Файл: Курс лекций по дисциплине проектирование информационных систем Для студентов iv курса специальности 080801 Прикладная информатика (по областям).doc

При проектировании первичных документов используют ряд типовых форм размещения реквизитов.

Существуют следующие формы размещения реквизитов: линейный, табличный, анкетный или комбинированный.

Линейная форма отличается тем, что в ней каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита, и они располагаются по горизонтали.

Анкетная форма используется также для однозначных реквизитов, но этот набор реквизитов располагается по вертикали.

Табличная форма используется для многозначных реквизитов, при этом в ней столбцы содержат типы реквизитов, а строки отражают значения типов.

Комбинированная форма применяются для первичных документов, имеющих однозначные и многозначные реквизиты. Она состоящит из трех зон:

I - заголовочная зона, предназначенная для однозначных реквизитов, включающая группу справочных и группировочных признаков, используемых при машинной обработке.

II-содержательная зона, включающая группу многозначных реквизитов, предназначенных для пользователя и для машинной обработки, и включающая группу справочных признаков, совокупность группировочных признаков и группу реквизитов-оснований.

III - оформительная зона, в которой, как правило, располагаются подписи должностных лиц.

В некоторые документы вводятся контрольные суммы, которые могут располагаться в последней графе или конце документа. Контрольные суммы используются для контроля ввода данных в ПК.

Реквизиты, переносимые на машинные НИ, должны быть по возможности сконцентрированы в одной части документа и обведены утолщенной линии.

Процесс разработки первичных документов выполняется в следующей последовательности.

1. 
   Определение полного реквизитного состава каждого документа.
   
2. 
   Установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов.
   
3. 
   Выбор формы размещения реквизитов.
   
4. 
   Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме.
   
5. 
   Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.
   
6. 
   Выбор формата бумажного носителя.
   
7. 
   Построение эскиза документа соответствующей формы.
   
8. 
   Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.
   
9. 
   Редактирование шапок документов в соответствии со словарем-тезаурусом.
   

Результатный документ используется для осуществления процессов управления и должен отвечать следующим требованиям:

• 
  полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;
  
• 
  своевременность предоставления информации управленческому персоналу;
  
• 
  достоверность предоставляемой информации;
  
• 
  хорошая читаемость (логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста папок документов);
  
• 
  отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.
  

---

Можно выделить следующие принципы построения результатных документов:

• 
  выделение трех зон в документе;
  
• 
  разделение реквизитов на однозначные и многозначные;
  
• 
  выделение группировочных реквизитов, помещаемых во вторую зону документа, и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;
  
• 
  выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (т.е. от первичных оснований - к результатным, а среди результатных - размещение их в порядке возрастания старшинства итога);
  
• 
  если документ не размещается на одном стандартном листе, то выполнение разрыва строк и переноса оставшихся строк документа второй зоны вместе с реквизитами третьей зоны на другой лист, сохраняя размеры листов стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).
  

Построение результатных документов должно выполняться в следующей последовательности.

1. 
   Определение полного реквизитного состава документа.
   
2. 
   Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований - на первичные и результатные, а результатных оснований - по степеням итогов.
   
3. 
   Выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа).
   
4. 
   Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.
   
5. 
   Подсчет длины строки в табличной зоне с учетом пробелов между реквизитами и разделительных линий граф.
   

Если длина строки документа, т.е. его ширина, больше ширины листа (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то перегруппировка реквизитов таблицы осуществляется с использованием следующих методов:

• 
  вынос итоговых колонок в итоговые строки;
  
• 
  перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются).
  

При этом осуществляется выделение в правой части заголовочной зоны документа специальной области для служебных реквизитов (количество листов в документе, номер текущего листа, количество экземпляров, номер экземпляра).

---

3. Проектирование экранных форм электронных документов.

Использование унифицированных форм документов не решает всех проблем, связанных с увеличением эффективности обработки данных. По статистике более 80% всех деловых документов приходится на долю бумажных форм. Обработка традиционных печатных форм - дорогостоящее дело (в мире в год – 50 млрд. дол).

Уменьшение потока бумажных форм на предприятиях возможно следующими способами:

• 
  переход от бумажных форм документов к электронным;
  
• 
  применение эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм.
  

