Файл: Учебное пособие для среднего профессионального образования одобрено методическим советом.pdf

ВУЗ: Не указан

Категория: Не указан

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 09.02.2024

Просмотров: 379

Скачиваний: 1

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Раздел 8. ФУНКЦИЯ КОНТРОЛЯ
Контроль это процесс установления отклонения от предусмотренных величин и действий людей в хозяйственной деятельности.
Контроль - это процесс достижения организацией своих целей.
Контроль – это управленческая деятельность, в задачи которой входит количественная и качественная оценка, учет результатов работы организации.
Функция контроля – выявить проблемы и скорректировать деятельность до того, как эти проблемы перерастут в кризис.
Цели контроля:
- своевременно и полно вскрыть промахи, ошибки и недостатки в работе подчиненных лиц и структурных подразделений;
- наметить пути устранения недостатков и посредством инструктирования, показа, личного примера и обучения работников;
- обобщить и распространить передовой опыт работы, показать возможности прогрессивных методов для совершенствования деятельности.
Задачи контроля:
- диагностика состояния дел на предприятии;
- информирование работников;
- ориентирование деятельности;
- побуждение или мотивация;
- организация деятельности подчиненных.
Контроль называют также обратной связью. Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают новые решения и осуществляют новые воздействия (рис.8.1).
Рис. 8.1 Обратная связь
Объектом контроля выступает организация. Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы системы.
Предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ.
Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют доходы и расходы фирмы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой.
Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: например, нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме.
Формы контроля

Контроль на производстве может быть в виде наблюдения с использованием различных контрольно-измерительных приборов.

Для контроля за денежными средствами применяют финансовые и бухгалтерские документы. Бухучет является информационной базой контроля, а анализ – методом его проведения.


Подчиненных менеджер может контролировать в форме письменных отчетов о
работе или проводить регулярные совещания.
Виды контроля
1. Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Само планирование и создание организационной структуры позволяют осуществить
Управляющее воздействие
Орган управления
Объект управления
Информация о новом состоянии объекта

75 предварительный контроль. Строгое соблюдение правил и процедур при выработке планов, четкое написание должностных инструкций, эффективное доведение формулировки целей до подчиненных – все это способ убедиться, что планы будут реализованы.
Предварительный контроль используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.
При приеме на работу с кандидатом проводится собеседование, выявляется, насколько его характеристики соответствуют необходимым требованиям.
В отношении материальных ресурсов вырабатываются стандарты допустимого качества поступаемых материалов, материалы проверяют на соответствие стандартам; тщательно выбираются поставщики для заключения договоров.
Средством контроля финансовых ресурсов является финансовый план. Финплан дает уверенность в том, что организация в процессе работы будет иметь достаточные средства.
2. Текущий контроль осуществляется непосредственно на стадии хозяйственного процесса. Его объектом являются подчиненные, а субъектом – их начальники. Задача – своевременно выявить и скорректировать отклонения, возникающие в ходе работы, от заданных параметров. Текущий контроль основывается на обратных связях. Пример,
начальник обнаружил ошибки в работе подчиненных и сообщил им, что их работа
неудовлетворительна. В результате подчиненные исправили ошибки и усилили свое
внимание к выполнению операций. Контроль дает возможность своевременно реагировать
на меняющиеся факторы.
3. Заключительный контроль осуществляется после выполнения работы. Фактически полученные результаты сравниваются с установленными ранее. Несмотря на то, что вмешаться в работу уже нельзя, этот контроль необходим. Он показывает, каких результатов добились люди, вскрывает упущения и недостатки в работе. Роль этого вида контроля заключается в следующем:

он дает информацию для дальнейшего планирования;

