Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Концепция процессного подхода ).pdf

Ресурс бизнес-процесса - это материальный или информационный объект, который постоянно используется для выполнения процесса, но не является входом процесса [31].

1.2. База ресурсов и декомпозиция процесса

Ресурсы могут включать: информацию, персонал, оборудование, программное обеспечение, инфраструктуру, окружающую среду, транспорт, связь и т. д.

Ресурсы:

• находятся под контролем владельца процесса;
• их объем планируется для большого количества циклов или длительного периода работы процесса [34].

Передача информации и персонала одновременно на входы, ресурсы и выходы процесса не является ошибкой. Так, например, персонал, с точки зрения основных процессов, является ресурсом, который предоставляет служба персонала. С точки зрения кадрового обслуживания - персонал - это продукт, который поступает на вход в виде нетренированных кандидатов для заполнения вакансий, а на выходе из процесса отбора и обучения персонала законченные специалисты передаются руководителям подразделений.

Разделение объектов, необходимых для выполнения процесса на «входы» и «ресурсы», весьма условно. Более важным для процесса является точное определение того, что должно быть в распоряжении владельца процесса, так что процесс имеет место и выполняется успешно [19].

Выходы, входы и ресурсы должны быть обозначены существительными, поскольку они являются материальными объектами [27].

Процесс, представленный в Приложении № 1, имеет входы и выходы. Для выполнения этого процесса используются ресурсы (персонал, оборудование, инфраструктура, среда и т. д.). Управление процессом выполняет владелец процесса. В его распоряжении все ресурсы, необходимые для осуществления этого процесса. Определение владельца процесса, описанного выше, можно дополнить ​​следующим образом: «Владелец процесса это должностное лицо, имеющий в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное обеспечение и оборудование, информацию о процессе, управляющий ходом процесса и несущий ответственность за результаты и эффективность процесса» [18].

Чтобы управлять процессом, владелец процесса должен получать информацию о ходе процесса и информации от клиента (клиента) процесса. Поэтому одной из составных частей процесса управления является система доставки информации владельцу процесса. Соответственно, высшее руководство должно регулярно получать отчеты о ходе процесса.

Для работы процессов высшее руководство должно определить цель процесса, поставить цели владельцу процесса и утвердить запланированные значения показателей эффективности и эффективности процесса. Владелец процесса, в свою очередь, принимает управленческие решения на основе полученной информации и установленных планов.

Таким образом, в Приложении № 1 представлена ​​довольно сложная схема процесса с учетом взаимосвязи потоков горизонтальных материалов, ресурсов и вертикальных информационных потоков, и управленческих взаимодействий.

Приложение № 2 показывает разложение одного из процессов верхнего уровня на более подробный процесс (под процесс, функция). Если мы рассмотрим деятельность организации в целом, то для ее описания мы используем расширенные процессы. Примером процесса верхнего уровня может быть процесс закупки сырья и материалов для производства, который включает в себя такие функции, как планирование закупок, заключение контрактов, заказ, получение товаров и материалов, оплата товаров, производство товаров и материалы. Количество уровней разложения процесса определяется задачами проекта и не должно быть слишком большим - более 6 ... 8 уровней [23]. При определении бизнес-процессов, существующих в организации, рекомендуется начинать описывать процессы с верхнего уровня.

Одним из наиболее важных вопросов, возникающих при моделировании бизнес-процессов, является определение требуемой глубины описания. При выполнении разложения модели количество объектов на диаграмме растет экспоненциально. Поэтому всегда очень важно сначала определить практически соответствующую степень детализации в описании.

Верхний уровень описания бизнес-процессов соответствует процессам, управляемым топ-менеджерами уровня заместителей директоров. Второй уровень процессов, как правило, рассматривается на уровне крупных функциональных подразделений предприятия. Третий уровень - это уровень функций подразделений и отделов. Четвертый уровень - функции, выполняемые на рабочем месте и т. Д [25].

