Файл: Проектирование организации (Место и роль организационного проектирования в управлении предприятием).pdf

Главные шаги планирования проекта представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Основные этапы процесса планирования проекта

Продолжение таблицы 1

С целью осуществления достаточно громоздких и непростых проектов считается необходимым использование процедур вспомогательного характера при проектном планирования: планирование качества; планирование рисков и мероприятий по работе с ними; организационное планирование; планирование коммуникаций; и прочее^[6].

Следующим шагом считается формирование ИСР, представляющая собой разделение цели на более мелкие подцели и работы^[7]. Зачастую при проектном планировании применяется понятие «задача», который представляет собой работы верхнего уровня. При формировании ИСР требуется придерживаться таких принципов:

1. Работы нижнего уровня считаются методом реализации работ верхнего уровня.

2. У всякой работы-родителя может находиться несколько дочерних работ, реализация которых автоматически формирует реализацию родительской работы.

3. У всякой дочерней работы может присутствовать лишь одна работа-родитель.

4. Разбиение на составляющие работы-родителя осуществляется посредством одного критерия, которым могут являться: фрагменты проектных итогов и продуктов, уровни проектного жизненного цикла, ресурсы и функциональные виды деятельности, а кроме того, фрагменты структуры компании.

5. На одном уровне дочерние работы, которые разделяют работу-родителя должны считаться равнозначными. Как критерий равнозначности рассматриваются: размер и время осуществления работ, прочее.

6. При формировании ИСР на отдельных стадиях могут быть использованы разные декомпозиционные критерии.

7. Последовательность декомпозиционных критериев выбирается так, чтобы как можно большая часть зависимостей и взаимодействий между работами оказалась на самых нижних уровнях ИСР. На верхних уровнях работы должны быть автономны.

8. Разбиение работ должно быть прекращено в случае, если работы нижнего уровня удовлетворяют таким критериям:

• ясность и понятность работ менеджеру и участникам проекта (считаются элементарными),
• понятность итогового результата работы и способов его осуществления,
• особенности времени и ответственность за осуществление работ могут быть однозначно установлены^[8].

При разработке ИСР проекта в качестве критериев декомпозиции выступают следующие характеристики: элементы проектных итогов и продуктов, уровни проектного жизненного цикла, виды деятельности по функциональности и применяемые ресурсы, компоненты структуры компании, в пределах которой будет реализовываться проект^[9].

Следующим шагом считается формирование и согласование основных этапов проекта (вехов), согласно которым будет происходить контроль проектной реализации. Соответственно, для всякого этапа устанавливаются главные точки, то есть те результаты и сроки, которые находятся под контролем руководителя и которые не могут быть изменены без согласования.

Как правило, проект включает в себя прохождение нескольких стадий, которые реализуются конкретными исполнителями. Такой сложный процесс должен быть точно скоординирован и увязан во времени.

На этапе разработки тактики осуществления проекта устанавливается в какой последовательности будет проходить реализация работ, которые включены в структуру ИСР. Результатом такого этапа выступает построение сетевого графика. Такой график представляет информационно-динамическую модель, которая отражает взаимосвязи между работами, требуемыми с целью достижения конечной цели проекта.

На сегодняшний день существует два подхода к созданию сетевых моделей. Первый поход предполагает изображение на графике работ в виде стрелок, а событий в виде вершин. Подобные модели носят название сетевых графиков. Второй подход, напротив, подразумевает изображение событий в виде стрелок, а вершин в виде работ. Подобные модели носят название сетей предшествования^[10].

Для формирования сетевых моделей требуется установить взаимосвязанную логику работ. Причиной взаимосвязей выступают обычно ограничения технического характера (начало одних работ зависит от окончания иных). Комплекс взаимосвязей между работами определяет последовательность выполнения работ во времени. Для определения последовательности необходима следующая информация: перечень работ, описание продукта, технологические, дискретные и внешние взаимосвязи, ограничения и предположения.

Конечным шагом рассматриваемого этапа выступает проверка в сетевой модели взаимосвязей на ошибки логического характера.

Сетевое планирование предоставляет менеджерам гибкий инструмент формирования календарного плана и оценки его реализации. После формирования сетевой модели проекта происходит составления идеального графика работ по календарю, когда для всякой работы устанавливается идеальное время ее реализации. При этом не учитывают ограничения, связанные с ресурсами, а в учет берутся лишь ограничения технического характера. В результате определяется общая проектная продолжительность в идеале.

Управление планированием проекта на графике не заканчивается. Проходит несколько итераций корректировки бюджета и зависимого от него плана-графика. Разрабатывается оргструктура, оцениваются риски, планируются поставки и качество. И только после этого план собирается в сводный документ.

Следующим этапом выступает оценка затрат и формирование проектного бюджета. Здесь осуществляется расчет проектной стоимости и анализ его обеспеченность финансовыми средствами. При этом должны быть определены источники, которые позволяют обеспечить финансирование всей совокупности работ, требуемой с целью достижения намеченных целей. В результате должны быть спланированы и рассчитаны по времени и объему денежные потоки в соответствии с планируемым объемом работ.

