Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией ( Внутренние коммуникации как инструмент построения эффективного управления организацией).pdf

1.3 Критерии эффективности внутренних коммуникаций.

В настоящее время одним из стратегически важных факторов, главным ресурсом для конкурентоспособности предприятия становится интеллектуальный капитал. Сотрудники организации являются нематериальным активом компании. С помощью эффективных методик внешней коммуникации организация вовлекает сотрудников (капитал) в организационную деятельность, использует творческие и интеллектуальные ресурсы и, кроме того, реализует свои стратегические задачи.

Задача же внутренних коммуникаций состоит в том, чтобы подчеркнуть связь между различными информационными потоками и сообщениями и объединить их в единое целое – информационное поле, сопоставляя его с заданным стратегическим контекстом, тем самым выстраивая через внутренние коммуникации механизм для мотивации.

В современной трактовке задача внутренних коммуникаций состоит не в простом распространении информации от вышестоящего руководства к подчиненным, а в том, что СВК предстает в качестве средства для достижения поставленных целей, которое позволяет превратить стратегию компании в реальные и конкретные действия сотрудников.

Внутренние коммуникации в компании должны рассматриваться как стратегический инструмент, с помощью которого будет происходить интеграция между информацией и знанием, обобщение и сортировка данных, интерпретация информации и дальнейшее ее использование для нахождения решений, которые смогут принести организации дополнительную ценность. Если смотреть на организационные каналы коммуникации как на основной рычаг на пути к активизации интеллектуального и творческого (нематериального) капитала предприятия, то мы считаем обязательным подчеркнуть всю значимость разносторонней оценки системы внутренних коммуникаций, а также выявления слабых мест и недоразвитых частей в ее функционировании с дальнейшей разработкой подходов для усиления ее эффективности и исправления ошибок. Вышеуказанные пункты способен оценить, спрогнозировать дальнейшее развитие и помочь провести «работу над ошибками» коммуникационный аудит.

Коммуникационный аудит сочетает в себе различные виды исследования, задача которых − проанализировать систему внутренних коммуникаций в компании на горизонтальном и вертикальном уровнях взаимодействия. Суть аудита заключается в выявлении слабых и сильных сторон внутренней коммуникации.

Показатели, которые подвергаются аудиту, обусловлены необходимостью оценки уровня эффективности в организации. Для оценки можно исследовать следующие критерии:

· Осведомленность персонала о главных направлениях внутриорганизационной деятельности

· Осведомленность представителей административного и управленческого персонала о том, как оценивают их действия сотрудники и подчиненные

· Степень искажения информации в информационном поле, количество слухов, домыслов и т.д.

· Качественная оценка кадров, отвечающих за распространение информации в организации, а также качество каналов, используемых для распространения

· Оценка качества обратной связи

· Реакция руководителей разного уровня на инициативу, исходящую от сотрудников

До проведения аудита можно воспользоваться другими способами повышения эффективности. Мы выделили семь аспектов внутренней коммуникации, качественные изменения в которой позволят повысить эффективность в организации. Во-первых, для установления коммуникации, в том числе и внутренней, нужно обладать достаточным техническим оснащением, базой, через которую информация будет передаваться.

· Скорость передачи информации должна быть на высоком уровне.

· Информационная безопасность

· Наличие требующегося для передачи сообщения оборудования

Во-вторых, обеспечение обмена и циркуляции информации, которая требуется для выполнения задач.

· Сотрудники должны иметь доступ к распоряжениям начальства, поручениям и указаниям

· Информация должна быть актуальной и своевременно доставляться до сотрудников

· Сообщения должны быть правдивыми и всегда доходить до адресата. Информация не должна теряться

· Требуется создание нормативной базы и достаточный доступ к ней у работников

В-третьих, для осуществления внутренней коммуникации требуется создание внутрикорпоративных информационных источников:

· Корпоративные газеты и журналы

· Электронная рассылка

· Организационные встречи или совещания

· Специальные листовки, буклеты

Кроме того, необходимо создать внутрикорпоративную культуру, чтобы сотрудники чувствовали себя частью целого.

· Проводить корпоративные мероприятий

· Проводить анкетирование и опросы, чтобы понимать, насколько сотрудники довольны различными условиями, которые предоставляет организация-работодатель.

· Создать корпоративный сленг и использовать его в дальнейшем

· Сформулировать ценности компании и сделать так, чтобы сотрудники не только знали о них, но и разделяли их.

Далее нужно добиться положительного имиджа компании в глазах сотрудников.

· Информировать сотрудников о ситуации внутри компании и на рынке среди других компаний (неудачи, достижения)

· Сообщать сотрудникам информацию о новых поставленных задачах или достижениях

· Контролировать потоки внутрикорпоративных слухов

Важным фактором для повышения эффективности является кадровый состав работников и привлечение новых талантов.

