Файл: Первичные учетные документы.pdf

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за её оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.^{^[9]}

С 1 января 2013 г. формы первичных учётных документов, содержащиеся в альбомах стандартизованных форм первичной учётной документации, не являются обязательными к применению. Но обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).^{^[10]}

Формы первичных учётных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта. Формы первичных учётных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (часть 4 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учёте»).^{^[11]}

Анализ положений Федерального закона «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ показывает, что он не содержит положения, обязывающее экономические субъекты применять унифицированные формы первичных документов. Это приводит к тому, что руководитель экономического субъекта должен принять одно из двух возможных решений:

применять все унифицированные формы первичных документов;
применять отдельные унифицированные формы первичных документов.^{^[12]}

Применение всех стандартизованных форм первичных документов не повлечёт дополнительных вложений в работу автоматизированного ведения бухгалтерского учёта, дополнительных вопросов от контрагентов и проверяющих органов, так как эти документы содержат все обязательные реквизиты. Отрицательным моментом в этом варианте является наличие дополнительных реквизитов, которые остаются незаполненными. Это требует постоянного прочерчивания показателей, что увеличивает объём работы бухгалтера.^{^[13]}

При втором варианте организации первичного учёта лицо, ведущее учёт, должно провести проверку всех первичных документов единой формы на соответствие составу реквизитов (обязательных и дополнительных), которые приняты в организации. Документы, формы которых не отвечают утверждённому составу реквизитов в организации, должны быть заменены или же доработаны в соответствии с утверждённой Учётной политикой организации.

Принятие данного решения потребует внесения изменений в работу бухгалтерской программы. Это потребует дополнительных денежных вложений. Что касается отношений с контрагентами, то их следует заранее уведомить об изменении формы первичного документа. В то же время этот вариант позволит выполнить одно из требований бухгалтерского учёта: целесообразность и разумность его ведения.^{^[14]}

Законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учёте не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учётные документы дополнительных к обязательным реквизитов. Включение дополнительных реквизитов в первичный учётный документ осуществляется организацией при необходимости. Например, в связи с характером факта хозяйственной жизни, оформляемым данным документом; требованиями нормативных правовых актов; потребностями управления; технологией обработки учётной информации и др.^{^[15]}

При разработке собственных форм первичной учётной документации следует учитывать, что обязательными к применению остаются формы первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (Информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Примерами таких форм являются:

— кассовые документы, предусмотренные Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У (приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга и книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, расчётно-платёжные и платёжные ведомости);

— первичные документы по учёту денежных расчётов при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовой техники, разработанные на основании Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт» и утверждённые постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132 (см. письмо ФНС России от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941). То есть в данном случае по-прежнему следует применять унифицированные формы первичной учётной документации по учёту денежных расчётов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин;

— транспортная накладная, утверждённая постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272, которая подтверждает заключение договора перевозки (письма Минфина России от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36, от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14014).^{^[16]}

1.4 Ответственность за нарушение правил документального оформления

В настоящее время за нарушение правил организации и ведения бухгалтерского учета относительно документального оформления предусмотрена следующая административная ответственность:

Необеспечение контроля за документированием экономических фактов и отраже¬нием их в бухгалтерском учете влекут наложение штрафа на лицо, ответственное за организацию такого учета или контроля, в размере от 25 до 75 у.е.;
Несоблюдение установленных законодательством правил об отражении на счетах и в бухгалтерских регистрах экономических фактов влечет наложение штрафа на физических лиц в размере от 5 до 10 у.е. и на должностных лиц в размере от 25 до 75 у.е.;
*Несоставление или несоблюдение требований оформления первичных документов и первичных документов строгой отчетности, их неполное или ненадлежащее оформление либо пропуск срока их представления в бухгалтерию влекут наложение штрафа на лицо, ответственное за составление, подписание и представление первичных документов, в размере от 20 до 75 у.е. Нестеров, Г.Г. Налоговый учет: учебник / Г.Г. Нестеров, А.В. Терзиди; 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Рид Групп, 2011. - 94 c.