1.3 Понимание процессного подхода

В настоящее время консультанты по профессиональному менеджменту не имеют стандартного понимания процессного подхода к управлению предприятием. Как следствие, клиенты консультантов - менеджеров промышленных предприятий вынуждены заниматься различными подходами и методами [2]. Некоторые компании активно продвигают методологию построения сбалансированных показателей управления (BSC), другие - создание так называемых «Моделей процесса предприятия» с использованием ARIS, другие предлагают за короткое время и фиксированную плату за оптимизацию всех существующих процессов, четвертый - они сразу же требуют введения TQM и т. Д [8]. Появление стандартов ISO 9000: 2000 дало тем не менее, серьезный импульс для развития методов управления процессами, однако проблема разного толкования процесса и процессного подхода не решена. Некоторые консалтинговые фирмы в списке своих услуг указывают, например, следующий набор: описание и оптимизация бизнес-процессов, создание описаний должностных обязанностей, сертификация ISO и другие. Таким образом, для многих консультантов процессный подход и реорганизация процессов - это одно, а внедрение системы управления качеством на основе процессов - это нечто иное, мало что связано с первым.

Несмотря на разнообразие подходов, необходимо выделить одно понимание процессного подхода, основанного на комплексном, систематическом обзоре деятельности организации как набора процессов, разработке системы управления технологическим процессом с использованием принципов ИСО 9000: 2000 как наиболее оптимальный.

Сеть процессов организации - такой подход к управлению организацией можно условно назвать «полным» или, что более точно, характеризует ее, системным подходом к распределению корпоративных процессов, как того требует ИСО 9001: 2000. Этот подход основанный на следующих четырех основных моментах:

• определение процессов и системных подходов, применяемых к организации;
• определение процесса (бизнес-процесса) организации;
• понимание шагов, необходимых для внедрения процессного подхода в организации;
• определение сети (системы) взаимосвязанных процессов организации [11].

Понятие сети или системы процессов трудно определить, потому что любая деятельность может просматриваться на другом уровне детализации. Чтобы не вводить сложные искусственные определения, такие как «макропроцесс», «бизнес-процесс», «подпроцесс» и т. д., корпоративная технологическая сеть может быть определена следующим образом: технологическая сеть представляет собой набор взаимосвязанных и взаимодействующих процессов предприятия, которые включают все виды деятельности, осуществляемые на предприятии [28]. Таким образом, при использовании этого определения технологической сети (системы) не важно, сколько процессов распределено на предприятии. Важно, чтобы все виды деятельности без исключения рассматривались в форме процессов.

Применение системы взаимосвязанных процессов для управления деятельностью и ресурсами организации можно назвать «технологическим подходом». Для обеспечения внедрения системы управления процессом в соответствии с § 4.1 ИСО 9001: 2000 организация должна:

• определить процессы, необходимые для системы управления качеством и их применения в организации;
• определить последовательность этих процессов и их взаимосвязь;
• определить критерии и методы, необходимые для обеспечения эффективности обоих этих процессов и управления ими;
• обеспечить наличие ресурсов и информации, необходимой для поддержки осуществления этих процессов и их мониторинга;
• контролировать, измерять и анализировать эти процессы, а также осуществлять мероприятия, необходимые для достижения запланированных результатов, и постоянно совершенствовать эти процессы [36].

В рамках системы управления процессами должны учитываться все процессы предприятия и реальные процессы, а не искусственно изолированы от деятельности. «Реальность» процессов достигается путем связывания сети (системы) процессов с функциональными подразделениями предприятия [23].

