Файл: Управление программами проектов в организации (Стандарты управления проектами и программами проектов в организациях).pdf

Разделами регламента будут:

• общие положения

В данном разделе описываются цели и задачи регламента и самого подхода к управлению проектами на ООО «Ангстрем-мебель». Даются ссылки на основополагающие документы, утвержденные внутри организации и напрямую влияющие на процессы данного документа (например, верхнеуровневый документ - политика управления программами проектов ).

• требования к объектам управления (определения категории классификации)
• участники и функции процессов управления программами проектов , оргструктуры
• описание процессов управления проектом
• документирование и хранение Регламента
• ответственность за соблюдение регламента и Внесение изменений в Регламент
• приложения к регламенту и формы (детально регламентирующие все фазы проектной деятельности):

1. порядок выполнения процедур запуска проектов;
2. приказ о реализации проекта;
3. реестр проектов;
4. типовой Устав проекта;
5. типовой Устав проекта (упрощенный);
6. порядок выполнения процедур планирования проектов;
7. приказ о завершении проекта;
8. план по вехам;
9. укрупненный календарный план;
10. детализированный календарный план;
11. бюджет проекта;
12. ресурсный план;
13. требования к определению ставки работника;
14. план коммуникаций;
15. план управления рисками;
16. методические указания по календарному планированию и учету фактического исполнения календарных планов;
17. реестр рисков;
18. методические указания по управлению рисками;
19. матрица назначений на проектные роли;
20. ролевые профили;
21. порядок выполнения процессов мониторинга и  управления;
22. запрос на изменения;
23. реестр запросов на изменения;
24. итоговые отчеты;
25. приказ о завершении проекта;
26. реестр Руководителей Проектных офисов \ Проектных групп (Руководителей проектов);
27. аналитическая записка;
28. порядок выполнения процедур завершения проекта;
29. содержание раздела «Техническая поддержка» руководства пользователей Информационными Системами.

Главная цель внедрения на ООО «Ангстрем-мебель», избежать Хаоса и неопределённости. Данные нововведения позволят организовать, упорядочить и дисциплинировать проектную деятельность.

Важно также включить в систему на ООО «Ангстрем-мебель» стандарты Группы Лесаффр. Их требуется перевести, адаптировать и провести соответствующие обучение на внутренних тренингах.

Неотъемлемым мероприятием в целях внедрения системы управления программами проектов является грамотность сотрудников на ООО «Ангстрем-мебель». Соответственно требуется их обучение.

Мы можем сделать вывод, что для повышения уровня зрелости и развития ООО «Ангстрем-мебель» следует установить более строгие правила и процедуры управления программами проектов . Это мероприятие является ресурсоёмким, но позволит более чётко, грамотно, своевременно и эффективно выполнять поставленные задачи. Нововведения позволят изменить культуру предприятия в целом и приблизится к мировым стандартам, которые зарекомендовали себя десятилетиями. Новые стандарты, регламент и правила позитивно скажутся не только в сфере управления программами проектов ООО «Ангстрем-мебель», но и на общей финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Эффекты от проектов станут ещё более значимыми.

2.2 Обучение персонала и внедрение инструментов управления программами проектов на ООО «Ангстрем-мебель»

Обучение персонала ООО «Ангстрем-мебель» - это целенаправленный, организованный, планомерно и систематически осуществляемый процесс овладения знаниями, умениями, навыками и способами общения под руководством опытных преподавателей, наставников, специалистов и руководителей.

При благоприятных обстоятельствах обучение персонала выполняет важную двойную функцию наилучшего использования работника и его мотивацию.

Важность непрерывного образования на ООО «Ангстрем-мебель» подтверждают следующие основные факторы:

• внедрение новой техники, технологии, производство современных товаров, рост коммуникационных возможностей;
• деловая среда превращается в рынок с высоким уровнем конкуренции, соответственно организация, имеющая современную систему инженерного труда и программы непрерывного образования, лидирует в условиях этой конкуренции;
• непрерывные и быстрые изменения в технологии и информатике требуют непрерывного обучения персонала;
• для фирмы более эффективно и экономично повышение отдачи от уже работающих сотрудников на основе их непрерывного обучения, чем привлечение новых работников.

Цели обучения на ООО «Ангстрем-мебель» с точек зрения работодателя и самого специалиста существенно отличаются.

Цель обучения с точки зрения на ООО «Ангстрем-мебель»:

• организация и формирование персонала управления;
• овладение умением определять, понимать и решать проблемы;
• воспроизводство персонала;
• интеграция персонала;
• гибкое формирование персонала;
• адаптация;
• внедрение нововведений.

Цели непрерывного образования с позиции работника ООО «Ангстрем-мебель» :

• поддержание на соответствующем уровне и повышение профессиональной квалификации;
• приобретение профессиональных знаний вне сферы профессиональной деятельности;
• приобретение профессиональных знаний о поставщиках и потребителях продукции, банках и других организациях, влияющих на работу фирмы;
• развитие личных способностей в области планирования и организации производства.
• оценка потребности в обучении

Планирование программ подготовки на ООО «Ангстрем-мебель» должно быть составной частью общего планирования трудовых ресурсов наряду с расчетом потребности в персонале, составлением планов набора, планированием карьеры.

К сожалению, могу констатировать тот факт, что должного внимания к обучению персонала отдела Новых проектов на предприятии ООО «Ангстрем-мебель» не уделяется. Отсутствие программ обучения управлению проектами сказывается на слабых организаторских компетенциях сотрудников. Следствие данной ситуации отражается на эффективности, качестве и количестве выполняемых работ. Фактически, без наличия чётких правил, система управления программами проектов работает в хаотичном режиме.

