Файл: Управление программами проектов в организации (Стандарты управления проектами и программами проектов в организациях).pdf

ГЛАВА 2. ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОГРАММАМИ ПРОЕКТОВ НА ПРИМЕРЕ ООО «АНГСТРЕМ-МЕБЕЛЬ

2.1 Внедрение единого стандарта и регламента управления программами проектов ООО «Ангстрем-мебель»

Чтобы перейти от управления проектами «по понятиям» к управлению проектами по единым правилам, необходимо зафиксировать существующие правила управления проектами на бумаге, то есть создать корпоративный стандарт управления проектами ООО «Ангстрем-мебель». Корпоративный стандарт управления проектами - это набор регламентно-нормативной документации, которая описывает методологию управления проектами, применяемую в компании. Корпоративный стандарт управления проектами часто называют «правилами игры» для управления проектами. В нашем случае, в компании ООО «Ангстрем-мебель» внедрена система менеджмента качества на основе стандартов ISO, соответственно корпоративный стандарт управления проектами становится ее важным дополнением.

Процесс создания и внедрения стандарта на ООО «Ангстрем-мебель» является достаточно длительным, трудоемким и непростым. Это связано, в том числе, с теми преобразованиями в системе управления предприятием, которые должны сопутствовать внедрению стандарта.

Создание стандарта управления программами проектов на ООО «Ангстрем-мебель» должно включать следующие этапы:

• разработка концепции;
• разработка корпоративной методики управления программами проектов ;
• разработка операционного стандарта управления программами проектов .

Концепция содержит описание на обобщенном уровне принципов классификации проектов, определение зон ответственности, принципов формирования организационных структур проектов, перечень процедур управления программами проектов .

В корпоративной методике на ООО «Ангстрем-мебель», процессы управления программами проектов описываются в формате процедур, определяющих порядок выполнения основных этапов проекта, применяемые технологии и методологии, а также рекомендуемые управленческие документы.

Операционный стандарт на ООО «Ангстрем-мебель» развивает и детализирует процедуры управления программами проектов , дополняет их детальными инструкциями по исполнению процедур и шаблонами управленческих документов.

Управление программами проектов в современных условиях широкого применения ИТ должно быть автоматизированным. Это означает, с одной стороны, автоматизацию создания и ведения стандарта управления программами проектов , а с другой стороны, автоматизацию функций управления программами проектов на ООО «Ангстрем-мебель».

Автоматизация стандарта управления программами проектов ООО «Ангстрем-мебель» может быть обеспечена средствами систем управления документами и систем управления бизнес-процессами. Один из перспективных подходов – организация стандарта как базы знаний, которая обеспечивает все необходимые сервисы по обновлению и поиску документов, по организации взаимосвязи между документами, доступу к ним определенных групп пользователей и т.д. С другой стороны, выполнение проекта – это всегда организация коллективных работ, и с этой точки зрения для поддержания процедур управления программами проектов пригодна и технология управления бизнес-процессами.

Автоматизация функций управления программами проектов на ООО «Ангстрем-мебель» подразумевает:

• автоматизацию календарного и ресурсного планирования;
• автоматизацию формирования и ведения бюджета проекта;
• автоматизацию управления документами проекта;
• автоматизацию деловых процессов проекта.

Стандарт управления программами проектов затрагивает самые различные стороны функционирования предприятия. Поэтому его разработка и внедрение должны осуществляться с учетом общего контекста управления предприятием.

Стандарт управления программами проектов на ООО «Ангстрем-мебель» неразрывно связан с системой качества и должен быть гармонизирован со стандартами качества, применяемыми на предприятии. В оптимальном варианте стандарт управления программами проектов должен создаваться как составная часть системы качества.

Для разработки стандарта на ООО «Ангстрем-мебель» желательно привлечь внешнего эксперта, который специализируется в данной отрасли.

Дальнейшее развитие и жизнь стандарта зависит от собственных усилий предприятия. Поэтому на самых ранних стадиях создания стандарта на предприятии должны быть организованы специальные службы качества (рисунок 3.1.), отвечающие за соблюдение и дальнейшее развитие стандарта на ООО «Ангстрем-мебель» .

Генеральный Директор

Служба управления проектами:

- методология управления проектами

- мониторинг и экспертиза проектов

- управление проектами

- техническая поддержка управления проектами

Специалист управления качеством:

- Методология обеспечения качества

- Аудит проектов

Рисунок 3.1 - Структура и функции служб, отвечающих за качество исполнения проектов в ООО «Ангстрем-мебель»

Служба управления качеством в части управления программами проектов обеспечивает:

• интеграцию стандарта управления программами проектов в общую систему стандартов компании;
• контроль качества управления программами проектов в форме проведения аудиторских проверок выполняющихся проектов с целью проверки соблюдения корпоративных стандартов управления программами проектов .

