Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования на примере Федерального государственного бюджетного учреждения по водному хозяйству «Новгородводхоз».pdf

Финансовые и управленческие решения, принимаемые в учреждении:

- создание в учреждении благоприятных условий для осуществления деятельности;

- разработка внутренних нормативных документов;

- осуществления контроля финансовой деятельности учреждения;

- разработка показателей оценки деятельности учреждения;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению деятельности учреждения.

Рассмотрим управленческое решение: разработка показателей оценки деятельности учреждения.

Субъект принятия решения: Директор организации.

Форма ответственности: главный руководитель.

Срок исполнения решения: до 30.12.2015.

Процесс контроля принятия управленческих решений включает в себя:

- установление плановых величин и критериев;

- сопоставление с ними реальных результатов;

- принятие необходимых корректирующих действий.

На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Для оптимизации организационной системы управления учреждения ФГУ «Новгородводхоз» (частью которой является система управления персоналом) предлагается внедрить проект, схема которого представлена на рис. 5.

Рисунок 3. Схема проекта оптимизации организационной структуры управления

Следует отметить, что эффективность кадровой политики зависит от уровня компетенции сотрудников, их оперативности и коммуникабельности. Главным торможением производственных процессов и развития персонала в исследуемом учреждении служат частые проверки, задания, прямо не связанные со служебными обязанностями сотрудников.

Для повышения заинтересованности сотрудников в службе (работе), рекомендуется ввести ряд видов стимулирования, как материальных, так и не материальных, например:

- ценные подарки (к юбилею);

- моральные поощрения (благодарности, грамоты);

- дополнительные отпуска и отгулы;

- дополнительные транспортные льготы, организация отдыха (в т.ч. заключение договоров с санаториями и домами отдыха на групповой отдых в осенне-зимний период);

- страхование здоровья и жизни для отдельных категорий сотрудников, работа которых связана с риском;

- участие сотрудников в принятии решений по введению и реализации новшеств.

Таким образом, для повышения эффективности системы управления персонала в ФГУ «Новгородводхоз» рекомендуется внедрить проект оптимизации структуры управления предприятием.

Определим проблемы в организации и ведении ДОУ на предприятии, мотивация работника по управлению делопроизводством.

Многофункциональная система управления документами должна вписываться в сложившуюся инфраструктуру, другими словами, должна стать составной частью информационной системы предприятия. Без учета данного обстоятельства выбор организации может повлечь за собой смену всего программного обеспечения. Удобные и гибкие механизмы настройки разных видов деятельности службы делопроизводства позволяют получать полную и достоверную информацию в самых различных аналитических разрезах.

При автоматизации решения задач социально-трудовой сферы секретарь в ФГУ «Новгородводхоз» использует стандартный пакет офисных программ, где первично создаются унифицированные формы учетной документации и взаимосвязи документационных процессов, протекающих в организации автоматизации решения задач социально-трудовой сферы.

Программы Word и Ecxel, используемые в работе с документами– это среда для создания распределенных информационных систем, реализующих функции корпоративного управления базами знаний, документами и бизнес-процессами. В такой организации как ФГУ «Новгородводхоз» много пользователей, перед которыми каждодневно ставятся задачи, связанные с хранением и обработкой большого объема документов, но эта программа не считается профильной для службы делопроизводства, а скорее общей для всего предприятия.

В Word и Ecxel поддерживаются основные процессы создания документов, но программы не направлены на процесс управления предприятием. В таких программах нельзя учесть требования законодательства, применить на практике работу предприятий и определить перспективные тенденции развития подходов к управлению предприятием, к процессам учета и составления многочисленных отчетов.

Следует отметить, что с целью введения электронного документооборота в 2011 году был создан Указ Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента РФ» № 352 от 28.03.2011 г. гласит о надлежащей исполнении указаний Президента в части введения электронного документооборота.

Принимая решение о внедрении системы автоматизации ДОУ, предприятие ФГУ «Новгородводхоз» четко представляет сложность этого механизма. Общие рекомендации в сравнении: нужна ли профильная программа документооборота на следующие задачи:

• система должна быть простой в установке и конфигурировании;
• заранее нужно решить, кто возьмет на себя функции администрирования системы. Обладают ли существующие специалисты требуемой квалификацией или потребуется дополнительное обучение;
• как будет осуществляться интеграция нового продукта с базовыми сервисами операционной системы – по защите, спискам пользователей и т.д.;
• совместима ли система с другими технологиями обработки документов. На практике не всегда все необходимые функции собраны в одном продукте, а профильную программу следует дорабатывать программистам, которых в штате компании нет.

В настоящее время, при поступлении на работу во многих организациях от претендентов требуется умение работать в профильными программами. Однако полное вытеснение работы в Word и Excel из делопроизводства в произойдет, по-видимому, нескоро. Для этого в ФГУ «Новгородводхоз» надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы профильных документационных автоматических программ. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки.

Внедрение перехода на профильные программы ДОУ в ФГУ «Новгородводхоз» призвано обеспечить быстрые, эффективные и позитивные изменения. Поскольку изменения внедряются в процессе работы, без прекращения основной деятельности, очень важно минимизировать возможные потери в качестве и эффективности работы организации во время перехода от старого состояния к новому.