способствует мотивации.
А также следующие виды контроля:
Общий – контроль управляемой системы в целом.
Функциональный – контроль отдельной функции или отдельного участка.
Плановый – контроль, осуществляемый в плановом порядке, например, ежемесячно, ежеквартально.
Внезапный - контроль, осуществляемый при поступлении негативных сигналов из внутренней среды предприятия. Например, поступают жалобы на систематические опоздания сотрудников или сотрудники не выполняют своих должностных обязанностей, постоянно пьют чай или устраивают перекуры.
Внутренний контроль – система мер, обеспечивающая нормальную работу предприятия.
Обычно осуществляется силами самого предприятия. Например, в финансовой области речь может идти о сохранности активов, достижении плановых показателей, в том числе по прибыли.
Внешний – контроль, осуществляемый специалистами со стороны или сторонними организациями, например, контроль санэпидемстанции, аудиторская проверка и т.д. В данном случае задача контроля состоит в квалифицированном определении предела допустимых отклонений, все остальные отклонения требуется зафиксировать и устранить.
Этапы контроля
1. Выработка стандартов и критериев. В качестве стандартов используются цели, которые являются конкретными, поддаются измерению и имеют временные границы. Легко
установит показатели результативности для величин, поддающихся количественному
измерению: по прибыли, объему продаж. Но некоторые важные цели не поддаются
количественному выражению напрямую. Например, повышение степени удовлетворенности
работой. Сокращение увольнений обычно считается проявлением удовлетворенности
работой.


76 2. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.
Контроль должен быть экономически эффективным. Это достигается использованием метода управления по принципу исключения. Суть его в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Для этого руководство решает важную задачу – устанавливает масштаб допустимых отклонений. Если обнаруживаются отклонения, которые не выходят за рамки этого масштаба, то такие отклонения не вызывают тревоги.
В коммерческой деятельности измерения проводятся ради увеличения прибыли. Любая система сбора информации и ее обработка довольно дорога, поэтому менеджер должен избегать искушения измерить все и как можно точнее. Информация должна быть точной, поступать вовремя, а стандарты поняты сотрудниками.
3. Принятие необходимых корректирующих действий. Менеджер определяет, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть:

невмешательство в работу (ничего не нужно предпринимать) – фактические результаты совпадают со стандартами;

устранение отклонений – установить причины отклонений и добиться возращения к правильным действиям. Это происходит через изменение некоторых внутренних переменных;

изменение стандартов в результате их пересмотра– предусматривает пересмотр планов, а следовательно, и стандартов. Стандарты могут оказаться нереальными, так как они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. Это сводит на нет мотивацию. Поэтому стандарты пересматриваются в сторону понижения. Контроль может выявить необходимость пересмотра стандартов в сторону повышения. Это случается в успешно работающих организациях.
Технология контроля
1 группа представляет процесс выбора концепции контроля и включает систему, процесс или частные проверки; определение предмета и цели контроля; определение контролирующего органа.
2 группа представляет процесс определения норм контроля и содержит этические, правовые, производственные и другие нормы.
3 группа представляет процесс определения объема и области контроля, который может быть полным, сплошным, эпизодическим, выборочным, финансовым и т.п. Контролю может подлежать качество продукции, производительность труда и т.д.
4 группа объединяет в себе методы или виды контроля, например, предварительный
(диагностический, терапевтический), текущий, заключительный и др.
5 группа представляет процесс определения цели контроля, в который входят: целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля.
Правила контроля, которых необходимо придерживаться для уменьшения возможных негативных проявлений:
- сотрудник должен видеть, что контроль направлен не на его личность, а на рабочий процесс;
- сотрудник должен знать, что именно контролируется;
- контролировать следует открыто;
- осуществлять контроль надо за результатом, а не за действиями;
- при организации контроля следует ограничиваться существенными моментами;
- осуществляя контроль, необходимо придерживаться товарищеского тона при общении;
- при доведении рабочих указаний особе внимание следует уделять изложению признаков контроля;
- необходимо обосновывать контроль, делать понятной его цель.
Негативные проявления контроля:
- сотрудник находится под наблюдением, при этом человек теряет уверенность в себе;


