Файл: Теоретические аспекты 4 Понятие и характеристика корпоративного мероприятия. 4.docx

Разновидностей оформление множество, все ограничивается лишь фантазией. Добиться желаемого эффекта оформление можно и воздушными шарами, и необычными световыми решениями. Иногда именно площадка праздника, сама среда, в которой мы его организуем, диктует нам то или иное видение мероприятия оформление места действия может претендовать на весьма значимую роль в нашем, событии.

Пиротехнические эффекты, лазерные шоу, сценические декорации на экране - все эти высокие технологии активно используются для визуального ряда на праздниках.

3. Тайминг и выбор подрядчиков для корпоративных мероприятий

Есть несколько видов тайминга – это поминутное расписание работы всех служб. Для самих организаторов делается самый полный тайминг, в нем расписаны все этапы монтажа, демонтажа и самого мероприятия, так как очень часто подготовка площадки к мероприятию начинается за несколько дней до начала крупного мероприятия.

При подготовке любого корпоративного мероприятия, организатор проходит через следующие этапы:

1. Определение целей и формата мероприятия.

Первое, с чего всегда надо начинать, – четко спросить у себя:

Чего конкретно я хочу добиться проведением этого мероприятия? (сплотить людей в команду, приятно провести время, донести новую информацию).

Для кого (какой целевой аудитории) устраивается мероприятие (сравните – мероприятия для студентов; для руководителей крупных климатических фирм – мужчин возрастом за 40 лет; для женщин от 20 до 50 в праздник 8 марта).

Какой формат мероприятия больше подойдет данной группе и для решения конкретных задач (конференция, тимбилдинг, вечеринка, многофункциональное – такое, как съезд дилеров).

Определив цели и аудиторию, нужно следовать им при планировании и проведении мероприятия до конца, не отвлекаясь на свои личные пристрастия и привязанности (а также и вашего босса).

2. Поиск исполнителя.

Когда цели ясны, надо найти исполнителя. Принципиально решите, кто Вам нужен – агентство, которое сделает все под ключ (придумает идею и сценарий, найдет исполнителей) или просто поставщик сырья (номеров, ведущих, оформителей – при вашем сценарии и полной ответственности).

3. Поиск площадки

После того, как определились с формой мероприятия, необходимо выбрать место его проведения, «площадку». Площадка – не просто место, но и набор возможностей

---

, который может не только подкорректировать, но даже и изменить формат мероприятия. Даже если мы будем сравнивать пансионаты, увидим, как серьезно они отличаются набором своих возможностей: у этих есть бассейн, у других – шикарный зал для проведения вечеринки, здесь табоган, лошади, лыжи, у других есть специально оборудованное место для командных игр и партнеры для их проведения, другой пансионат расположен на воде – прогулка на катере, водные соревнования, водные лыжи.

При выборе площадки не рассчитывать только на мнения исполнителя, но всегда лично смотреть площадки (запланировать на поездки 1-2 дня), фотографировать все возможности, все номера, в которых будут проживать ваши гости, пробовать меню, собрать все прайс-листы. Если речь идет о площадке в регионах – спросить своих дилеров (гостиница, конференц-зал), если за границей – поискать отзывы и спросить людей, которые там были.

4. Детальное планирование мероприятия.

Теперь, когда известны все базовые элементы, которые будут входить в состав мероприятия, необходимо составить детальный план мероприятия.

Чем масштабнее мероприятие – тем более тщательно готовятся планы и тем больше конкретных документов Вам придется сделать.

Вот неполный список документов, которые присутствует при подготовке дилерского съезда одной из компаний:

Общий план мероприятия – основной документ организатора, где по минутам отражено мероприятие, длящееся несколько дней. Присутствуют следующие пункты:

Дата и время.

Конкретный этап мероприятия: например, соревнования в академии приключений, подготовка к расселению в пансионате, расселение в пансионате, конференция, свободное время, банкет, круглые столы, шашлыки, отъезд и т.д.

