Файл: Первичные учетные документы.pdf

• составление и оформление документов;
• движение документов по бизнес-единицам;
• приём документов в бухгалтерии;
• проверка и обработка в бухгалтерии информации, содержащейся в документах;
• сдача документов в архив.^[26]

В составе Учётной политики организации формируется график документооборота. В нём определяется последовательность движения первичных документов, то есть:

• определяется, кто и в каком порядке составляет документы,
• какие учётные записи выполняются по данным этих документов,
• где и в течение какого срока они должны храниться после использования в соответствии с назначением.

График документооборота, разработанный главным бухгалтером и утверждённый приказом руководителя организации, оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов. Этот график должен выполняться каждым подразделением организации, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ (табл. 5).^[27]

Таблица 5. График документооборота в организации

Надо иметь в виду, что отсутствие документооборота или нечёткая его организация приводят к разного рода упущениям и злоупотреблениям.

Стадии документооборота представлены на схеме 6.

Схема 6. Основные этапы документооборота

На первом этапе на каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичный учётный документ, определяется перечень лиц, выписывающих и оформляющих эти документы, а также сроки их оформления.^[28]

На втором этапе, принятые после проверки документы (подробнее о формах контроля см. гл. 2.2), подлежат дальнейшей обработке, которая состоит из следующих этапов: группировка, таксировка, контировка и гашение.

Группировка – включает в себя подготовку сводных данных по движению видов имущества и обязательств за отчётный период. ^[29]

Контировка – указание номера счета, дебетуемого или кредитуемого, по суммам, подлежащим отражению на счетах бухгалтерского учёта. Этот этап обработки связан с отражением хозяйственных фактов данных в документе на счетах бухгалтерского учёта путём двойной записи.

Гашение – проставление на документах, относящихся к кассовым операциям, штампов или надписи от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.^[30]

Окончательным этапом документооборота является хранение первичных документов. Законодательство определяет сроки хранения первичной документации, что позволяет по истечении определённого периода времени контролировать предпринимательскую деятельность организации со стороны учредителей и руководителей, а также со стороны аудиторских фирм и государственных органов. Соотнесение этих сроков со сроками исковой давности по хозяйственным договорам, заключённым с другими организациями, предопределяет степень ответственности за исполнение взаимных обязательств договаривающихся сторон.^[31]

Сроки хранения бухгалтерских документов определяются следующими нормативными актами:

1) Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Россархиве и Центральной экспертной комиссии Госналогслужбы России «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учёта» от 27 июня 1996 г.

2) Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утверждённого Росархивом 6 октября 2000 г.

В соответствии с ними для основных бухгалтерских документов установлены определённые сроки хранения.^[32]

На документооборот значительное влияние оказывает внедрение компьютерных технологий. Это совершенно новый уровень организации документооборота в виде системы электронного документооборота, поскольку позволяет:

• подготовить и сохранить в электронном виде первичные документы с уже сформированными реквизитами конкретной организации;
• создать основу для исключения потери документов;
• повысить контроль над выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов и их хранением;
• вывести систему учёта на качественный уровень эффективности; исключить арифметические ошибки в документах;
• обеспечить постоянный контроль над корректностью проводок и автоматическое формирование отчётности;
• определить регламент работы с документами; предупреждать появление ошибок и неточностей;
• сигнализировать о не заполнении обязательных реквизитов;
• не допускать попадания такого документа в базу данных;
• вводить информацию из первичных документов путём их обработки с помощью процедур, автоматизирующих учётные операции;
• формировать экземпляр документа при сохранении данных, введённых в форму шаблона;
• построить схемы документооборота между различными бизнес-единицами организации и внутри них;
• осуществлять непосредственно из шаблона ряд учётных операций по обработке документа, например реализацию проводок для учёта сумм документов на счетах бухгалтерского учёта при обработке документов;
• проводить анализ функций, выполняемых конкретным подразделением или сотрудником.