Таким образом, система ДОУ в ФГУ «Новгородводхоз» организована на среднем уровне и не достаточно рационально. Среди недостатков в ходе проведения исследования по организации эффективности управления в ФГУ «Новгородводхоз» следует отметить, что на предприятии не применяются специализированные профильные программы для оформления, хранения и передачи документов по управлению персоналом.

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ В ФГУ «НОВГОРОДВОДХОЗ»

3.1. Мероприятия по повышению эффективности системы управления
в ФГУ «Новгородводхоз»

При автоматизации решения задач управления предприятием ФГУ «Новгородводхоз» использует стандартный пакет программ, где первично создаются унифицированные формы учетной документации по управлению и взаимосвязи производственных процессов, протекающих в организации автоматизации решения задач производственной сферы.

Программы Word и Excel, используемые в работе по управлению предприятием - это среда для создания распределенных информационных систем, реализующих функции корпоративного управления базами знаний, документами и деловыми процессами. В такой организации как ФГУ «Новгородводхоз» большое количество пользователей, перед которыми каждодневно ставятся задачи, связанные с хранением и обработкой большого объема документов, но эта программа не считается профильной для службы управления предприятием.

В Word и Excel поддерживаются основные процессы создания документов, но программы не направлены на процесс управления персоналом, а также исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату труда. В таких программах нельзя учесть требования законодательства, применить на практике работу предприятий и определить перспективные тенденции развития подходов к управлению предприятием, к процессам кадрового учета составления многочисленных отчетов.

Следует отметить, что с целью введения автоматизации управления предприятием в 2011 году был создан Указ Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента РФ» № 352 от 28.03.2011 г. гласит о надлежащей исполнении указаний Президента в части введения автоматизации процессов управления предприятием.^[12]

Принимая решение о внедрении системы автоматизации учета системы управления предприятием, предприятие ФГУ «Новгородводхоз» четко должно представлять сложность этого механизма. Общие рекомендации в сравнении автоматизации управления предприятием выполняет следующие задачи:

• система должна быть простой в установке и конфигурировании;
• заранее нужно решить, кто возьмет на себя функции администрирования системы. Обладают ли существующие специалисты требуемой квалификацией или потребуется дополнительное обучение;
• как будет осуществляться интеграция нового продукта с базовыми сервисами операционной системы – по защите, спискам пользователей и т.д.;
• совместима ли система с другими технологиями обработки документов по управлению предприятием. На практике не всегда все необходимые функции собраны в одном продукте, а профильную программу следует дорабатывать сторонним программистам под профиль ФГУ «Новгородводхоз».

Внедрение перехода на профильные программы по управлению предприятием в ФГУ «Новгородводхоз» призвано обеспечить быстрые, эффективные и позитивные изменения в управлении. Поскольку изменения внедряются в процессе работы, без прекращения основной деятельности, очень важно минимизировать возможные потери в качестве и эффективности работы организации вовремя перехода от старого состояния к новому.

В целях совершенствования организации работы автоматизации управления предприятием в ФГУ «Новгородводхоз» рекомендуется автоматизировать процесс учета по управлению предприятием.

Для автоматизации системы по управлению предприятием ФГУ «Новгородводхоз» подходят HRM-системы («Human Resource Management»).

Внедрение HRM-систем рекомендуется в деятельность отдела систему «Монолит: Предприятие».

Рассмотрим преимущества данной программы.

Автоматизация учета управления предприятием должна проводится поэтапно (рис. 8):

• создание рабочей группы по ведению проекта автоматизации;
• передача прав на использование ПО Lotus и программы электронного документооборота «Монолит: Предприятие»;
• информационное обследование (анализ управления, подготовка отчета и рекомендаций по его оптимизации, в том числе организации электронного документооборота);
• конфигурирование системы автоматизации управления предприятием;
• обучение технических специалистов и пользователей работе с «Монолит: Предприятие»;
• передача системы в опытную эксплуатацию;
• техническое сопровождение эксплуатируемой системы.

Рисунок 4 - Порядок внедрения системы электронного автоматизации управления предприятием и автоматизации делопроизводства «Монолит: Предприятие»

В настоящее время создано достаточно много программ, которые используются для автоматизации управления предприятием. Они подразделяются на следующие классы:

1. Предсистемы – это утилиты, которые обеспечивают учет. Например, учет штатного расписания, времени работы и отпуска, приема и увольнения, зарплату и т.д. Это недорогие и простые системы, они подходят для малых предприятий, в том числе государственного профиля.

2. HRM-системы – это крупные системы, решающие задачи по автоматизации учета по управлению предприятием. Имеют целый комплекс, который хранит самые разнообразные данные о работниках: от карьерных успехов каждого отдельного работника, до его образования и даже мотивации.

3.WFM – системы могут решать не только стратегические, но и тактические задачи. В данных системах больше функций, чем в HRM-системах.

4. HCM-системы работают не только с количественными показателями персонала, но и с качественными, позволяя гибко управлять рабочими процессами, внедряя целостные подходы, которые учитывают все аспекты. Это существенно улучшает производительность компании.