Результатом такого этапа выступает разработанный бюджет проекта и соответствующая стоимостная гистограмма.

В случае, когда проект имеет доходы, формируется бюджет доходов и расходов.

Для больших проектов, в особенности финансируемых посредством внешних источников, требуется сформировать бюджет движения денежных средств – БДДС.

На основе анализа финансовых бюджетов БДР и БДДС может быть осуществлена корректировка календарного план-графика, в том числе осуществлен отказ от реализации проекта.

Результаты планирования проекта должны быть задокументированы и представлены для утверждения.

Разработка, документирование и согласование плана проекта нацелены на достижение следующих главных целей:

• обеспечение понимания и одобрения целей проекта и средств их достижения;
• обеспечение назначения требуемых ресурсов (времени, денег, штата) на проект;
• обеспечение основания для оценки и отображения прогресса достижения целей и результатов проекта;
• обеспечение основания для контроля внедрения изменений.

Задокументированные результаты осуществления предыдущих шагов планирования являются основой итогового плана.

В общем случае в итоговый план включаются дополнительные разделы:

• предистория проектной инициации;
• ссылки на внешние документы;
• документы, которые регламентируют порядок взаимодействия участников проекта, подготовку и анализ проектной отчетности и прочее;
• ограничения, риски и неопределенности проекта;
• процесс решения проблем^[11].

2. Планирование и организация проекта по замене модуля Нефтяной платформы

Задание:

Один из модулей нефтяной платформы нуждается в срочной замене и перепроектировке. Этот модуль отвечает за отопление и вентиляцию всей платформы. Платформа расположена в районе, подверженном сильным зимним штормам. В связи с этим стоимость работ в осенне-зимний период резко возрастает. Строительство платформы близко к завершению. Начало добычи нефти запланировано на март 2018 года. Эта дата очень важна, так как положение на мировом рынке и политические события могут отрицательно повлиять на налоговые льготы. Зимой работы на платформе необходимо прекращать.

Точка отчета – 1 мая 2017 года.

Ошибка в проекте такова, что не позволит модулю нормально функционировать. Погодные условия настолько тяжелы, что после сентября невозможно работать всем штатным персоналом. Все строительно-монтажные работы на платформе должны быть прекращены в середине ноября, а это означает, что при существующей системе организации работ плановые сроки будут сорваны.

Конструктивно этот модуль нельзя просто демонтировать и заменить на новый – он слишком дорог и велик – однако некоторые элементы могут быть использованы повторно.

В связи с этим все оборудование и конструкции старого модуля, независимо от того, будут ли они использованы повторно или списаны, должны быть идентифицированы и оценены.

Расходы по проекту уже превысили запланированный уровень, поэтому нефтяная компания рассчитывает на решение проблемы с минимальными затратами к 15 октября.

На рисунке 1 приведен первоначальный ориентированный граф организации работ по замене модуля. Срочность проблемы предписывает вести работы без выходных и праздничных дней.

Дополнительные условия:

1. Часть времени работы 6 «Демонтаж старого модуля» занимает доставка на берег. Основную же часть времени этой работы занимают действия по демонтажу модуля с платформы. В это время в самом модуле могут вестись какие-то работы;

2. Вполне допустимо обследовать оборудование на предмет повторного использования (работа 4) до того, как будет завершено перепроектирование модуля (работа 2). Однако это требует дополнительных затрат времени и ресурсов – еще 5 дней по 700 евро каждый, поскольку придется обследовать не только то, что впоследствии понадобится, но и все остальное. Все вышесказанное относится и к работе 9. Она в этом случае будет продолжаться на 10 дней больше и обойдется на 40000 евро дороже;

3. Новые материалы и оборудование тоже можно заказать (работа 3) до окончания перепроектирования и работы 9, но только в том случае, если допустим риск избыточного заказа. В этом случае придется зарезервировать средства на выплату неустойки в размере 100000 евро по материалам и 90000 евро по оборудованию;

4. Продолжительность некоторых работ можно сократить за счет интенсивности труда. Допустимое сокращение и затраты приведены в таблице 2;

5. Все сборочные работы (работы 5 и 7) должны быть завершены до начала монтажа оборудования (работы 10 и 11);

6. Ухудшающие погодные условия осенью требуют дополнительных затрат. После 30 сентября эти затраты составляют 10000 евро в день, а после 15 октября – 20000 евро в день.

Задание:

1. Просчитайте параметры предложенной сетевой модели. Определите дату окончания работ. Выделите работы с резервами. Найдите критический путь. Рассчитайте дополнительные затраты (п.6 дополнительных условий);

2. Поскольку в базовой модели требуемые сроки не выдерживаются, предложите такие изменения в типологии сети, которые позволят сократить общее время замены модуля. Аргументируйте эти изменения (ориентироваться на технологию и дополнительные условия). Постройте новую модель, рассчитайте ее параметры, определите дату окончания работ. Рассчитайте дополнительные затраты (п. 2,3 и 6 дополнительных условий);