Файл: Основные функции в системе менеджмента (Основные функции менеджмента ).pdf

Функция планирования подразумевает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы добиться этих целей. Смысл планирования состоит в том, что в ходе плановых расчётов предоставляется детализация установленных целей деятельности организации и доведение их до отдельных структурных звеньев и исполнителей, назначается состав реализуемых проектов, делятся задания по участникам, выявляется состав необходимых ресурсов, согласовываются очерёдность и сроки реализации отдельных работ, обеспечивается выполнение заданий, установленных на каждый период времени.

Осуществление плановых заданий требует создания определённых организационных предпосылок, привлечения исполнителей, организаций их согласованной деятельности.

Функция организации и координации состоит в обеспечении выполнения установленных плановых заданий с целью реализации принятой стратегии развития предприятия. Для этого следует определить состав необходимых ресурсов и исполнителей, распределить задания, согласовать работу исполнителей во времени, организовать кооперацию участников, наладить контроль и взаимную информацию. Выполнение перечисленных задач реализовывается путём создания организационной структуры предприятия, установление характера взаимоотношений между её элементами и регулирования порядка и условий их функционирования.

Из чего следует что, организация в менеджменте гарантирует рациональное сочетание во времени и пространстве всех элементов производственного процесса с целью наиболее эффективного выполнения принятых плановых решений. Контроль и регулирование деятельности заканчивают управленческий цикл и, таким образом, обеспечивают эффективность осуществления всех остальных функций. При этом сущность контроля как функции менеджмента состоит в обеспечении выполнения установленных плановых заданий, направленных на безусловное достижение принятых целей развития в заданных организационных условиях.

Таким образом, процесс менеджмента возникает с предоставленной полезной информации по результатам контрольных процедур для принятия управленческих решений и заканчивается фазой контроля, определяющей успех реализации принятого решения, результат которой зачастую инициирует принятие новых решений, то есть является информационной базой нового управленческого цикла...

У всех основных функций есть две общие характеристики: все они требуют принятия решений и для всех необходима коммуникация, т.е. эти две характеристики соединяют все пять основных функции, обеспечивая их взаимозависимость, поэтому их называют связующими процессами...

2. Основные функции менеджмента

2.1. Планирование

Функция планирования является основной, стартовой функцией менеджмента. Именно с составления плана начинается деятельность любой организации. Это главная функция менеджмента представляет собой вид деятельности по формированию средств воздействия, обеспечивающих достижение поставленных целей. Планирование используется при принятии важных решений, устанавливающих будущее развитие фирмы. Согласно концепции немецкого профессора Д.Хана: "планирование - это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений". Сущность планирования выражается в конкретизации целей развития фирмы и каждого подразделения в отдельности на фиксированный период: определение хозяйственных задач, средств их достижения, сроков и последовательности реализации, выявление материальных трудовых и финансовых ресурсов для решения поставленных задач. Планирование допускает преждевременно учесть внутренние и внешние факторы, предоставляющие благоприятные условия для нормального функционирования и развития фирмы, предприятия или др. структурного подразделения.

Планирование подразумевает обоснованный выбор целей, определение политики, разработку мер и мероприятий, выбор методов достижения целей. В зависимости от направленности и характера рассматриваемых задач различают три вида планирования: стратегическое или перспективное; среднесрочное и тактическое или текущее. Рассмотрим каждый вид планирования по отдельности...

Стратегическое планирование направленно на продолжительное существование предприятия и охватывает срок 10-20 лет. Оно предполагает подготовку общих целей фирмы на перспективу, определяет программу развития, содержание и последовательность осуществления мероприятий по достижению поставленных целей с учетом средств и обеспечения необходимыми ресурсами. Стратегический план должен аргументироваться внушительными исследованиями и фактическими данными. Чтобы результативно конкурировать в настоящее время, фирма должна непрерывно заниматься сбором и анализом большого количества информации об отрасли, рынке, конкуренции и других факторах. Так как в условиях стихийного развития рынка выражение планов в количественных показателях невозможно, планы проявляются в качественных показателях в виде прогнозов и программ. На их основе осуществляется координация перспективных направлений развития фирмы с учетом потребностей и ресурсов..

Стратегическое планирование выполняется в виде:

- долгосрочных планов: где показатели прошлого периода по принципу «будущее будет лучше прошлого» осуществляются в программы действий, бюджеты, планы прибылей с определением колебаний фактических показателей от запланированных;

- стратегических планов: показатели развития фирмы на будущий период создаются с учетом научного обоснования проблем, с которыми может встретиться фирма. Здесь перспективы и цели объединены между собой для выработки стратегии.

Стратегические планы должны быть разработаны так, чтобы не только сохраняться целостными в течение продолжительного времени, но и быть достаточно гибкими, чтобы при надобности можно было выполнить их модификацию и переориентацию...

Немногие организации, как индивиды, могут достигнуть определенного уровня успеха, не затрачивая большого труда на формальное планирование. Вместе с тем, стратегическое планирование само по себе не гарантирует успеха. Организация, делающая стратегические планы, может не добиться результата из-за ошибок в организации, мотивации и контроле.