Название конкретного мероприятия, входящего в тот или иной этап – например, в рамках конференции – регистрация, сама конференция, кофе-брейки, регистрация на программу отдыха и т.д.

Подготовка – что надо сделать до мероприятия, чтобы оно не сорвалось.

Описание – краткое описание самого мероприятия.

Ответственный – конкретное лицо, которое отвечает за реализацию мероприятия.

Список участников – лица, принимающие участие в организации этапа мероприятия, находящиеся в подчинении ответственного за данный этап.

Документы и материалы – документы и материалы, которые нужны для организации. Например, для рассадки по автобусам – нужны таблички или флаги компании на автобус + списки отъезжающих (а кто-то поедет на своем транспорте); для расселения по номерам – нужны списки расселения по номерам.

---

План мероприятия со списком решаемых задач для компании-Исполнителя.

Программа мероприятия и план конференции для гостей.

Табличка с расселением по номерам (кто и где живет).

Список мобильных телефонов дилеров.

Список номеров машин гостей – для передачи на охрану.

Таблички и указатели.

Шаблоны приглашений для гостей со схемой проезда.

Форма для фиксирования окончательного списка участников (не все приглашенные готовы приехать).

Опросная форма для выявления интереса к тем или иным научным темам.

Меню на завтрак, обед и особенно – на банкет.

План проведения банкета.

Список номинаций для награждения на банкете.

Конечно, и список неполный, и он будет свой у каждого организатора. Для того чтобы подготовить мероприятие, кроме опыта каждый раз требуется решать одну и ту же задачу: мысленно пройти все мероприятие от первого до последнего момента.

5. Команда для мероприятия и распределение ролей.

Любой организатор знает, что в одиночку, без команды, сделать что-нибудь серьезное достаточно сложно. Именно поэтому, даже вчерне написав план мероприятия – Вы должны четко определиться, кто Вам будет помогать в реализации проекта. Люди должны быть авторитетные, морально устойчивые (чтобы не напились и другим не дали). Людей должно хватать для мероприятия – именно поэтому, составляя детальный план, смотрите, чтобы один и тот же человек не оказался у вас в двух местах одновременно.

6. Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия).

У каждого своя форма контроля хода подготовки к мероприятию: кто-то делает в табличке еxеls календарный график подготовки, кто-то пользуется для этого Outlook-ом.

Важно, чтобы это делалось – и чтобы ни один из моментов не был забыт по недоразумению. Пожар нужно предотвратить, а не тушить.

Важный момент – нельзя забыть перед мероприятием устроить собрание для организаторов – еще раз все проговорить и решить сложные вопросы.

7. Работа во время мероприятия.

Во время мероприятия – главное, четко следовать планам и иметь возможные варианты и дополнительных (резервных) людей на тот случай, если графики сместились, и кто-то заболел. Держите под рукой мобильники Исполнителей и ответственных людей из Вашей команды. Организатор – «ничего не делает», ходит со своей папочкой и все контролирует. Все вертится вокруг него, он спокоен и невозмутим, следит за графиком и убивает всех, кто этот график нарушают. Жесткая субординация и никаких самостоятельных решений исполнителями, если они идут вразрез «генеральной линии».

---

8. Разбор полетов, подведение итогов.

Календарное завершение мероприятия для организатора ни в коем случае не означает, что мероприятие для него уже закончилось. Обязательным продолжением следует раздача кнутов и пряников, сбор отзывов, выводы – короче говоря, то, что обычно называют «Разбор Полетов».

Организация мероприятий-это в первую очередь работа с людьми, поэтому она такая не предсказуемая, поэтому важно быть готовым ко всему, заранее предугадывать любые форс мажоры.

Важная часть организации — мероприятия-это создание тайминга.

Для создания тайминга лучше начать с самого начала: название мероприятия, дата, место, время, действие, ответственный, комментарий.

В графе «Время» ставится время, в которое планируется производить те или иные действия по проекту. В графе «Место» ставится название места, где будут проходить действия в указанное ранее время. В графе «Действие» прописывается то, что должно происходить по плану в это время в указанном месте. В графе «Ответственный» указывается менеджер или другое ответственное лицо организации. Если необходимо здесь же указывается контактный номер телефона либо e-mail. В графе «Комментарии» может быть указана любая дополнительная, которая будет вспомогательной для выполнения мероприятия.