Чтобы преодолеть данный барьер и двигаться к структурированной системе Управления программами проектов на ООО «Ангстрем-мебель», требуется целенаправленно выбрать несколько менеджеров проектов, имеющих потенциал и направить на обучение в специализированные центры.

Таким образом предлагается выбор для начала 2-х менеджеров проекта и командировать их в учебный центр по управлению проектами с отрывом от работы.

На сегодняшний день на рынке очень много предложений. Особым профессионализмом, мастерством и надёжностью славится Мастер-класс А. Павлова «Управление проектами на основе стандарта PMI PMBOK® Guide 5th Edition (2012)». Данный Мастер класс занимает 3 дня и включает 24 академических часа. Стоимость обучения по программе «Optimum» для частных лиц и организаций равна 38 800 руб. к которым следует добавить командировочные расходы, поездку и проживание в Москве. Общий бюджет обучения на одного человека ООО «Ангстрем-мебель», составит ориентировочно 52 300 рублей. Обучение включает сертификат, раздаточные материалы, кофе-брейки и обеды.

По окончании курса сотрудники ООО «Ангстрем-мебель» получат сертификат компании PM Expert — PMI® Global Registered Education Provider, и смогут зачесть 24 учебных часа (PDU/Contact Hours) для сдачи экзамена на получение степени PMP® и продления статуса РМР® в будущем.

В целях повышения уровня квалификации всех сотрудников, можно запланировать последующее обучение внутри компании с учётом полученных навыков и материалов в специализированном центре. Также требуется запланировать продолжение программы повышения квалификации.

Помимо локального внешнего обучения компания ООО «Ангстрем-мебель» должна сформировать собственную базу данных, специфические методики требования к процессу, продукту и тд.

На основании этих материалов должны быть проведены Мастер-классы по обучение стандартам Группы Лесаффр.

Совокупность данных мероприятий по обучению позволит существенно поднять уровень выполняемых работ на ООО «Ангстрем-мебель», улучшить коммуникацию, избежать большое количество ошибок или проблем с качеством.

В современном мире при глобальном рассмотрении системы управления программами проектов образованный не является исключительным фактором успеха. Для повышения эффективности процессов управления программами проектов в компании требуется внедрить специфическое программное обеспечение, которое удовлетворяло бы требования команды проекта и обеспечивало полную и качественную поддержку процессов. Рассмотрим различные варианты.

Внедрение программного обеспечения на ООО «Ангстрем-мебель». По существу, значительный выигрыш по времени образовался от применения точных математических методов в управлении сложными комплексами работ, что стало возможным благодаря развитию вычислительной техники.

За прошедшее время произошла взаимная интеграция методов, и сейчас при планировании в основном используется Метод критического пути.

Суть его заключается в том, что, зная логику выполнения и длительность работ, мы можем рассчитать наиболее раннюю дату завершения проекта и определить критический путь, то есть выявить работы, которые имеют нулевой резерв времени. Они требуют особого внимания руководителя проекта, поскольку задержка в выполнении любой из них приведет к срыву сроков выполнения всего проекта.

Рассмотрим, что предлагает рынок с точки зрения программного обеспечения в разрезе управления программами проектов на ООО «Ангстрем-мебель».

Рынок программного обеспечения по управлению проектной деятельностью:

Project.Net - Web-приложение для управления программами проектов и портфелями проектов. Позволит производить вести учет рабочего времени, затраченного на выполнение задач, обеспечивает коммуникации между сотрудниками, составлять планы проектов, группировать проекты в портфели проектов и анализировать эти портфели, следить за ходом выполнения проектов и загруженностью сотрудников, создавать отчёты. Подходит для использования в географически распределённых организациях. Парадигма работы с программой аналогична той, что применяется при работе с Jira, Trac и другими так называемыми тикетовыми системами.

Premium Project Viewer. Программа позволит производить смотреть на несколько файлов в формате Microsoft Project как на один проект. Это позволит производить видеть проблемы межпроектного взаимодействия в привычно виде (для тех, кто привык к MS Project). Кроме того, программа предлагает несколько инструментов для анализа проектов и портфеля проектов, а также связь с Bugzilla.

Multi Project Planner. Программа предназначена для планирования одновременного выполнения нескольких проектов в условиях ограниченных ресурсов. Основным инструментом является общая доска для планирования, которая представляет собой диаграмму Ганта. По горизонтали откладываются дни недели, а по вертикали – исполнители работ. На этой доске лежат выполняемые задачи. Задачи каждого проекта выделены своим цветом.

LiquidPlanner - Web-приложение для управления программами проектов . Единственная система, которую я знаю, учитывающая неопределённость окончания задачи и проекта. При описании задачи (или проекта) можно указать, что она займёт от, например, от 2-х до 5-ти дней. При выравнивании (leveling) задач и проектов эта информация учитывается. Вся остальная функциональность характерна для хороших систем управления программами проектов : учёт рабочего времени, организация коммуникации между сотрудниками, планирование, отслеживание хода выполнения работ.

 «1С:Управление проектной организацией» - программный продукт для поддержки проектного и процессного управления в проектно-ориентированных предприятиях и организациях. Продукт предназначен для инжиниринговых и девелоперских предприятий, управляющих и инвестиционных компаний, департаментов развития бизнеса, проектных институтов и конструкторских бюро, консалтинговых компаний, разработчиков программного и аппаратного обеспечения, дизайнерских, архитектурных и рекламных студий, а также для любых других предприятий с проектным типом производства или использующих управление проектами в своей деятельности.