Файл: Первичные учетные документы.pdf

Тема курсовой работы выбрана мною не просто так. Для нормальной деятельности любой организации важное значение имеет грамотное составление первичной документации. Правила заполнения и ведения первичной учётной документации должен знать каждый работник на предприятии и серьёзно относящийся к выполнению своих обязанностей.

Документы предприятия – это его основа, его история и своего рода «биография». Изучая документацию фирмы, можно восстановить произошедшие в ней события, обнаружить ошибки сотрудников, найти причины каких-либо несовпадений и неточностей в отчётах. Неправильное оформление учётных документов может привести к крайне неблагоприятным последствиям для организации. Следовательно, эти документы должны оформляться согласно определённым нормам и правилам, которые будут рассмотрены в моей курсовой работе.

Цели работы: дать определение первичные учетные документы; рассмотреть нормативные документы, регламентирующие применение первичных документов; структурировать ответственность за нарушение правил документального оформления первичных документов.

В своей работе я дам определение понятию первичных учётных документов, рассмотрю основы документооборота, определю классификацию и существующие формы документов, проанализирую нормативные документы, в соответствии с которыми ведётся учёт, а также укажу основные требования и правила составления документации.

1. Основы первичного учёта на предприятии

1.1 Понятие первичных учётных документов и их значение

Первичное наблюдение – первое, начальное звено в цепочке функционирования хозяйственного учёта. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учётной информации, которую её пользователям подготовит бухгалтерия. Поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется большое внимание.

По результатам первичного наблюдения составляется документ.

Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами. На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи.

Документ (от лат. documentum – поучительный пример, свидетельство, доказательство) – письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу.^{^[1]}

Первичный документ (для бухгалтерского учёта) – это письменное свидетельство о совершении определённого хозяйственного факта (операции), имеющего юридическую силу и не требующего дальнейших пояснений и детализации.

В конце 19 - начале 20 в. бухгалтеры любили подчёркивать доказательную силу первичного документа, имея в виду его способность служить доказательством в суде. Эта функция первичного документа полностью сохранилась и в настоящее время.

Первичный документ содержит информацию, сведения, данные, зафиксированные на материальном носителе, которые имеют официальный характер и адресованы конкретному должностному лицу.^{^[2]}

Первичный учётный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.^{^[3]}

Формы всех первичных учётных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Это требование части 4 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учёте».

В Законе «О бухгалтерском учёте» нет требования о применении стандартных форм первичных документов. Поэтому их применение, в большинстве случаев, необязательно начиная с 2013 г. Не будучи отменёнными, постановления Госкомстата, которыми были в своё время утверждены многочисленные унифицированные формы первичных документов, фактически утратили статус нормативных правовых актов, так как нынешнее законодательство не требует их применять.^{^[4]}

Под первичными документами в бухгалтерском учёте понимают бумажные бланки, предназначенные для регистрации исходных данных. Считается, что каждая хозяйственная операция должна быть оформлена соответствующим первичным документом, а потому первичный документ является основанием всякой бухгалтерской записи.^{^[5]}

Заполнять документы пастой красного или зелёного цвета не принято. Одной из причин является, например, то, что в бухгалтерской практике часто встречается выражение "записать красным". Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчёте учитываются со знаком "минус"). Таким образом, если какая-то цифра в документе будет проставлена красными чернилами, то профессиональный бухгалтер из этого может сделать вывод, что данная сумма подлежит вычитанию из общего итога (способ "красное сторно").

Первичный учётный документ является письменным разрешением на совершение хозяйственных операций.

Первичный учётный документ является письменным доказательством факта хозяйственной жизни.

Первичный учётный документ является основанием для последующих записей о возникших хозяйственных операциях.

На основании первичных учётных документов ведётся повседневное наблюдение и контроль движения активов, принадлежащих организации в процессе кругооборота капитала и превращения его из одной формы в другую. Они используются для установления законности и целесообразности хозяйственных операций.^{^[6]}

В первичных учётных документах проставляются подписи должностных лиц, распорядившихся провести хозяйственную операцию, а также подписи лиц её выполнивших. Данный порядок оформления документации позволяет установить персональную ответственность должностных лиц по всем хозяйственным операциям, использовать эти сведения для оценки эффективности их работы, а также в правоприменительной деятельности.

Первичные учётные документы, составленные с соблюдением установленных требований, используются как доказательная база в разрешении споров, возникающим между организациями, между организациями и физическими лицами. Они признаются документами, имеющими юридическую силу в арбитражных, гражданских спорах, уголовных делах, используются при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, назначаемой судом при рассмотрении дел.