Служба управления программами проектов на ООО «Ангстрем-мебель» обеспечивает само управления программами проектов . Важное место в работе службы управления программами проектов должны занимать следующие вопросы методологии и технологии управления программами проектов :

• разработка, совершенствование, согласование корпоративного стандарта управления проектом, включая весь комплекс организационных документов — процедур, инструкций, шаблонов управленческих документов;
• разработка требований по расширению или уточнению функциональных обязанностей смежных подразделений для обеспечения функций управления программами проектов ;
• выбор и организация адаптации и внедрения программных инструментов управления программами проектов ;
• внутрикорпоративная публикация утвержденных материалов, проведение семинаров по их использованию;
• формирование планов повышения квалификации менеджеров предприятия, организация обучения и сертификации.

Другой важнейшей функцией службы управления программами проектов на ООО «Ангстрем-мебель», может быть непосредственное участие ее сотрудников в проектах компании в качестве управленческого персонала. Это позволяет перейти к сильной матричной организационной структуре предприятия, когда управленческий персонал проекта предоставляется службой управления программами проектов , а технологический — различными функциональными подразделениями на ООО «Ангстрем-мебель». Возможная схема формирования команды проекта и ее взаимодействия со смежными службами ООО «Ангстрем-мебель».

И наконец, в функции службы управления программами проектов может также входить техническое и информационное сопровождение проектов с использованием средств автоматизации.

С первого взгляда внедрение стандарта на ООО «Ангстрем-мебель» в области управления программами проектов кажется очень затратным, но создание новой управленческой культуры на предприятии иначе невозможно. Требуется постоянный контроль и воздействия для поддержания стандартов, правил и требований к системе.

С другой стороны, прижившаяся система управления программами проектов принесёт гораздо большие результаты.

Несмотря на все уже доказанные преимущества использования проектного управления по сравнению с классическим подходом календарно-сетевого планирования возникает ряд объективных проблем, которые препятствуют широкому внедрению в практику этих методов. Среди таких можно выделить следующие:

1. Отсутствие планирования для предстоящих проектов. Часто руководители организаций или отдельных подразделений «придумывают» проекты, и запускают их в работу, не проводя перед этим собственно никакого планирования. При подобном подходе не учитываются даже наиболее вероятные «подводные камни» проектов, соответственно, увеличивается время на реализацию проекта, что в свою очередь ведет и к увеличению стоимости выполнения поставленных работ.
2. «Неумение» руководителей пользоваться информационными системами для сопровождения проектов. Большинство руководителей не хотят или не умеют использовать специальные программные средства для осуществления работ по управлению проектами. Либо просто не могут применить правильно современные информационные системы для этих целей. Успех любого проекта зависит от того, насколько его сопровождение обеспечено в любое время актуальной и достоверной информацией. Достичь этого можно только в случае правильного и своевременного использования специальных программных средств.
3. Отсутствует возможность применять информационные системы для работы с проектами. Любая организация в принципе стремится к получению прибыли. А любое использование информационных систем требует, чтобы они были лицензионными и официально приобретенными. В подобном случае возникает проблема выделения необходимых финансовых средств для приобретения данного рода программ для подразделений, которые нуждаются в информационном сопровождении проектов. Затраты на такие программные продукты не включаются, как правило, в число приоритетных. В данном случае возникает риск потерять или не выполнить в срок какой-нибудь программу, например, на 1 млд. руб. только по той причине, что не был куплен программный продукт общей стоимостью 300 000 руб.
4. Отсутствует мотивация сотрудников по выполнению проекта. Не у всякого исполнителя существует нацеленность на результат. Порой работа воспринимается как процесс. У менеджера проекта должна присутствовать личная заинтересованность в своевременной сдаче проекта. И это должно заключаться не столько в получении процентов, сколько в определенном настрое, мировоззрении.
5. Отсутствие системного подхода к планированию реализации проекта. Неумение разбить предстоящую работу на отдельные этапы, которые можно было бы рассматривать как отдельные «маленькие» задачи. Таким образом, в начале работы с «крупным» этапом проекта исполнителю приходится самостоятельно разбивать каждый этап на более мелкие, что также ведет к увеличению времени на выполнение проекта и его удорожание.

Регламент управления программами проектов (корпоративный стандарт управления программами проектов ) - это внутренний нормативный документ в организации, который определяет подход к управлению проектами, программами и портфелем. Основная часть регламента посвящена описанию процесса, ролей, ответственностей и результатов (промежуточных и окончательных). Регламенты обычно пишутся на основании различных мировых или локальных стандартов (PMBoK, PRINCE2, ISO 21500, ГОСТ 54 и т.д.). Любой регламент содержит в основе процессы, описанные на основе стандартов, про которые писалось ранее и по большому счету мало отличаются друг от друга. Есть лишь специфика по областям деятельности (ИТ, строительство, производство и т.д.) достигается выпуском дополнительных приложений, уточняющих детали той или иной области, специфики работы. Краткое содержание планируемого регламента на ООО «Ангстрем-мебель» указано в таблице 3.1.

Таблица 3.1 - Краткое содержание Регламента по управлению проектами ООО «Ангстрем-мебель»

Задачи Регламента на ООО «Ангстрем-мебель» :

• описание порядка проведения основных процедур управления программами проектов ;
• разграничение функций между участниками процесса управления программами проектов ;
• определение требований к составу документов, необходимых при проведении процедур управления программами проектов ;
• определение сроков выполнения функций при проведении процедур управления программами проектов .