Электронная форма документа (ЭД) - это страница с полями, оставленными для заполнения пользователем.
Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора.
Электронная (безбумажная) технология – это работа с электронными формами, начиная с этапа заполнения и заканчивая этапом извлечения данных и их сбора в определенной базе данных.
Достоинства электронных форм:

• 
  легко поддаются модификации (с помощью графических инструментов проектирования форм)
  
• 
  включают интеллектуальные элементы, например, проверка правильности и целостности заполнения, автоматически вычисляемые поля, заполнение из справочников
  

Недостаток электронных документов:

• 
  неполная юридическая проработка процесса подписи формы, т.е. использование электронной подписи с защитой формы от последующих изменений или различных видов биометрических подписей - от снятия уникальных характеристик обычной подписи через специальные устройства ввода до отпечатков пальцев и изображения лица.
  

Проектирование форм электронных документов, т.е. создание шаблона формы, обычно включает в себя выполнение следующих шагов:

1. 
   создание структуры ЭД, которое заключается в рисовании линий, создании графических элементов (например, логотипов), т. е. подготовке внешнего вида с помощью графических средств;
   
2. 
   определение содержания формы ЭД, т.е. выбор способов, которыми будут заполняться поля. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных. В последнем случае дизайнер форм должен связать форму с базой данных.
   

---

Технология проектирования экранных форм:

1. Определение перечня макетов экранных форм:

• 
  по каждой задаче проектировщик анализирует постановку задачи, в которой приводятся перечни используемых входных документов с оперативной и постоянной информацией и документов с результатной информацией.
  
• 
  определяется, будут ли создаваться макеты под каждый документ или будет осуществляться интеграция полей нескольких входных документов в один макет.
  

В результате получается перечень макетов экранных форм входных и результатных документов.

2. Определение содержания макетов экранных форм:

Содержание макетов – это перечни полей, значения которых должны находиться в файлах с оперативной и результатной информацией и типы форматов этих полей. Определяется на основе анализа состава реквизитов первичных и результатных документов.

3. Выбор типа формы для каждого макета и проектирование их логической структуры. Под логическим проектированием макетов понимают распределение полей по зонам выбранной формы документа и определение последовательности полей в каждой зоне.

При построении макетов первичных документов используют комбинированную форму документа, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа.

При построении макетов документов с постоянной информацией применяют, как правило, анкетную форму расположения реквизитов, удобную для ввода и актуализации записей информационной базы.

Макеты, предназначенные для вывода на экран результатной информации, строятся по методике проектирования результатных документов, т.е. на основе использования комбинированной формы с трехзонным расположением реквизитов и многострочной содержательной частью.

4. Программирование разработанных макетов экранных форм и их отладка.

В процессе проектирования и программирования макетов необходимо выделить две части: информационную, предназначенную для собственно самого макета, и служебную для дополнительной информации.

---

Информационная часть должна отвечать следующим требованиям:

• 
  иметь хороший обзор;
  
• 
  не должна быть перегружена справочными реквизитами, значения которых следует выдавать на экран в виде списков;
  
• 
  каждое поле должно быть снабжено подсказкой, которую следует выдавать на экран при неправильных действиях пользователя;
  
• 
  должна быть обеспечена возможность исправления ошибок в наборе;
  
• 
  продвижение указателя должно быть обеспечено в прямом и обратном направлении по вертикали и по горизонтали с возможностью экранной прокрутки всего документа;
  
• 
  текущее время и дата должны проставляться автоматически;
  
• 
  общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, не вызывающих усталости пользователя при многочасовой работе с ним;
  
• 
  цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части;
  
• 
  цвет активного поля должен отличаться от основного цвета информационной части и от цвета этого поля в пассивном состоянии.
  

Служебная часть макета помещается в нижней части экрана и должна быть отделена от информационной части графически и цветом. Она предназначается для включения кнопок, с помощью которых пользователь может работать с этим макетом:

• 
  производить откат на одно поле назад;
  
• 
  отказываться от ввода;
  
• 
  производить загрузку введенной записи в базу данных;
  
• 
  выдавать на печать и т.д.
  

Кроме того, каждый макет должен иметь в этой части экрана инструкционную часть для пользователя со справочной информацией о порядке заполнения макетов и всех видах ошибок, которые могут возникнуть при работе с ними, и способами их исправления.
4. Понятие информационной базы, способы ее организации. Технология проектирования информационной базы.
Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база.
Информационная база (ИБ) - это определенным способом организованная совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач.

---