Данные первичных учётных документов необходимы в процессе контрольно-ревизионной работы, проведении внутреннего и внешнего аудита, в процессе экономического анализа работы организации. По их данным организуется внешний контроль деятельности, подтверждается достоверность отчётных и учётных данных, выявляются резервы улучшения имущественного и финансового состояния организации, разрабатываются мероприятия по оптимизации её функционирования.^{^[7]}

1.2 Нормативные документы, регламентирующие применение первичных документов

Каждую хозяйственную операцию следует оформлять в бухгалтерском учете оправдательными первичными документами, а обязательность документирования хозяйственных операций установлена в Законе «О бухгалтерском учете». О бухгалтерском учете: [федерал. закон от 06.12.2011 № 402 (ред. от 28.12.2013)] // Справочная правовая система «КонсультантПлюс» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.consultant.ru/popular/buch/ Дата обращения: 14.02.2016

Положения Закона распространяются на все юридические и физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность, на некоммерческие организации (включая публичные учреждения) на нотариусов, адвокатов, медиаторов и учрежденные ими бюро, судебных исполнителей, а также на представительства и филиалы предприятий (организаций) - нерезидентов, зарегистрированных в РФ независимо от сферы их деятельности, вида собственности и организационно-правовой формы (далее - субъекты).

На основании требований Закона владение субъектом активами на любом праве, регистрация источников их происхождения и экономических фактов без документирования и отражения таковых в бухгалтерском учете запрещены. Именно на основании первичных документов бухгалтер осуществляет записи в учете и если отсутствуют конкретные документы, то фактически отсутствуют и основания для бухгалтерской проводки. Поэтому особое внимание ведущих специалистов в области бухгалтерского учета уделяется различным актуальным аспектам документального оформления хозяйственных операций соответствующими первичными документами.

Среди всей документации бухгалтерии можно выделить три документальных потока: входящие (поступающие) документы, исходящие (отправляемые) документы и внутренние документы. К категории учетной документации относятся документы бухгалтерского учета (предусмотренные в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете), финансовая отчетность, информации, бухгалтерские регистры, долговые обязательства, бухгалтерские данные в любой форме (включая компьютерную) и др.

На предприятии первичные бухгалтерские документы можно классифицировать на следующие группы:

I - типовые формы первичных документов строгой отчетности;

II - типовые формы первичных учетных документов, утвержденные Министерством финансов и другими уполномоченными государственными органами в установленном порядке;

III -первичные документы, разработанные предприятием самостоятельно и утвержденные в приложении к учетным политикам. Чипуренко, Е.В. Налоговый анализ деятельности коммерческой организации. Монография / Е.В. Чипуренко. - М.: Дюжина и К, 2011. - 69 с

Рассмотрим основные требования к оформлению первичных бухгалтерских документов по учету хозяйственных операций.

Прежде всего, следует знать, какие требования действующего законодательства относительно документального оформления хозяйственных операций предъявляются к лицам, ответственным за ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности. Ответственность за ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности несут:

* руководство (исполнительный орган) - в субъектах с ограниченной ответственностью;

* партнеры (в субъектах, собственники которых несут неограниченную ответственность);

* собственник (в случае индивидуальных предпринимателей). Налогообложение организаций и физических лиц: учебник / Т.Е. Косарева, Л.А. Юринова, Л.Г. Баранова и др.; под ред. Т.Е. Косаревой. - 7-е изд., испр. и доп. - СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2011.- 99 с.

Вышеуказанные лица обязаны обеспечить:

* разработку и утверждение форм первичных документов и бухгалтерских регистров в случае отсутствия типовых форм или в случае, если таковые не удовлетворяют потребности субъекта, а также правил движения документов и технологии обработки бухгалтерской информации;

* составление и своевременное, полное и правильное представление первичных документов и бухгалтерских регистров в порядке, установленном Министерством финансов, а также их целостность и сохранность в соответствии с требованиями Государственного органа надзора и управления Архивного фонда;

* документальное оформление экономических фактов субъекта и отражение их в бухгалтерском учете;

Данные бухгалтерского учета, скорректированные в соответствии с положениями НК, служат базой для составления налоговых деклараций. Согласно требований НК разрешается вычет не подтвержденных документально обычных и необходимых расходов, понесенных налогоплательщиком в течение налогового года, в размере 0,2 процента облагаемого дохода. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая): [федерал. закон от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 28.06.2014)]^{^[8]}

Основой для определения облагаемого дохода предприятия является бухгалтерский результат (прибыль или убытки), отраженный в отчетах о прибыли и убытках, составленных и представленных в соответствии с требованиями Закона и стандартов бухгалтерского учета. Следовательно, если предприятие не может документально подтвердить понесенные расходы в общеустановленном порядке, но при этом имеет доказательство того, что они относятся к предпринимательской деятельности, то предприятие может их вычитать только в размере 0,2 % от налогооблагаемого дохода. В данном случае имеется ввиду отсутствия первичных документов строгой отчетности, но присутствие внутренних документов предприятия.