Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Контроль поставок товара» (Характеристика комплекса задач ).pdf

Содержание:

Введение

В настоящее время автоматизация коснулась практически всех областей человеческой деятельности.

Естественно, что на преимущества автоматизации первыми откликнулись и стали их использовать в своей деятельности коммерческие предприятия. Одним из бизнес-процессов, который подлежит автоматизации в первую очередь – это различного вида учеты, особенно это касается учета продаж. Продажи непосредственно связаны с поставками товара. Поэтому данная тема актуальна в настоящее время.

Автоматизация учета продаж достаточно хорошо изучена. Создано много информационных систем для автоматизации. Но все эти разработки, несмотря на все свои достоинства, не учитывают специфики деятельности организации, так как у каждой организации свои требования к автоматизируемым процессам. Поэтому автоматизированная система будет разрабатываться самостоятельно.

Целью работы является создание информационной системы по автоматизации контроля поставок товара.

Задачи, которые нужно выполнить для достижения поставленной цели:

• Обзор и изучение литературы;
• Моделирование бизнес-процессов компании;
• Выявление недостатков существующей системы;
• Выбор и обоснование программного и информационного обеспечения для решения задачи;
• Проектирование базы данных.

Объектом исследования являются поставки товара.

Предмет исследования – процесс проектирования ИС.

Аналитическая часть

1.1. Характеристика комплекса задач

1.1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Обувь с торговой маркой «ТОФА» производится на фабрике, которая находится в г. Донской Тульской области.

Ежегодно Тульская обувная фабрика «ТОФА» выпускает более 500 000 пар женской и мужской обуви для повседневной носки, с учетом особенностей российской стопы и климатических условий, в которых эксплуатируется обувь.

На конвейерах предприятия трудится свыше 900 высококвалифицированных сотрудников.

Обувь выпускается на современном техническом оборудовании итальянского и немецкого производства, на таком же оборудовании в Европе производятся такие известные торговые марки как Salamander, HOGL, LLOYD. Технологи, модельеры, мастера производства ежегодно проходят обучение в Италии и Германии.

Обувь «ТОФА» отмечена на международных выставках призами и наградами.

Опишем процессы, происходящие в отделе поставок.

1. Менеджер получает заказ от клиентов на поставку товара.
2. Регистрирует клиента в списке клиентов.
3. Регистрирует заказ клиента в реестре заказов.
4. Составляет счет-фактуры для поставщика.
5. Менеджер отдела поставок выбирает поставщика для выполнения заказа.
6. После чего поставщик принимает заказ или отказывается от него, если поставщик отказывается от заказа, то менеджер снова выбирает поставщика. И так пока поставщик не примет заказ.
7. Менеджер отдела поставок получает счет от поставщика и передает его бухгалтеру для оплаты.
8. Бухгалтер оплачивает счет и получает у банка платежное поручение, подтверждающее оплату счета.
9. Менеджер отдела поставок получает платежное поручение.
10. После получения платежного поручения менеджер выписывает доверенность экспедитору на получение товара у поставщика.
11. Экспедитор выезжает к поставщику и получает товар.
12. По приезду экспедитор заполняет накладную для отгрузки товара клиенту.

Таблица 1

Операции бизнес-процесса «Деятельность отдела поставок»

Таблица 2

Документов бизнес-процесса «Деятельность отдела поставок»

Исходной информацией для ведения отчета о заказах является:

1) Реестр заказов

2) Список экспедиторов

3) Список товаров

Характеристика исходной информации приведена в таблице 3.

Таблица 3

Характеристика исходной информации

Таблица 4

Идентификаторы документа «Реестр заказов»

Таблица 5

Идентификаторы документа «Список экспедиторов»

Таблица 6

Идентификаторы документа «Список товаров»

• Документ «Реестр заказов»:

Контроль соответствия реквизитов «Номер заказа», «Номер экспедитора», «Номер товара», «Количество товара» «Дата отгрузки» списку значений базы данных;

Арифметический контроль реквизитов «Кол-во товара».

• Документ «Список экспедиторов»:

Контроль соответствия реквизитов «Фамилия», «Имя», «Отчество» списку значений базы данных;

• Документ «Список товаров»:

Контроль соответствия реквизитов «Номер товара», «Название товара»;

1.1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

Схемы описанных выше процессов приведены на рис.1-8.

Рис.1. Деятельность отдела поставок

Рис. 2. Декомпозиция бизнес-процесса «Деятельность отдела поставок»

Рис.3. Декомпозиция бизнес-процесса «Работа с поставщиком и отгрузка товара»

Рис. 4. Декомпозиция бизнес-процесса «Выбор поставщика»

Рис.5. Декомпозиция бизнес-процесса «Оплата счета и выписка доверенности»

Рис. 6. Декомпозиция бизнес-процесса «Прием и отгрузка заказа»

Рис. 7. Декомпозиция бизнес-процесса «Регистрация заказа и клиента»

Рис. 8. Детализация бизнес-процесса «Формирование отчета»

1.1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Основным документом в рассматриваемой задаче является договор поставки. Схема документооборота обработки продаж приведена на рис. 9.

Рис.9. Схема документооборота

Существующий способ приема и обработки продаж связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день сложно получить сведения об общем количестве продаж, провести анализ популярности тех или иных моделей обуви, а также проконтролировать заказы, обработанные каждым из менеджеров.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы отдела продаж за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 7.

Таблица 7

Характеристики описанных процессов