В случае если в ходе налогового контроля из-за отсутствия или ненадлежащего ведения бухгалтерского учета невозможно определить суммы налогов (пошлин) и сборов, подлежащие уплате в бюджет, либо если налогоплательщик (его представитель), должностное лицо налогоплательщика не представляют полностью или частично учетную документацию и/или налоговую отчетность, исчисление соответствующих налогов (пошлин) и сборов осуществляется налоговым органом на основании косвенных методов и источников с осуществлением последующего перерасчета после восстановления учета в соответствии с законодательством или после представления соответствующих документов^{^[17]}

Важно знать в каких конкретно случаях предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать формы первичных документов. Так, в случае отсутствия типовых форм или если таковые не удовлетворяют потребность субъекта, он разрабатывает и использует формы документов, утвержденные руководством субъекта с соблюдением требований Закона. Следовательно, самостоятельно предприятие имеет право разработать формы первичных документов в двух случаях: если типовые формы не утверждены или если типовые формы утверждены, но они не удовлетворяют потребность субъекта^{^[18]}

Необязательно указание некоторых реквизитов в следующих случаях:

- отражение реквизита «наименование, адрес, фискальный код получателя документа, а в случае физических лиц - идентификационный номер», не обязательно при составлении первичных документов для лиц, не зарегистрированных в качестве субъектов предпринимательской деятельности;

- указание таких реквизитов как «наименование, адрес, фискальный код субъекта, от имени которого составлен документ» и «наименование, адрес, фискальный код получателя документа, а в случае физических лиц - идентификационный номер» не обязательно в первичных документах, составленных для внутренних нужд субъектов^{^[19]}

Также согласно требований Инструкции о порядке учета, выдачи, хранения и использования типовых форм первичных документов строгой отчетности, типовые формы первичных документов строгой отчетности содержат следующие обязательные элементы:

Наименование, номер и серия, дата составления документа;
Наименование, адрес, фискальный код субъекта, от имени которого составлен документ, а также субъекта-получателя документа (а для физических лиц - идентификационный номер);
Содержание экономических событий, а также количественные и стоимостные единицы, в которых выражаются экономические события, и должность, фамилия, имя и подпись (в том числе цифровая) лиц, ответственных за Наличие печати на предприятии предусмотрено согласно требованиям законодательства, но действующее в настоящее время бухгалтерское законодательство не относит печать в перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа.. На печати может быть также указано наименование общества на другом языке, используемом на территории РФ в соответствии с законодательством. Налоговый учет и аудит: состояние и развитие.^{^[20]}

Также общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием. Любой документ и любое письмо общества должны содержать его наименование, указание на организационно-правовую форму, адрес места нахождения, номер государственной регистрации, размер уставного капитала и имя руководителя. Печать подтверждает подлинность документа, но обязательно следует ее ставить, если в самом бланке документа для этого предусмотрено соответствующее место, т.е. в обязательном порядке печатью должны заверяться те документы, для которых это предусмотрено законодательством, учетной политикой, соглашением сторон.

Кассовые, банковские и расчетные документы, финансовые, торговые и начисленные обязательства могут подписываться единолично руководителем субъекта или двумя лицами с правом подписи: первая подпись принадлежит руководителю или другому уполномоченному лицу, вторая - главному бухгалтеру или другому уполномоченному лицу^{^[21]}

2. Организация документооборота в бухгалтерском учёте

2.1 Система документооборота первичных учётных документов

Следует отметить, что тема организации документооборота в современных условиях очень актуальна и имеет огромное значение, потому что от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. Кроме того, действующим законодательством предусмотрены определённые требования к организации документооборота. Несоблюдение этих требований может привести к неблагоприятным последствиям.^{^[22]}

Движение первичных учётных документов, регистрирующих хозяйственные операции, должно быть упорядоченно и организовано по определённым правилам. Порядок передачи первичных документов для текущего ведения учёта, контроля хозяйственной деятельности, составления хозяйственной отчётности регламентируется в самой организации.^{^[23]}

По определению, взятому из учебного пособия Сигидова Ю.И. и Трубилина А.И., движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки от момента составления или получения от других организаций до передачи в архив после записи в регистры бухгалтерского учёта называется документооборотом.^{^[24]} В учебном пособии другого автора, Алексеевой Г.Н., представлено немного иное определение: движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом.^{^[25]}

Подобных определений существует достаточно много, но сама суть процесса, изложенная в них, остаётся неизменной.

Основными этапами документооборота являются: