декабря, и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.
Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы ведомственных архивов указывают, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и являются нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она
распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.
Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ней, предъявляемые нормативно-методическими документами — Государственной системой документационного обеспечения управления. Основными правилами ведомственных архивов — и изучить методические материалы при их разработке. Используются также положение об учреждении или его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются совокупность документов, как полученных извне так и созданных в процессе деятельности подразделения.
Таблица 1. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме.
В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей — обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в струк
турном подразделении дополнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.
Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется третья графа. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и экспертной комиссией (ЭК) учреждения.
Пятая графа заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки об уничтожении дел, о передаче дел в архив, незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год, и т.п.
Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается и одобряется ЭК учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.
Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК вышестоящей организации. Печатается номенклатура дел не менее чем в четырех экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй — в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий — в ведомственном архиве, четвертый экземпляр является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения для заведения по ним дел.
Экземпляр, согласованный с государственным архивом и утвержденный руководителем учреждения, имеет постоянный срок хранения и включается в сводную номенклатуру в раздел делопроизводственной службы.
Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения на следующий год, В таком случае Государственный
Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
-
составление проекта исходящего документа; -
визирование проекта документа; -
проверка правильности оформления проекта документа; -
подписание документа руководителем; -
регистрация документа (журнал, РК, персональный компьютер);
• проставление номера на документе;
-
проверка правильности адресации; -
отправка документа адресату; -
подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Организация контроля над исполнением документов
Контроль за исполнением порученного задания является одной из функций управления. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.
Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.
Все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения — это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.
Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2—3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки
с просроченным сроком исполнения. Они находятся здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.
Зарегистрировав полностью документы, секретарь расставляет карточки по срокам исполнения, т.е. ставит каждую карточку на то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства.
Таким образом, используя сроковую картотеку, секретарь легко может узнать, что и на какой день должно быть исполнено.
Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого он берет карточки на задания, срок исполнения которых истекает через три дня, и предупреждает об этом каждого исполнителя.
Документ считается исполненным в том случае, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, это также фиксируется на оборотной стороне карточки.
После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.
Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на ПЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок.
Оформление и индексация дел
1.Номенклатура дел
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка документов в дела.
Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов вдела, служит номенклатура дел.
Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Иначе говоря, номенклатура дел — это простейший классификатор, поз
воляющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.
Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные, или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); типовые и примерные. Индивидуальная номенклатура дел может быть составлена для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура как классификационный справочник имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) являются наименования структурных подразделений.
Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале с тем, чтобы она была завершена не позднее декабря, и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.
Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы ведомственных архивов указывают, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и являются нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она
распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.
Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ней, предъявляемые нормативно-методическими документами — Государственной системой документационного обеспечения управления. Основными правилами ведомственных архивов — и изучить методические материалы при их разработке. Используются также положение об учреждении или его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются совокупность документов, как полученных извне так и созданных в процессе деятельности подразделения.
Таблица 1. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме.
| Название раздела | | |||
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню | Примечания |
| 01-03 | Устав фирмы | | Пост., ст. 37 | |
| 01-04 | Положения о структурных подразделениях | | Пост., ст. 38 | |
| 01-05 | Штатное расписание | | Пост., ст. 52 | |
В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей — обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в струк
турном подразделении дополнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.
Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется третья графа. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и экспертной комиссией (ЭК) учреждения.
Пятая графа заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки об уничтожении дел, о передаче дел в архив, незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год, и т.п.
Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается и одобряется ЭК учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.
Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК вышестоящей организации. Печатается номенклатура дел не менее чем в четырех экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй — в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий — в ведомственном архиве, четвертый экземпляр является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения для заведения по ним дел.
Экземпляр, согласованный с государственным архивом и утвержденный руководителем учреждения, имеет постоянный срок хранения и включается в сводную номенклатуру в раздел делопроизводственной службы.
Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения на следующий год, В таком случае Государственный