Противопоставление «функциональной» и «процессуальной» организации неверна. Было бы неправильно говорить, что в иерархически построенной организации нет процессов [14]. Они находятся в любой организации. Вопрос только в том, будет ли существующая система управления обеспечить устойчивую и прибыльную деятельность предприятия в данной перспективе, предоставленную владельцами. Если нет, то вам нужно что-то изменить и, прежде всего - в системе управления. Процессный подход в этом случае является основным инструментом при наборе наиболее важных инструментов, которые менеджер может использовать для планирования реорганизации системы управления. При подключении процессов к функциональным блокам получают:

• однозначное определение границ процесса (по входам / выходам, функциям, выполняемым подразделениями);
• однозначное определение взаимодействия процессов в сети (системе) корпоративных процессов;
• однозначная идентификация владельцев процессов, ответственных за эффективность и эффективность каждого процесса [21].

ГЛАВА 2. ВНЕДРЕНИЕ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА В УПРАВЛЕНИИ

2.1. Эффективность процессного подхода

Желаемый результат достигается более эффективно, когда деятельность и соответствующие ресурсы управляются как процессы.

Функциональное управление, которое использовалось повсюду и везде для повышения производительности управленческой работы, создало барьеры и ямы между частями процессов, что привело к разрушению непрерывности процессов создания продуктов или предоставления услуг. В результате цепи стали очень длинными, сложными и запутанными, а в конце – неэффективными [31].

Процессный подход, не разрушая полностью функциональное управление, позволяет присоединиться к цепочке процессов, выкинуть ненужные цепи и устранить повторяющиеся процессы, распараллелить те процессы, которые могут и должны быть реализованы параллельно [40].

В некотором смысле понимание процессов близко к понятию алгоритмов. В настоящее время информационные технологии (ИТ) играют все более важную роль в жизни организаций. И ИТ не понимает язык, отличный от языка алгоритмов. Во многих областях человеческой деятельности ИТ является существенным условием для обеспечения конкурентоспособности, поэтому описание процесса деятельности организации вполне уместно [24]. Кроме того, процессный подход также удобен вне контекста ИТ, прежде всего потому, что он открывает широкие возможности для визуализации. Следовательно, речь о феномене процессуального мышления, т. е. о таком взгляде на мир, который превращает все видимое в этом мире в процессы. С этой целью предлагается метапроцесс, состоящий из следующих 14 этапов:

1) определить (указать) полную систему процессов, необходимых для управления качеством;

2) определяет последовательность, отношения и взаимодействия в этой системе процессов;

3) с точки зрения стратегических целей и планов, определить ключевые процессы;

4) найти сотрудника, который готов взять на себя ответственность за этот процесс и дать ему соответствующие полномочия, сделать владельца, владельца процесса;

5) идентифицировать клиента или потребителя процесса и описать результаты процесса, то есть требования к качеству результатов его функционирования;

6) определить поставщиков процессов и требования для элементов ввода процесса, то есть ресурсов;

7) определить критерии эффективного управления этим процессом и выбрать для них метрологически защищенные счетчики;

8) планировать процессы измерения качества и эффективности процесса;

9) описывает сам процесс в виде блок-схемы или блок-схемы с учетом системы управления процессом;

10) определяет входные и выходные документы для этапов процесса (например, положения, описания должностных обязанностей, книги и т. Д.);

11) обеспечить информационные потоки, необходимые для эффективного управления и мониторинга процесса;

12) проводить регулярную оценку, мониторинг и анализ данных, связанных с процессом;

13) систематически проводить корректирующие и превентивные действия, направленные на достижение целей процесса;

14) определяет порядок внесения изменений в процесс [30].

Метапроцесс обеспечивает систематический подход к определению и описанию всех процессов, представляющих интерес для качества, как, впрочем, и для управления в целом. Однако особый интерес представляют так называемые бизнес-процессы. Они характеризуются тем, что конкретный потребитель готов заплатить за результаты бизнес-процессов, которые существуют до тех пор, пока есть потребитель. Их организация и систематизация осуществляются в соответствии с удобством изготовителя, но с принципом ориентации на клиента. А это означает, что традиционная организационная структура будет заменена проектным подходом и командной формой работы [22].