Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования на примере Федерального государственного бюджетного учреждения по водному хозяйству «Новгородводхоз».pdf

Есть несколько способов внедрения системы электронного управления предприятием, автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов «Монолит: Предприятие».

1. Осуществление «пилотного» проекта, когда специализированная профильная программа внедряется на ограниченное количество рабочих мест. Это позволяет оценить эффективность эксплуатации системы на пилотном участке и доработать ее в случае необходимости. Затем осуществляется реализация «полномасштабного» проекта – система устанавливается и настраивается на всех необходимых рабочих местах в организации, включая филиалы.

2. Внедрение специализированной профильной программы «Монолит: Предприятие» сразу на всех необходимых рабочих местах. Это позволяет осуществить проект в короткие сроки, получить скорейшую отдачу от внедрения и эксплуатации программного обеспечения.

Отметим степень соответствия процесса «Разработка и внедрение СЭМ» в ОАО ФГУ «Новгородводхоз» типовым требованиям (см. рис. 5).

Рисунок 5 - Степень соответствия процесса «Разработка и внедрение СЭМ» в ОАО ФГУ «Новгородводхоз» типовым требованиям.

Из рисунка 5 видно, что степень соответствия процесса «Разработка и внедрение СЭМ» в ОАО ФГУ «Новгородводхоз» типовым требованиям в настоящее время в учреждении соответствует показателю 54,76%. Между тем, данный показатель должен соответствовать показателю 100%. Для этого следует:

1. Привлечь консалтинговую организацию для оказания квалифицированной помощи в процессе «Разработке и внедрении СЭМ ФГУ «Новгородводхоз».

2. Разработать программу обучения персонала ориентированную на обеспечение успешного выполнения сотрудниками организации их функций в рамках СЭМ, и, в конечном счете, результативного внедрения и последовательного улучшения СЭМ.

3. Разработать документ, регламентирующий штатную численность УПиЭБ, руководствуясь объемом, видом производства, наличием водоохранного оборудования и природоохранных сооружений. На основании разработанного документа увеличить штат сотрудников ФГУ «Новгородводхоз».

Сформируем рекомендации для внедрения «Разработка и внедрение СЭМ» в ОАО ФГУ «Новгородводхоз», что он работал на все 100% (см.рис. 6).

- Приказ о разработке и внедрении СЭМ

График по внедрению СЭМ

- Отчеты по ООС (2ТП и ОС (воздух); 2ТП и ОС (отходы))

- Программы и планы природоохранных мероприятий, отчеты об их выполнении

- Организационная структура предприятия до разработки и внедрения СЭМ

- Результаты проверок надзорных органов в сфере ООС и природопользования

- Приказы, положения и инструкции, касающиеся вопросов управления ООС на предприятии

- Договор с консалтинговой организацией

- Протокол координационного совета о завершении внедрения СЭМ и утвержденные результаты

- Заключительные документы по внедрению СЭМ (руководство, политика, цели, программа управления, регламентирующие документы)

- Обученный персонал СЭМ

- Измененные должностные инструкции и положения о подразделениях с учетом внедренной СЭМ

- Измененная организационная структура с учетом внедренной СЭМ

- Отчет о результатах внедрения СЭМ, доведен до сведения всего персонала

- Подача заявки на сертификацию СЭМ в орган по сертификации

Затраты:

Финансовые ресурсы;

Человеческие ресурсы;

Временные ресурсы;

Информационные ресурсы (нормативные и электронные документы);

Инфраструктура (техническое обеспечение)

Директор

Главный инженер

Требования стандарта ГОСТ Р ИСО 14001-2007;

Реестр законодательных актов и других требований, предъявляемых к природоохранной деятельности

Разработка и внедрение СЭМ
в ФГУ «Новгородводхоз»

Рисунок 6 - Документальная и организационная подготовка к внедрению проекта «Разработка и внедрении СЭМ ФГУ «Новгородводхоз»

Как показано схематично на рис. 6 документальная и организационная подготовка к внедрению проекта «Разработка и внедрении СЭМ ФГУ «Новгородводхоз» должна происходить по инициативе директора и главного инженера на основании законодательных актов и нормативных требований.

3.2. Оценка социально-экономической эффективности мероприятий

Функциональные возможности «Монолит: Предприятие» позволяют эффективно решать задачи по обработке неструктурированной информации, такие как создание корпоративного хранилища электронных документов, управление организационно-распорядительными документами, сбор и консолидация корпоративной отчетности, контроль качества продукции и услуг, управление документацией, поддержка Web-сайтов, построение корпоративных информационных порталов и информационное обеспечение приложений делопроизводства.

Решения, полученные, с помощью системы специализированной профильной программы «Монолит: Предприятие» позволяют, создать единую информационную среду, в которой сотрудники отдела управлении персоналами руководство взаимодействуют между собой в рамках программы.