Таким образом, современные программные средства обеспечивают необходимые процедуры преобразования учётной информации, документирование в электронном виде хозяйственных операций и создание информационной базы, обобщение учётных данных и формирование учётных регистров, подготовку бухгалтерской и другой внешней финансовой отчётности.^[33]

2.2 Документальное оформление накладной

Такая типовая форма первичного документа строгой отчетности как накладная заполняется при не облагаемых НДС поставках активов и услуг (работ) в случаях:

• отчуждения активов с передачей права собственности;

• оказания услуг и выполнения работ;

• транспортировки активов в пределах территориально дезинтегрированного субъекта, а также за пределы субъекта без передачи права собственности в случае передачи активов в переработку, на хранение, обследование;

• передачи активов в лизинг, аренду, имущественный наем^[34]

Типовая форма накладной используется, в том числе и при поставке услуг, а также при рефактурировании расходов в случае поставки услуг по сдаче внаем имущества. Также накладная может заполняться в случае систематических поставок активов и услуг (работ), облагаемых НДС, до заполнения налоговой накладной. Кроме того, накладная заполняется в случае поставок, облагаемых НДС по нулевой ставке, в соответствии с Налоговым Кодексом.

В качестве первичного документа, подтверждающего осуществление хозяйственной операции по импорту товарно-материальных запасов, а также в качестве документа, подтверждающего их первоначальную стоимость, индивидуальным предпринимателям разрешается использовать таможенную декларацию.

Налоговой накладной является типовая форма первичного документа строгой отчетности на бумажном носителе или в электронной форме, представляемого покупателю (получателю) субъектом налогообложения, зарегистрированным в установленном порядке, при осуществлении облагаемых НДС поставок^[35].

Выдача бланков налоговых накладных осуществляется за плату, на основании письменного заявления, в котором указывается количество запрошенных бланков, поданного плательщиком НДС в налоговый орган, в зоне обслуживания которого он зарегистрирован, а в случае плательщика НДС, являющегося крупным налогоплательщиком, - в ГГНИ. Субъект налогообложения, осуществляющий облагаемую НДС поставку на территории РФ, обязан представить покупателю (получателю) налоговую накладную на данную поставку. Следовательно, выписка и предоставление налоговой накладной является обязанностью продавца (поставщика). Налоговая накладная составляется в момент возникновения налогового обязательства, установленного разделом НК РФ. Представление налоговой накладной осуществляется на момент возникновения налогового обязательства, за исключением случаев, предусмотренных НК^[36]

В настоящее время непредставление налоговой накладной в сроки, предусмотренные НК наложение штрафа за каждую непредставленную налоговую накладную.

Налоговая накладная заполняется поставщиком на каждого покупателя в отдельности с обязательным заполнением всех реквизитов, необходимых для полноты и правильности проведения расчетов за осуществленные поставки, а также для отпуска и оприходования поставленных товаров, как и для подтверждения факта поставки облагаемых услуг поставщиком покупателям. Если исходя из специфики поставки не возникает необходимости заполнения некоторых показателей, то они не заполняются. При осуществлении поставок в специально оборудованных местах для розничной торговли, поставщики могут выписывать обобщающую налоговую накладную на основании кассовых чеков, представленных покупателем.

С условием соблюдения положений Инструкции о порядке учета, выдачи, хранения и использования типовых форм первичных документов строгой отчетности хозяйствующим субъектам, зарегистрированным в качестве плательщиков НДС и имеющим компьютерную систему первичного учета, разрешается использовать налоговые накладные: отпечатанные типографским способом на специальной бумаге с защитными знаками, серией и номером и отпечатанные самостоятельно на специальной бумаге с защитными знаками, серией и номером.^[37]

Выводы: Российское законодательство обязывает предпринимателей и организации отражать все свои операции в учете, оформляя их первичными документами. Задача данной документации - подтверждение приема товара, отгрузки со склада, продажи и других операций, закрепление юридической силы проведенной операции.

2.3 Применение первичных документов строгой отчетности

Случаи применения первичных документов строгой отчетности регламентированы Законом и Инструкцией о порядке учета, выдачи, хранения и использования типовых форм первичных документов строгой отчетности, Так, типовые формы строгой В связи с тем, что несоблюдение сроков документального оформления хозяйственных операций может искажать налогооблагаемую базу и соответственно показатели финансовой отчетности, важно четко соблюдать сроки составления первичных учетных документов: в момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее. Первичные документы составляются в момент осуществления операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее осуществления или после совершения события^[38]

Также первичные документы строгой отчетности составляются в момент осуществления операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее осуществления или после совершения события или на конец отчетного периода, принимая во внимание соответствие затрат и доходов, которые влекут за собой одновременное признание доходов и расходов и являются непосредственным результатом одних и тех же экономических событий. Например, представление налоговой накладной осуществляется на момент возникновения налогового обязательства. Если предприятие выписывает налоговую накладную с нарушением установленных сроков в другом периоде, то на основании такого документа расходы или доходы будут признаны в другом периоде, а также НДС будет начислен или принят в зачет также в другом периоде.