· Важно сообщать о привлечении новых сотрудников, повышении старых работников и об увольнениях

· HR должен сообщать о наличии открытых вакансий

· Для вновь пришедших сотрудников должна быть разработана программа адаптации

· Для сотрудников должны проводиться семинары, повышения квалификации и другие обучающие мероприятия для развития профессиональных навыков

· В качестве поощрения должна существовать система премирования и награждения

· Руководство должно поздравлять работников с праздниками через различные каналы, как вербальные, так и невербальные, в том числе и с личными праздниками.

Повысить эффективность работы сможет создание внутрикорпоративной базы знаний.

· Организация электронного среза знаний

· Дистанционное обучение работников компании

· Информирование сотрудников о семинарах, стажировках и днях открытых дверей

Проводить оценку эффективности внутренних коммуникаций. Систематическая оценка качества коммуникации внутри компании поможет выявить недочеты, которые мешают эффективности процессов в компании, а также будет способна предотвратить или остановить конфликты внутри компании.

Ниже вы можете увидеть рисунок, на котором выделены четыре вида инструментов повышения эффективности внутренних коммуникаций.

Рисунок 3. Инструменты построения и повышения эффективности системы внутренних коммуникаций.

Таким образом, мы приходим к выводу, что эффективность внутренних коммуникаций можно оценить и внутрикорпоративными способами, получая обратную связь от сотрудников, анализируя информационное поле и общую осведомленность работников, и в тоже время прибегнуть к использованию сторонней оценки специалистов, которые проведут аудит компании и выявят все недостатки, предложив пути их исправления, вследствие чего позволят увеличить эффективность.

Глава 2. Создание системы эффективных внутренних коммуникаций для ресторанной группы Italy group.

2.1 Краткая характеристика Italy GROUP: специфика, потребности, ценности

Холдинг Italy group насчитывает 22 ресторана, около 900 сотрудников, из которых 80 человек приходится на офис, а остальные 820 на операционный персонал.

Компания Italy group представляет из себя вкусоцентричные заведения Петербурга и Москвы с дружелюбным характером, где страсть к еде — главное правило, забота о гостях — основа сервиса, а кухня занимает центральное место в каждой концепции.

Каждая ресторанная концепция ITALY GROUP, открывая гостям новый вкусовой опыт, повышает качество жизни и развивает гастрономическую культуру. Каждое заведение начинается с кухни и того, какой вкус необходимо создать. Их философия — это вкус в разных концепциях, локациях и ситуациях. Их миссия — придавать вкус жизни.

Ценности (истины) группы

Сотрудники:

• Руководители
• Сотрудники офиса
• Линейный персонал

Портрет сотрудника – линейный персонал:

• средний возраст 23 года
• высокая вовлеченность в культуру ресторанного бизнеса
• высокая степень диджитализации
• ценят свободу и творчество

В компании присутствует широкий набор инструментов внутренних коммуникаций:

• Ежеквартальные встречи
• Закрытая группа для сотрудников в Инстаграм
• Командные чаты в мессенджерах
• Письма месяца – корпоративное новостное издание в формате pdf (ключевые показатели, обращения по важным темам, интервью сотрудников, ответы на вопросы руководству, опросы сотрудников, вакансии, советы и рекомендации)
• Развитая система тренингов и обучений для повышения hard и soft skills
• Оформление офиса и полиграфия

В начале 2018 года команда освежила понимание ценностей компании и, для лучшего восприятия сотрудниками, была обозначена задача визуализировать каждую из ценностей.

Какие вопросы должна решать визуализация?

1. Сотрудники компании — достаточно разнородная аудитория, от 20 лет (например, хостес) до ≈ 45+. Мы все индивидуальны: разные интересы, увлечения, жизненный уклад. Но все же, нас объединяет причастность к большому делу и следование одним истинам, что и необходимо подчеркнуть в образах.

2. Визуальная концепция также должна быть актуальна на протяжении длительного времени и при этом оставаться современной и стильной.

3. Желательно задействовать простые и понятные образы, максимально приближенные к деятельности компании (ресторанному делу).

4. Решение должно быть универсальным под различные форматы использования, но при этом должно оставаться узнаваемым и идентифицируемым сотрудниками.

5. Визуализация должна отражать смысл ценностей

6. Решение не должно быть банальным

7. Необходимо выразить взаимосвязь ценностей между собой

Говоря о внутренних коммуникациях, мы понимаем, что ответственность за ее построение, контроль и направление развития должна ложиться на компетентного сотрудника, который входит в состав HR. В данном случае им является Погорелова Екатерина. В ее обязанности входит следующее, она:

• Отвечает за поддержку внедрений изменений культуры компании в соответствии с Миссией и Пятью Истинами
• Организует мероприятия по поддержанию и развитию корпоративной культуры Компании
• Поддерживает и развивает эффективные каналы внутренних коммуникаций (систему внутренних коммуникаций)
• Организует проведение исследований вовлеченности сотрудников компании и дальнейшее курирование планов действий по ее увеличению
• Проводит диагностику эффективного коммуникационного взаимодействия между отделами
• Поддерживает развитие бренда привлекательного работодателя