Следует акцентировать внимание на том, что использование системы «Монолит: Предприятие» в качестве платформы для автоматизации управления ФГУ «Новгородводхоз» имеет следующие преимущества:

• полная автоматизация управления процессами на предприятии;
• быстрая настройка, создание и тиражирование приложений на базе «Монолит: Предприятие» с помощью специальных интерфейсов;
• открытость системы - возможность интеграции с системами ERR CRM, CАD/САМ, наличие промышленных модулей интеграции с SАP R/3, прозрачная интеграция с пользовательским интерфейсом Windows и пакетом MS Office;
• функционирование в различном аппаратном и программном окружении - поддержка разных операционных систем (Windows NT/2000, Linux, др.);^[13]
• безопасность, обеспечиваемая как многоуровневой защитой доступа к документам, так и возможностью подключения внешних средств (криптографии) и электронной подписи российской разработки;
• мощные административные возможности для централизованного управления распределенной системой;
• наличие типовых решений по управлению базами знаний, документами и бизнес-процессами с возможностью быстрой доработки без программирования с учетом специфических требований компании.^[14]

Внедрение перехода на автоматизацию управления предприятием в ФГУ «Новгородводхоз» призван обеспечить быстрые, эффективные и позитивные изменения. Поскольку изменения внедряются в процессе работы, без прекращения основной деятельности, очень важно минимизировать возможные потери в качестве и эффективности работы организации во время перехода от старого состояния к новому.

Переход от обычной технологии электронного создания документов к специализированной профильной программе «Монолит: Предприятие», все затраты следует просчитать. Фактически все сводится к производительности и эффективности процесса.

Более того, хорошо известно, что вначале внедрения персональных компьютеров и принтеров приводило к возрастанию объема бумажной «волокиты». Этому способствовали и отсутствие надежных локальных сетей и средств телекоммуникаций, и известная привычка к восприятию управления предприятием.

1. Сокращение производственных затрат на создание процессов по управлению предприятием Спустя 4-6 месяцев при изменении привычек пользователей специализированной профильной программы «Монолит: Предприятие», при реальном переводе существенной части документ управления предприятием оборота в профильную, для ФГУ «Новгородводхоз», при широком внедрении корпоративной электронной системы, произойдет действительное временное сокращение производственных затрат предприятием. Это в дальнейшем позволит:

- улучить производительность предприятия от 15 до 26%,

- снизить уровень издержек на выполнение ручного квалифицированного труда - от 16 до 30%,

- обеспечит рост эффективности работы производственных подразделений -- от 11 до 20%,

- оптимизирует затраты на персонал - от 7 до 13%.

Экономический эффект процессов по управлению предприятием на работу в специализированной профильной программе «Монолит: Предприятие» за счет сокращения затрат такого рода может быть весьма ощутимым в ФГУ «Новгородводхоз».

2. Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени директора ФГУ «Новгородводхоз». Директор постоянно работает в непрофильной программе с документами. Средние затраты на содержание одного сотрудника (директора) примем равными 10000 рублей в месяц.

Необходимо так же обратить внимание еще на один аспект внедрения специализированной профильной программы «Монолит: Предприятие». Высвобождение резервов рабочего времени сотрудников ФГУ «Новгородводхоз» не означает, что в учреждении должно автоматически последовать сокращение штатов. Предпочтителен другой вариант, при котором силами тех же сотрудников будет выполняться существенно больший объем работ. Причем, скорее всего, сами сотрудники этого не заметят, как не замечают они тех секунд и минут, которые тратят на привычные операции по управлению предприятием.

Кроме того, в новых условиях меняется сам характер трудовой деятельности: уменьшение рутинной, не интересной составляющей открывает возможность для творческого подхода к работе, позволяет сотрудникам проявлять инициативу.

3. Ускорение информационных потоков. Два выше рассмотренных фактора способствуют повышению эффективности деятельности организации за счет сокращения различного рода затрат.

Автоматизация процессов по управлению предприятием в специализированной профильной программе «Монолит: Предприятие» позволит высвободить ресурсы работников и направить их на выполнение работ, требующих интеллектуальной обработки.^[15]

Различные формы отчетов в системе «Монолит: Предприятие» позволит сделать анализ загрузки персонала, рационально перераспределить ресурсы только лишь благодаря использованию отчетов о деятельности предприятия в целом и управления персоналом, а также своевременному перераспределению задач между ними.^[16]

Таким образом, эффективность внедрения специализированной профильной программы «Монолит: Предприятие» повысит результативность взаимодействия работников. Снизится количество рабочих конфликтов.

Дадим оценку степени новизны, которую должна привнести организация в свою деятельность в процессе «Разработки и внедрения системы экологических мероприятий» позволила выявить сколько разделов и подразделов стандарта ГОСТ Р ИСО14001-2007, по настоящему являются проблемными.

Данные анализа показывают, что в процессе «Разработка и внедрение СЭМ» из разделов и подразделов стандарта, по-настоящему проблемными являются около 30% требований, такие как:

• Общие требования.
• Экологическая политика.
• Экологические аспекты.
• Цели, задачи и программы.
• Несоответствия, КД и ПД;
• Анализ со стороны руководства.

Смета расходов по внедрению и реализации проекта и удельный вес каждой из статей расходов представим в табл. 6.

Таблица 6

Затраты на реализацию проекта «Разработке и внедрении СЭМ ФГУ «Новгородводхоз» в 2017 г.

Затраты на реализацию проекта «Разработке и внедрении СЭМ ФГУ «Новгородводхоз», как видно из данных таблицы 6, составят 72400 руб.

При реализации предложенной программы всегда возникают канцелярские расходы на печать документации (анкеты, сопроводительные листы, отзывы и прочее), посчитаем данные расходы:

25 страниц * 10 руб. = 250 руб. на 1 человека