Планирование может сформировать ряд важных и часто существенных благоприятных факторов для организации. Современный темп изменения и увеличения знаний является настолько большим, что стратегическое планирование является единственным способом формального прогнозирования будущих проблем и возможностей. Стратегическое планирование предоставляет основу для принятия решения. Планирование содействует снижению риска при принятии решения. Планирование, поскольку оно предназначается для формулирования установленных целей, помогает формировать единство общей цели внутри организации.

Для стратегического планирования характерны следующие положения:

1. Небольшой плановый отдел (менее 6 человек) корпорации увеличивается планированием на низших уровнях.

2. Возраст функции планирования даже в наиболее крупных корпорациях насчитывается менее десяти лет.

3. Стратегические планы подготавливаются на совещаниях высшего руководства корпорации, которые проводятся ежегодно.

4. Годовой стратегический план объединяется с годовым финансовым планом.

5. В большинстве организаций полагают, что функция планирования может быть усовершенствована..

Следующий вид планирования - среднесрочное планирование. Среднесрочное планирование чаще всего составляется на 5 лет, поскольку именно этот срок более всего совпадает с периодом обновления производства и ассортимента продукции. В этих планах излагаются основные задачи на установленный период, например, производственная стратегия фирмы в целом и каждого подразделения; стратегия сбыта; финансовая стратегия; кадровая политика; определение объема и структуры необходимых ресурсов и форм материального снабжения с учетом внутрифирменной специализации и кооперирования производства.

Среднесрочные планы предусматривают разработку в определенной последовательности мероприятий, направленных на достижение целей, намеченных долгосрочной программой развития. План обычно имеет количественные показатели, в том числе и в отношении распределения ресурсов. В нем приводятся детальные сведения в разбивке по продуктам, данные о капиталовложениях и источниках финансирования. Он осуществляется в производственных подразделениях..

Еще один вид планирования - текущее или тактическое...Текущее планирование состоит из определения промежуточных целей и задач. При этом подробно подготавливаются средства и способы решения задач, использования ресурсов, внедрения новых технологий. Обычно это планирование применяется на год. Планы являются детальной конкретизацией целей и задач, поставленных перспективным и среднесрочным планами.

Текущее планирование выполняется путем детальной разработки оперативных планов для фирмы и её подразделений, программ маркетинга, планов по научным исследованиям, планов по производству, материально-техническому снабжению. Главными звеньями текущего плана являются календарные планы (месячные, квартальные, полугодовые), которые представляют собой детальную конкретизацию целей и задач, поставленных перспективным и среднесрочным планами.

Календарные планы составляются на основе сведений о наличии заказов, степени загруженности мощностей и их использовании с учетом обусловленных сроков исполнения каждого заказа, товарных запасов, товароснабжения, состояния конъюнктуры рынка. В календарных планах учитываются расходы на реконструкцию и замену оборудования, сооружения новых предприятий, обучение рабочей силы. В планах по сбыту продукции и предоставлению услуг содержаться показатели по экспорту продукции, предоставлению технических услуг и обслуживанию.

Оперативные планы выполняются через систему бюджетов или финансовых планов, которые составляются по каждому отдельному подразделению, а затем соединяются в единый бюджет или финансовый план фирмы. Бюджет является выражением оперативного плана в денежных единицах. Он содержит все стороны деятельности фирмы и служит средством координационной работы всех звеньев фирмы. При его составлении прежде всего принимают к сведению показатели, разработанные в перспективных и среднесрочных планах. Через бюджет осуществляется взаимоувязка между перспективными, текущими и др. видами планирования.

Составлением бюджета занимаются различные службы, редактируют их администраторы, утверждает руководитель. Бюджет фирмы охватывает все стороны её деятельности и основывается на оперативных планах отделов и предприятий фирмы, поэтому он служит также средством координации работы всех звеньев фирмы.

Таким образом, планирование в организации не является одноразовым событием. Решив задачу одного этапа, которому соответствовал определенный план, организация переходит к следующему этапу и планирование продолжается. Планирование происходит непрерывно — это постоянная неопределенность будущего. В силу изменений в окружающей среде или ошибок в суждениях, события могут развиваться не так, как это предвидели менеджеры при выработке планов. Поэтому планы должны пересматриваться, чтобы они согласовывались с реальностью.

2.2. Организация

Еще одной важной функцией менеджмента является функция организации, которая заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирм. Организация как процесс является функцией по координации многих задач.

Организовать — это значит сформировать некую структуру, чтобы организация могла реализовать свои планы и тем самым достигнуть своих целей. Организация как функция менеджмента, устанавливает структуру организации и условия для обеспечения функционирования организации (обеспечение персоналом, материалами, финансовыми и др. ресурсам).

Функция организации осуществляется двумя способами: через административно- организационное управление и через оперативное управление.

Административно-организационное управление предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

Оперативное управление гарантирует функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно состоит в периодическом или постоянном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующем их исправлении. Оперативное управление взаимосвязано с текущим планированием.

Итак, существует два основных аспекта организационного процесса:

1. Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.

2. Делегирование полномочий.

Делегирование, как термин, используемый в теории управления, предполагает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Под организационной структурой фирмы рассматривается ее организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед фирмой и ее подразделениями целями и распределением между ними функций. Организационная структура рассматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.