Файл: Управление программами проектов в организации (Стандарты управления проектами и программами проектов в организациях).pdf

При разработке программного продукта «1С: Предприятие 8». Управление проектной организацией" учитывались методологии ведущих мировых стандартов управления программами проектов и портфелями проектов, а также опыт автоматизации российских проектно-ориентированных предприятий.

Сравнение программного обеспечения приведено в таблице 3.2.

Таблица 3.2.1 – Сравнение программного обеспечения на рынке

Исходя из данных таблицы, анализа всех характеристик, выявлено, что для предприятия ООО «Ангстрем-мебель» наилучшим вариантом станет «1С: Управление проектной организацией».

При разработке программного продукта "1С:Предприятие 8. Управление проектной организацией" учитывались методологии ведущих мировых стандартов управления программами проектов и портфелями проектов (таких, как PMI PMBoK, IPMA ICB, PMI The Standard for Program Management, PMI The Standard for Portfolio Management, RUP, OPM3), а также опыт автоматизации проектно-ориентированных предприятий.

Несмотря на многообразие программных продуктов для управления программами проектов , в основном используется две категории: бесплатные продукты с ограниченной функциональностью и довольно известные полнофункциональные продукты Microsoft и 1С. Первые используются в основном частыми лицами, небольшими компаниями, которые только начинают знакомство с управлением проектами, а вторые получили распространение в продвинутых организациях и среди подготовленных специалистов. ООО «Ангстрем-мебель» должно стремиться стать развитым предприятием с высококвалифицированными специалистами.

Тем не менее в случае если программа 1С покажется дорогостоящей, можно предпринять поиск в иных направлениях или успользовать на ООО «Ангстрем-мебель» как минимум другие бесплатные системы управления программами проектов , но с ограниченным возможностями.

Список програм:

• ProjectMate – Российская PSA-система автоматизации профессиональной деятельности. Помимо модуля управления программами проектов имеет массу функций, востребованных в компаниях сферы консультационных услуг (юристы, адвокаты, аудиторы и пр.) – начиная от учета времени и заканчивая выставлением счетов (биллингом);
• TrackStudio Enterprise – система управления задачами. Есть экспорт в MS Project;
• Invest Sign;
• eGroupWare бесплатное ПО для управления программами проектов ;
• OpenProj – бесплатная, открытая альтернатива Microsoft Project;
• GanttProject – маленькая бесплатная программка с диаграмой Ганта и ресурсами;
• OnePoint Project;
• Trac.

Внедрение системы стандартов системы управления программами проектов ООО «Ангстрем-мебель», обучение персонала и использование программного обеспечения выведут отдел Новых проектов и Инвестиций на новый уровень профессионализма и эффективности. Уровень зрелости компании ООО «Ангстрем-мебель» в сфере проектного управления будует постоянно расти. Рассмотрим какие прямые выгоды могут принести нововведения.

Оптимизация стоимости управления программами проектов на предприятии ООО «Ангстрем-мебель». Повышение уровня зрелости в проектом управлении ООО «Ангстрем-мебель» позволит максимально исключить дорогостоящих иностранных специалистов.

Начиная с 2013 года на ООО «Ангстрем-мебель» было израсходовано 2,5 млн Евро на оплату иностранных менеджеров проектов привлечённых из материнской компании Лесаффр. Расходы отражены на рисунке 3.2 ниже. Это около 10 % от стоимости 1-й инвестиционной программы. Большая часть этих средств могла быть сэкономлена при условии формирования системы управления, внедрения стандартов, обучения собственной команды требуемым компетенциями и навыкам на ООО «Ангстрем-мебель».

График 3.2 - Расходы на привлечение иностранных менеджеров проектов на ООО «Ангстрем-мебель» из материнской компании Лесаффр

Сравним расходы иностранных менеджеров Группы Лесаффр с локальными менеджеами проектов ООО «Ангстрем-мебель». Сравнение часовых ставок менеджеров по управлению приведено в таблице 3.3.

Таблица 3.3 - Сравнения часовых ставки иностранных и локальных менеджеров по управлению проектами на ООО «Ангстрем-мебель».

Исходя из расчётов можем сказать, что наличие обученного и усиленного проектного отдела и опираясь на часовую ставку обходится в 12 раз дешевле по сравнению в привлечение иностранных специалистов материнской компании.

С учётом внедрения системы управления и оставив лишь часть консультационных услуг со стороны иностранных специалистов материнской компании можем посчитать годовую выгоду. Расчёт годовой выгоды приведён в таблице 3.4. Расчёт сопоставляет затраты на привлечение иностранных сотрудников (оставляя лишь 30 % консультационных услуг) с общими затратами на внедрения системы управления программами проектов , программного обеспечения, обучения персонала, набор дополнительного штата сотрудников. Финансовая выгода составляет около 19 миллионов рублей в год. Соответственно есть основательный повод над чем задуматься.