Также существует тайминг для клиента. Этот документ включает в себя информацию по пунктам, касающихся непосредственно происходящего на самом мероприятии, и в него не входит информация, являющаяся технической. Заказчику не стоит писать, когда осуществляется монтаж и демонтаж, кто отвечает за поставку оборудования, и в какое время завезут подиум для награждения. В тайминге для заказчика нужно прописать только пункты, которые важны для него: время начала мероприятия, место его проведения, время начала тех или иных активностей (спортивных, развлекательных, деловых), написать тайминг питания (в зависимости от формата проекта), время выступления официальных лиц и начала церемоний, а также время подачи транспорта для трансфера участников.

Создание иорганизация мероприятия– это, своего рода, большая стройка или сложный ремонт, где в голове нужно удержать десятки деталей, согласований, смет и факторов, которые иногда прямо противоречат друг другу, но должны как-то складываться в единую идеальную картинку.

Важность команды, которой можно доверить часть работы, и которая не подведет в ответственный момент неоспорима. Часть задач будут выполнять подрядчики. Хорошие ведущие, ответственные артисты, расторопные декораторы со вкусом, вкусный и надежный кейтеринг и административный персонал, качественные технические работники – это не весь список лиц, которые обычно вовлечены в подготовку рядового ивента. Как же не ошибиться в работе с подрядчиками?

---

Прежде всего всегда нужно составлять очень конкретное описание технического задания. Нужно составить план задачи для себя, а после еще более детально для подрядчиков, указав все цифры и размеры, все предпочтения, которые есть у организатора или у клиента, все цвета, которые есть в логотипе компании и т.д.

Чем более детальным и конкретным будет описание технического задания, тем лучше. Важно предоставить примеры работ (референсы) – фото, видео, чертежи, планы и рисунки, для лучшего понимания подрядчиком.

Для составления списка потенциальных подрядчиков в том или ином направлении используются все доступные способы: собственная база подрядчиков, наработанная годами, рекомендации коллег и партнеров, а также топ-10 поисковых систем. Внимательно изученное портфолио подрядчиков: фото, видео материалы отзывы о его работе, вставляем в список.

Только имея выбор из 10-20 потенциальных партнеров возможно сделать действительно правильный выбор.

После сравнения всех представленных вариантов, взвешивания всех положительных и отрицательных факторов, а также после небольшого внутреннего совещания наконец можно сделать выбор и выбрать того "Единственного" или даже иногда разделить задачу между несколькими подрядчиками.

3. Новый год для компании «Avito»

Avito — интернет-сервис для размещения объявлений о товарах, вакансиях и резюме на рынке труда, а также услугах от частных лиц и компаний, занимающий второе место в мире и первое в России среди онлайн-классифайдов. Товары, предлагаемые к продаже на «Avito», могут быть новыми и бывшими в использовании. На ноябрь 2019 года на «Avito» было размещено более 59 млн активных объявлений.

Avito является частью OLX Group, принадлежащей южноафриканской компании Naspers, которая объединяет сайты объявлений в разных странах мира. В России компания действует через свою дочернюю фирму ООО «КЕХ еКоммерц», головной офис которой расположен в Москве. Численность персонала на декабрь 2020 года составляет более 2200 человек.

Именно для Avito, требовательных и современных представителей IT-сообщества, в 2018 году event-агентство, которое больше 17 лет называлось «Подъежики», входило в топ-50 лучших event-агентств мира и вырастило десятки специалистов, победами которых гордится вся отрасль, на данный момент имеет название «WORLDS», организовало новогоднее мероприятие, прошедшее в клубе Cition Hall.

Для сотрудников компании, на этот вечер превратившихся в персонажей любимых фильмов, мультфильмов и комиксов, организаторы подготовили поистине космическое шоу, а все пространство клуба было заполнено зонами с квестами и играми.

---