77
- контроль особенно неприятен, когда наблюдаемый не знает точно, что именно контролируют;
- контроль зачастую субъективно воспринимается как придирки, хотя руководитель об этом не думает;
- контроль может восприниматься как недоверие, он препятствует хорошим отношениям между руководителем и подчиненными.
Метод контроля «Управленческая пятерня»
Руководителю предприятия должны быть присущи управленческая ответственность, справедливость и объективность в оценке каждого сотрудника. Наблюдения показывают, что многие руководители в своей жестикуляции используют преимущественно указательный палец, как бы констатирующий виновность подчиненных. В практическом менеджменте существует понятие «Управленческая пятерня», которое дает наглядное представление об оптимальном выборе стиля работы с персоналом (рис.8.2).
Рассмотрим функции, которые выполняют пальцы в «Управленческой пятерне»:
Указательный палец обычно показывает на того, кого менеджер хочет обвинить в недобросовестности, недисциплинированности, недостаточной подготовленности, неаккуратности и т.д.
Однако применять этот прием можно только в том случае, если менеджер положительно ответил сам себе на следующие вопросы, «ответственность» за которые несут три пальца, указывающие назад:
«Кто выбрал этого человека для выполнения работы, которая выполнена неудовлетворительно?» (средний палец);
«Кто инструктировал работника, как это было сделано?» (безымянный палец);
«Был ли соответствующий контроль за его работой? Как мог получиться плохой результат в работе сотрудника при хорошем управлении?» (мизинец).
Рис. 8.2. «Управленческая пятерня»
Общие требования к эффективно поставленному контролю
Эффективно поставленный контроль обязательно должен:
- иметь стратегическую направленность;
- ориентироваться на результаты;
- быть своевременным, гибким, экономичным, полным, систематичным, компетентным, деловым.
Эффективность влияния на людей. Какие стимулы вызывает у работников применяемая технология контроля.
Выполнение задач контроля. Контроль должен определить совпадения или отклонения.
Определение границ контроля. Длина проверяемых отрезков должна позволить выявить отклонения на самой ранней стадии.
Типичные ошибки при осуществлении функций контроля. Негативным образом сказывается на климате в коллективе, личностных взаимоотношениях, а также может привести к падению производительности труда.


78
Контрольные вопросы
1. Охарактеризуйте понятие «контроль».
2. Какие цели ставятся обычно перед контролем?
3. Какие задачи выполняет контроль в управленческой деятельности?
4. Какие существуют этапы контроля?
5. Из каких групп состоит технология контроля?
6. Какие существуют возможные отрицательные проявления контроля?
7. Что такое «Управленческая пятерня»?
8. Какие существуют виды контроля?
9. Какие существуют общие требования к эффективно поставленному контролю?
Тестовые вопросы
Найдите в каждом тестовом вопросе правильные ответы.
1. Контроль - это....
1) процесс выбора целей и решений, необходимых для их выполнения;
2) установление стандартов, планов и фактическое сравнение их с достигнутыми результатами;
3) способы воздействия на объекты управления для достижения поставленных целей;
4) все ответы верны.
2. Значение контроля состоит в том, чтобы:
1) оказать своевременную помощь и стимулирующее воздействие
(одобрение, поощрение) в целях мотивации сотрудников;
2) уличить работника в неверных действиях и поступках;
3) обеспечить достижение целей организации;
4) предвидеть ошибки в работе и не допустить их.
3.
Определите вид контроля, который осуществляется непосредственно в ходе выполнения работы:
1) предварительный;
2) текущий;
3) заключительный;
4) все виды контроля.
4. Собеседование с кандидатом на вакантную должность - это контроль...
1) предварительный;
2) текущий;
3) заключительный;
4) найти «козла отпущения».
5. Установите соответствие между видами контроля и характерными чертами контроля
1) Предварительный
2) Текущий
3) Заключительный
А) осуществляется непосредственно в ходе выполнения работы, проверяют отчеты работников, применяют наблюдение
Б) осуществляется до фактического начала работы, убеждается менеджер, что планы будут выполнены
В) осуществляется после выполнения работы, сравнивают фактически полученные результаты с планами
Г) осуществляется контроль отдельной функции или отдельного участка
Д) контроль, осуществляемый в плановом порядке
Задания
Задание № 1. Решите ситуации:
Ситуация № 1.
Покажите, как организован контроль в том предприятии (организации), где вы работаете
(учитесь). Данные отразите в таблице
№ п/п
Наименование должности контролирующего
Вопросы контроля
Частота, продолжительность контроля
Дайте рекомендации по повышению действенности контроля.
Ситуация № 2.
Вы готовитесь к конкурсу на самую оригинальную систему контроля за учебными занятиями и успеваемостью. Подготовьте оригинальную систему контроля за учебными занятиями и успеваемостью студентов в вашем учебном заведении.