Таблица 3.4 - Расчёт годовой выгоды для ООО «Ангстрем-мебель» с учётом ограничения привлечения иностранных социалистов группы Лесаффр при реализации проектов в ООО «Ангстрем-мебель».

Прямая финансовая выгода для ООО «Ангстрем-мебель» не является единственных плюсом.

Как дополнительные выгоды к данному финансовому эффекту следует добавить:

- рост эффективностью управления программами проектов и результатами 20-30% (с учётом международной статистики из раздела 1.3 );

- автономность и зрелость системы управления программами проектов в будущем;

- повышение уровня вовлеченности сотрудников и их мотивации.

Исходя из вышеизложенного, мы можем сделать вывод, что ООО «Ангстрем-мебель» нуждаются в кардинальных преобразованиях для достижения независимости, нового уровня зрелости и эффективности. Эти преобразования должны пройти через осознание, внедрение, поддержку приверженность дирекции ООО «Ангстрем-мебель» и группы Лесаффр. Должны быть выделены дополнительные как финансовые, так и человеческие ресурсы. Изменения дадут существенный эффект при комплексном подходе, который включает в себя внедрения регламента управления программами проектов , информационных технологий и вложения в развитие сотрудников ООО «Ангстрем-мебель».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На сегодняшний день управление проектами является неотъемлемой частью успешной деятельности любой организации. Очевидно, что грамотное управление программами проектов создаёт компанию более эффективной и конкурентоспособной. В рамках написания данной работы была достигнута цель исследования и решены задачи, а именно.

Рассмотрены теоретические подходы к управлению проектами и программами проектов. Мы считаем, что проектно-ориентированный подход является самым практичными и эффективным методом ведения проектной деятельности. ООО «Ангстрем-мебель» является проектно-ориентированной компанией, которая поддерживает стремительный рост и стремится к закреплению достигнутых результатов. Была раскрыта сущность и содержание управления программами проектов . Общий обзор показал, что управление проектами это сложный и разносторонний процесс. Управление программами проектов это не только наука, но и искусство, где нет предела совершенству. Добавим к этому, что проекты индивидуальны и требуют индивидуального похода. Соответственно выполнения проектов требуются разносторонние ресурсы, квалифицированные специалисты, менеджеры, система и инструменты управления программами проектов .

А также были раскрыты способы оценки стоимости и эффективности проектов. Данные мероприятия направленны на оценку привлекательности проекта, его последующего планирование и внедрения. Для компаний таких, как ООО «Ангстрем-мебель», которые повседневно занимаются проекторной деятельностью, требуется анализировать эффективность выполнения проектов и динамку изменений. Целью анализа является устранение слабых мест, потерь, рисков, увеличения производительности, своевременного и качественного достижения результата при ограниченных ресурсах. Все эти достижения характеризуются оценкой эффективности.

Помимо теоретических основ была рассмотрена методология управления и практическое примеры в сфере управления программами проектов на предприятии ООО «Ангстрем-мебель». Анализ системы управления показал, что уровень культуры проектного управления находится на низком уровне зрелости. Это влечёт за собой ряд негативных последствий. Отсутствие системы оценки эффективности управления программами проектов не позволяет понять в какой ситуации мы находимся и отслеживать динамику улучшения или ухудшения ситуации. Соответственно эта система оценки должна быть разработана и внедрена.

Мы выявили, что невзирая на слабый уровень развитости культуры управления программами проектов на предприятии, компания на протяжении нескольких лет продолжает улучшать показатели своей экономической деятельности. Это означает что система управления программами проектов не является единственных фактором успеха. Тем не менее ситуация остаётся нестабильной и тяжело прогнозируемой. Наличия системы позволит превзойти ранее достигнутые результаты, выйти на путь постоянства и стабильности, а также сформировать новый более крепкий и компетентный коллектив.

Проанализировав проектную деятельность организации ООО «Ангстрем-мебель», мы смогли выявить ряд слабых мест и разработать оптимизационные решения в сфере управления программами проектов . Мы рассмотрели важность внедрения системы управления программами проектов с её нормативной базой и регламентами. Это позволит создать жёсткий каркас для дальнейшего развития. В совокупности с внедрение системы управления программами проектов следует предпринять меры по обучению и расширению отдела новых проектов и инвестиций. Мы доказали, что от этих нововведений существует прямая финансовая выгода и иные положительные последствия.

Создавая систему управления программами проектов важно не перейти из одной крайности – хаоса, в другую крайность - бюрократии. Для этого был предложен вариант градации проектов по значимости с возможным применением более простых и быстрых процедур. Для повышения эффективности стоит также разработать более понятные схемы делегирования и возможность передачи прав на принятие решений и ряда формальностей. В работе проведён анализ и определены алгоритмы действий в целях оптимизации практического управления программами проектов с учётом теоретических навыков. Научная новизна исследования состоит в том, что в данной работе проведено исследование сущности управления программами проектов , и приведены варианты оптимизации проектного управления на практике.